博士論文答辯會(huì)秘書(shū)工作流程
博士學(xué)位論文答辯是申請(qǐng)和授予博士學(xué)位的重要程序，這時(shí)就需要答辯秘書(shū)的職位了，那么這個(gè)工作的大致流程是怎樣的呢?
博士論文答辯秘書(shū)工作流程
工作目標(biāo)：協(xié)助答辯人準(zhǔn)備答辯工作，終極任務(wù)是整理、匯總A、B兩檔的所有材料(見(jiàn)附表)。
工作流程：大致分為兩步——
一. 送審階段：準(zhǔn)備好所有的送審材料，送交研究生院審批。
二. 答辯階段：取回審批材料，準(zhǔn)備答辯材料，領(lǐng)取聘書(shū)和勞務(wù)費(fèi)，完善所有材料后送交系教務(wù)處。
下分而述之。
一.送審階段
1.得知當(dāng)選答辯秘書(shū)之后，應(yīng)立刻去系教務(wù)處，請(qǐng)教務(wù)老師在教務(wù)系統(tǒng)中將自己和答辯人關(guān)聯(lián)。領(lǐng)取材料。(附表中 來(lái)源 為 教務(wù)處 的材料)
2.進(jìn)入教務(wù)管理系統(tǒng)(***)，用答辯人提供的學(xué)號(hào)和論文編號(hào)，將秘書(shū)身份與博士生綁定。教務(wù)系統(tǒng)中的工作包括：
2.1.如此時(shí)所有的“博士學(xué)位論文評(píng)閱書(shū)”已到(從教務(wù)處取回)，則在系統(tǒng)內(nèi)錄入論文打分，生成“論文學(xué)術(shù)評(píng)閱匯總和答辯委員會(huì)組成審批表”。此時(shí)可將所有評(píng)閱書(shū)復(fù)印一份，交由答辯人修改論文。但注意評(píng)閱人的信息是保密，不要泄露。
2.2.如答辯時(shí)間和地點(diǎn)已確定，則在系統(tǒng)內(nèi)錄入相關(guān)信息。
2.3.如導(dǎo)師已填寫(xiě)好評(píng)語(yǔ)，則在系統(tǒng)內(nèi)打印并保存“指導(dǎo)教師對(duì)博士學(xué)位論文的評(píng)語(yǔ)”，找導(dǎo)師簽字。
2.4 打印A、B封面，“學(xué)位論文答辯表決票(粘貼頁(yè))”。
3. 聯(lián)系答辯人，索取相關(guān)材料(附表中 來(lái)源 為 答辯人 的材料)。
注意：所有答辯人提供的材料都需要有答辯人的簽字。
4. 2、3兩步的工作不分先后，為爭(zhēng)取時(shí)間，在條件滿足的情況下可同時(shí)進(jìn)行。如2、3兩步的工作都已完成，則將所有A、B檔的材料及博士論文送交研究生院審核。
注意：a. 核對(duì)附表中所有需要簽字的表格，確保導(dǎo)師和答辯人都已簽字。
b. A檔和博士論文中都需要已簽字的原創(chuàng)性聲明，由于答辯人之后還需要提交帶有原創(chuàng)性聲明的.博士論文，因此，此時(shí)應(yīng)至少做三份簽字的原創(chuàng)性聲明：A檔、博士論文、預(yù)留一份備用。
二.答辯階段
1. 如送交研究生院的材料通過(guò)審核，則會(huì)收到通知(一般是電子郵件，也可在教務(wù)管理系統(tǒng)中查到)。將材料取回，其中加入了表決票和校外答辯老師的聘書(shū)。
2. 從財(cái)政部網(wǎng)站上下載“薪酬發(fā)放表”和“勞務(wù)發(fā)放表”，將參加答辯和評(píng)閱的老師信息和實(shí)發(fā)金額分別填入。“薪酬發(fā)放表”針對(duì)校內(nèi)老師，標(biāo)準(zhǔn)是評(píng)閱300元/篇，答辯200元�！皠趧�(wù)發(fā)放表”標(biāo)準(zhǔn)是答辯、評(píng)閱均300元/篇。(只適用2013年，之后可能有變)將兩表格電子版發(fā)送到教務(wù)老師郵箱。
3. 答辯前一天，從系教務(wù)處領(lǐng)取勞務(wù)費(fèi)和勞務(wù)費(fèi)領(lǐng)取表。購(gòu)買幾個(gè)信封，將校外答辯老師的勞務(wù)費(fèi)分別裝好，答辯當(dāng)天，連同聘書(shū)一起交給老師，并請(qǐng)老師在勞務(wù)費(fèi)領(lǐng)取表上簽字。
4. 答辯前，應(yīng)根據(jù)“博士學(xué)位論文評(píng)閱書(shū)”擬一份《“答辯委員會(huì)決議書(shū)”草稿》(最好有電子版，再打印一份供老師們修改)。
5. 答辯當(dāng)天，認(rèn)真記錄答辯人的陳述如何回答老師們的提問(wèn)。將《草稿》交由老師們修改、潤(rùn)飾。
答辯當(dāng)天最緊迫的工作便是完成“答辯委員會(huì)決議書(shū)”，由于宣布完答辯決議，答辯會(huì)便散會(huì)了，所以要利用僅有的時(shí)間生成表格，請(qǐng)與會(huì)的各位老師簽字。這里有三種方法可以參考：
a. 如果會(huì)場(chǎng)方便上網(wǎng)，則將答辯決議迅速錄入教務(wù)管理系統(tǒng)，系統(tǒng)自動(dòng)生成PDF的“答辯委員會(huì)決議書(shū)”，直接保存打印即可。
b. 在答辯之前，在教務(wù)管理系統(tǒng)中生成空白的“答辯委員會(huì)決議書(shū)”word文檔，將答辯決議填入word表格之中，保存打印。
a方案和b方案都需要手邊有電腦操作。如果沒(méi)有電腦，可選擇c方案：
c. 在教務(wù)管理系統(tǒng)中生成空白的“答辯委員會(huì)決議書(shū)”word文檔，打印出來(lái)帶入會(huì)場(chǎng)。決議后，直接請(qǐng)導(dǎo)師簽字。之后再將決議結(jié)果用“套打”的方式，打印到已簽好字的表格中。
6. 散會(huì)后，將答辯記錄整理好，錄入教務(wù)管理系統(tǒng)(如前步采用b, c方式，則還需將答辯決議錄入系統(tǒng))，生成PDF文檔打印。
7. 將“答辯委員會(huì)決議書(shū)”和“答辯記錄”放入A、B檔，連同“勞務(wù)費(fèi)領(lǐng)取表”一起呈交教務(wù)處。
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