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電子檔案是什么
電子文件所采用的介質(zhì)主要有磁盤、磁帶和光盤。電子檔案歸檔主要用磁帶和光盤。下面由小編為大家整理出的電子檔案是什么，希望大家喜歡！
電子檔案是什么 篇1
實現(xiàn)文檔一體化管理
有保存價值的電子文件將逐步做到即時歸檔，即文件信息處理結(jié)束后自動向電子文件檔案數(shù)據(jù)中心提交。這樣將大大提高文件的時效性，并減少文件信息歸檔過程的工作量，使得處理結(jié)束后的文件信息可以及時提供利用，同時不影響文件信息的整理。
減少重復(fù)勞動，降低數(shù)據(jù)處理成本
建立電子文件檔案數(shù)據(jù)中心后，各機(jī)關(guān)單位把辦公和業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)形成的電子文件直接歸檔到電子文件檔案數(shù)據(jù)中心，避免了數(shù)據(jù)的多次輾轉(zhuǎn)錄入造成的大量重復(fù)勞動，減少了數(shù)據(jù)錯誤的幾率，從而大大降低數(shù)據(jù)處理成本。
實現(xiàn)信息共享，集中管理
傳統(tǒng)的檔案管理模式中，各單位的文件檔案信息資源都是獨立的'，就如信息海洋里的一個個孤島。設(shè)立電子文件檔案數(shù)據(jù)中心把各單位的文件檔案資源整合起來，集中管理，形成一個統(tǒng)一的利用平臺，所有歷史文件信息均通過數(shù)據(jù)中心對外服務(wù)，當(dāng)然信息共享并不意味著實體的集中管理，各個單位的檔案室、資料室仍舊發(fā)揮著保存、保管信息實體的作用。
保障數(shù)據(jù)的安全性
設(shè)立電子文件檔案數(shù)據(jù)中心后，將由配備的專門人員進(jìn)行日常的維護(hù)管理工作�？梢酝ㄟ^采用多種措施保證數(shù)據(jù)的安全性，如建立完整的權(quán)限體系、內(nèi)網(wǎng)外網(wǎng)物理隔離、雙機(jī)熱備份、數(shù)據(jù)備份機(jī)制等。通過這些手段在安全性方面將比數(shù)據(jù)分散在各個單位管理有更強(qiáng)的保障。
統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一規(guī)范
所有政府關(guān)于電子文件信息的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范均由電子文件檔案數(shù)據(jù)中心制定，各單位必須依照制定的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對電子文件信息進(jìn)行統(tǒng)一管理。只有這樣才能統(tǒng)一數(shù)據(jù)形式、統(tǒng)一操作規(guī)程、統(tǒng)一利用方式，確立政府管理文件信息的權(quán)威，充分發(fā)揮電子文件檔案數(shù)據(jù)中心的在信息管理、信息利用方面的作用，將電子文件信息的價值最大化。
統(tǒng)一窗口，開放利用
社會公眾可以對已公開的非涉密性現(xiàn)行文件信息進(jìn)行網(wǎng)上查詢，提高電子文件信息的利用率，增加政務(wù)工作透明度，發(fā)揮窗口作用，更好地為廣大人民群眾服務(wù)。
電子檔案是什么 篇2
電子檔案，是指通過計算機(jī)磁盤等設(shè)備進(jìn)行存儲，與紙質(zhì)檔案相對應(yīng)，相互關(guān)聯(lián)的通用電子圖像文件集合，通常以案卷為單位。
對企業(yè)的作用：
一、節(jié)省存儲空間，改善辦公環(huán)境
以往的紙質(zhì)檔案管理需要占據(jù)大量的鐵柜，大量的文件夾。當(dāng)你需求時還得一一進(jìn)行尋找，不僅費勁，還會污染辦公環(huán)境，特別是對紙質(zhì)盒子敏感的.群體，是否患有咳嗽和打噴嚏？ 而使用電子檔案，節(jié)省管理人員整理時間、歸檔和存儲紙張所需的空間，對資源有保存價值的電子檔案將逐步做到即時歸檔，這樣將大大提高工作的時效性，并減少檔案信息歸檔過程的工作量。最重要的是，可以通過擺脫所有混亂來釋放急需的辦公空間！
二、隨時查找和檢索任何文件
使用電子檔案管理解決方案，只要有權(quán)限都可以立即查找和檢索任何文件，用戶就可以訪問桌面或移動設(shè)備以及每個不同公司辦公地點的文檔。同時，支持全文搜索，不管電子檔案存在哪里或文件名是什么等等這些都不重要。您只需搜索文檔中某處關(guān)鍵詞即可，搜索數(shù)百萬個文件，只需幾秒鐘內(nèi)便能檢索出您所需要的檔案。
三、使用權(quán)限將始終可用
電子檔案對企業(yè)來說一大優(yōu)勢就是保持始終可用。相信大家都會經(jīng)歷過，放在員工桌面上的文件，經(jīng)常會因為員工生病或休年假，他們正在處理的文件或者臺面上的文件聯(lián)系不到、找不到等事件發(fā)生。 而利用電子檔案，不管員工如何變動，都可以輕松且立即獲得。盡管他們?nèi)毕�，他們�?fù)責(zé)的工作流程也可以得到處理，確保電子檔案始終可用。
四、實現(xiàn)信息共享，集中管理
傳統(tǒng)的檔案管理模式中，各單位的文件檔案信息資源都是獨立的，就如信息海洋里的一個個孤島，無法進(jìn)行統(tǒng)一管理，有時候容易發(fā)生永久保存原本可能錯放或丟失的文檔和信息。 而通過電子檔案，可以把企業(yè)的相關(guān)數(shù)據(jù)檔案資源整合起來，集中管理，形成一個統(tǒng)一的利用平臺，實現(xiàn)信息共享。 綜上所述，以上就是電子檔案對企業(yè)的幾大作用，相信有使用電子檔案的企業(yè)，自然能明白其中的作用及好處。但是，仍然有一些企業(yè)現(xiàn)還依賴傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件系統(tǒng)，雖然說“傳統(tǒng)”并不總是意味著“壞”，但是隨著社會的發(fā)展，企業(yè)還是應(yīng)該迎和這個新趨勢才好。
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