電子檔案信息化管理剖析論文
摘要：計算機的開展，為我們生活的各個方面帶來了便利，應(yīng)用辦公室軟件系統(tǒng)或其他軟件對文件進行管理越來越便當，在檔案管理方面我國很多中央都采用了信息化的技術(shù)，但是仍有一局部檔案由于時間的長遠以及重要性，沒有被信息化。信息化檔案建立會大大的便當我們檔案的管理和查閱工作，但是電子檔案依賴于電子設(shè)備，假如設(shè)備呈現(xiàn)問題就可能面臨檔案失效，同時把檔案存在放在網(wǎng)絡(luò)上容易被別人入侵，檔案平安性不高。本文剖析了電子檔案的信息化管理的優(yōu)點及缺陷，并討論了電子檔案將來的開展趨向。
關(guān)鍵詞：電子檔案管理論文
如今的檔案管理處于傳統(tǒng)文件式和電子式平分天下的狀況，在一些新的機構(gòu)或單位普通都采用電子檔案的管理，由于電子檔案有著快速直觀的特性，但是有些重要部門或者以前的機構(gòu)，為了保證檔案的平安性或者材料太難整理沒有完成電子化管理。電子化檔案管理是一個必然趨向，電子化檔案有著諸多優(yōu)點，但是也有著缺陷，但是這些缺陷是今后能夠處理的，最重要的觀念的改動。
1電子檔案是檔案開展的趨向
電子化、信息化辦公為我們的工作的便利性和工作速度有著很大的提升。隨著計算機技術(shù)的開展，定制類軟件降生，辦公質(zhì)量和速度得到更多的提升。因而檔案的電子化和信息化也是開展的必然性。由于電子檔案有著以下的幾個優(yōu)點：第一，電子檔案對辦公的場地請求小，在貯存大量的檔案時不需求檔案室，不需求房屋和場地的請求，有足夠裝置電腦的位置即可。大大減少了場地本錢。第二，電子檔案記載信息和查找信息的速度快，相比擬傳統(tǒng)及檔案室設(shè)計，電子檔案只需求簡單的操作幾下鼠標和鍵盤就要能夠查找到相應(yīng)信息。比檔案袋的方式速度提升了不少倍。第三，電子檔案復(fù)制速度快，有些檔案要需求共享時，電子檔案能夠快速完成材料復(fù)制，但是傳統(tǒng)檔案管理速度慢，而且會經(jīng)常呈現(xiàn)錯誤。同時電子檔案的文字都是由計算機編輯，可以很好的辨認。但是有些傳統(tǒng)檔案有人書寫，內(nèi)容有時很難識別。
2電子檔案存在的缺陷
2.1電子文件的平安性和長期保管性問題
電子數(shù)據(jù)的保管憑仗的是計算機存儲硬件或者互聯(lián)網(wǎng)云技術(shù)。所以這也是電子檔案的弊病所在，中國人心里有種“眼見為實”的觀念，對應(yīng)用計算機數(shù)據(jù)存儲檔案，由于看不到數(shù)據(jù)的詳細存在一直對檔案的平安性抱有疑問，電子檔案在長期保管中遭到計算機硬件的影響，假如存儲的硬盤損壞。將代表一切文件都可無法找回，但是應(yīng)用最近的云技術(shù)能夠擺脫數(shù)據(jù)對硬件的依賴，但是另一個問題還是電子檔案的重要缺陷，那就是平安性。電子檔案可能被不法分子入侵然后文件損失，或者被非法復(fù)制，以及程序員的失誤操作形成文件不可修復(fù)性破壞等問題，也是電子檔案的平安性的重要問題。但是一切辦法都不是圓滿的，傳統(tǒng)文件檔案管理也可能面臨火災(zāi)，偷盜等問題。電子檔案的入侵相對較容易，抗干擾才能差，同時數(shù)據(jù)修復(fù)才能較低，但這些是逐步能被修復(fù)和改善的。
2.2紙質(zhì)和電子檔案并存的.問題
關(guān)于我國而言，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案應(yīng)用時間較長，在居民意中一向有著“白紙黑字”的想法。因而，局部地域并未大范圍的提高電子檔案，其紙質(zhì)檔案仍然占有大局部的檔案工作內(nèi)容。此時，紙質(zhì)和電子檔案并存的問題，直接影響我國的電子檔案提高和信息化管理工作。從目前的狀況來看，兩種檔案方式并存問題主要表如今以下幾個方面：第一，紙質(zhì)檔案常常會由于對環(huán)境請求較高，因而在持久的保管后，字領(lǐng)會含糊、頁面會發(fā)黃，此時要想再次輸入電子檔案，其阻力較大；第二，局部秘密檔案或者是及其重要的文件，必需經(jīng)過紙質(zhì)檔案來保管；第三，電子檔案的工作并未得到一切人的信任，呈現(xiàn)問題的時分，并不能第一時間找到紙質(zhì)檔案來比照，由此在客觀上構(gòu)成了檔案方式的抵觸，社會言論的壓力也在客觀上為電子檔案工作形成了不小的影響。
3電子檔案信息化管理計劃
3.1更新電子檔案的管理辦法
電子檔案有著比傳統(tǒng)檔案優(yōu)秀的特性，但是也有著缺陷，有著關(guān)于平安性上人們的擔憂。為了補償電子檔案存在的缺陷，就要改動電子檔案的管理辦法。首先就是依照檔案的重要水平樹立合適相應(yīng)的防火墻，同時關(guān)于極重要的檔案樹立相應(yīng)的鏡像，把鏡像文件給公眾運用，同時主體文件維護平安性，就算不法分子入侵了鏡像檔案系統(tǒng)，也不會形成什么影響，只需再復(fù)制一個新鏡像就能夠把被竄改的數(shù)據(jù)交換。檔案管理的日常工作時，應(yīng)該做好相關(guān)人員的培育工作，減少失誤操作，同時做好相應(yīng)的備份。同時做好云設(shè)備的應(yīng)用，把檔案樹立在云上，維護在硬件呈現(xiàn)問題時，檔案的平安性。另外要對檔案進行經(jīng)常性的檢查，掃除病毒以及做好相應(yīng)的數(shù)據(jù)整理。電子數(shù)據(jù)假如把平安性問題處理了就逐步替代傳統(tǒng)檔案的位置，做到檔案全部的電子化。
3.2采取維護電子文件產(chǎn)生原始性的原則進行管理
電子檔案信息化管理外表上比擬優(yōu)良，但在實踐的操作中，并不一定會取得理想的效果，其平安隱患和要挾較多，很多方面都是有待健全的。為此，今后在電子檔案信息化管理過程中，還應(yīng)積極采取維護電子文件產(chǎn)生原始性的原則進行管理，即對原始文件展開大量的維護和備份工作。電子檔案原始文件的管理，可嘗試從以下幾個方面動身。第一，電子檔案部門為信息存儲單位提供信息查詢功用，并進行相應(yīng)的用戶確認工作。第二，電子檔案部門在展開信息化管理的過程中，必需和技術(shù)部門、法律部門等專業(yè)部門進行親密的配合，以此來保證信息化管理的規(guī)范化和自動化，減少各種不用要的矛盾和抵觸。第三，由于原始電子文件的重要性，應(yīng)定期展開備份工作，保證一切的文件都有跡可循。第四，電子原始檔案在存儲的過程中，應(yīng)設(shè)定一定的密保措施，避免呈現(xiàn)惡性事情；同時，每一次的電子檔案更新，都不要掩蓋之前的材料，應(yīng)保證檔案在調(diào)取過程中，能夠明晰的展示出每一次的更新時間、更新內(nèi)容。第五，由于電子文件的原始性十分重要，因而應(yīng)對其采用最新的技術(shù)來完成，并且要經(jīng)過多項測試，需確保每一個方面都萬無一失。綜上所述，電子檔案信息化管理在目前的工作中，正在努力的展開，將來工作還會進一步提升。
4結(jié)論
在檔案的管理上懂得分離新的技術(shù)，把信息化融入其中。樹立電子化檔案，在電子檔案的管理應(yīng)用中樹立相應(yīng)的機制，認識到電子檔案的優(yōu)點和缺陷。發(fā)揮電子檔案的優(yōu)點，關(guān)于缺陷方面要分離相應(yīng)的技術(shù)改善相應(yīng)的平安性上的問題。關(guān)于一些主要檔案管理能夠采用兩種檔案管理形式共同進行方式，然后慢慢的電子檔案會占領(lǐng)檔案管理的主流位置。
參考文獻
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