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電子檔案區(qū)別于紙質(zhì)檔案的特征
所謂檔案，指的是機(jī)關(guān)、組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的，作為歷史記錄保存起來(lái)以備查考的文字、圖像、聲音及其它各種方式和載體的文件。隨著信息時(shí)代的發(fā)展，檔案管理也逐步向信息化發(fā)展，就產(chǎn)生了電子檔案。以下是小編為大家整理電子檔案區(qū)別于紙質(zhì)檔案的特征相關(guān)內(nèi)容，文章希望大家喜歡！
一、可復(fù)制性。
對(duì)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案而言，檔案就是原件。而電子檔案則是對(duì)傳統(tǒng)檔案觀念的挑戰(zhàn)，其可不斷的復(fù)制性，是電子檔案區(qū)別于紙質(zhì)檔案最重要的特征之一。它可以從一個(gè)載體復(fù)制到另一載體，可以從這臺(tái)計(jì)算機(jī)傳輸?shù)搅硪慌_(tái)計(jì)算機(jī)。
二、操作方便。
形成檔案之前的電子文件，其增、刪、改等都很方便，而且改后不留任何痕跡，保證了檔案頁(yè)面的整潔。并且電子檔案具有高度的標(biāo)準(zhǔn)性，使之對(duì)電子檔案的檢索更加方便。
三、對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的依賴性。
電子檔案的生成是在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的支持下完成的，所以如果離開(kāi)了計(jì)算機(jī)，電子檔案既看不見(jiàn)也摸不著。
四、資源共享。
在計(jì)算機(jī)環(huán)境中，文件的形式特征發(fā)生了變化，電子文件可以通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行迅速、有效的組合，不需要像紙質(zhì)文件那樣對(duì)其進(jìn)行分類整理。通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，一份檔案可以同時(shí)在不同的地方被多人使用，突破了紙質(zhì)檔案在使用上的局限性，提高了檔案的使用價(jià)值。
五、方便快捷。
一份紙質(zhì)檔案只能在某時(shí)、某地讓能夠接觸到它的人閱讀，而電子檔案由于其處理環(huán)境是計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，因此可以不受這種限制。網(wǎng)絡(luò)上傳遞電子檔案的時(shí)間較紙質(zhì)檔案?jìng)鬟f的時(shí)間快速許多。
六、存儲(chǔ)空間。
無(wú)限增長(zhǎng)的紙質(zhì)文件與有限的存儲(chǔ)空間之間本身就是一對(duì)矛盾，而電子檔案占據(jù)的極少量空間能夠很好地解決這一矛盾。電子檔案幾乎無(wú)重量和體積可言，相比之下紙質(zhì)文件就顯得笨重了。
拓展資料：
一、電子檔案使用的主要途徑
電子檔案具有快捷、方便的特點(diǎn)，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，其查全率和查準(zhǔn)率是紙質(zhì)檔案無(wú)法可比的。然而，電子檔案的利用必須建立在相對(duì)應(yīng)的信息技術(shù)基礎(chǔ)之上，而且還需要發(fā)揮管理的軟功能才能充分展示其優(yōu)越性。當(dāng)前，關(guān)于電子檔案的利用，其途徑主要有三種：提供拷貝、通信傳輸和直接利用。
1.提供拷貝�？截愂请娮訖n案使用的第一途徑，目的是向使用者提供檔案的原始狀態(tài)，確保其使用過(guò)程中的權(quán)威性。作為檔案部門(mén)，當(dāng)向利用者提供載體拷貝時(shí)，應(yīng)將文件轉(zhuǎn)換成通用標(biāo)準(zhǔn)文檔存儲(chǔ)格式，由利用者自行解決恢復(fù)和顯示的軟硬件平臺(tái)。當(dāng)利用者不具備利用電子文件的軟硬件平臺(tái)時(shí)，也可向這些用戶提供打印件或縮微品。
2.通信傳輸。通信傳輸可以解決使用者無(wú)法到達(dá)檔案所在地的難題，而且可以節(jié)省時(shí)間和財(cái)力，是電子檔案在使用中的一個(gè)重要方式。所謂通信傳輸，即用網(wǎng)絡(luò)傳輸電子檔案，在不同的館際之間，可以實(shí)現(xiàn)檔案資源互相交流，以及向相對(duì)固定的查檔單位提供檔案資料，可以通過(guò)點(diǎn)對(duì)點(diǎn)轉(zhuǎn)換數(shù)字通信或互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)來(lái)實(shí)現(xiàn)。
3.直接利用。直接利用指的是利用檔案部門(mén)或另一檢索機(jī)構(gòu)的電腦，在檔案部門(mén)的網(wǎng)絡(luò)上直接查詢。直接利用的特點(diǎn)是可為利用者提供技術(shù)支持，也可使更多的讀者同時(shí)利用同一份電子檔案。這一方法的可能性，取決于檔案館網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中可供直接利用的信息資源的多少。
二、加強(qiáng)電子檔案管理的重要意義
電子檔案對(duì)于大部分的單位和部門(mén)來(lái)說(shuō)，還是一個(gè)新鮮事物，加強(qiáng)對(duì)電子檔案的管理意義重大。作為檔案管理工作者，做好電子檔案的管理，從理念上說(shuō)，要求我們必須完成由傳統(tǒng)的管理模式向現(xiàn)代化管理模式的轉(zhuǎn)變。下面，我們將就加強(qiáng)電子檔案管理的重要意義進(jìn)行分析。
1.加強(qiáng)電子檔案管理，有利于節(jié)省人力物力。在傳統(tǒng)檔案管理中，由于檔案工作的特殊性，特別是一些易破碎的檔案資料，一般需要大量的人財(cái)物力才能夠更好地保管，而且還不可避免地存在損壞的風(fēng)險(xiǎn)。然而，計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)的出現(xiàn)，不但為歸檔提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途徑，免除了立卷歸檔、檢索查找的困難，減輕了工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高了歸檔質(zhì)量和檢索速度，有利于節(jié)省大量的人力物力。檔案管理工作實(shí)現(xiàn)電子化以后，就可把按“卷”立卷歸檔，改為按“件”整理歸檔，大大提高了檔案管理的工作效率。
2.加強(qiáng)電子檔案管理，有利于提高服務(wù)質(zhì)量。檔案管理的目的是為使用者提高便捷高效的服務(wù)，加強(qiáng)電子檔案管理，資源信息實(shí)現(xiàn)電子化，有利于提高檔案管理的服務(wù)質(zhì)量。電子檔案的特點(diǎn)是實(shí)物資料的信息化，大量的原始檔案可以集中在計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)介質(zhì)中，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行傳播，這可以使得用戶在查閱時(shí)可以實(shí)現(xiàn)對(duì)海量信息的快速篩選。加強(qiáng)電子檔案的管理，為讀者提高高質(zhì)量的服務(wù)，要求我們必須拓寬知識(shí)面，努力學(xué)習(xí)新技術(shù)，增長(zhǎng)技能，提高駕馭現(xiàn)代化技術(shù)的能力，使檔案管理工作發(fā)揮出應(yīng)有的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。
3.加強(qiáng)電子檔案管理，有利于滿足多樣化需求。 隨著社會(huì)的進(jìn)步，越來(lái)越多的使用者對(duì)檔案的多樣性提出了要求，他們不但要看原始的文字資料，更要看原始的圖像、視頻等資料，而傳統(tǒng)的檔案模式已經(jīng)無(wú)法滿足這一需求。電子檔案因?yàn)閷?duì)信息保存的多樣性，逐漸成為了滿足使用者多樣化需求的主要解決方案。檔案利用需求的多樣性，與社會(huì)發(fā)展水平和人們生活的文明程度有著密切的聯(lián)系，隨著社會(huì)發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，檔案工作的服務(wù)對(duì)象和檔案利用需求都會(huì)發(fā)生變化，表現(xiàn)出一定的動(dòng)態(tài)性，加強(qiáng)電子檔案的管理，有利于滿足這一多樣化需求。
三、做好電子檔案管理和利用的主要措施
由于電子檔案提供利用方式的多樣化與所依賴技術(shù)的多樣化，導(dǎo)致利用工作的復(fù)雜性。因此，加強(qiáng)電子檔案的利用管理是十分重要的工作，需要多方面的密切配合，并從多個(gè)角度展開(kāi)工作。
1.建立檔案利用制度，整合各類檔案資源。 要建立檔案利用審批制度，相關(guān)人員需要查閱和利用檔案時(shí)，必須獲得檔案主管領(lǐng)導(dǎo)的審批，還要建立檔案利用管理制度，檔案收藏部門(mén)可利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來(lái)進(jìn)行檔案收集管理活動(dòng)，使檔案收集更為及時(shí)，保證電子檔案的及時(shí)更新，更好的滿足電子檔案利用者的需求，并做到電子檔案利用和紙質(zhì)檔案利用互補(bǔ)，整合檔案資源來(lái)創(chuàng)新檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)電子檔案需求利用質(zhì)的飛躍。
2.規(guī)范檔案利用方式，避免不可挽回?fù)p失。 電子檔案的利用不能夠無(wú)原則，應(yīng)該根據(jù)利用者的情況而定，并且依據(jù)電子檔案內(nèi)容的密級(jí)層次進(jìn)行有效管理。一般情況下，對(duì)內(nèi)容不是完全開(kāi)放的電子檔案，不宜用拷貝的方式提供使用，對(duì)這類文件瀏覽的過(guò)程必須在有效的監(jiān)控下進(jìn)行。采用網(wǎng)絡(luò)方式提供利用時(shí)，有密級(jí)的信息內(nèi)容應(yīng)進(jìn)行加密處理，并對(duì)所使用的“密鑰”進(jìn)行定期或不定期的更改，避免由于誤操作所帶來(lái)的不可挽回的損失。
3.建立“雙套制”模式，確保重要信息完整。 所謂“雙套制”，指的就是電子檔案和紙質(zhì)檔案同時(shí)提交保存歸檔�！半p套制”管理模式對(duì)檔案工作者提出了新的挑戰(zhàn)，要求檔案人員要緊跟時(shí)代步伐，掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，熟練運(yùn)用電腦及現(xiàn)代通訊技術(shù)，否則就無(wú)法介入文檔的形成和保管。另外，“雙套制”所面臨的問(wèn)題，主要是哪些檔案應(yīng)該實(shí)行“雙套制”，哪些不應(yīng)該實(shí)行“雙套制”。只有根據(jù)各個(gè)檔案的內(nèi)容特點(diǎn)采取相適宜的管理方法，有選擇性地實(shí)行“雙套制”管理，才不會(huì)造成人、財(cái)、物力的浪費(fèi)，并且實(shí)現(xiàn)對(duì)重要信息的完整保存。
4.加強(qiáng)工作人員管理，提高檔案保護(hù)意識(shí)。電子檔案由于提供利用方式的多樣化與所依賴技術(shù)的多重化，導(dǎo)致了利用工作的復(fù)雜化。因此，必須加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員的管理，從思想上認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，從技術(shù)上確保檔案管理工作的安全性，達(dá)到既能使電子檔案信息最大限度的被利用，又能使這些資源得到可靠、安全、有效的保護(hù)�？傊�，必須提高電子文件的制作者和管理人員的責(zé)任心，使他們養(yǎng)成忠于職守、認(rèn)真負(fù)責(zé)、精益求精的工作態(tài)度，這是保證電子文件原始性、真實(shí)性的根本措施。
現(xiàn)代社會(huì)正在跨入“信息時(shí)代”，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛利用會(huì)產(chǎn)生越來(lái)越多的電子檔案。電子檔案的歸檔、保管與利用，是一項(xiàng)極其重要而復(fù)雜的工作。為了適應(yīng)電子檔案工作需要和檔案事業(yè)發(fā)展，電子檔案的管理與利用著眼點(diǎn)要高，立足點(diǎn)要實(shí)，要符合本單位的客觀實(shí)際，順應(yīng)其規(guī)律，加強(qiáng)科學(xué)管理，確保電子檔案能夠安全可靠地處于可準(zhǔn)確提供利用的狀態(tài)，使其在社會(huì)生活中發(fā)揮更大的作用。
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