最新公司檔案管理制度

時間：2024-07-13 12:09:41 檔案我要投稿

最新公司檔案管理制度范本（精選11篇）

　　在不斷進步的社會中，大家逐漸認識到制度的重要性，制度泛指以規(guī)則或運作模式，規(guī)范個體行動的一種社會結(jié)構(gòu)。那么你真正懂得怎么制定制度嗎？下面是小編收集整理的最新公司檔案管理制度范本，僅供參考，希望能夠幫助到大家。

最新公司檔案管理制度范本（精選11篇）

　　最新公司檔案管理制度篇1

　　第一章總則

　　檔案管理是企業(yè)管理的重要內(nèi)容之一，公司總裁辦指定專人負責檔案管理工作，為規(guī)范公司的檔案管理，特制訂本制度。

　　第二章檔案分類

　　一、綜合類

　　(一)公司發(fā)起人協(xié)議書、批準公司設立的政府批文、驗資報告、可行性報告，各種請示、申請報告、評審意見書、認股書等;永久

　　(二)公司編文號的全部文件;永久

　　(三)公司股東會、董事會、監(jiān)事會、專業(yè)委員會、總裁辦公會、業(yè)務聯(lián)席會等會議文件;長期

　　(四)公司大型活動策劃方案及有關(guān)資料，制訂實施的規(guī)章制度、機構(gòu)設置改變，啟用新印章的通知批復;永久

　　(五)公司的各種請示報告及上級部門的批復;永久或長期

　　(六)集團內(nèi)各單位主送我司有關(guān)重要問題的文件;長期或永久

　　(七)政府各級部門發(fā)送的文件;長期

　　(八)公司領(lǐng)導班子會議紀錄，辦公會議記錄，黨委會議記錄及其它研究重大問題的會議記錄;長期

　　(九)介紹信、信函存根、電報底稿;短期

　　(十)公司檔案的交接清冊和銷毀清冊;長期

　　(十一)各職能部門、綜合類檔案目錄。

　　二、經(jīng)營管理類

　　(一)各職能部門管理文件、重要資料目錄;永久

　　(二)公司下達的年度考核經(jīng)濟指標及完成情況;永久

　　(三)公司各部經(jīng)濟考核指標;短期

　　(四)公司和業(yè)務部門對外簽訂的.協(xié)議、合同;永久或長期

　　(五)上級部門制定的政策、規(guī)定等指導性文件。長期

　　三、財務類

　　(一)年度審計報告;永久

　　(二)年初預算報告;永久

　　(三)財務分析報告;永久

　　(四)財務存檔資料、文件目錄。永久

　　四、人事類

　　(一)公司領(lǐng)導成員的任免申報及上級批復;永久

　　(二)公司中層干部的任免、部室人員編制及花名冊永久

　　(三)職工獎懲情況記錄;永久

　　(四)職工的轉(zhuǎn)正、定級、調(diào)資、離退休、退職、撫恤、死亡等有關(guān)資料;永久

　　(五)勞動工資報表(年報);永久

　　(六)有關(guān)獎勵基金和福利基金的開支情況資料短期

　　五、行政類

　　(一)固定資產(chǎn)登記，產(chǎn)權(quán)移交、清冊報表和資料;永久

　　(二)基建工程的申報、批復，以及圖紙、施工、竣工交付使用的全套資料(包括水、電、氣在內(nèi));永久

　　(三)購買固定資產(chǎn)計劃、資料。永久

　　六、工程類

　　接管物業(yè)的工程資料，在退出時交還下個物業(yè)公司。

　　備注：保管期限中：永久指XX年以上，長期指5-XX年，短期指5年以下。

　　第三章檔案保管

　　一、集團公司的全部工作資料必須將原件按歸檔要求交檔案室存檔。原件如有兩份的部門或二級公司、控股公司可存一份原件。檔案室在立卷的基礎上，按照分類大綱、歸檔范圍和保管期限的要求整理歸檔。

　　二、檔案要做到系統(tǒng)排列并建立案卷目錄和索引，以便于查找和利用。

　　三、各職能部門和二級公司、控股公司管理的檔案報送目錄到檔案室備案。

　　四、檔案室門窗及檔案柜應符合防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防塵的要求，檔案室內(nèi)嚴禁煙火和存放易燃易爆物品，保持整潔、衛(wèi)生。

　　五、檔案管理人員每半年檢查一次檔案的保管情況，如發(fā)現(xiàn)生蟲、破損、被盜、失泄密現(xiàn)象，應及時向分管領(lǐng)導匯報，采取有效措施進行處理。

　　六、建立健全檔案進、出登記制度，對每年收進送出的檔案材料按照保管期限分別進行統(tǒng)計。

　　第四章檔案借閱

　　一、公司工作人員需要借閱檔案，須經(jīng)總裁辦負責人同意。借閱時間原則上不超過一天。如特殊情況借閱量大的，要堅持勤借勤還，防止丟失、泄密。

　　二、外單位查閱檔案，必須持介紹信經(jīng)分管副總裁批準后方可查閱。

　　三、查閱和借閱檔案的人員，必須對檔案的安全負責，不得任意拆卸、轉(zhuǎn)借、涂改、損壞和泄密。其中的機密事項只能在檔案室內(nèi)查閱。如系案件調(diào)查取證需要復印者，公司內(nèi)部的由總裁辦主任批準，外單位由分管副總裁批準。

　　四、查閱檔案的人員，必須遵守檔案室的各項規(guī)章制度，自覺辦理借閱手續(xù)，認真填寫檔案使用登記表。

　　第五章立卷歸檔

　　一、公司實行部門立卷，各職能部門、二級公司、控股公司按照檔案分類大綱，將文件、資料(包括照片、聲像)整理后交檔案管理人員歸檔。

　　二、歸檔時間：各部門、二級公司、控股公司的文件、資料和自存檔案目錄(包括上級下發(fā)的承辦和閱存的文件)，于次年三月底以前移交公司檔案室，在六月底以前整理歸檔完畢。會計檔案資料由財務部存檔。

　　三、歸檔的文件、資料，必須完整、規(guī)范，符合耐久要求。

　　第六章其他

　　一、以上制度規(guī)定各職能部門和二級公司、控股公司須認真遵守，如未按要求辦理，造成損失者要給予經(jīng)濟和行政處罰，造成重大損失者予以除名，直至追究刑事責任。

　　二、檔案管理責任人必須嚴格執(zhí)行制度，造成管理混亂，檔案丟失，檔案管理部門和責任人要受到經(jīng)濟和行政處罰，造成重大損失的對直接責任者予以除名，直至追究刑事責任。

　　最新公司檔案管理制度篇2

　　一、嚴格執(zhí)行黨和國家的保密、安全制度，確保檔案和案卷機密安全。

　　二、各部室應在每年元月底向公司辦公室移交上年度文書檔案并履行清交手續(xù)。

　　三、各部室應明確規(guī)定檔案責任人，檔案責任人(檔案員)對本部門檔案的收集、建檔、保管、借閱和利用負全責。

　　四、各類規(guī)章制度、辦法、人事、工資資料、會議記錄、會議紀要、簡報、重要電話記錄、接待來訪記錄、上級來文、公司發(fā)文、工作計劃和工作總結(jié)以及添置設備、財產(chǎn)的產(chǎn)權(quán)資料由辦公室負責歸檔。

　　五、各工程項目立項、國土、規(guī)劃、設計、監(jiān)理、質(zhì)監(jiān)及技術(shù)等圖紙文字技術(shù)資料、質(zhì)量資料由投資發(fā)展部負責歸檔。

　　六、各類承包合同、商務合同、協(xié)議的正本原件由財務部歸檔，副本原件由辦公室歸檔，其他部門備份存檔并由信息中心實行電腦化管理。

　　七、各招商引資貸款項目申報資料、征地、拆遷批復、國土規(guī)劃等技術(shù)、圖紙分別由投資發(fā)展部、城建資產(chǎn)部、項目技術(shù)部、市場營銷部等業(yè)務部門按業(yè)務分工負責歸檔。

　　八、歸檔資料必須符合下列要求：

　�、傥募牧淆R全完整;

　�、诟鶕�(jù)檔案內(nèi)容合并整理、立卷;

　�、鄹鶕�(jù)檔案內(nèi)容的`歷史關(guān)系，區(qū)別保存價值、分類、整理、立卷，案卷標題簡明確切，便于保管和利用。

　　九、檔案資料借閱需履行登記、簽字手續(xù)，重要資料借閱需先請示分管領(lǐng)導。

　　十、由分管領(lǐng)導定期組織檔案責任人、業(yè)務部門組成檔案鑒定小組對超期檔案進行鑒定，提交檔案報告，并根據(jù)有關(guān)規(guī)定的酌情處置。

　　十一、加強檔案保管工作，做好防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防高溫工作，定期檢查檔案保管工作。

　　最新公司檔案管理制度篇3

　　為加強檔案管理工作，提高檔案工作質(zhì)量，更好地為單位工作服務，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及有關(guān)檔案管理的規(guī)定，結(jié)合本局檔案工作的實際，制定本制度。

　　一、檔案立卷歸檔制度

　　為了使本局的立卷歸檔工作順利進行，完整地保存本單位在各項活動中形成的文件材料，供領(lǐng)導工作決策和各項工作服務，特制訂本制度。

　　1、凡是在本局日常工作及重大招商活動中直接形成的應當歸檔并具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史真實記載。

　　2、本局領(lǐng)導和各科室承辦人員應將辦理完畢或工作中形成的文件材料，及時主動地交檔案管理員立卷歸檔，集中管理，任何科室和個人不得據(jù)為已有。

　　3、文件歸檔范圍，按余姚市檔案局的有關(guān)規(guī)定收集。

　　4、局各科室按指定的兼職檔案人員，負責本科室在工作中形成的檔案，做好收集、整理工作，并按規(guī)定時間造好移交清冊，簽字驗收，移交局辦公室。

　　5、局辦公室檔案管理員按照檔案歸檔范圍要求，負責收集全部應歸檔文件、基建、聲像等材料。

　　6、局辦公室財務人員應在次年的六月底前，按規(guī)定立卷歸檔，暫由財務人員保存一年后，移交檔案管理人員。

　　7、電子文件實行集中統(tǒng)一管理，歸檔方式主要包括邏輯歸檔和物理歸檔，邏輯歸檔可實時進行，物理歸檔按照同類紙質(zhì)文件的規(guī)定定期完成。

　　8、各科室根據(jù)歸檔要求，在應歸檔電子文件產(chǎn)生時打上相應的標記；把經(jīng)辦過程中的情況隨時記錄在相應的文件中；辦理完畢的電子文件應在規(guī)定期限內(nèi)進行物理歸檔，把帶有歸檔標識的電子文件進行分類集中拷貝，編制機讀目錄和《歸檔電子文件登記表》。

　　9、歸檔電子文件的著錄應符合國家檔案著錄規(guī)則基本要求。入庫的電子檔案，每兩年要機讀抽查一次，發(fā)現(xiàn)問題及時補救。

　　10、各科室一般應及時將上年度應歸檔的電子文件向辦公室歸檔，移交時做到數(shù)據(jù)完整、內(nèi)容準確、利用安全、編目規(guī)范、帳目一致、手續(xù)清楚，移交清單一式二份，交接雙方簽字后各執(zhí)一份。

　　11、檔案管理員負責電子文件歸檔前的監(jiān)督、指導工作，以及歸檔檢查驗收和接收后的統(tǒng)一編目、保管、開發(fā)利用，做到外觀完好、整潔無損、記錄的字節(jié)數(shù)、檢索條目等著錄項目與登記一致，確保上機測試無病毒和百分之百的準確率。

　　12、隨著計算機技術(shù)和設備的更新、發(fā)展，對庫存電子檔案應進行同步更新復制或補救新版本，歸版或有問題的載體仍需保存三年。

　　二、檔案庫房管理制度

　　1、檔案庫房是存入各類檔案的重地，庫房鑰匙由專人保管，非檔案室人員不得入內(nèi)。

　　2、庫房要堅固，有防火、防盜、防高溫、防潮濕、防光、防塵、防鼠、防蟲等設施，并采取必要的預防措施和設置必要設備，確保檔案的安全。

　　3、庫房內(nèi)要保持適應的溫度和濕度。根據(jù)季節(jié)不同氣候變化加強管理，做好每日的溫、濕度記錄。

　　4、庫房內(nèi)經(jīng)常保持整齊、整潔，每天下班前要認真檢查庫房，關(guān)好門窗，注意電源，清理廢紙等易燃物品。在庫房內(nèi)嚴禁吸煙，確保庫房安全。

　　5、庫房內(nèi)檔案分類存放，排列要整齊有序，編制櫥箱號碼和存放案卷示意圖，便于查找。不得在庫房內(nèi)存放個人物品或堆放雜物。

　　6、要定期進行庫藏檔案的清理校對工作，做到帳、物相符。對破損、變質(zhì)的檔案要及時進行修補復制。庫藏檔案因移交、遺失等注銷帳卡時，要查明原因，保存依據(jù)。

　　7、電子檔案應配備專用的電子文件柜，每年定期備份，規(guī)范存放歸檔電子文件和數(shù)字檔案。保管電子檔案的裝具要求有防光、防塵、防磁、防有害氣體的設備；環(huán)境溫度選定在17℃-20℃，相對濕度選定在35%-45%。

　　8、檔案管理員調(diào)動工作時，應在離職前辦好檔案庫房的交接手續(xù)。

　　三、檔案查閱利用制度

　　1、本單位檔案供本單位各科室查閱利用，查閱檔案資料時需辦理查閱登記手續(xù)，填寫"借閱登記表"。查閱黨組會議記錄須注明借閱用途，并經(jīng)黨組主要負責人批準。

　　2、外單位查閱檔案資料，須持所在單位介紹信，經(jīng)分管領(lǐng)導審批后，予以查閱。

　　3、查閱檔案，只限于在指定場所進行，未經(jīng)批準，不得將案卷帶出綜合檔案室。

　　4、嚴守機密，不得翻閱和摘抄利用以外的檔案。

　　5、查閱檔案和需復印（部分或全部）檔案材料的`，應在利用效果登記表上注明，并經(jīng)登記。

　　6、數(shù)字檔案查詢一般通過網(wǎng)上進行，查閱者通過網(wǎng)上檔案查詢系統(tǒng)查詢檔案，檔案管理員接到查詢申請后，按檔案查借閱權(quán)限從網(wǎng)上發(fā)往借閱者。借閱者一周內(nèi)須將網(wǎng)上查閱的電子文件發(fā)回檔案室。如確因工作需要可去檔案室查閱紙質(zhì)檔案。

　　7、要愛護檔案，不得將檔案任意拆卷、撕頁、污損、涂改、劃杠、折角、添字等，如發(fā)現(xiàn)有上述情況者，按《檔案法》規(guī)定進行必要處理。

　　8、建立檔案《檔案借閱登記》和《檔案利用效果登記》簿，查閱檔案資料者，要及時將利用效果反饋給綜合檔案室。數(shù)字檔案的查閱，查閱者需按要求在網(wǎng)上填寫《檔案借閱登記》和《檔案利用效果登記》，對借閱和利用進行登記，以更好地為社會主義現(xiàn)代化建設服務。

　　四、檔案保密制度

　　1、檔案管理員要增強保密觀念，嚴格遵守國家《檔案法》和《保密法》所規(guī)定的保密紀律，不得泄露所藏檔案的內(nèi)容，不準出賣、盜竊檔案機密，違者按情節(jié)依法懲處。

　　2、定有密級文件、資料，統(tǒng)一由專人收拆登記，發(fā)送時不得以普通郵件寄發(fā)。

　　3、已歸檔的機密、秘密文件、資料，只限于直接需要的部門和人員使用，查閱時須經(jīng)分管領(lǐng)導批準。

　　4、各科室暫時保存的機密、秘密文件、資料，應妥善保管，不要讓外來人員隨便翻閱，用后立即歸檔。

　　5、對定有密級的文件、資料，未經(jīng)密級審批單位批準，一般不準翻印和摘抄。摘抄保密文件、資料的工作筆記本，調(diào)離工作時收回注銷。

　　6、不得擅自擴大文件、資料的閱讀范圍，確因工作需要攜帶秘密以上文件、資料外出，須經(jīng)領(lǐng)導批準。

　　7、不歸檔的秘密及內(nèi)部（重復或多�。┪募�、資料，均應登記造冊，經(jīng)主管領(lǐng)導批準，按規(guī)定統(tǒng)一銷毀，不準擅自處理和當廢紙出售。

　　8、數(shù)字檔案要求配備專門工作人員負責計算機系統(tǒng)的管理工作，設置計算機操作系統(tǒng)用戶口令，安裝殺毒軟件，并及時更新。嚴禁在計算機上運行各種來歷不明的軟件、游戲等。

　　9、保密的電子檔案數(shù)據(jù)信息不得直接或間接與互聯(lián)網(wǎng)或其他公共信息網(wǎng)絡連接，必須實行物理隔離。

　　10、對已存儲的電子檔案數(shù)據(jù)進行修改時，要建立修改臺帳。有保存電子數(shù)據(jù)檔案的計算機送維修時，應將有關(guān)數(shù)據(jù)的內(nèi)容清空、刪除或?qū)⒂脖P摘除，并做計算機修理登記。

　　11、嚴格注意口頭保密，做到守口如瓶，執(zhí)行保密紀律，在公共場所、投稿、通訊、通電中，不得泄漏及涉及機密事項。電子檔案數(shù)據(jù)錄入工作人員必須遵守檔案保密制度，不得泄露所接觸檔案內(nèi)容。

　　12、定期組織或結(jié)合安全保衛(wèi)工作，進行保密教育和保密檢查。

　　五、檔案鑒定和銷毀

　　為了全面地考察室藏檔案的價值，確保室藏檔案的質(zhì)量，定期對一些已到保管期限的檔案材料進行重新審定，方便檔案的管理和利用，特制定本制度：

　　1、室藏檔案的鑒定應堅持全面的、歷史的、發(fā)展的觀點，嚴肅而認真地去復審和制定每一件檔案的價值，不得帶有隨意性。

　　2、室藏檔案的鑒定工作在鑒定小組的統(tǒng)一組織和安排下進行，邀請被鑒定的單位有關(guān)人員參加，根據(jù)檔案的保管價值，對保管期限滿的檔案材料及時地開展鑒定工作。

　　3、經(jīng)鑒定，尚需留存的零散檔案材料，按立卷原則，在室內(nèi)繼續(xù)做好組卷歸檔工作。對已失去利用價值和保存價值的檔案材料，需銷毀的，由鑒定小組提出鑒定意見，編造銷毀清冊，未經(jīng)登記造冊，不得擅自銷毀檔案。

　　4、屬于保密范圍的歸檔電子文件，如存儲在不可擦除載體上，應連同存儲載體一起銷毀，并在網(wǎng)絡中徹底清除。不屬于保密范圍的歸檔電子文件可進行邏輯刪除。

　　5、銷毀檔案時，要有兩人以上監(jiān)銷，監(jiān)銷人員在銷毀前應認真清點核對，在銷毀清冊上簽章，并將銷毀情況報告鑒定小組，銷毀清冊應列入綜合檔案室全宗卷永久保存。

　　6、嚴禁任何人、任何部門擅自銷毀各類室藏檔案和數(shù)字檔案。

　　六、檔案管理員工作職責

　　1、熱愛本職工作，刻苦鉆研業(yè)務，努力提高工作效率，為本單位的兩個文明建設服務。

　　2、加強與各級、各部門的聯(lián)系，做好本單位需歸檔文件材料的收集整理工作，保證其完整、及時歸檔。

　　3、堅持原則，保守機密，嚴格執(zhí)行檔案管理制度、查閱制度和重大事項報告制度，提高警惕，防止失密泄密等事故發(fā)生。

　　4、要妥善保管好數(shù)字檔案室系統(tǒng)登錄帳號和密碼，不得泄露他人，密碼應該定期更改。自覺做好檔案數(shù)據(jù)的維護與管理，定期檢查電子檔案的保管情況、檢測電子檔案的可用性，保證數(shù)字檔案的安全保密。

　　5、積極開展檔案利用，及時、準確、迅速地提供各種檔案，為本單位各項工作和領(lǐng)導決策服務。

　　6、做好檔案統(tǒng)計工作和利用效果反饋記錄。

　　7、切實做好庫房的防火、防盜、防潮、防蟲、防光、防霉、防塵、防鼠咬的"八防"工作，達到檔案無丟失、無霉變、無差錯。

　　最新公司檔案管理制度篇4

　　一、文書檔案歸檔制度

　　1.各部門在各項活動中形成的具有價值的文件、材料均屬歸檔范圍，交行政部統(tǒng)一管理。

　　2.各部門形成的文件、材料由兼職檔案員(各部門內(nèi)勤)收集、審定、整理、立卷。

　　3.歸檔的文件材料應齊全、完整、準確可靠(文件的正文與附件、印件與底稿、請示與批復)無缺頁、破損現(xiàn)象。

　　4.下發(fā)文件不僅要在硬盤、軟盤中保存留檔，還應留有書面材料存檔。

　　5.凡歸檔的文件必須留原件存檔，書寫整齊，用毛筆、藍黑色鋼筆、碳素筆抄寫，如有不符合要求的檔案員有權(quán)退回原部門重新書寫。

　　6.重要文件如部門需用可進行復印，但原件必須歸檔。

　　7.機關(guān)工作人員外出學習、考察、參加會議帶回的文件、一律交辦公室統(tǒng)一登記、立卷、歸檔管理。

　　二、專職檔案工作人員崗位責任制

　　1.認真學習專業(yè)知識，貫徹執(zhí)行《檔案法》、《檔案法實施辦法》，熱愛本職工作，忠于職守，維護黨和國家利益，工作盡職盡責，自覺遵守檔案工作各項規(guī)章制度。

　　2.負責公司各種檔案資料的收集、分類、整理、編目、排列、上架、保管、借閱、鑒定、銷毀、移交等工作。檔案質(zhì)量和工作質(zhì)量符合“規(guī)范”要求。

　　3.負責公司有關(guān)部門檔案工作監(jiān)督指導、業(yè)務培訓工作。

　　4.負責檔案庫房各項制度的落實。

　　5.積極提供檔案的利用，充分發(fā)揮檔案利用效果，認真總結(jié)經(jīng)驗，為領(lǐng)導決策和機關(guān)各項工作提供優(yōu)質(zhì)服務。

　　三、兼職檔案工作人員崗位責任制

　　1.各部門配備一名兼職檔案員，負責本部門文件、材料的收集、整理、歸檔立卷工作。

　　2.兼職檔案人員要熱愛檔案工作，熟悉業(yè)務，工作認真負責，把好案卷質(zhì)量關(guān)，按時完成兼管檔案的任務。

　　3.兼職檔案員應于次年2月底前，將整理好的檔案向檔案室移交。

　　4.嚴格執(zhí)行各項檔案管理制度。

　　5.接受本公司專職檔案員的監(jiān)督指導。努力學習檔案業(yè)務知識，不斷提高業(yè)務水平。

　　四、部門立卷制度

　　1.凡本部門在各項活動中形成的文件、具有保存價值的資料均屬本部門立卷歸檔范圍。

　　2.各部門兼職檔案員，負責對本部門的文件資料進行收集、審定、整理、立卷。

　　3.兼職檔案員要嚴格遵守相關(guān)的'規(guī)章制度及各項檔案管理制度，按綜合檔案室提出的各項要求立卷，保證立卷質(zhì)量。

　　五、檔案保管制度

　　1.各門類檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，配備檔案員負責檔案的保管工作。

　　2.按照檔案管理有關(guān)規(guī)定，對各類檔案應做到存放合理，排列有序，查找方便。

　　3.檔案員對室藏檔案材料要經(jīng)常進行檢查，對已到借閱期限尚未歸還的檔案材料，要及時跟蹤追還，防止丟失。

　　4.庫房要保持清潔衛(wèi)生，溫度要經(jīng)常保持在14—24℃，相對濕度要保持在45—60%，防止危害檔案的現(xiàn)象發(fā)生。

　　5.檔案庫房內(nèi)做到“八防”即防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲，定期檢查。

　　6.庫房內(nèi)嚴禁吸煙，嚴禁存放易燃、易爆危險品，停電時，一律用手電照明，不得使用易燃器具。

　　7、與檔案庫房無關(guān)人員一律不得進入，隨時關(guān)好庫房門窗，確保安全。

　　六、檔案保密規(guī)則

　　1.檔案工作人員要提高警惕性，遵守保密紀律，堅持原則，認真執(zhí)行各項制度。

　　2.凡到綜合檔案室查閱檔案者，都要認真遵守安全保密制度，嚴格履行檔案查閱手續(xù)，檔案原則上不準帶出檔案室，確需帶出時須經(jīng)主管領(lǐng)導批準并在指定時間內(nèi)歸還檔案室。

　　3.查閱檔案時，不得翻閱與查閱內(nèi)容無關(guān)的文件材料、無關(guān)人員不準進入檔案室。

　　4.本公司工作人員不準將文件、材料帶進公共場所和其他場所，不準帶回家中，要及時交給檔案管理部門。

　　5.對于違反保密規(guī)定，泄露國家公司機密或造成一定后果者要依據(jù)《保密法》的規(guī)定，嚴肅處理并追究其責任。

　　七、檔案借閱制度

　　1.借閱檔案要嚴格遵守檔案管理制度，凡借閱者，應自覺履行借閱手續(xù)。

　　2.凡借閱檔案，需經(jīng)主管領(lǐng)導批準。外單位人員借閱檔案，應持單位介紹信，經(jīng)主管領(lǐng)導同意后，方可辦理借閱手續(xù)，并在借閱期限內(nèi)按時歸還。

　　3.借閱人員對檔案材料妥善保管，注意保密，不得以任何理由轉(zhuǎn)借他人。

　　4.借閱人員未經(jīng)領(lǐng)導批準，不得復印、抄寫檔案資料。

　　5.檔案管理人員對歸還的借閱材料要認真進行檢查，確認檔案材料完好無損時，方可辦理歸檔手續(xù)。對摘抄、復制的檔案材料，經(jīng)認真核對，正確無誤時，方能簽字蓋章。

　　6.一旦發(fā)現(xiàn)檔案材料在借閱過程中被拆、涂抹或缺失等毀損現(xiàn)象，要及時向主管領(lǐng)導匯報，并追究有關(guān)人員的責任。

　　八、其他

　　解釋權(quán)歸公司行政人事部。

　　最新公司檔案管理制度篇5

　　一、目的

　　加強檔案管理，規(guī)范公司檔案的收集、歸檔程序和方法，確保公司檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運行的證據(jù)。

　　二、適用范圍

　　1、公司內(nèi)部經(jīng)營形成的各種資料。

　　2、外部政府機關(guān)、行業(yè)部門形成的與公司經(jīng)營或行業(yè)有關(guān)的公文、通知、批復等資料。

　　三、術(shù)語和定義

　　1、檔案：指公司過去和現(xiàn)在各級部門及員工從事業(yè)務、經(jīng)營、企業(yè)管理、宣傳等活動中所直接形成的對企業(yè)有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。

　　2、檔案管理：就是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、提供利用等活動。

　　四、職責

　　1、行政部：

　　1）負責公司檔案的集中管理和制度執(zhí)行及檢查工作，并負責督促指導部門檔案管理；

　　2）建立健全公司檔案管理制度，指導、監(jiān)督和檢查執(zhí)行情況；

　　3）收集、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計、保管公司的檔案和其他資料；

　　4）負責公司檔案的利用和銷毀管理，監(jiān)控檔案利用和銷毀的全過程，確保公司檔案的安全；指導公司的檔案管理工作；

　　5）提高檔案信息的利用效率，促進信息傳遞和溝通；

　　6）負責組織學習和培訓檔案管理辦法、使用知識。

　　2、其他各部門相關(guān)人員：

　　1）負責在工作變動時，做好或協(xié)助移交工作，并及時通知行政部；

　　2）向行政部移交合同或文件資料原件或復印件；

　　3）負責本部門文件資料或合同復印件的日常收集、標識、貯存、保管、利用、歸檔；

　　4）財務管理部負責按國家財政制度規(guī)定獨立建檔保管財務檔案資料；

　　3、各部門檔案主管人員

　　1）負責部門檔案的管理。

　　4、各部門負責人

　　1）批準對自己部門資料或合同復印件的處置；

　　2）負責對本部門檔案管理的監(jiān)督檢查。

　　5、各公司總監(jiān)/副總

　　1）負責對檔案管理監(jiān)督檢查報告的審批。

　　五、工作程序

　　1、檔案資料的收集

　　1）各部門相關(guān)人員負責對本部門日常工作中形成的合同及文件資料進行收集，并編制部門《文件（合同）管理記錄目錄》。

　　2）各部門文件、合同等資料原件需要保存的，各部門分別進行整理，并編制《移交目錄》，每季度向行政部移交。

　　a)歸檔范圍及移交時間：每季度結(jié)束后次月10日前。

　　b)檔案資料的標識行政部及各部門對各自保管的檔案資料編號，編號規(guī)則見《公司檔案管理規(guī)定》。

　　c)檔案資料的日常管理：

　�、烹娮宇惡贤蚱渌枰９艿碾娮游募�，應當及時存放于檔案室指定電腦硬盤內(nèi)或制作專門光盤進行編號保存；

　�、莆募�、合同資料要登記詳細信息，并編制《文件（合同）管理記錄目錄》，以便檢索利用；

　　⑶文件資料、合同要科學排列，按編號順序存放于文件盒內(nèi)，并加以標識，整齊排放在文件／檔案柜中。

　　d)檔案借閱

　�、沤栝啓n案要履行借閱手續(xù)，填寫《借閱審批單》。借閱檔案原件只限在公司內(nèi)，不能帶出；確因工作需要將檔案帶出公司的`必須經(jīng)部門主管、副總經(jīng)理和行政部批準，且只帶復印機，不帶原件；

　�、茩n案外借一般只借復印件，需借原件者須經(jīng)總經(jīng)理批準，借閱的檔案交還時，必須當面點交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應立即報告直接上級；

　　⑶借閱檔案用完后，應及時送還，如超過借閱時間，須重新辦理手續(xù)；

　�、冉铏n人必須愛護檔案，嚴禁擅自涂改、污損、勾畫、剪裁、抽取、拆卸、調(diào)換、摘抄、翻印、復印、攝影，不得轉(zhuǎn)借或損壞行為，如發(fā)現(xiàn)一次罰款200-2000不等的罰款元。情節(jié)嚴重者，按《檔案法》和《保密法》給予行政處分，構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責任。

　　⑸非本公司職工或單位需查閱檔案時，必須持單位介紹信或本人身份證復印件，經(jīng)本公司高管領(lǐng)導批準后，方能在閱覽室閱覽，不可將檔案帶出檔案室。

　　e)檔案銷毀

　�、艑σ咽ダ脙r值的檔案，銷毀時，必須寫申請銷毀報告，編制銷毀目錄，報部門經(jīng)理和部門分管副總鑒定，最后報總經(jīng)理的批準，方可銷毀。

　　⑵執(zhí)行銷毀任務時，必須由行政部人員監(jiān)銷，監(jiān)銷人不得少于二人，并在銷毀目錄上簽字。最后，把銷毀目錄和部門經(jīng)理、部門分管和總經(jīng)理的批準手續(xù)文件，一并存檔永久保存。

　　2、檔案管理細則

　　1）檔案資料的歸檔范圍

　�、殴緦ν獍l(fā)出的公文，如給政府的請示報告類公文等；

　�、乒臼盏降墓模缯毮懿块T發(fā)來的與本公司有關(guān)的條例、規(guī)定、命令、決定、決議、指示、計劃、核準文件、證書等文件；

　�、潜竟九c其他單位來往的文書及權(quán)益文書等；

　�、裙绢I(lǐng)導的批示、指示等；

　�、芍匾臅h材料，包括會議的通知、決議、總結(jié)、領(lǐng)導人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等；

　�、史从彻局饕毮芑顒拥膱蟾�、總結(jié)、工作日記、工作備忘等；

　�、斯镜母鞣N工作計劃、計劃考核/總結(jié)、報告、統(tǒng)計報表及簡報；

　�、瘫竟九c有關(guān)單位、個人簽訂的合同、協(xié)議書等文件正本及過程材料；

　�、捅竟靖刹咳蚊獾奈募牧稀T工獎勵、處分、考核的文件材料、本公司員工勞動、工資、福利方面的文件材料等人事檔案資料；

　�、伪竟景l(fā)布的各類廣告、宣傳材料；

　�、媳竟镜臍v史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等；

　�、型獬龉珓栈顒樱ㄈ鐚W習、考察、調(diào)查研究、參加會議等）所獲得或形成的檔案資料；

　�、沿攧諜n案資料；

　�、腋鞣N實物檔案；

　　⒂其他具有利用和保存價值的文件資料。

　　3、檔案資料的歸檔要求

　�、艢w檔的文件資料必須完整、真實、準確，如請示和批復、復印本和正式稿和附件等必須齊全。

　�、埔话阗Y料按一份原件歸檔，重要文件和高使用率文件可以根據(jù)需要，按二份原件存檔。經(jīng)辦部門根據(jù)實際需要留存復印件或影印本。如因業(yè)務處理需要，原稿須由經(jīng)辦部門保管，應經(jīng)總經(jīng)理批準后妥善保存，行政部以影印本歸檔。

　　⑶聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版，在清晰、完整的特殊情況下可歸檔拷貝件。

　�、入娮游募邢鄳募堎|(zhì)文件、資料一并歸檔保存，并做好電子文件存儲設備信息的備份工作。

　�、筛鞣N實物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎章、證書、牌匾、饋贈品等）必須原件歸檔，并保持其完好無損。

　　4、檔案資料的歸檔時間

　�、偶磿r歸檔下列文件（含電子、聲像資料等）應在傳閱、辦理結(jié)束或取得后即時歸檔：

　　a)公司規(guī)定的密級文件；

　　b)重要文件，如政府批文、核準文件、證照等；

　　c)合同、協(xié)議書等正本及過程資料；

　　d)公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎勵、處分、考核的文件材料；

　　e)其他認為需要即時歸檔的資料。

　�、贫ㄆ跉w檔

　　a)部門應在每月底前整理歸檔當月文件，編制檔案清單交行政部；

　　b)部門每年3月底前歸檔上年度文件與資料，并移交公司行政部；

　�、请娮勇曄駲n案的歸檔

　　a)重要電子聲像檔案應實時進行、隨辦隨歸。

　　b)一般電子聲像檔案歸檔應定期完成，一般每三個月一次制成光盤脫機保管。

　　c)每年3月底前必須向行政部移交上一年度的所有歸檔電子文件數(shù)據(jù)集，行政部核實后刻錄成光盤等載體脫機保管。

　　5、檔案交接

　�、挪块T內(nèi)檔案交接部門檔案管理人員（兼）工作變動或離職的，要填寫《檔案移交清單》，由部門負責人指定的接收人核實無誤后簽字，行政部見證。

　　6、檔案移交公司的流程

　　a)移交前，應對破損、字跡擴散或紙張?zhí)〉奈募M行修裱、復制或加邊，對大小不一、長短不齊的文件折疊理齊。

　　b)采用碳素墨水鋼筆或簽字筆，不得使用圓珠筆或鉛筆填寫，要求字跡工整、清楚、準確。

　　c)結(jié)合文書材料的形成時間、彼此聯(lián)系進行排列。批復在前，請示在后；

　　正件在前，附件在后；

　　正本在前，定稿在后；

　　結(jié)論在前，依據(jù)在后。

　　d)經(jīng)辦部門檢查文件或檔案，編制移交清單；

　　e)行政部根據(jù)移交清單，查收案卷與文件，并與部門每月提交的檔案清單核對；

　　f)檔案完整、齊全且符合公司要求，移交紙質(zhì)移交清單及電子檔移交清單，確認無疑后雙方在移交清單上（一式兩份）簽字，雙方各保存一份；

　　7、檔案保管

　　⑴檔案編號

　　a)檔案按類別應賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應簡明扼要，以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，并且要有一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊。

　　b)檔案分類各級名稱經(jīng)確定后，應參照《檔案分類編號表》，將所有分類各級名稱及其代表數(shù)字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。

　　c)檔案分類編號內(nèi)應預留若干空檔，以備將來組織擴大或業(yè)務增多時，隨時增補之用。

　　d)檔案分類及編號的增補、修訂等由行政部結(jié)合工作和部門要求，組織實施修訂。任何部門和個人不得隨意修改。

　　e)建立《檔案目錄》存于案卷盒內(nèi)，便于查閱。

　　8、附則：本辦法由公司行政部制定并負責解釋。

　　最新公司檔案管理制度篇6

　　一、制度內(nèi)容

　　為做到客戶服務部與客戶的良好溝通，掌握客戶的人員構(gòu)成、公司性質(zhì)、物業(yè)費交納情況等，有必要建立一套綜合的客戶信息系統(tǒng)，而客戶檔案可以協(xié)助客戶服務部以最便捷的方式提供以上信息。因此，為充分利用客戶信息并管理好這些信息，特建立此制度。

　　二、管理目標

　　客戶檔案資料全面、準確、有效。

　　三、適用范圍

　　客戶檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個環(huán)節(jié)。

　　一般客戶檔案包括以下的`.資料：

　　1.收集客戶單位資料

　　2.客戶繳費記錄包括各樣應付之押金

　　3.客戶裝修工程文件

　　4.客戶遷入時填具之資料

　　5.客戶資料補充

　　6.客戶聯(lián)絡資料

　　7.緊急事故聯(lián)絡人的資料

　　8.客戶與管理處往來文件

　　9.客戶違規(guī)事項與欠費記錄

　　10.客戶維修記錄

　　11.客戶投訴記錄

　　12.客戶單位有關(guān)的工程檔案（與二次裝修工程有關(guān)資料）與工作程序

　　四、注意事項

　　1.及時上行下達客戶與管理之間的知識、報告、通知、通報，傳送文件應及時、準確，認真地登記并制作各種表格。

　　2.協(xié)調(diào)與客戶之間的關(guān)系，加強橫向溝通；

　　3.做好與客戶有關(guān)各類文件的檔案工作，并定期整理，以備隨時查詢及跟進；

　　4.接聽客戶投訴，解決客戶投訴；

　　5.接聽客戶工程報修電話，及時聯(lián)系修復。

　　4、物業(yè)公司檔案管理規(guī)章制度

　　1、辦公室負責指定接待員、檔案員負責業(yè)主檔案的信息收集、管理及整理工作;

　　2、專管人員須將業(yè)主的檔案資料分戶建立、逐一保存，建立統(tǒng)一目錄，同時建立電子檔備份。各類信息詳細排列，以便查閱;

　　3、客戶信息檔案的內(nèi)容包括：業(yè)主收樓及驗收文件、裝修文件、日常維修文件、繳費文件、回處理文件及投訴建議等其他文件;

　　4、專管人員須認真填寫各項記錄表，紙文檔與電子文檔同時進行。及時跟進業(yè)主檔案的變更，保證信息的準確性;

　　5、業(yè)主檔案信息應嚴格管理，注意保密。嚴禁非相關(guān)人員查閱，以保護業(yè)主的隱私，維護公司良好形象;

　　6、為確保文檔安全，文件柜要做好防火、防盜、防潮、防蟲工作;

　　7、業(yè)主檔案永久保存，及時與業(yè)主溝通，及時變更業(yè)主信息，保證其準確性。

　　最新公司檔案管理制度篇7

　　一、總則

　　1、為加強本公司檔案工作,充分發(fā)揮檔案作用,全面提高檔案管理水平,有效地保護及利用檔案,為公司發(fā)展服務,特制定本制度。

　　2、公司檔案,是指公司從事經(jīng)營、管理以及其他各項活動直接形成的對公司有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。公司檔案分為受控檔案和非受控檔案。

　　3、公文承辦部門或承辦人員應保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準抽存)。結(jié)案后及時歸檔。工作變動或因故離職時應將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚,不得擅自帶走或銷毀。

　　二、文件材料的收集管理

　　1、公司指定專人負責文件材料的管理。

　　2、文件材料的收集由各部門或經(jīng)辦人員負責整理,交總經(jīng)理審閱后歸檔。

　　3、一項工作由幾個部門參與辦理的,在工作中形成的文件材料,由主辦部門或人員收集,交行政部備案。會議文件由行政部收集。

　　三、歸檔范圍

　　1、重要的會議材料,包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、典型發(fā)言、會議記錄等。

　　2、本公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。

　　3、本公司的各種工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報。

　　4、本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。

　　5、本公司職工勞動、工資、福利方面的`文件材料。

　　6、本公司的事記及映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。

　　四、歸檔要求

　　1、檔案質(zhì)量總的要求是:遵循文件的形成規(guī)律和特點,保持文件之間的有機聯(lián)系,區(qū)別不同的價值,便于保管和利用。

　　2、歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應齊全完整。

　　3、在歸檔的文件材料中,應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件,分別立在一起,不得分開,文電應合一歸檔。

　　4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年立卷;跨年度的會議文件放在會議開幕年。

　　5、檔案文件材料應區(qū)別不同情況進行排列,密不可分的文件材料應依序排列在一起,即批復在前,請示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成規(guī)律或特點,應保持文件之間的密切聯(lián)系并進行系統(tǒng)的排列。

　　6、案卷封面,應逐項按規(guī)定用鋼筆書寫,字跡要工整、清晰。

　　五、檔案管理人員職責

　　1、按照有關(guān)規(guī)定做好文件材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。

　　2、按照歸檔范圍、要求,將文件材料按時歸檔。

　　3、工作人員應當遵紀守法、忠于職守,努力維護公司檔案的完整與安全。

　　六、檔案的利用

　　1、公司檔案只有公司內(nèi)部人員可以借閱,借閱者都要填寫《借閱單》,報主管人員批準后,方可借閱,其中非受控文檔的借閱要由部門經(jīng)理簽字批準,受控文檔的借閱要由總經(jīng)理簽字批準。

　　2、檔案借閱的最長期限為兩周;對借出檔案,檔案管理人員要定期催還,發(fā)現(xiàn)損壞、丟失或逾期未還,應寫出書面報告,報總經(jīng)理處理。

　　3、必須嚴格保密,不準泄露檔案材料內(nèi)容,如發(fā)現(xiàn)遺失必須及時匯報,追求責任。

　　4、不準拆卷及任意抽、換卷內(nèi)文件或剪貼涂改其字句等;不得任意摘抄或復制案卷內(nèi)容,如確有需要,必須經(jīng)領(lǐng)導批準才能摘抄或復制。

　　5、必須愛護檔案,保持整潔,不準在檔案材料中寫字、劃線或作記號等。

　　6、不準轉(zhuǎn)借,必須專人專用。

　　7、用畢按時歸還,如需延長借閱時間,必須通知檔案管理人員另行辦理續(xù)借手續(xù)。

　　七、本制度即日起開始執(zhí)行。

　　2、物業(yè)公司檔案管理規(guī)章制度

　　1.客戶檔案的管理工作由客務部負責。

　　2.客戶資料按單元號一戶一檔建立，按樓層統(tǒng)一存放在客戶檔案文件柜內(nèi)。

　　3.每個客戶檔案內(nèi)由入住資料、二裝資料、往來函和房門鎖、電話、車位、水牌、客戶加班等申請單等組成，退租客戶的資料須及時裝訂另存。

　　4.每個客戶檔案均按日期順序排列，將最新的文件擺在最前面。

　　5.客戶檔案的標牌須與檔案內(nèi)現(xiàn)客戶的公司名稱吻合。

　　6.客務部每年整理一次退租客戶檔案，對已裝訂好的退租客戶資料打印目錄后按樓層裝入文件盒內(nèi)存放。

　　7.客戶檔案查閱可向客務主管借出，經(jīng)客務部經(jīng)理批準后在客務部辦公室閱覽。

　　8.原始客戶檔案一般不可修改，客務部工作檔案需經(jīng)客務部經(jīng)理同意方可修改。

　　9.客務部檔案應積極推行計算機管理，由客務主管設置客戶檔案管理系統(tǒng)，將客戶各類資料、各單元房屋使用情況等輸入計算機中，進行資料分析、整理和信息傳遞。

　　最新公司檔案管理制度篇8

　　一、人事檔案管理范圍：專業(yè)技術(shù)干部、管理干部、工人等各類人員(包括出國不歸、失蹤、除名、逃亡職工和殘死亡、離休、退休職工)的人事檔案。

　　二、除人事檔案管理人員外，無關(guān)人員不得進入檔案庫。

　　三、檔案的管理

　　(1)根據(jù)氣候的不同變化，經(jīng)常注意檔案的通風、溫度、清潔、防火、防盜、防曬、防潮和防蛀。

　　(2)對所管理的人事檔案必須逐人登記注冊。

　　(3)每季度核對一次檔案的分類、編目、序號，發(fā)現(xiàn)編錯或放錯位置需糾正;裝卸檔案要按登記冊全面檢查檔案，發(fā)現(xiàn)漏缺檔案需查找。

　　(4)任何人不得私自保存他人的檔案材料，對私自保存他人檔案材料拒不交出者，應追究其責任。

　　(5)要不斷研究和改進檔案的管理方法和技術(shù)，逐步實現(xiàn)檔案管理的科學化。

　　四、人事檔案是全面應干部、工人歷史和現(xiàn)實情況的實物材料，構(gòu)成包括下列十項內(nèi)容。

　　(1)履歷表及其他簡歷材料等。

　　(2)自傳材料;報告?zhèn)€人有關(guān)事項的材料。

　　(3)各種鑒定;審計工作中形成的材料;

　　(4)各類考核、評價材料及畢業(yè)成績單、學歷證明等。

　　(5)歷史審查材料及甄別復查材料，更改或姓名認定材料等。

　　(6)黨、團組織建設工作中形成的材料。

　　(7)表彰獎勵材料

　　(8)執(zhí)紀執(zhí)法部門形成的涉及個人的材料。

　　(9)任免呈報表，確定或晉升技術(shù)職務、學位、學銜審批表，出國人員審批表，調(diào)整工資審批表，工資級別登記表，離休、退休、退職審批表等。

　　(10)健康檢查和處理工傷事故工作中形成材料。

　　五、查閱和借用人事檔案，應遵守下列規(guī)定：

　　(1)不得隨意查閱人事檔案，如必須查閱有關(guān)人員檔案情況，需辦理借閱手續(xù)由檔案管理人員提供。

　　(2)必須查閱檔案時，只限于組織、人事部門派出的中共黨員干部到檔案室查閱所需情況。

　　(3)任何人不得查閱或借用本人及親屬的檔案。

　　(4)查閱檔案者，必須填寫對查閱問題，查閱日期等逐項進行登記。

　　(5)查閱檔案，必須嚴格遵守保密制度，嚴禁在檔案卷內(nèi)涂改，圈劃及撤換檔案材料，不得向無關(guān)人員泄漏被查檔案內(nèi)容，違者應追究責任。

　　(6)查閱檔案時，不得抄錄檔案內(nèi)容，如特殊情況，須經(jīng)人事部門負責人允許后方可抄錄，抄錄的材料應盡快送回檔案室處理。

　　(7)外調(diào)人員一般不得查閱檔案，如特殊情況需查閱時，必須持縣級以上組織、人事部門介紹信，并有兩名正式黨員方能查閱。

　　(8)檔案在特殊情況下，經(jīng)批準可以借出，但借出時要及時登記，按期歸還，如不按時歸還，要及時催收，以免遺失。

　　六、轉(zhuǎn)遞檔案應遵守下列規(guī)定：

　　(1)檔案要通過機要交通或派專人轉(zhuǎn)遞，不能公開郵寄或本人自帶。

　　(2)檔案轉(zhuǎn)出要及時追收回執(zhí)，以防檔案丟失。

　　(3)收到外單位的檔案，要及時核對，核對無誤差后，在回執(zhí)上簽名蓋章后退回回執(zhí)。

　　七、凡歸檔的材料，均應經(jīng)過認真的鑒別;屬于歸檔的材料，必須手續(xù)完備，完整無缺把好"入口關(guān)";需經(jīng)組織審查蓋章和本人簽字的`，應蓋章簽字后才能歸檔。

　　八、凡歸入檔案的材料，均應按照組織部《關(guān)于干部檔案材料收集，歸檔的暫行規(guī)定》整理，不應歸入干部檔案的材料，不得入檔;

　　九、保管檔案工作人員守則如下：

　　(1)嚴格遵守保密制度，不得擅自向他人提供檔案材料或泄露檔案內(nèi)容。

　　(2)嚴禁在檔案庫吸煙，保護檔案安全，經(jīng)常打掃和保持檔案室的清潔衛(wèi)生。

　　(3)不得擅自轉(zhuǎn)移、分散和銷毀檔案材料。

　　(4)熱愛本職工作，忠于職守，刻苦鉆研業(yè)務，努力提高業(yè)務水平和工作能力。

　　(5)堅持黨的原則，認真貫徹執(zhí)行黨的政策，嚴格按照檔案工作的各項規(guī)章制度辦事。

　　最新公司檔案管理制度篇9

　　第一條為加強公司行政事務管理，理順公司內(nèi)部關(guān)系，使各項管理標準化、制度化，提高辦事效率，特制定本規(guī)定。

　　第二條公文承辦部門或承辦人員應保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準抽存)。結(jié)案后及時交專(兼)職文書人員歸檔。工作變動或因故離職時應將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。

　　第三條凡本公司繕印發(fā)出的公文(含定稿和兩份打印的正件與附件、批復請示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件)一律由辦公室統(tǒng)一收集管理。

　　第四條檔案管理要指定專人負責，明確責任，保證原始資料及單據(jù)齊全完整，密級檔案必須保證安全。

　　第五條歸檔范圍：

　　1、公司的規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、科學技術(shù)、財務審計、勞動工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會議記錄(包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等)、決定、委任書、協(xié)議、合同、項目方案等具有參考價值的`文件材料。

　　2、本公司的請示與上級機關(guān)的批復以及對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。

　　3、本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。

　　第六條檔案的借閱與索�。�

　　1、借閱檔案要認真填寫《借閱檔案登記薄》。

　　2、借閱檔案必須愛護，保持整潔，嚴禁涂改，注意安全和保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失，如確屬工作需要摘錄和復制，凡屬密級檔案，必須由總經(jīng)理批準方可摘錄和復制，一般內(nèi)部檔原因總經(jīng)理辦公室主任批準方可摘錄和復制。

　　3、歸還檔案時，檔案管理人員要嚴格檢查，如發(fā)現(xiàn)遺失、污損、或隨意涂改情況的，要追究借閱者責任，并及時報告公司主管領(lǐng)導。

　　第七條檔案的銷毀：

　　1、任何組織或個人非經(jīng)允許無權(quán)隨意銷毀公司檔案材料。

　　2、若按規(guī)定需要銷毀時，必須編制《檔案銷毀清冊》，屬密級檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準后方可銷毀，一般內(nèi)部檔案，須經(jīng)公司辦公室主任批準核對清楚后方可銷毀。

　　3、經(jīng)批準銷毀的公司檔案。檔案人員要認真填寫、編制銷毀清單，由專人監(jiān)督銷毀。

　　最新公司檔案管理制度篇10

　　為明確管理責任，規(guī)范管理行為，確保各類檔案資料及時歸檔、完整保存并得到有效利用，特制定本制度。

　　一、檔案管理原則

　　公司檔案實行由公司綜合管理部集中統(tǒng)一管理與部分專用性檔案分散管理相結(jié)合的原則。

　　二、組織

　　公司綜合管理部設專門的檔案室并配備專人管理檔案，各部門明確由專人兼管檔案工作。

　　三、檔案管理部門的工作職責

　�。ㄒ唬┚C合管理部負責制訂公司檔案管理制度、保管檔案、建設檔案管理系統(tǒng)。

　�。ǘ┴攧詹孔孕凶龊萌粘n案的收集、整理和保管等工作，綜合管理部給予配合。

　　（三）其他部門由部門檔案專人對檔案進行收集、整理，并交至綜合管理部檔案管理員立卷歸檔。

　　四、檔案管理人員職責

　�。ㄒ唬┴撠熓占�、整理、分類、鑒定、保管各類檔案，做到收集齊全、整理科學、鑒定正確和保證質(zhì)量，并按時接收和移交檔案；

　�。ǘ┓脖竟居“l(fā)出的公文(含定稿和正件與附件、批復請示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件)一律由綜合管理部統(tǒng)一收集管理。

　�。ㄈ┳龅街矣诼毷兀袷丶o律，嚴格按照有關(guān)法律和公司制度辦事。

　　五、歸檔公司檔案室資料

　�。ㄒ唬┥霞墮C關(guān)發(fā)來的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計劃等文件材料；

　�。ǘ┍竟镜恼埵九c上級機關(guān)的批復；

　�。ㄈ┍竟緦ν獾恼桨l(fā)文與有關(guān)單位來往的文書；

　�。ㄋ模┍竟痉从持饕毮芑顒拥膱蟾�、總結(jié)；

　　（五）本公司制訂的計劃、方案、統(tǒng)計、財務、工作總結(jié)；

　�。┚C治工作材料；

　�。ㄆ撸┍竟九c有關(guān)單位簽訂的`合同、協(xié)議書等文件材料；

　　（八）本公公司各種證照及所獲各種榮譽、獎勵資料；

　�。ň牛┍竟韭毠趧�、工資、福利方面的文件材料；

　　（十）具有保存價值的電子文本、圖片、音像、影像資料；

　�。ㄊ唬⿻嫅{證，會計活動帳薄和會計報表等會計核算專業(yè)材料，它是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務活動的重要史料和證據(jù)。

　　六、檔案的收集與歸檔

　�。ㄒ唬┏修k部門或主辦人應及時將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理，送交本部門檔案管理員歸卷。

　�。ǘ┓彩侵苯佑浭龊头从彻�、部門活動的，具有現(xiàn)實的和長遠查考價值的文件材料(文字、電子文件、圖樣、照片、實物等)，均須歸檔保存。

　　（三）管理性檔案在分類立卷時應做到：分年度、分類別、分級別。黨政文件要分別組卷，密級文件要單獨立卷。組卷時按內(nèi)部特征為主的六個特征進行組卷，盡量把永久、長期、短期三種保管期限文件材料分開組卷。

　�。ㄋ模┰跉w檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開，文電應合一立卷；絕密文電單獨立卷，少數(shù)普通文電如果與絕密文有密切聯(lián)系，也可隨同絕密文電立卷。

　　（五）綜合管理部定期對各部門文件材料的歸檔工作進行檢查。

　�。└鞑块T在次年三月向檔案部門移交管理性檔案，需付卷內(nèi)目錄，移交目錄一式二份，交接雙方清點核對，并履行簽字手續(xù)。

　　七、檔案的保管

　�。ㄒ唬┕荆ɑ虿块T）管理的檔案應有專柜保存，確保完好不丟失。

　�。ǘ┳龊秒娮訖n案、底片、錄音錄像帶等特殊載體檔案的保管工作；

　�。ㄈn案工作人員應確保檔案的質(zhì)量，對破損和變質(zhì)檔案，及時采取措施，進行修補和復制。

　�。ㄋ模┕揪C合管理部不定期檢查各檔案管理情況，發(fā)現(xiàn)問題及時組織整改。

　�。ㄎ澹┟磕陮n案進行一次清理，清除不必要保存的材料以及對破損和褪色的材料進行修補和復制。

　　八、檔案的借閱

　　必須嚴格執(zhí)行保密制度，填寫查借閱檔案登記表，如期歸還，歸還時驗收注銷。凡利用者都應按規(guī)定辦理借閱手續(xù)。查閱機密以上級檔案，需經(jīng)公司（部門）負責人批準，原則上不外借，確因工作需要，應當天歸還。

　　（一）檔案借閱限一周內(nèi)歸還，特殊情況需延期的，須辦理續(xù)借手續(xù)；

　�。ǘ┙璩龊蜌w還檔案時，應辦理清點手續(xù)，由綜合管理部檔案管理人員與借閱者當面核對清楚；

　�。ㄈn案如有丟失、損壞或泄密，須立即追究當事者責任；

　�。ㄋ模┱{(diào)走、辭退人員，必須清理移交檔案文件后方可辦理離職手續(xù)；

　　（五）原則上不對外借閱檔案，外單位需查閱檔案資料者，須經(jīng)總經(jīng)理批準，并辦理登記手續(xù)后，方可借閱。

　�。w還檔案時應保證檔案材料的清潔、完整、安全，不得丟失、隨意折疊、拆散、剪裁或擅自銷毀，嚴禁對檔案隨意更改、涂寫。

　　（七）傳真件需存檔時，應將復印件連同原件一起存檔，以防原件字跡消失。

　　（八）未經(jīng)公司董事長授權(quán)，任何部門或個人無權(quán)公開檔案。

　　九、檔案室保密制度

　�。ㄒ唬n案工作人員必須嚴格按照檔案工作各項規(guī)章制度辦事。

　�。ǘ┓彩褂帽Ｃ軝n案資料人員必須嚴格遵守有關(guān)保密規(guī)定。

　�。ㄈ┓步栝啞敖^密”“機密”級檔案資料應經(jīng)分管領(lǐng)導審批，報總經(jīng)理批準后，方可借出。

　�。ㄋ模┩鈫挝徊殚�、借閱密級檔案，須經(jīng)綜合管理部主管領(lǐng)導審批，報分管領(lǐng)導批準，方可提供。

　�。ㄎ澹┟孛軝n案不得私自存放，贈送并轉(zhuǎn)借他人，個人外出攜帶機密級以上檔案應妥善保管，若泄密要追究泄密者責任。

　�。n案管理人員應嚴格遵守保密制度，不得在公開場所談論保密檔案內(nèi)容，不得將保密檔案帶出室外和借給他人。

　　十、檔案的鑒定與銷毀

　　鑒定檔案保存價值，確定保管期限及銷毀檔案，嚴格按照國家有關(guān)規(guī)定并結(jié)合公司實際情況進行。公司檔案保管期限分永久、長期、短期三種。確定保管期限的原則是：

　�。ㄒ唬┓从彻局饕毮芎椭匾�(jīng)營管理活動的，具有長遠利用價值的檔案定為永久保存；

　�。ǘ┓从彻疽话憬�(jīng)營活動，具有較長時間利用價值的檔案定為長期保存，其期限為16―50年；

　�。ㄈ⿲驹谝欢〞r期內(nèi)有參考利用價值的檔案，定為短期保存，其期限為15年以內(nèi)。

　�。ㄋ模n案的鑒定由綜合管理部主管、各部門指定檔案管理人員和綜合管理部檔案管理人員合作完成，并采取對每份檔案直接鑒定的辦法。鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準確，不完整，應及時責成有關(guān)部門和人員修改、補充。

　�。ㄎ澹┙�(jīng)過一定時間后確無保存價值的檔案，或者原有情況已發(fā)生完全改變，其檔案失去保存意義的，經(jīng)檔案人員或原經(jīng)辦人員提出，本公司綜合管理部和部門審查同意，公司總經(jīng)理批準，方可銷毀。

　�。┙�(jīng)批準銷毀的檔案，檔案人員必須列出清單，銷毀檔案的批準人、監(jiān)銷人都要在銷毀檔案清冊上簽字。

　　十一、本管理制度最終解釋權(quán)歸綜合管理部。

　　十二、本管理制度自發(fā)布之日起實施。

　　最新公司檔案管理制度篇11

　　為進一步完善公司的管理體系，建立有效的檔案管理制度，實現(xiàn)檔案管理工作的的制度化、規(guī)化、科學化，使檔案管理更有效的為公司管理工作服務，促進公司的可持續(xù)健康發(fā)展，根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及規(guī)定，并結(jié)合我公司實際情況，制定本細則。

　　一、總則

　�。ㄒ唬┕緳n案是在各項活動中形成的全部檔案的總和，是完整地、系統(tǒng)地反映公司各項經(jīng)營活動的真實記錄，是考察和研究公司歷史及現(xiàn)狀的重要依據(jù)。

　�。ǘn案管理工作是公司管理基礎工作的組成部分，是維護公司合法權(quán)益的重要工作。公司檔案管理工作堅持集中統(tǒng)一的原則，由公司行政與人力資源總監(jiān)統(tǒng)一負責，統(tǒng)一管理。

　　（三）公司檔案具體工作由檔案部進行日常管理，其他各部門在工作和業(yè)務經(jīng)營活動中形成的裝飾工程、基建、科研、文書、音像、人事、會計、實物等檔案均須由公司檔案部管理，各部門不得分散保存。

　　二、檔案部門設置及其職責

　　（一）公司檔案管理由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一保管。基本職責為：

　　1、制訂本公司檔案工作的規(guī)定、管理辦法和工作計劃等。

　　2、在統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理的原則下根據(jù)本專業(yè)的管理要求對檔案材料的.積累、收集、立卷、歸檔工作進行監(jiān)督和指導。

　　3、負責對本公司形成的各門類檔案實行綜合管理，積極提供利用。

　　4、辦理領(lǐng)導交辦的其他有關(guān)檔案業(yè)務工作。

　�。ǘ└鞑块T設立兼職檔案員，其主要職責是：

　　1、認真執(zhí)行本公司檔案工作的規(guī)章制度主動向總經(jīng)理辦公室反映檔案工作情況，積極配合其開展工作并接受總經(jīng)理辦公室的監(jiān)督、指導和檢查。