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電子商務化物資采購管理初探論文
伴隨著計算機網絡技術和信息技術的迅猛發(fā)展，電子商務的物資采購模式已經越來越多地被我國企業(yè)所運用。什么是電子商務?在電子商務企業(yè)采購的各環(huán)節(jié)中，它有什么風險，如何進行管理?本文將分析問題的基礎上，提出解決的建議。
一、電子商務與電子商務物資采購
電子商務泛指通過互聯(lián)網從事的一切經濟活動。隨著互聯(lián)網技術的日益成熟，電子商務真正的發(fā)展將是建立在互聯(lián)網技術上的，所以有人把電子商務簡稱為IC (Internet commerce )。電子商務物資采購，是企業(yè)運用基于電子商務的物資采購管理平臺，實施物資采購管理活動。從采購的環(huán)節(jié)和流程來看，企業(yè)可以從尋找供應商開始，一直到洽談、訂貨、在線付(收)款、開據發(fā)票、納稅、物流配送、庫存盤點、統(tǒng)計核算等過程全部通過網絡平臺來完成。由于參與電子商務的各方主體是在網絡的虛擬空間進行的，與傳統(tǒng)的商務活動有巨大的差別。
二、電子商務企業(yè)采購的優(yōu)勢
相與較于傳統(tǒng)意義上的物資采購，電子商務化的物資采購擁有如下優(yōu)勢：
1.環(huán)節(jié)少，成本低，效率高。首先，通過電子商務能夠更加有效地組織內部資源，開展集中采購，可以減少采購環(huán)節(jié);其次，采購部門利用互聯(lián)網平臺，可以人不出戶從而不發(fā)生差旅費用，可以大幅度地降低采購成本。同時，實行電子商務進行采購，采購企業(yè)與供應商的信息溝通更加方便、準確、及時。供應商可快速了解采購方的需求，供貨及時，采購企業(yè)可準時采購，從而縮短采購周期，降低庫存，提高物流速度和庫存周轉率。再次，進行電子商務企業(yè)采購，可共享信息資源，大大提高了采購效率。
2.信息準確全面，利于管理決策。在網絡平臺環(huán)境下的物資采購模式，有全面的數據庫作為支持。方便企業(yè)管理者了解各信息和采購過程中出現(xiàn)的問題，利于管理者作出決策。
3.商務的采購平臺上，整個采購環(huán)節(jié)都是由計算機根據設定的流程自動完成，并且是公開進行的，從而有效避免采購中的黑洞，使采購更透明、更規(guī)范，方便監(jiān)督。
4.企業(yè)之間的競爭變“輸贏”為“雙贏”�，F(xiàn)代企業(yè)的競爭是供應鏈與供應鏈之間的競爭。電子商務采購模式可以使參與采購的供需雙方進入供應鏈，建立起長期的、互利的、信息共享的合作關系，從以往的“輸贏關系”變?yōu)椤半p贏關系”。
三、電子商務環(huán)境下采購環(huán)節(jié)管理
企業(yè)物資采購業(yè)務主要包括申報計劃、采購方式和采購方案的確定、招標采購、供應商選擇、簽訂合同、合同執(zhí)行和結算貨款等環(huán)節(jié)。在各環(huán)節(jié)中，影響采購活動的風險因素各有不同。企業(yè)要想有效防范采購風險的發(fā)生，就要降低成本和提高產品質量，全面提升企業(yè)核心競爭力，必須加強采購各個環(huán)節(jié)的管理。
1.采購計劃的編制。采購計劃是企業(yè)組織采購的重要依據，也是確保企業(yè)生產經營正常運營的基礎。要確保采購計劃合理，生產、經營、項目建設等部門應當根據實際需求準確、及時編制需求計劃，建立年度需求計劃管理及需求預測管理，并結合批次計劃管理，物資部門結合庫存和實際情況，科學安排采購計劃，防止采購過高或過低，還要將采購計劃應納入采購預算管理。
2.確定合適的采購方式和采購方案，擇優(yōu)確定供應商。供應商實力的大小，信譽的好壞，所供產品質量的優(yōu)劣，關系到采購方的生存與發(fā)展的大問題。本著“公平競爭”的原則，給所有符合條件的供應商提供均等的機會，選擇合適的采購方式和采購方案，盡量利用招標采購擇優(yōu)確定供應商，防范舞弊，減小采購風險。企業(yè)要充分利用ERP信息管理平臺，掌握供應商資質信譽情況，進行供應商資質能力審核，確定合格的供應商清單，建立合格供應商準入制度，把不合格供應商拒絕在大門之外，對供應商實行動態(tài)分級管理，穩(wěn)定供貨主渠道，確保生產平穩(wěn)運行。
3.采購價格環(huán)節(jié)的管理。采購價格是決定采購成本的最重要因素之一，要健全采購機制，采用合理的采購方式和采購方案，通過采取協(xié)議采購、招標采購、詢比價采購、競談采購、超市化采購等多種方式，科學合理地確定采購價格。采購部門應當定期收集大宗通用重要物資的市場行情、成本構成，進行市場供求關系及價格走勢商情分析，建立采購價格數據庫。
4.談判簽約及履行合同環(huán)節(jié)的管理。采購合同是采購方和供應方之間明確采購權利和義務的協(xié)議，可能出現(xiàn)合同條款不明確、模糊不清容易出現(xiàn)爭議、代理人的無效代理、出現(xiàn)暗箱操作等等。建立常用合同范本，減少合同常用條款重復審核的時間，提高合同簽訂的效率，要建立采購合同的內部審查制度，對采購合同條款(內容)、采購合同產生過程以及履行情況進行審查。
5.驗收及付款環(huán)節(jié)的管理。要建立采購驗收制度和完善驗收程序，采購部門與驗收部門應當相互分離，嚴格驗收程序，對于驗收過程中發(fā)現(xiàn)問題，應及時報告，查明原因，妥善處理，還要建立退貨管理制度。建立供應商質量管理制度，做到每個合同均有閉環(huán)管理機制、質量反饋機制。在付款環(huán)節(jié)方面，要建立預付賬款和定金的授權審批制度，嚴格審核采購預算、合同、審批程序、驗收手續(xù)、發(fā)票等相關內容，并加強對應付賬款、應付票據等往來賬款的審計力度，加強合同管理，建立合同履約臺帳，做好每筆付款的記錄，定期與供應商核對金額，發(fā)現(xiàn)不符，查明原因，及時處理。
總之，隨著市場競爭的日趨加劇，每個企業(yè)和物資采購部門所關心的問題是，如何有效減少采購風險、降低采購成本，從而提高企業(yè)的經濟效益。采購管理的有效組織以及運作是一個企業(yè)成功的基礎性工作。因此，加強企業(yè)物資采購的管理，電子商務化模式為企業(yè)提供了有效的物資管理平臺和高效的物資采購手段。
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