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紙質(zhì)檔案管理的原則
按件整理歸檔文件雖然存在手工管理時(shí)檢索和清點(diǎn)較為困難等弊端，但在信息化管理日漸普及的當(dāng)下，以件為單位進(jìn)行整理的方法符合“簡(jiǎn)化整理，深化檢索”的原則，降低了檔案工作人員掌握和操作的難度，以下小編為大家整理了紙質(zhì)檔案管理的原則的詳細(xì)內(nèi)容，希望對(duì)大家有所幫助！
1、歸檔檔案遵循文件形成的規(guī)律，保持文件之間的聯(lián)系。
文檔、檔案、電子文件伴隨著機(jī)關(guān)、團(tuán)體和社會(huì)組織的職能活動(dòng)產(chǎn)生，有其自身的形成規(guī)律和特點(diǎn)�！饵h政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》《黨政機(jī)關(guān)公文格式》為機(jī)關(guān)公文辦理提供了統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。遵循檔案形成規(guī)律，對(duì)歸檔整理，能夠大限度減少個(gè)人對(duì)文件材料的人工干預(yù)，提升文件整理質(zhì)量。檔案在產(chǎn)生和處理過(guò)程中，在來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等方面形成的內(nèi)在關(guān)聯(lián)性，這種關(guān)聯(lián)性既記錄了文件之間及文件組件之間的互相關(guān)系，也為檔案記錄的完整性和有序性提供了保障。利用好這些聯(lián)系，既能更好地反映機(jī)關(guān)主要工作活動(dòng)，也便于日后的檢索和利用。
2、檔案整理做好價(jià)值區(qū)分，便于保管和利用。
文檔、檔案的價(jià)值是由它的內(nèi)容及其對(duì)組織單位工作的作用決定。就一個(gè)機(jī)關(guān)文件的價(jià)值而言，不是所有辦理完畢的文件材料都需要整理歸檔，也不是所有歸檔文件都要永久保存。從分類(lèi)開(kāi)始，就將不同保管期限的文件區(qū)分開(kāi)來(lái)，針對(duì)性地開(kāi)展，也為后續(xù)工作打下基礎(chǔ)。便于保管、方便利用是歸檔文件整理工作的重要目標(biāo)。
3、文檔、檔案一體化管理機(jī)制
文檔一體化管理機(jī)制，是一項(xiàng)比較新的檔案歸檔整理原則。在信息化條件下，歸檔文件整理必須統(tǒng)籌考慮傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件和電子文件的整理要求，避免因二者整理的基本原則、基本方法不同而帶來(lái)諸多問(wèn)題。解決這一問(wèn)題的基本思路就是實(shí)現(xiàn)信息化條件下的文檔一體化管理，即將公文處理與檔案管理相結(jié)合，充分利用文書(shū)處理過(guò)程中形成的數(shù)據(jù)信息和工作成果。因而，合理規(guī)劃歸檔文件整理流程，盡量以文書(shū)處理環(huán)節(jié)生成的項(xiàng)目來(lái)組織檢索條目，使歸檔工作更加貼近文書(shū)、業(yè)務(wù)人員的工作實(shí)際就顯得尤為重要。
4、保證紙質(zhì)、電子文件協(xié)調(diào)統(tǒng)一
在紙質(zhì)文件與電子文件并行的情況下，保證二者的協(xié)調(diào)統(tǒng)一是目前進(jìn)行歸檔文件整理必須面對(duì)的問(wèn)題。要實(shí)現(xiàn)二者的協(xié)調(diào)統(tǒng)一，首先要統(tǒng)籌規(guī)劃公文處理和檔案管理工作，在公文處理環(huán)節(jié)前置檔案管理的部分要求，在檔案管理環(huán)節(jié)繼續(xù)采用文書(shū)處理階段產(chǎn)生的相關(guān)信息，使二者成為一個(gè)有機(jī)整體；其次要結(jié)合本單位情況，確定是以紙質(zhì)文件還是以電子文件整理為主，再依次確定整理的策略和方法，保證二者整理的協(xié)調(diào)一致。
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