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論秘書的信息工作論文
在學(xué)習(xí)、工作中，大家最不陌生的就是論文了吧，論文是對某些學(xué)術(shù)問題進(jìn)行研究的手段。那要怎么寫好論文呢？以下是小編為大家收集的論秘書的信息工作論文，希望對大家有所幫助。
論秘書的信息工作論文 篇1
[摘 要]信息，自古以來都是各級領(lǐng)導(dǎo)決策和管理的重要條件和手段。當(dāng)前，已進(jìn)入信息爆炸的時代，互聯(lián)網(wǎng)深刻改變世界，人人都成為信息的接受者和傳遞者，信息已成為現(xiàn)代社會的寶貴資源之一。而現(xiàn)代社會的秘書工作將是知識和信息高度密集的領(lǐng)域，涉及到信息收集、鑒別、儲存、處理、輸出、反饋等多個環(huán)節(jié)。作為秘書，必須做到在信息工作領(lǐng)域內(nèi)運籌帷幄，為決策者提供有效服務(wù)，才能更好地做好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手。
[關(guān)鍵詞]信息;秘書;管理
1、信息工作在秘書工作中的地位
秘書的信息工作主要是指根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)與上級部門的要求了解情況、掌握動態(tài)，發(fā)現(xiàn)問題、加工處理、綜合分析，提供信息資料給領(lǐng)導(dǎo)參考。具體來說，表現(xiàn)在以下幾個方面。
1.1 是匯報工作、反映情況的重要途徑，也是輔助領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策的基本條件
信息是各級領(lǐng)導(dǎo)管理各項事務(wù)的依據(jù)，特別是在科學(xué)決策和管理的過程中，越來越依賴于信息的充分性、準(zhǔn)確性和及時性。秘書部門是單位的工作樞紐，這樣的性質(zhì)和定位決定了信息工作是秘書的核心工作內(nèi)容之一，可概括為收集信息、加工信息、輸出信息和反饋信息。具體來說，首先是收集過去和現(xiàn)在的信息，積累大量的重要素材，為迅速形成好的文稿奠定基礎(chǔ);其次，加工處理信息，提供準(zhǔn)確、完整、有參考價值的信息，為決策提供強有力的支撐。
1.2 信息工作的水平?jīng)Q定了秘書工作的水平
秘書工作的核心是做好領(lǐng)導(dǎo)同志的參謀助手。領(lǐng)導(dǎo)同志對信息有著強烈的需求和很高的要求，秘書要當(dāng)好參謀助手，信息工作就是其中最重要的一個方面。有價值的信息，可以讓領(lǐng)導(dǎo)省去很多時間、少走很多彎路，其意義不可估量。秘書信息工作做得如何，反映出為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的層次和質(zhì)量，反映出領(lǐng)導(dǎo)的信息敏感性，也反映出秘書工作的整體水平。是否能準(zhǔn)確及時的報送信息也就成為了衡量秘書工作的一個重要參考。
1.3 信息化發(fā)展對秘書信息工作提出了更高的要求
當(dāng)前，信息的豐富程度前所未有，傳播速度越來越快，作用也越來越大。秘書部門作為單位的信息中轉(zhuǎn)站，可以直接接觸到單位最重要的信息，一般來說還管理著文書、機要、檔案等多個方面的工作，能夠保證信息工作環(huán)環(huán)相扣，加快信息運轉(zhuǎn)速度。隨著信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，辦公自動化水平日益提高，許多重要的情況通報和上級指示精神的傳達(dá)，通過現(xiàn)代信息渠道可即時完成，使許多文件和會議得到精簡，從而大大提高了秘書部門的工作效率。因此，信息技術(shù)對開創(chuàng)秘書工作新局面起著強有力的推動作用，也對秘書信息工作水平提出了更高的要求。
2、秘書信息工作的思路和重點
2.1 深入研究信息工作規(guī)律
秘書信息工作不斷發(fā)展的動力，來自于領(lǐng)導(dǎo)的信息需求與信息供應(yīng)之間的矛盾。領(lǐng)導(dǎo)對信息的需求是復(fù)雜的、多方面的，但仍有很多共性;從事信息工作的秘書人員，也存在一定的工作規(guī)律。一是信息需求制約。領(lǐng)導(dǎo)對信息需求的重點不同、進(jìn)度不同、利用不同，決定了不是什么信息都可以報送。二是信息時限制約。領(lǐng)導(dǎo)對信息的需求都有時間上的要求，而信息一般都是體現(xiàn)某階段工作特點的，具有很強的時效性，一旦超過了時限制約，信息所起到的作用就大打折扣。三是隨著時代的發(fā)展，信息需求質(zhì)量提升，各方面的工作標(biāo)準(zhǔn)和領(lǐng)導(dǎo)決策水平不斷提高，要求信息工作水平不斷提高。四是把握隱性需求。領(lǐng)導(dǎo)不會把所有的信息需求都明確表達(dá)出來，這就要求秘書人員善于發(fā)現(xiàn)隱性需求，抓住對推動工作具有潛在價值的信息，使信息工作達(dá)到更高的水平。
2.2 始終圍繞中心工作進(jìn)行信息工作，加強信息工作的針對性和目的性
領(lǐng)導(dǎo)所關(guān)心的重要問題就是單位的中心工作，也是秘書信息工作的出發(fā)點和落腳點。秘書的信息工作要緊緊圍繞領(lǐng)導(dǎo)關(guān)心重視的問題，學(xué)會站在領(lǐng)導(dǎo)看問題的角度上，與領(lǐng)導(dǎo)“換位思考”，領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖。一是要多向領(lǐng)導(dǎo)請示匯報，確保信息工作與領(lǐng)導(dǎo)最關(guān)心的問題合拍;二是多研究收集反映領(lǐng)導(dǎo)思路的材料，捕捉領(lǐng)導(dǎo)意圖，力求信息工作想領(lǐng)導(dǎo)之所想，急領(lǐng)導(dǎo)所急;三是多參加各種會議，交流溝通情況，有針對性地收集重要的信息素材。
2.3 轉(zhuǎn)換信息上報角度
在信息工作中，應(yīng)以本單位的重大舉措、重點工作、重要思路、創(chuàng)造性做法、成績和經(jīng)驗為重點，但若一味強調(diào)本工作的重要性，而其又都是單位的正常工作信息，就難以引起上級領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注和重視。這就要求秘書人員要善于選擇有新意、有吸引力的角度，抓住領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注點和興奮點，與領(lǐng)導(dǎo)需求緊密結(jié)合。同時，也要認(rèn)真研究單位實際情況，將上級精神與實際情況相結(jié)合，發(fā)揮上級統(tǒng)籌指導(dǎo)的作用，增強本單位工作的活力，使信息工作生機勃勃，并得到上級領(lǐng)導(dǎo)的青睞。
3、加強秘書信息工作的具體措施
3.1 深刻理解信息工作重要意義，加強機制建設(shè)
秘書要充分意識到信息工作的重要意義，深刻了解信息工作在宣傳成績、反映問題、推動工作等方面的獨特作用，為信息工作創(chuàng)造良好的環(huán)境和條件。當(dāng)前社會信息量巨大，僅靠個人力量收集信息并加以分析是難以成功的。因此必須在單位內(nèi)部建立信息工作機制，建立信息工作的.載體和平臺，特別要健全信息員隊伍建設(shè)、信息考核評價機制等，改進(jìn)信息工作中的薄弱環(huán)節(jié)。
3.2 掌握足夠的信息能力和信息知識
秘書應(yīng)具備收集、分析、處理和運用信息的能力。第一，拓展信息渠道，善于通過各種方式獲取信息，達(dá)到及時、準(zhǔn)確、全面獲取信息的要求;第二，認(rèn)真篩選信息，在繁雜的各種信息中準(zhǔn)確地找到領(lǐng)導(dǎo)關(guān)心的信息，以便領(lǐng)導(dǎo)能夠謀劃全局、正確決策;第三，掌握信息處理能力，認(rèn)真分析獲得的信息，找出問題，提出解決措施，不僅僅簡單地傳遞信息，而是開展信息深加工。
而要具備這些能力，就必須有一定的信息知識做鋪墊。首先是信息文化知識，即具備基本的科學(xué)文化常識，正確的理解和應(yīng)用信息概念;其次是計算機和信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)常識，掌握基本的辦公自動化軟件、通訊軟件等工具軟件使用操作，才能迅速捕捉所需的信息;第三要具備一定的外語和法律法規(guī)知識，才能從多角度、多方面了解和接受新信息，確保獲得信息的廣度和深度。
3.3 創(chuàng)新信息工作思路和方法，提高信息工作質(zhì)量
當(dāng)今社會發(fā)展變化很快，信息過時、老化的周期大大縮短，秘書人員必須牢牢把握信息工作發(fā)展方向，不斷創(chuàng)新信息方法，在發(fā)現(xiàn)有新意的信息上下功夫。一是要在發(fā)展、變化中創(chuàng)新，創(chuàng)新是一個過程，只看到自己工作的小范圍是不夠的，除了這些看得到、摸得著的工作之外，還要關(guān)注超前性宏觀信息，并加以創(chuàng)新提煉;二是在學(xué)習(xí)借鑒中創(chuàng)新，不僅要把眼光落在本業(yè)務(wù)的信息中，還要向其他地方、行業(yè)學(xué)習(xí)，借鑒先進(jìn)經(jīng)驗，結(jié)合本單位實際融會貫通，在外地經(jīng)驗與本地實際結(jié)合的過程中，產(chǎn)生創(chuàng)新;三是提高信息工作質(zhì)量，信息工作要有高度，立足微觀，著眼宏觀，圍繞大局，反映中心工作，更要有深度，不僅是敘述現(xiàn)狀，更要分析問題、解決問題、提出對策，這樣的信息才是領(lǐng)導(dǎo)真正需要的。
3.4 加強信息保密意識
辦公自動化系統(tǒng)的大規(guī)模使用，提高了辦事效率，但同時也為信息泄露和被竊取提供了便利。秘書人員在獲取和使用信息的過程中，必須遵循法律和相關(guān)規(guī)定，加強道德修養(yǎng)建設(shè)和保密意識，自覺保護(hù)他人的知識產(chǎn)權(quán)和隱私權(quán)，防止信息泄密事件的發(fā)生，避免危害社會或侵犯他人的合法權(quán)益。
4、結(jié) 語
信息是現(xiàn)代社會的重要資源，信息工作也是各單位展示宣傳、獲取支持的主要平臺，其意義重大，任務(wù)艱巨。對秘書來說，掌握信息工作是基本素質(zhì)，信息工作的好壞是衡量秘書工作是否合格的重要標(biāo)準(zhǔn)。只有不斷提高秘書人員對信息的搜集、理解、分析、處理能力，使其掌握更多、更及時、更有價值的信息，才能為領(lǐng)導(dǎo)工作提供基礎(chǔ)和依據(jù)，才能在科學(xué)決策中掌握主動權(quán)，才能在未來的競爭中立于不敗之地。
論秘書的信息工作論文 篇2
摘 要：在信息化時代，高校院系秘書信息工作關(guān)系到整個學(xué)院信息化的建設(shè)。高校院系秘書要認(rèn)識到信息工作的重要性,不斷提高自身信息素養(yǎng),將信息技術(shù)運用到實際工作中,才能更好的為學(xué)院服務(wù)。
關(guān)鍵詞：院系秘書 信息工作 提高效率
隨著科技的不斷發(fā)展,社會的不斷進(jìn)步,信息化速度的加快，社會信息化程度越來越高,已經(jīng)滲透到社會生活各個領(lǐng)域,并發(fā)揮著重要的作用。這也推進(jìn)了高職教育信息化的建設(shè),促進(jìn)了“數(shù)字化校園”的發(fā)展。信息工作也成為新時期高校院系秘書的日常工作,為院系秘書工作提出了新的要求。
一、高校院系秘書信息工作的意義
高校院系秘書工作在學(xué)院的發(fā)展建設(shè)中起著重要的作用，它在宣傳貫徹學(xué)校工作精神、保證日常工作的正常運轉(zhuǎn)、各部門之間的協(xié)調(diào)合作、學(xué)院與師生的聯(lián)系等工作中都是不可或缺的。其工作任務(wù)繁重，頭緒眾多，這不但使院系秘書身心疲憊、工作效率低下，而且嚴(yán)重影響學(xué)院日常教學(xué)工作的正常運轉(zhuǎn)，有時候甚至?xí)䦟φ麄�學(xué)院的工作帶來不利影響。因此，將信息服務(wù)運用到日常管理工作中，不斷提高信息科學(xué)知識和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實現(xiàn)辦公自動化、現(xiàn)代化才能跟上時代的步伐,才能提高工作效率,更好的為院系服務(wù)。高效的、合理的、科學(xué)的信息工作是新時期高校院系秘書重要工作之一。
1、方便快捷、提高了工作效率
信息工作以其系統(tǒng)全面、快速便捷、高效準(zhǔn)確等優(yōu)勢，提高了院系秘書的工作效率,優(yōu)化了服務(wù)質(zhì)量,營造了和諧融洽的工作氛圍，有利于和諧校園工作的開展。信息服務(wù)可以更為合理利用現(xiàn)有人力資源，提高服務(wù)質(zhì)量。
2、減少重復(fù)、有利于資源共享
信息工作在高校秘書工作中起著橋梁和紐帶的作用,它能迅速將學(xué)校各種信息及時有效地傳達(dá)給教師和學(xué)生，也能將教師和學(xué)生的信息及時的匯總給學(xué)院相關(guān)的部門。利用網(wǎng)絡(luò)等手段可以減少信息文件的重復(fù),又可以使多個部門共享一個信息資源,提高信息資源的利用率。信息技術(shù)的應(yīng)用有力地推動了信息資源的共享,開辟了高校秘書工作現(xiàn)代化的新途徑。
3、及時準(zhǔn)確、實現(xiàn)科學(xué)化管理
信息工作是高校秘書協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)化管理的需要。在高校的改革發(fā)展建設(shè)中,對教學(xué)、科研、師資隊伍建設(shè)等制度的制定和相關(guān)資料的匯總,都離不開秘書的信息工作。管理的科學(xué)性和正確性依靠院系秘書們利用各種信息手段及時、準(zhǔn)確、全面地收集各類信息,并經(jīng)過分析、整理后提供給領(lǐng)導(dǎo),作為指導(dǎo)工作、進(jìn)行科學(xué)決策的依據(jù)。信息技術(shù)的提高加快了收集信息和加工信息的過程,提供了更加及時準(zhǔn)確的文件資料,是新時期高校院系秘書輔助領(lǐng)導(dǎo)決策的一項重要工作。
二、高校院系秘書信息工作面臨新的挑戰(zhàn)
高校信息工作不僅給秘書們帶來了方便與快捷的工作效率，同時院系秘書的信息工作也面臨著新的挑戰(zhàn)�，F(xiàn)今階段信息工作缺少系統(tǒng)化的管理,各職能部門也沒有完全達(dá)到資源共享,信息技術(shù)有待于繼續(xù)完善。網(wǎng)絡(luò)信息條件下,高校秘書的信息工作內(nèi)容、方式及服務(wù)手段都發(fā)生了變化,如果具備操作、利用與開發(fā)網(wǎng)絡(luò)信息的能力,不僅可以大大提高工作效率,而且可以獲得準(zhǔn)確、及時、全面的信息資料,更好地為二級院系服務(wù)。
三、如何做好高校院系秘書的信息工作
信息時代的到來,給高校院系秘書工作帶來了許多的發(fā)展空間,如何做好信息工作,具備與時俱進(jìn)的信息意識和素養(yǎng)，學(xué)會利用信息技術(shù)開展工作,以提高秘書工作的效率和質(zhì)量。
1、樹立信息觀念、強化信息意識
作為高校院系秘書要認(rèn)識到信息工作的重要性，才能保證信息的及時、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、全面,信息工作不是臨時性的、應(yīng)付性的工作,而是經(jīng)常性的、持續(xù)性的工作。只有這樣,才能有效地利用信息的價值,才能提供給領(lǐng)導(dǎo)作為決策的依據(jù)。積極地去了解、使用網(wǎng)絡(luò),可以大大提高工作效率,減少很多不必要的重復(fù)勞動。良好的信息觀念,就要尊重知識,崇尚科學(xué),終身學(xué)習(xí),善于接受新生事物。新時期高效院系秘書要增強信息意識,敏銳地感受到社會信息的變化,準(zhǔn)確捕捉學(xué)院及部門的信息資料。
2、學(xué)習(xí)信息知識、掌握信息能力
高校院系秘書除了充分利用各種內(nèi)部信息網(wǎng)絡(luò)以外,還應(yīng)掌握并建立自己的常規(guī)信息渠道,善于開發(fā)新的秘書工作信息資源,并及時、準(zhǔn)確、全面地獲取所需要的信息。秘書人員必須學(xué)會準(zhǔn)確無誤地理解、識別、判斷、篩選所遇到的信息，以達(dá)到去粗取精、去偽存真、為我所用的目的。學(xué)會利用計算機和網(wǎng)絡(luò)等信息手段準(zhǔn)確地概述、綜合、改造和表達(dá)所需要的信息，并掌握一定的計算機應(yīng)用技術(shù)，如數(shù)據(jù)庫、電子文檔、表格、幻燈片及網(wǎng)頁的處理制作能力,提高個人的信息素養(yǎng),更好地適應(yīng)教育管理信息化、現(xiàn)代化的'要求。
3、靈活運用、敢于創(chuàng)新
新時期社會發(fā)展加快,信息周期大大縮短,高校院系秘書必須具備敏銳的觀察力和創(chuàng)新精神,靈活運用信息知識。在獲取和處理信息的基礎(chǔ)之上,把自己的思想和見解融入其中,并通過恰當(dāng)?shù)那腊堰@些信息傳遞給他人,善于運用已掌握的信息解決日常管理工作中的實際問題,使信息發(fā)揮最大的效益。
4、信守職業(yè)道德、增強服務(wù)意識
隨著信息傳遞速度的越來越快,傳遞過程中不可避免地帶有一定的主觀偏見,院系秘書的信息工作中要遵守職業(yè)道德，做好信息的保密工作,準(zhǔn)確的傳達(dá)信息。維護(hù)好教師和學(xué)生的利益,不能在享受信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)帶來便利的同時,給院系和個人帶來不必要的麻煩。
總之,信息時代的快速發(fā)展決定了高校院系秘書信息服務(wù)的變化,關(guān)系到整個學(xué)院信息化的建設(shè)。高校院系秘書要認(rèn)識到信息工作的重要性,不斷提高自身信息素養(yǎng),才能更好的為學(xué)院服務(wù),才能在未來的發(fā)展中立于不敗之地。
參考文獻(xiàn)：
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論秘書的信息工作論文 篇3
摘要：教務(wù)秘書，是整個高職院校教務(wù)管理系統(tǒng)中的一個重要角色，在日常的教學(xué)管理中起著舉足輕重的作用。隨著高職院校信息化水平的不斷提高，教學(xué)管理的信息化、現(xiàn)代化是未來的發(fā)展趨勢。因此對教學(xué)秘書的工作提出了新的要求，本文主要討論信息化情況下的教務(wù)秘書的工作特點。
關(guān)鍵詞：教務(wù)秘書 信息化 特點
1 教務(wù)秘書在教學(xué)管理中的位置
設(shè)立高等院校的目的是為了社會培養(yǎng)適合并且是優(yōu)秀的人才，以適應(yīng)社會主義市場經(jīng)濟的發(fā)展需要，就像企業(yè)必須生產(chǎn)出合格的產(chǎn)品滿足市場需要一樣。公司用現(xiàn)代企業(yè)管理制度來保證產(chǎn)品的質(zhì)量，同樣，高校必須用現(xiàn)代化的教學(xué)管理手段來保證教學(xué)質(zhì)量。高效的教學(xué)管理方法才能生產(chǎn)出優(yōu)秀的人才，因此，在高校的日常管理工作中，教學(xué)管理是重中之重。
在教學(xué)管理的各級各類管理隊伍中，有一個角色即特別，又重要，這就是教務(wù)秘書。在絕大多數(shù)實行二級管理的學(xué)院中，都設(shè)置了教務(wù)秘書一職，該職位主要負(fù)責(zé)本學(xué)院的日常教學(xué)管理工作，并是學(xué)校教務(wù)處和二級學(xué)院聯(lián)系的紐帶。然而本文并不是討論二級學(xué)院的教務(wù)秘書，而是教務(wù)處的教學(xué)秘書。不論從工作任務(wù)的繁重程度還是在教學(xué)管理中所處的位置，教務(wù)處的教學(xué)秘書要比二級學(xué)院的教學(xué)秘書起著更大的'作用。
首先，在教務(wù)處跟各個二級學(xué)院之間所有教學(xué)工作的連接當(dāng)中，教務(wù)秘書擔(dān)當(dāng)主要作用。教務(wù)秘書是教務(wù)處對各學(xué)院、系部的日常教學(xué)工作進(jìn)行組織、管理的聯(lián)絡(luò)人，是命令和任務(wù)的主要傳達(dá)者和具體執(zhí)行者。教務(wù)處下達(dá)的各類教務(wù)文件和通知．都由教務(wù)秘書安排執(zhí)行，并在過程中進(jìn)行必要的催促督察。最后，由教務(wù)秘書統(tǒng)一匯總和整理，上交到教務(wù)處處長。在教務(wù)教學(xué)的整個具體執(zhí)行過程中，教務(wù)秘書既是命令的下達(dá)者，又是執(zhí)行者和管理者。另外，學(xué)校的其他職能部門，如人事處、財務(wù)處、保衛(wèi)處、后勤處、工會等，都跟教務(wù)秘書進(jìn)行經(jīng)常的工作聯(lián)系。
其次，教務(wù)秘書作為教務(wù)處處長的得力助手，直接參與各項教學(xué)管理工作，是高校教學(xué)管理隊伍中的精英力量。從課程教學(xué)大綱、計劃的制定執(zhí)行，教師授課計劃表的驗收上交，到每學(xué)期的公選課、必修課、體育選項排課，再到教師備課、上課情況的督查，以及每學(xué)期協(xié)助質(zhì)控部進(jìn)行期中教學(xué)質(zhì)量檢查等等。在各種形式的教學(xué)管理活動中，教務(wù)秘書都是直接的參與者。
最后，教務(wù)秘書接觸的人群遠(yuǎn)遠(yuǎn)比二級學(xué)院秘書廣泛很多，教務(wù)秘書不僅僅要面對二級學(xué)院秘書、各個系部的一把手，教務(wù)處的各個同仁，還要面對全校的不同教職工和在校生。
教務(wù)處的各項工作，例如學(xué)生對任課教師課堂教學(xué)效果的收集和處理；選課的組織；專業(yè)的分流和學(xué)籍移動，四、六級考試；實習(xí)材料收交歸檔；畢業(yè)生資格審查；畢業(yè)生證書發(fā)放等各種大小事務(wù)，都決定了教務(wù)秘書必須面對復(fù)雜的人群。
2 教務(wù)秘書在信息化下的工作要求
2.1 具備較強的業(yè)務(wù)能力。教務(wù)教學(xué)秘書的基本要求是必須懂得教育教學(xué)規(guī)律，了解和掌握教學(xué)管理常規(guī)工作，明白教學(xué)各個環(huán)節(jié)的要求和標(biāo)準(zhǔn)。要非常熟悉教務(wù)處制定的規(guī)章制度，確保教務(wù)管理的規(guī)范化和制度化，掌握教務(wù)工作規(guī)范及流程，不斷增強教務(wù)管理運作能力、組織能力和協(xié)調(diào)能力，具備與所從事教務(wù)管理相關(guān)學(xué)科的基本知識。了解全校教學(xué)大綱、教學(xué)計劃和課程設(shè)置，了解各科教學(xué)大綱的要求和各門課程之間的聯(lián)系，熟悉教學(xué)過程和教學(xué)規(guī)律。雖然不能面面俱到，但是一定要做到心中有數(shù)。具備一定的檔案管理與歸納能力。從管理實踐經(jīng)驗來看，計算機和信息化類專業(yè)比較適合擔(dān)任教務(wù)秘書。
2.2 教務(wù)秘書必須具有掌握和運用計算機、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為代表的信息技術(shù)的能力，以便于提高工作效率。教務(wù)秘書自己必須提高認(rèn)識，樹立全面的信息化工作觀念，適應(yīng)教務(wù)教學(xué)管理的信息化和科學(xué)化，必須確立以現(xiàn)代教育理論為指導(dǎo)的信息化工作理念。必須變革傳統(tǒng)的工作模式、管理模式、管理方法，充分吸收其他行業(yè)信息化管理的有益經(jīng)驗，探索基于信息化、現(xiàn)代化條件下的高校教務(wù)秘書工作新模式。
教務(wù)秘書必須能夠熟練的使用計算機進(jìn)行日常工作的文檔、表格處理，應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)和教學(xué)管理系統(tǒng)實現(xiàn)辦公自動化。這不但能提高工作效率，而且能減輕管理中的部分工作量，為各級教學(xué)管理部門提供便捷優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。教務(wù)秘書要重視收集教育教學(xué)各方面的信息，例如老師對管理工作的意見、對專業(yè)設(shè)置的感受和人才培養(yǎng)方案的評價。同時，教務(wù)秘書要收集其它兄弟院校的信息；例如其它高校相關(guān)專業(yè)的設(shè)置和調(diào)整及教學(xué)管理模式。對已經(jīng)收集到的信息，教務(wù)秘書要及時地整理歸納，然后向教務(wù)處領(lǐng)導(dǎo)反饋，以便領(lǐng)導(dǎo)能全面的掌握整個學(xué)校的教學(xué)現(xiàn)狀，做出正確的決策。所以，信息化的資料管理和積累，對積累教學(xué)經(jīng)驗，改進(jìn)教學(xué)質(zhì)量，提高管理水平，探索信息化條件下高校教學(xué)管理規(guī)律具有重要的意義。 教務(wù)秘書要加強自身信息化能力的培養(yǎng)。隨著現(xiàn)代化教育技術(shù)的迅速發(fā)展，教務(wù)秘書不能僅僅滿足于打印文件、查詢成績等簡單的計算機操作，還應(yīng)該會運用現(xiàn)代教學(xué)管理系統(tǒng)進(jìn)行日常教學(xué)管理，回答教師和學(xué)生的管理咨詢，網(wǎng)上辦公等計算機應(yīng)用技能。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及、教學(xué)技術(shù)的網(wǎng)絡(luò)化已成為必然。因此，為了保障教育教學(xué)適應(yīng)教育現(xiàn)代化的要求，要求教務(wù)秘書能嫻熟地運用各種現(xiàn)代化的教育技術(shù)裝備，為教師提供一流的教學(xué)服務(wù)。教務(wù)秘書要抽時間參加必要的計算機類應(yīng)用技能的培訓(xùn)，加強對網(wǎng)頁制作、圖像處理等基本的多媒體應(yīng)用技術(shù)的學(xué)習(xí)和使用，以便于對學(xué)生的照片等多媒體類資料的存檔和編輯。為了適應(yīng)管理的需要，保證教學(xué)管理系統(tǒng)的暢通，必須充分利用校園網(wǎng)，學(xué)習(xí)并使用現(xiàn)代化的校園計算機管理信息平臺，熟練操作排課系統(tǒng)、學(xué)籍與學(xué)歷系統(tǒng)、成績管理系統(tǒng)、教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控系統(tǒng)、命題與考試系統(tǒng)等教學(xué)管理系統(tǒng)，提高自動化管理工作中的水平，減少人工管理和人為因素的影響，達(dá)到即時、規(guī)范、高效的管理。將教務(wù)系統(tǒng)管理員和教務(wù)處秘書的職位合二為一，是一種不錯的管理嘗試，在實際管理中也取得了不錯的管理效果。
2.3 教務(wù)秘書要有較強的組織管理能力和協(xié)調(diào)溝通能力。教務(wù)秘書應(yīng)該具備獨立開展工作的能力，在完成上級下達(dá)任務(wù)的同時，依據(jù)實際情況靈活主動的工作，對責(zé)任范圍內(nèi)的工作能得心應(yīng)手的組織實施。同時應(yīng)具備駕馭復(fù)雜局面的能力，協(xié)調(diào)好各部門的關(guān)系，尤其是教與學(xué)的關(guān)系，學(xué)校和家長的關(guān)系，應(yīng)該積極的避免矛盾的激化，作為學(xué)校、希部、教師、學(xué)生之間的橋梁和紐帶，在日常工作減少不必要的摩擦和爭端，創(chuàng)造一個和諧的工作氛圍，提高工作效率。良好的協(xié)調(diào)溝通能力是教務(wù)秘書必須具備的主要素質(zhì)能力之一。具體表現(xiàn)為要做好教務(wù)處與二級學(xué)院的協(xié)調(diào)溝通工作，保證教學(xué)任務(wù)、考試、調(diào)停課、計劃和大綱等各項工作的順利開展，做好教務(wù)處內(nèi)部的協(xié)調(diào)溝通工作，保證開學(xué)初課表的發(fā)放，教學(xué)任務(wù)的下達(dá)、期中教學(xué)檢查、期末考試安排，監(jiān)考的落實以及聽取教師對教學(xué)管理工作的建議，最后是與其它系部的教學(xué)秘書保持良好的關(guān)系，這樣不僅有利于教務(wù)處開展工作，并且可以真實的反饋各個系部的教學(xué)信息和存在的問題，必須迅速與相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)聯(lián)系，向有關(guān)方面反應(yīng)，及時的解決問題。由此可見，教務(wù)秘書必需具有良好的協(xié)調(diào)溝通能力，與方方面面都建立起一種穩(wěn)定默契的關(guān)系，才能順利地開展工作。
3 教務(wù)秘書工作中的新問題
高校教務(wù)秘書承擔(dān)繁重的教學(xué)任務(wù)，在教學(xué)管理中具備重要的作用。但是教務(wù)秘書工作內(nèi)容繁雜、不易量化，非常瑣碎，且工作難度和業(yè)績不易體現(xiàn)，因此教務(wù)秘書往往不被重視。
在工作、學(xué)習(xí)和生活中遇到困難和阻力時，需求和動機無法得到滿足，由于高校管理體制的原因，對于教務(wù)秘書缺乏有效激勵、晉升機制，在政治待遇、利益分配和職稱評定等方面長期處于劣勢地位，高校在教務(wù)秘書的出路和未來發(fā)展問題上缺乏相關(guān)政策。因此，教務(wù)秘書在工作中看不到希望，致使積極性受挫，悲觀失望，甚至消極怠工，影響了心理健康和工作效率，這都是目前急需解決的問題。
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