人事檔案怎么歸檔

　　人事檔案收存員工的履歷、自傳、鑒定(考評)、政治歷史、入黨入團、獎勵、處分、任免、工資等方面的有關(guān)文件材料，因此，它能記錄員工個人成長、思想發(fā)展的歷史，能展現(xiàn)員工家庭情況、專業(yè)情況、個人自然情況等各個方面的內(nèi)容，那么人事檔案怎么歸檔?以下小編為大家整理了人事檔案怎么歸檔的相關(guān)內(nèi)容，希望對大家有所幫助！

　　人事檔案怎么歸檔

　　1、員工基本信息登記

　　通常包括但不限于：姓名、性別、部門、職位、崗位、出生年月、年齡、民族、籍貫、政治面貌、身份證號碼、學(xué)歷、專業(yè)、學(xué)位、家庭住址、聯(lián)系電話、緊急聯(lián)系人姓名地址單位聯(lián)系電話、入職時間、項目經(jīng)歷、家庭情況，某些情況下可能會包括五險一金購買情況、勞動合同起始時間、勞動合同終止時間、工作年限等等，根據(jù)不同企業(yè)的崗位特征與行業(yè)特征還會不同內(nèi)容的選擇;

　　這樣的表格基本上會在員工剛進入一家企業(yè)的時候進行登記，有一部分為員工個人填寫(例如：入職員工基本信息表、入職登記表等)，還有一些可能需要HR進行填補并一一登記至電子版《員工花名冊》，包括勞動合同的情況。

　　此類信息電子掃描檔與原件均需要有，以防止原件丟失、破損、被盜竊、被毀損等情況出現(xiàn);需注意，員工本人簽字確認提供的信息屬實(如不屬實，公司可解除勞動合同)。

　　2、員工入職相關(guān)審批文件

　　包括但不限于：入職審批表、薪酬確認函、試用期崗位職責(zé)與目標(biāo)計劃等;入職面試測評量表、面試評價表、新員工提供的以前工作成果文檔(如需要)等;

　　3、員工各類證件

　　包括但不限于：身份證、畢業(yè)證、學(xué)位證、資格證、駕駛證、各種專業(yè)證書、比賽獲獎證書等等;

　　這一類檔案很多傳統(tǒng)企業(yè)會用復(fù)印件，不建議僅保留復(fù)印件，因為防止有修改爭議，當(dāng)然更重要的是可能會被毀損，盡量用掃描件或者拍照等再保留一份。

　　4、員工各類在職資料

　　包括但不限于：入職體檢合格表、上家企業(yè)離職證明、擔(dān)保人相關(guān)資料、勞動合同書及附件、不購買住房公積金申明、試用(實習(xí))工作總結(jié)、試用期業(yè)績完成情況、引導(dǎo)人及部門的轉(zhuǎn)正評估意見、轉(zhuǎn)正后薪酬福利確認函(開始入職沒有簽署)、轉(zhuǎn)正申請、每年度工作總結(jié)等;

　　此類檔案建議最好保留原件與掃描件各一份，均在HR部門，電子檔主要是查閱與調(diào)取方便;需注意，所有的此類文件均要有員工本人簽字;

　　5、員工參加重要會議、培訓(xùn)的各類統(tǒng)計與履歷表

　　通常包括但不限于：入職培訓(xùn)、制度類會議簽到表、新員工培訓(xùn)計劃書、任何一種形式的在職培訓(xùn)簽到記錄表、每一次培訓(xùn)心得、培訓(xùn)考試成績，無論內(nèi)外訓(xùn)都要有員工簽字確認的履歷表，崗位職責(zé)及要求(入職、調(diào)整)、崗位激勵機制(薪酬、考核、晉升、淘汰、獎懲、能力評估等);通常此類表格建議部門與HR部門各執(zhí)一份，HR部門為原件與電子檔，用人部門可以用復(fù)印件與電子檔;需注意，所有的此類文件均要有員工本人簽字;

　　6、員工在企業(yè)里的崗位異動記錄

　　包括但不限于：轉(zhuǎn)正、調(diào)崗、晉升、降級等通知、公告、人事任務(wù)命書、解除勞動合同證明文件等;電子檔與紙檔各執(zhí)一份。

　　7、員工調(diào)薪、獎懲記錄

　　所有調(diào)薪以及獎懲需要有記錄，均要有員工確認，無論線上OA流程備案抑或紙檔流程，如果是紙檔，須再保存一份電子檔，此類檔案很關(guān)鍵。

　　8、勞動合同及保密協(xié)議等相關(guān)文件

　　【拓展】存檔方式

　　國家對于畢業(yè)后尚未就業(yè)的大學(xué)生的檔案，一般采取三種管理辦法：

　　一、是把檔案轉(zhuǎn)至生源地，由所在地級市的人社局下屬人才交流中心接收，并由個人去辦理托管手續(xù)。這種方式比較適合準(zhǔn)備在生源地范圍內(nèi)就業(yè)的畢業(yè)生和暫時不想就業(yè)的畢業(yè)生，優(yōu)點是在生源地就業(yè)后辦理手續(xù)簡單方便，而缺點是兩年內(nèi)如離開生源地就業(yè)，需重新辦理改派手續(xù)。

　　二、是把檔案留在學(xué)校，待落實工作單位后，將戶籍和檔案遷至工作單位所在地，申請檔案留校超過兩年仍未落實工作的，學(xué)校將其檔案和戶口遷回生源地，學(xué)校不再為其發(fā)放就業(yè)報到證。

　　這種方式適合有就業(yè)愿望但尚未就業(yè)的畢業(yè)生，優(yōu)點是學(xué)校誠信度較高，代為保管戶口關(guān)系和檔案不收取額外費用，其缺點是畢業(yè)生檔案留校只是延長了擇業(yè)期，與學(xué)校沒有人事隸屬關(guān)系，涉及人事關(guān)系的證明都不能出具。

　　三、是把檔案轉(zhuǎn)至就業(yè)代理或人才交流中心。這種方式比較適合準(zhǔn)備考研、創(chuàng)業(yè)、靈活就業(yè)的畢業(yè)生，優(yōu)點是易于畢業(yè)生解決一些實際問題，缺點是如果畢業(yè)生與指導(dǎo)中心交流相對少，則容易造成信息不暢。

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