淺談血站業(yè)務檔案的收集和整理
血站業(yè)務檔案指血站在采供血過程中(血液采集、檢驗、成分分離、儲存、發(fā)放、運輸)中形成的檔案資料。它真實的反應血液采供血工作的全過程，是血站開展各項業(yè)務工作及領導決策的歷史依據(jù)和重要基礎，是維護獻血者及受血者和采供血機構、醫(yī)療機構公正的重要依據(jù)。是無償獻血工作持續(xù)、穩(wěn)定、健康發(fā)展和保障血源供給血液質(zhì)量和血液安全的重要保障。隨著《獻血法》的深入實施償獻血工作的不斷深入開展和醫(yī)學科學的不斷發(fā)展，國家對采供血機構的管理越來越規(guī)范，如何對血站業(yè)務檔案進行有效地收集和管理，使其充分發(fā)揮利用價值，已成為血站檔案管理中不容忽視的問題。下面筆者就如何做好血站業(yè)務檔案收集和管理工作談幾點看法。
一、業(yè)務檔案的重要性
1.每個獻血者體檢和血液在血站經(jīng)過的每一個環(huán)節(jié)在到用血者身上，都形成了原始記錄，將其真實、準確、完整地納入檔案。在醫(yī)療糾紛中，作為證據(jù)，應具有真實性、原始性、唯一性和不可更改性，而完整的業(yè)務檔案管理系統(tǒng)就是獻血者、血液檢測和血液質(zhì)量情況的真實依據(jù)。
業(yè)務檔案，在采供血操作過程中產(chǎn)生的業(yè)務工作的真實原始記錄，反映獻血者的個人情況及其所獻血液的全部信息，可從來源追溯到去向，又提供每袋血液的經(jīng)檢測證實為安全及保存、制備過程符合相關質(zhì)量要求的證明。查閱血液從采集到提供臨床使用過程的有關文件資料，可以確定血液的質(zhì)量是否適合使用，所以在涉及到采供血活動的醫(yī)療糾紛中，血站的業(yè)務工作記錄就是證實自己嚴格依法執(zhí)業(yè)，在采供血業(yè)務工作中無過錯的重要證據(jù)。因此，血站業(yè)務檔案作為證據(jù)的嚴肅性和重要性毋庸置疑。
2.后備獻血員隊伍的建立檔案，在有突發(fā)事件的發(fā)生，有血荒或急需稀有血型時，可在檔案中提供合格的獻血者，為患者了生命的快捷通道。
二、制度健全是血站檔案工作的根本
1.完善檔案制度和檢查標準血站制定了相應制度和規(guī)定，在各科指定檔案員并建立記錄書寫規(guī)范交接記錄，將記錄的管理納入工作業(yè)績和質(zhì)量的評價體系，保證記錄真實、及時、準確、完整。
2.各科室認真抓好檔案資料的收集、整理、歸檔等每一環(huán)節(jié)，由血站檔案部門按目錄逐一清點，既保證記錄質(zhì)量，又防止少交、漏交。在保證業(yè)務工作的同時，盡量縮短記錄形成到移交歸檔的時間，防止記錄在各部門分散保管的毀損丟失，保持記錄的'完整性。
三、加強血站業(yè)務檔案整理工作中的管理
1.為使血站的檔案管理進一步規(guī)范化、科學化，血站領導將業(yè)務檔案管理列入領導班子的議事日程，建立有效的血站檔案管理網(wǎng)絡，成立檔案管理領導小組，制定一系列管理制度和措施g強調(diào)業(yè)務檔案管理在采供血工作中的重要性，對各部門、各科室提出明確的要求。各業(yè)務科室有分管檔案工作負責人，具體負責所在科室的檔案收集、整理、編目、立卷、移交等工作。定期組織學習檔案管理工作的基本知識和要求，掌握業(yè)務檔案的收集、整理、歸檔的具體操作程序和步驟。形成人人重視，齊抓共管，保證了業(yè)務檔案的完整歸檔，安全管理，有效地提供利用。
2.血站檔案記錄量大面寬，種類比較繁多，制定指定檔案編號方便檔案的歸檔和管理，例如體采科獻血者體檢表B1一1-1，B1代表體采科檔案，一l代表獻血者體檢表，一1本年度第一份檔案g血庫檔案血液入庫清單B2-1-2，B2代表血庫檔案，一1代表血液入庫清單，-2代表本年度第二份檔案。檔案的檢索目錄、檔案的目錄表和各各科室的交接目錄單全部由相應的科室指定編號管理，使業(yè)務檔案各各科室的記錄簡單明方便了整理、儲存、檢索。
3.檔案的保存和護理，檔案室內(nèi)要定期的除濕，濕度在40-60(%rh)之間，溫度在14-24c度之間，在每個檔案柜中放入除蟲劑，并定期做到防塵、防火、防光、防盜等工作。
4.信息化管理也是做好業(yè)務檔案的重點，要提高檔案管理工作水平，充分發(fā)揮業(yè)務檔案在血站管理中的作用，必須借助血站計算機信息化、網(wǎng)絡化管理的優(yōu)勢，注重電子檔案的管理使用，使檔案信息能夠被更好的利用，以提高檔案信息化和自動化管理水平，為血站管理和采供血工作提供優(yōu)質(zhì)高效的服務。
做好血站原始檔案的收集、整理、存放是采供血工作鏈條的重要基礎，建立完善的檔案管理制度是是血站質(zhì)量管理的根本。
四、總結
血站業(yè)務檔案指血站在采供血過程中形成的一系列按規(guī)定需要歸檔的文件。它真實地記錄了血液質(zhì)量控制和質(zhì)量保證的全過程，是血站開展各項業(yè)務工作及領導決策的歷史依據(jù)和重要基礎，是維護獻血者及受血者和采供血機構、醫(yī)療機構公正的重要依據(jù)。隨著無償獻血工作的不斷深入開展，醫(yī)學科學的不斷發(fā)展和社會法制化進程的加快，國家對采供血機構的管理越來越規(guī)范，如何管理好檔案并充分應用檔案進一步推動無償獻血事業(yè)的發(fā)展，提高血液質(zhì)量，開展輸血科學研究和處理因輸血引起的醫(yī)療糾紛甚為重要。由于我國血站設立的時間相對醫(yī)療單位較短，目前采供血業(yè)務檔案管理還處在探索階段，本文就血站業(yè)務檔案的管理的重要性及措施作初步探討。
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