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論基于Lotus Notes的合同商務(wù)管理軟件設(shè)計(jì)
摘要：分析了LotusI)C粕作為群件系統(tǒng)的特性，闡述了利用工作流進(jìn)行合同商務(wù)管理的需求、設(shè)計(jì)要素和工作漉程，詳細(xì)討論了并發(fā)控制技術(shù)和主文檔域值修改方法。測(cè)試結(jié)果表明，采用文中所介紹的工作流技術(shù)設(shè)計(jì)的合同商務(wù)管理軟件運(yùn)行穩(wěn)定且性能良好。
隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和通訊技術(shù)的不斷發(fā)展完善，辦公自動(dòng)化的理論和實(shí)踐得到了飛速發(fā)展。但是在辦公自動(dòng)化程度越來(lái)越高的今天，許多部門(mén)和企事業(yè)單位仍在沿用傳統(tǒng)的辦公模式，低效、繁瑣、重復(fù)、費(fèi)時(shí)，與高速流動(dòng)著的信息和快速邁進(jìn)的社會(huì)經(jīng)濟(jì)極不適應(yīng)。而依托計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建成一個(gè)高效、科學(xué)、安全的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)正是各級(jí)單位進(jìn)行信息化、智能化工程建設(shè)的迫切任務(wù)。
特點(diǎn)目前，流行的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)開(kāi)發(fā)平臺(tái)主要有三類：
基于數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)平臺(tái)、基于瀏覽器／Web服務(wù)器結(jié)構(gòu)結(jié)合數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)平臺(tái)以及基于群件系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)平臺(tái)。作為目前最流行的OA系統(tǒng)(辦公自動(dòng)化系統(tǒng))開(kāi)發(fā)平臺(tái)，Lotus Domino／Notes群件系統(tǒng)。綜合了系統(tǒng)開(kāi)發(fā)過(guò)程中的五大核心技術(shù)，具有鮮明的技術(shù)特點(diǎn)。
工作流自動(dòng)化群件。
所謂群件，是指一群共享信息和在一起合作的人使用的軟件。它使一群人可以使用相同的信息，同時(shí)可以根據(jù)各人特定的需要以不同的方式來(lái)使用這些信息。群件模式包含幾個(gè)技術(shù)領(lǐng)域，即通信、協(xié)同操作和協(xié)調(diào)運(yùn)行。通信是指電子郵件的應(yīng)用，協(xié)同操作是指群組共享公共信息，而協(xié)調(diào)運(yùn)行是指業(yè)務(wù)流程的自動(dòng)化，也就是工作流的自動(dòng)化。許多基于網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用和辦公自動(dòng)化一樣，具有群組協(xié)同工作的特征，如信貸審批、客戶服務(wù)、項(xiàng)目管理、質(zhì)量跟蹤、銷售管理等。不論在企業(yè)級(jí)廣域網(wǎng)還是在工作組，Notes都以其獨(dú)特的l ADD(快速應(yīng)用開(kāi)發(fā)和實(shí)施)技術(shù)為開(kāi)發(fā)人員提供了極其便捷的環(huán)境，因此被視為典型的群件產(chǎn)品。
非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)。
全面實(shí)現(xiàn)了非結(jié)構(gòu)化多媒體文檔數(shù)據(jù)的管理與共享，具有嚴(yán)格的安全管理手段，支持RSA公共密鑰密碼體制的文件傳輸和文件的讀、寫(xiě)等多種權(quán)限控制，具有網(wǎng)絡(luò)域、服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫(kù)、文檔、域等各個(gè)級(jí)別的安全控制手段，支持中西文全文檢索。
完備的電子郵件技術(shù)。
具有一流客戶服務(wù)器結(jié)構(gòu)的電子郵件和信息環(huán)境，同時(shí)支持cc mail和SMTP等標(biāo)準(zhǔn)通訊，能夠與其他Intemet非Lotus用戶進(jìn)行環(huán)球通訊。
與Internetflntranet無(wú)縫集成可作為交互式Web應(yīng)用程序服務(wù)器，將Lotus文檔轉(zhuǎn)換為HTML，支持使用任意瀏覽器的客戶機(jī)訪問(wèn)和查詢。
提出了基于知識(shí)管理的成熟產(chǎn)品和技術(shù)。通過(guò)。企業(yè)多維知識(shí)倉(cāng)庫(kù)的建立、管理和使用。實(shí)現(xiàn)辦公過(guò)程中的知識(shí)共享。提高業(yè)務(wù)水平和辦公效率。
軟件設(shè)計(jì)．需求分析合同商務(wù)管理軟件的目標(biāo)。是提供合同洽談的商務(wù)管理流程。一般的合同管理流程是首先由客戶經(jīng)理草擬合同。并與客戶共同審核草擬的合同。然后合同管理員制定會(huì)簽和審核的流程。經(jīng)過(guò)相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)和主管會(huì)簽和審核以后�？蛻艚�(jīng)理就可以與用戶簽署正式的合同�；谝陨弦�。設(shè)計(jì)內(nèi)容必須包括用戶角色權(quán)限管理和商務(wù)合同數(shù)據(jù)庫(kù)。設(shè)計(jì)可定制的、并發(fā)的會(huì)簽審批流程。在流程處理過(guò)程中記載處理過(guò)程信息和審批意見(jiàn)。最后系統(tǒng)要輸出詢價(jià)廠家報(bào)批單、領(lǐng)導(dǎo)審批信息、報(bào)價(jià)對(duì)照表等。
軟件實(shí)現(xiàn)的功能主要有以下幾個(gè)部分：擬制合同談判通知單；部門(mén)確認(rèn)合同談判單(包含談判地點(diǎn)、談判時(shí)間、預(yù)計(jì)時(shí)長(zhǎng)、參加談判部門(mén)列表、內(nèi)送單位列表等信息)；擬制合同報(bào)批單(包含合同報(bào)批時(shí)間、合同談判代表、代表意見(jiàn)、代表簽字時(shí)間。領(lǐng)導(dǎo)人、主管領(lǐng)導(dǎo)批示意見(jiàn)、批示時(shí)間等信息)；審核合同報(bào)批單及輸出合同通知單。
主要輸入的軟件包括合同談判單和合同報(bào)批單。在客戶經(jīng)理擬制合同談判單的同時(shí)，還要制定會(huì)簽和審核流程。然后合同管理員將擬制好的合同談判單傳遞給相關(guān)部門(mén)確認(rèn)。當(dāng)部門(mén)將確認(rèn)的合同談判單傳遞給合同管理員后。合同管理員在合同談判單的基礎(chǔ)上擬胄j合同報(bào)批單。然后將合同報(bào)批單傳給相關(guān)人員審核。最后。合同管理員將經(jīng)過(guò)審核后的合同報(bào)批單輸出到相關(guān)部門(mén)。
詳細(xì)設(shè)計(jì)整個(gè)合同商務(wù)管理的流程如圖1所示。
合同談判通知：客戶經(jīng)理輸入合同談判信息并保存。
系統(tǒng)自動(dòng)生成合同談判通知單。傳遞給部門(mén)確認(rèn)。
合同談判通知確認(rèn)：部門(mén)確認(rèn)合同談判通知單。
合同談判完成：合同管理員輸入合同信息并保存。
合同報(bào)批申請(qǐng)：合同管理員輸入合同報(bào)批信息。系統(tǒng)自動(dòng)生成合同報(bào)批單。
合同報(bào)批會(huì)簽評(píng)審：合同管理員輸入合同報(bào)批會(huì)簽信息。主管領(lǐng)導(dǎo)和公司領(lǐng)導(dǎo)輸入評(píng)審信息并保存。
合同通報(bào)：合同管理員輸入合同通報(bào)信息。系統(tǒng)生成合同通報(bào)單。對(duì)于主設(shè)備合同，系統(tǒng)生成付預(yù)付款申請(qǐng)信息。
合同已簽定：將項(xiàng)目狀態(tài)置為合同已簽定。
軟件中的設(shè)計(jì)要素主要有：表單、域、文本、文檔、表格、操作、公式等。其中表單和域是工作流軟件中最基本的要素。工作流表單是一個(gè)工作流軟件所要處理的工作項(xiàng)(如文檔)具體表述的載體。通過(guò)對(duì)表單設(shè)置某些特定的域、流程操作和流程跟蹤表以及隱含技術(shù)的采用。即可構(gòu)成一個(gè)具有工作流特征的表單。具有工作流特征的城的設(shè)計(jì)通常。一個(gè)具有工作流特征的表單需要定義作者域、讀者域(Readers)、流程狀態(tài)域(Status)以及對(duì)應(yīng)的流程操作和流程跟蹤表。其中作者域(Author)和讀者域(Reaters)是LotusNotes特有的域?qū)傩浴?br /> ① 作者域：通過(guò)Notes視圖公式過(guò)濾出與當(dāng)前作者(即由Notes函數(shù)確定的用戶名)有關(guān)的所有工作項(xiàng)；通過(guò)Notes融含公式Au．過(guò)濾掉與當(dāng)前作者(工作項(xiàng)處理人無(wú)關(guān)的流程操作項(xiàng)；只有工作項(xiàng)Author中的作者與當(dāng)前工作項(xiàng)處理人的用戶名一致時(shí)。當(dāng)前工作項(xiàng)處理人才有權(quán)進(jìn)行數(shù)據(jù)存取(包括對(duì)工作項(xiàng)的刪除)。
�、� 讀者域：可以通過(guò)Notes視圖公式過(guò)濾出當(dāng)前讀者函數(shù)確定的用戶名)曾經(jīng)辦理過(guò)的所有工作項(xiàng)；只有工作項(xiàng)域中的讀者舍有當(dāng)前工作項(xiàng)處理人的用戶名時(shí)。
當(dāng)前工作項(xiàng)處理人才有權(quán)進(jìn)行數(shù)據(jù)查詢。
③ 流程狀態(tài)域(Status數(shù)值型)：用于定義工作流中工作項(xiàng)處理狀態(tài)。在合同商務(wù)管理中。從一個(gè)合同的草擬到簽訂的過(guò)程可以這樣定義Status．Status--0為新建合同；為部門(mén)確認(rèn)；Status．=2為生成報(bào)批單為新建報(bào)批單；Status=4為設(shè)置審批人~Status=5為評(píng)審人批閱~Status=6為合同簽定。
流程狀態(tài)域的作用可以為流程路徑的智能化、流程的跟蹤和監(jiān)控提供狀態(tài)判別。并為不同工作漉廖緞不同的處理工作項(xiàng)的各種操作功能和流程路徑提供指示功能。在合同管理過(guò)程的評(píng)審人批閱中，該工作流階段基本的流程操作有錄入評(píng)審人意見(jiàn)、保存退出、取消、提交審批和退回?cái)M單人。其中前三項(xiàng)屬于數(shù)據(jù)操作功能，后二項(xiàng)屬于路徑指示操作功能。
流程跟蹤表附帶在流程工作項(xiàng)表單上，用于記錄工作項(xiàng)在處理過(guò)程中各種處理人信息及流程狀態(tài)信息。通常，一個(gè)工作項(xiàng)表單中，流程跟蹤表應(yīng)包含如下基本信息：流程序號(hào)、處理時(shí)間、處理部門(mén)、處理人、處理人職務(wù)和處理狀態(tài)。
Loekby域的設(shè)計(jì)一般來(lái)說(shuō)一個(gè)合同的審閱流程都是并發(fā)的，即通常一個(gè)文檔要同時(shí)發(fā)送給不同的審批人審批，那么就有可能會(huì)出現(xiàn)這種情況：即有幾個(gè)審批人同時(shí)打開(kāi)文檔進(jìn)行編輯。
因?yàn)樗麄兇蜷_(kāi)的都是一個(gè)文檔，那么他們對(duì)文檔的修改應(yīng)即時(shí)體現(xiàn)在文檔中。但由于Lotus Notes在同時(shí)發(fā)送文檔時(shí)，發(fā)送的是副本而非原本，這樣當(dāng)審批人同時(shí)打開(kāi)時(shí)，某一個(gè)人做出的修改并不能即時(shí)反映在其他人的文檔上。
只有在一個(gè)人先打開(kāi)編輯并隨之保存之后，他的修改才會(huì)保存到文檔中，其他人也才會(huì)看到相應(yīng)的變化。通過(guò)在表單中添加Loekby域?qū)崿F(xiàn)并發(fā)控制來(lái)解決這個(gè)問(wèn)題，具體解決方法有以下兩種：
�、佼�(dāng)某個(gè)人在對(duì)文檔進(jìn)行編輯時(shí)，給文檔中的域賦值為ctu'rentuser，相當(dāng)于給文檔上鎖，此時(shí)若有其他審批人試圖編輯文檔，應(yīng)會(huì)先查看一下Loekby域是否為空值，若為空則打開(kāi)文檔，若不為空則給出提示其稍后編輯的信息。這種方法存在一個(gè)問(wèn)題，即審批人在轉(zhuǎn)換為編輯模式時(shí)給Loekby域的賦值不會(huì)體現(xiàn)在其他人的文檔中，問(wèn)題的實(shí)質(zhì)其實(shí)與上述副本情況一樣。因此，域不能放在數(shù)據(jù)庫(kù)中，只能放在服務(wù)器上的某個(gè)文件下。
�、诓皇窃谀硞�(gè)人對(duì)文檔進(jìn)行編輯時(shí)上鎖，而是在他打開(kāi)文檔時(shí)上鎖，也就是他們不能同時(shí)打開(kāi)文檔，這樣對(duì)域的修改就不是在他打開(kāi)文檔之后，而是在這之前，這樣Loekby域就可以放在數(shù)據(jù)庫(kù)的表單里。
軟件實(shí)現(xiàn)工作流應(yīng)用程序能夠讓你自動(dòng)執(zhí)行一系列任務(wù)，這些任務(wù)(諸如跟蹤訂單和評(píng)閱項(xiàng)目計(jì)劃)通常涉及自動(dòng)發(fā)送郵件信息或自動(dòng)路由文檔。在選擇適合工作流應(yīng)用程序的郵寄功能類型之前，需要首先規(guī)劃實(shí)際工作流。實(shí)現(xiàn)工作流應(yīng)用程序的一種方法，是以應(yīng)用程序所包含的數(shù)據(jù)庫(kù)收集所需信息，將其放到一個(gè)共享的中央數(shù)據(jù)庫(kù)，然后通過(guò)電子郵件將其分發(fā)給合適的單個(gè)用戶。另一種方法，就是自動(dòng)將郵件從上一個(gè)評(píng)閱者發(fā)送給下一個(gè)評(píng)閱者。
筆者在軟件實(shí)現(xiàn)時(shí)采用第二種方法，即用戶使用單獨(dú)的郵件數(shù)據(jù)庫(kù)，每個(gè)單位或個(gè)人都有一個(gè)單獨(dú)賬號(hào)和郵件數(shù)據(jù)庫(kù)，能相互郵寄文檔。例如：評(píng)審人可將評(píng)審?fù)甑暮贤瑘?bào)批單通過(guò)郵寄方式提交給主管；若有異議，則可通過(guò)郵寄方式返回給擬單人。評(píng)審人還可創(chuàng)建答復(fù)文檔。
程序?qū)崿F(xiàn)中一個(gè)比較關(guān)鍵的問(wèn)題，是如何修改主文檔的域值。如在狀態(tài)3(Status=3，即新建報(bào)批單)中，需要調(diào)用子表單來(lái)設(shè)置評(píng)審人，此表單可命名為設(shè)置審批人。在設(shè)置好后不僅要把設(shè)置好的評(píng)審人名單返回給合同報(bào)批單文檔，還要把Status的域值改變?yōu)�。具體實(shí)現(xiàn)可以采用以下兩個(gè)方法。
�、倏砂押贤瑘�(bào)批單作為主文檔，設(shè)置審批人作為答復(fù)文檔。這樣，對(duì)答復(fù)文檔中的域值所作的修改，只要在主文檔中有相同的域，主文檔就會(huì)有與答復(fù)文檔一樣的變化。接下來(lái)就是修改主文檔中隱藏域Status值的問(wèn)題。
每個(gè)文檔都有它的Doem'aentUniqueID(惟一標(biāo)識(shí)數(shù)據(jù)庫(kù)所有副本中的一個(gè)文檔的32位十六進(jìn)制數(shù))。如果兩個(gè)文檔共享同一個(gè)惟一的標(biāo)識(shí)符，那么這兩個(gè)文檔互為副本。只要把主文檔的Doeum~ UniqueID值傳遞到答復(fù)文檔，那么，就可通過(guò)公式主文檔的域值改變。每個(gè)子文檔都有一個(gè)特殊的域，此域包含了其父文檔的惟一標(biāo)識(shí)符，只要在答復(fù)文檔的保存退出操作里加入語(yǔ)句，即可修改域值。
�、诳梢酝ㄟ^(guò)文檔彈出對(duì)話框的方式。使用公式彈出一個(gè)對(duì)話框，用指定表單顯示當(dāng)前文檔。用戶可以同平常一樣與表單和文檔交互，完成后選擇確定取消。于是把合同報(bào)批單作為文檔，設(shè)置審批人
作為對(duì)話框指定的表單，它們都有相同的commentlmO和朧 larger域。當(dāng)點(diǎn)擊文檔的按鈕，則彈出對(duì)話框，設(shè)置好評(píng)審人后，若單擊確定，當(dāng)文檔處于編輯模式，對(duì)CC眥．域的更改可立即反映到文檔中。彈出的對(duì)話框里只有確定和取消按鈕，要修改Status域值的操作只能在文檔里面。在設(shè)置審批人操作中不是直接使用公式，而是使用公式根據(jù)對(duì)話框的返回值來(lái)判斷是否需要對(duì)Status域進(jìn)行修改。
相比之下，第二種方法更為簡(jiǎn)便，只要在相應(yīng)的操作里編寫(xiě)公式即可實(shí)現(xiàn)修改域值并將評(píng)審意見(jiàn)返回主文檔的目的。Notes的私有視圖是工作流軟件中流程監(jiān)控的主要實(shí)現(xiàn)手段，利用Notes內(nèi)置函數(shù)和公式，借助于工作流表單及其所屬的作者域、讀者域和流程狀態(tài)域，可以較好地實(shí)現(xiàn)工作流軟件。
結(jié)束語(yǔ)文中設(shè)計(jì)的合同商務(wù)管理工作流軟件在測(cè)試過(guò)程中運(yùn)行穩(wěn)定、性能良好。合同的擬制、會(huì)簽、審核直至最后的通知，全部過(guò)程都可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)在計(jì)算機(jī)上完成，并且還可以在流程處理過(guò)程中記載處理過(guò)程信息和審批意見(jiàn)。
這與以前通過(guò)紙張形式實(shí)現(xiàn)的合同簽訂相比，極大地提高了辦公效率，降低了工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，減少了辦公費(fèi)用，并且有效避免了工作中的重復(fù)差錯(cuò)現(xiàn)象。
在當(dāng)今信息共享時(shí)代，可以使用Java語(yǔ)言代替將其設(shè)計(jì)成通過(guò)Web瀏覽器訪問(wèn)的數(shù)據(jù)庫(kù)。另外，提供了多層次方法以確保安全性，可以使用提供的特性來(lái)限制對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)部件的存取權(quán)限。
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