合同檔案如何歸檔

　　現(xiàn)今社會公眾的法律意識不斷增強(qiáng)，我們用到合同的地方越來越多，它也是實現(xiàn)專業(yè)化合作的紐帶。知道嗎，寫合同可是有方法的哦，以下是小編精心整理的合同檔案如何歸檔，歡迎大家分享。

　　一、合同、協(xié)議檔案是一個單位全部檔案的重要組成部分。

　　它是企事業(yè)單位對外進(jìn)行經(jīng)營活動、對內(nèi)進(jìn)行人事管理的有效憑證，在維護(hù)企事業(yè)單位合法權(quán)益方面發(fā)揮著不可替代的重要作用。

　�。ㄒ唬┖贤瑓f(xié)議檔案反映了企事業(yè)單位對外經(jīng)營活動的情況，是處理經(jīng)濟(jì)糾紛、切實維護(hù)自身合法權(quán)益的有效憑證。合同、協(xié)議檔案在我校的經(jīng)營管理工作中發(fā)揮了重要作用，例如：2001年學(xué)校對外承包食堂，在承包期未滿時，承包方就以利潤微薄等理由要求退出，我校根據(jù)承包協(xié)議合法的沒收了承包方交納的押金，保證了校方的利益。又如：2003年我校建設(shè)教學(xué)樓，8月份與某工程隊簽訂了《建筑施工合同》，合同中雙方商定了鋼材的價格，到了年底全國鋼材價格猛漲，工程隊向我校提出要給予鋼材價格補(bǔ)貼的要求，并以停工相威脅；我校根據(jù)合同據(jù)理力爭，最終工程隊只好按照合同的規(guī)定繼續(xù)施工并如期完成了教學(xué)樓建設(shè)。

　�。ǘ�）合同、協(xié)議檔案也是處理人事問題的依據(jù)。反映企事業(yè)單位與員工聘用情況的合同、協(xié)議檔案是人事檔案的重要組成部分，是單位與被聘用者之間對考核標(biāo)準(zhǔn)、聘用時間、聘用待遇的事先約定，具有法律效力。前些年企事業(yè)單位內(nèi)部往往是正式員工、招聘人員、內(nèi)退人員、停薪留職人員、待崗人員、臨時工等多種身份的人員并存，現(xiàn)在我國加大了企事業(yè)單位人事制度改革，各單位在處理停薪留職、待崗、內(nèi)退人員的問題時，就必須以合同、協(xié)議檔案作為參考依據(jù)；在實施全員聘任工作時，就更要注重做好合同、協(xié)議的歸檔工作。

　　二、影響合同、協(xié)議歸檔的主要因素

　　（一）從業(yè)人員法律意識淡保1999年我國制定并頒布了全國統(tǒng)一的《合同法》，合同、協(xié)議成為了具有法律效力的有效憑證�？墒怯行┞毠げ粚W(xué)法、不懂法、更不會用法，不懂得在市場經(jīng)濟(jì)下合同所具有的法律效力，不了解市場與合同的必然聯(lián)系和相互依存的關(guān)系，只顧到市場承攬業(yè)務(wù)，卻不去簽訂合同或草簽合同或簽了合同也不及時歸檔，結(jié)果遇到糾紛就沒有協(xié)商與調(diào)解的依據(jù)，或者依據(jù)不足，只好“啞巴吃黃連，有苦說不出”。

　　（二）從業(yè)人員對歸檔合同和合同管理相互依存的關(guān)系缺乏認(rèn)識。合同管理是合同洽談、草擬、簽訂、履行、變更、中止、終止以或解除全過程的管理。合同產(chǎn)生在合同管理的前期階段，在開始履行合同后，從業(yè)人員往往以為合同、協(xié)議的作用就到此為止了，忽視了合同、協(xié)議的歸檔工作；可是合同管理的問題大多數(shù)產(chǎn)生在中期和后期履行階段，如果在履行階段出現(xiàn)質(zhì)量問題、經(jīng)濟(jì)糾紛，企業(yè)就無法利用歸檔合同來維護(hù)自身的合法權(quán)益。

　�。ㄈ�）企事業(yè)單位合同歸檔管理制度不夠完善，部分合同、協(xié)議仍處于分散狀態(tài)。隨著市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和人事制度改革的推進(jìn)，各企事業(yè)單位產(chǎn)生的合同、協(xié)議越來越多，在人們的法律意識、檔案意識還不夠穩(wěn)固的現(xiàn)狀下，缺乏對合同歸檔程序的明確規(guī)定，個別職能部門為了工作方便，簽訂的合同往往不顧及單位存檔需要，將合同自行保管，造成分散管理。

　�。ㄋ模┖贤瑲w檔管理的信息化程度不高。很多單位簽訂的是紙質(zhì)合同，合同歸檔后仍然以傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案形式存在，沒有按照現(xiàn)代化管理理念、應(yīng)用先進(jìn)的合同歸檔管理軟件把合同以電子文件的形式歸檔管理。

　　檔案合同管理崗位職責(zé)

　　工作職責(zé)：

　　1、負(fù)責(zé)公司人力資源、行政事務(wù)、企業(yè)文化、團(tuán)隊建設(shè)、管理體系等管理工作，保證公司內(nèi)部管理工作順利進(jìn)行；

　　2、根據(jù)公司發(fā)展目標(biāo)，制定部門工作計劃，定期總結(jié)；

　　3、推行并完善公司的績效考核工作，統(tǒng)計核算員工工資，準(zhǔn)時購買員工社保，及時發(fā)放員工福利；

　　4、合理制定公司招聘計劃，管理人才招聘渠道，做好人員招聘及人才儲備工作；

　　5、隨著公司發(fā)展，不斷編制、更新、修正管理制度，并督促制度的落實執(zhí)行；

　　6、定期組織公司培訓(xùn)及員工活動，及時了解員工思想動態(tài)，提供員工的歸屬感和凝聚力，調(diào)動員工工作積極性；

　　7、負(fù)責(zé)行政人事檔案合同管理工作及領(lǐng)導(dǎo)安排的其他事務(wù)。

　　職位要求：

　　1、人力資源、行政管理、工商管理等相關(guān)專業(yè)大專以上學(xué)歷；

　　2、三年以上相關(guān)工作經(jīng)驗；

　　3、熟悉人力資源6大模塊，熟悉國家各項勞動人事法規(guī)政策，熟悉相關(guān)的實際操作運(yùn)用；

　　4、具備解決突發(fā)事件的能力和較強(qiáng)的分析解決問題能力，熟悉辦理社會保險、招聘、培訓(xùn)、績效考核與績效管理等工作；

　　5、具有較強(qiáng)的計劃、組織、執(zhí)行、溝通協(xié)調(diào)能力和人際關(guān)系交往能力，對企業(yè)規(guī)范化運(yùn)作具備一定的見解；

　　6、具有良好的職業(yè)道德，踏實穩(wěn)重，責(zé)任心強(qiáng)，有較強(qiáng)的溝通、協(xié)調(diào)能力，具備較強(qiáng)的書面和口頭表達(dá)能力。

　　合同檔案管理制度

　　為進(jìn)一步加強(qiáng)檔案資料管理工作，提高檔案資料管理水平，逐步實現(xiàn)公司檔案資料管理工作的規(guī)范化、制度化，特制定本制度。

　　一、本制度所指的檔案資料是公司在業(yè)務(wù)經(jīng)營中形成的以工程項目為中心的資料總和，其構(gòu)成包括招標(biāo)文件(含招標(biāo)答疑、工程量清單)、投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書、合同文本、工程聯(lián)系單、工程簽證單、工程月進(jìn)度申報表、工程材料認(rèn)質(zhì)認(rèn)價單、消防驗收意見書、竣工資料等。

　　二、檔案資料管理原則

　　1、檔案資料實行專人專管，以確保檔案的完整、完全和有效利用。 ①招標(biāo)文件(含招標(biāo)答疑、工程量清單)、中標(biāo)通知書、合同文本(正、副本)、消防驗收意見書、物業(yè)設(shè)備移交清單等原件歸材料部肖瑜管理; ②投標(biāo)文件、工程聯(lián)系單、工程簽證單、工程月進(jìn)度申報表、工程材料認(rèn)質(zhì)認(rèn)價單、竣工資料原件等歸成本部張艷芝管理，招標(biāo)文件(含招標(biāo)答疑、工程量清單)、中標(biāo)通知書、合同文本(正、副本)等影印件留存?zhèn)洳椤?/p>

　　2、原則上所有原件只作存檔，不予外借;

　　3、專管員負(fù)責(zé)統(tǒng)籌整理、保管公司檔案資料，同時履行本職的責(zé)任和義務(wù)。

　　4、各項目部應(yīng)及時移交檔案資料，并以影印件的形式保存。

　　三、檔案資料的移交

　　1、工程項目在中標(biāo)后其招標(biāo)文件(含招標(biāo)答疑、工程量清單)由技術(shù)部負(fù)責(zé)整理一份完整的原件，并移交材料部肖瑜歸檔，成本部留存影印件備查;投標(biāo)文件由成本部存檔備查。

　　2、工程項目在正式下發(fā)中標(biāo)通知書、簽署合同資料及文件后，由項目部或相關(guān)經(jīng)手人將其所有原件移交材料部肖瑜存檔;項目部及成本部分別留存影印件備查。

　　3、工程項目過程資料，如工程聯(lián)系單、工程簽證單、工程月進(jìn)度申報表、工程材料認(rèn)質(zhì)認(rèn)價單等原件交由成本部張艷芝歸檔，項目部留存影印件備查。

　　4、竣工報告、消防驗收意見書、物業(yè)設(shè)備移交清單及完整的竣工資料由項目部將原件交由材料部肖瑜存檔;項目部留存影印件備查。

　　5、檔案資料移交時，必須注明文件名稱和概要，移交雙方簽字確認(rèn)后方為完成交接手續(xù)。

　　6、移交的檔案資料由專管員整理保存，必須注明資料類型并保證齊全、完整，必須層次分明，符合其形成規(guī)律。

　　四、檔案資料的管理辦法

　　1、檔案管理人員要加強(qiáng)對檔案資料的整理工作，并進(jìn)行分類匯總，編制統(tǒng)計清單，以電子檔形式備案方便查閱，以有效地開展合同文檔的查詢、利用工作。

　　2、項目部或個人檔案資料查詢可在項目部查閱影印件;確因工作需要須借出資料原件查閱，須經(jīng)公司部門主管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可在合同管理員處辦理相關(guān)借閱手續(xù)，檔案資料原件無特殊情況不得外借。

　　3、檔案資料的保存條件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以確保合同文檔的安全。

　　4、保存的檔案資料每季度清理核對一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時處理，并追究相關(guān)人員責(zé)任。

　　5、借閱人不得涂改、偽造、撕毀檔案資料，違者視情節(jié)予以處罰。

　　6、檔案資料柜鑰匙供2份，管理員1份，另一份由成本部楊鮮峰留存，以備不時之需。其他人不得擅自挪用檔案柜鑰匙，更不能私自復(fù)制。

　　7、合同文檔的密級為機(jī)密，任何人不得擅自將合同對外公開，違者視情節(jié)予以處罰。

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