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淺論新時期高校檔案管理服務模式的創(chuàng)新
論文關鍵詞：；服務模式；創(chuàng)新論文摘要：隨著、電子載體和網(wǎng)絡技術的應用和發(fā)展，高校檔案管理服務模式的創(chuàng)新要實行“三個轉(zhuǎn)變”：一是服務內(nèi)容的創(chuàng)新，從檔案數(shù)量要求向質(zhì)量要求轉(zhuǎn)變；二是服務方式的創(chuàng)新，由被動服務向主動服務轉(zhuǎn)變；三是服務手段的創(chuàng)新，由傳統(tǒng)的手工管理模式向現(xiàn)代化管理模式轉(zhuǎn)變。
隨著高科技的迅猛發(fā)展，我們已進入一個電子化、信息化、網(wǎng)絡化、數(shù)字化的新時代，以電子信息為核心的高科技突飛猛進并日益深入地影響到人們生活、學習和工作的方方面面。在新的時期，高校檔案事業(yè)作為主義建設的重要組成部分，務必迅速、有效地提供檔案，為學校的教學、科研和黨政管理等項工作服務，充分發(fā)揮學校檔案在事業(yè)中的作用。因此，高校檔案管理服務模式的創(chuàng)新已是勢在必行。
一、高校檔案管理的最終目的決定了服務創(chuàng)新的必然性
檔案作為歷史的記錄、知識的載體之一，匯集著大量的信息，且是最原始、最可靠的信息，具有不可估量的開發(fā)利用價值。加強檔案信息資源的開發(fā)利用，對發(fā)展和社會建設具有重要的推進作用。高校作為國家科研的重要基地、培養(yǎng)高級專業(yè)技術人才的搖籃，在廣大教學、科研人員的實踐中產(chǎn)生了大量的科研成果，并成為高校檔案部門保存的數(shù)量最大、最豐富的館藏檔案。這些檔案資源只有開發(fā)利用起來，才能體現(xiàn)它們應有的價值。
高校檔案形成于高校各個時期、各個方面，是反映學校歷史面貌和發(fā)展變化的真實記錄。實踐證明，高校檔案對于推動教育改革、提高教育教學質(zhì)量、科學管校、開展教學研究、提高工作效率、維護學校權益、展示學校輝煌業(yè)績等具有重要作用。檔案工作是辦好高校的一項基礎性工作，是高校管理不可缺少的環(huán)節(jié)，也是衡量一所高校管理水平高低的重要標志。這個環(huán)節(jié)的好壞，直接關系到學校建設的整體風貌。檔案工作者的任務就是科學地管理檔案，有的放矢地開發(fā)檔案信息資源，以滿足學校各類人員對檔案信息的需求。然而，目前傳統(tǒng)的檔案管理模式在高校仍占主導地位，各高校的檔案利用率仍很低，多數(shù)珍貴的檔案資料處于“養(yǎng)在深閨人未識”的階段，掩埋在歷史的灰塵之下。
高校檔案作為一種客觀實體，它的作用發(fā)揮并不是主動的，而是潛在的，需要通過人的勞動，通過一定的科學的工作方法來管理、開發(fā)才能發(fā)揮出來。為此，高校檔案管理部門必須以新時期高度發(fā)展的電子科技為依托，實現(xiàn)檔案管理服務模式的創(chuàng)新，從社會需要、學校需要的角度出發(fā)，以學校內(nèi)外的利用者為服務對象，以庫藏檔案信息為服務內(nèi)容，以多種服務方式為手段，為檔案的開發(fā)利用創(chuàng)造一個廣闊的空間，實現(xiàn)高校檔案信息資源的共享。
二、電子時代的到來為高校檔案管理服務模式的創(chuàng)新提供了技術支撐
一是計算機的應用和普及。檔案的手工操作速度慢，不能適應人們的要求。當今時代，計算機已深入到社會生活的各個領域，在檔案工作中，計算機的介入改變了檔案工作完全靠手工操作的歷史，大量簡單、重復的手工勞動逐漸由計算機取代，大大提高了工作效率。此外，網(wǎng)絡技術、復印技術、縮微技術、激光掃描技術也為檔案工作的創(chuàng)新提供了強有力的技術支持。
二是新的電子載體（材料）的出現(xiàn)和應用。紙張在一段時間里幾乎是檔案工作唯一的載體，錄音帶、錄像帶只是鳳毛麟角。20世紀80年代后，新型載體大量出現(xiàn)，如磁帶、磁盤、激光視盤、電子文件以及數(shù)碼相機拍攝的圖像數(shù)據(jù)等。電子載體的應用使檔案管理的手段從紙質(zhì)走向電子媒介，過去的一些紙質(zhì)資料被現(xiàn)代的計算機磁盤、光盤等存儲介質(zhì)所替代。充分發(fā)揮計算機存儲量大、處理速度快、輸出形式多樣的強大功能，使檔案信息服務更完善、更便捷。
三是網(wǎng)絡技術的發(fā)展和應用。高校的優(yōu)勢在于具有完善的校園網(wǎng)，校園網(wǎng)的產(chǎn)生使檔案工作發(fā)生了質(zhì)的變化，一改傳統(tǒng)的手工操作為電子文件，變被動工作為主動工作，利用先進的設備、科學的方法和手段，極大地提高了檔案信息管理和利用的效率。與傳統(tǒng)的檔案管理工作相比，電子時代的高校檔案工作者不再始終面對檔案本身實施一系列管理活動，而是直接運用來進行電子檔案信息的收集、整理和傳輸，真正體現(xiàn)“信息數(shù)字化、傳輸網(wǎng)絡化、館藏超時空化、服務有線化”，利用者足不出戶便可查閱有關的目錄、索引和全文，既方便又快捷，實現(xiàn)了檔案信息的共享。
三、高校服務模式創(chuàng)新的對策與措施
服務內(nèi)容創(chuàng)新，從檔案數(shù)量要求向質(zhì)量要求轉(zhuǎn)變。檔案管理服務模式創(chuàng)新的內(nèi)容是多方面的，高校檔案工作者不能只是將檔案收集起來便萬事大吉，而是要充分挖掘自身潛能，通過不斷完善、豐富、創(chuàng)新工作內(nèi)容，推動服務工作向高水平、高層次發(fā)展。近年來，隨著我國高等事業(yè)的蓬勃發(fā)展，高校的檔案工作也逐步走上了規(guī)范化、科學化管理的軌道。檔案工作從傳統(tǒng)的檔案實體管理方式向全面的檔案信息管理和檔案信息服務方向轉(zhuǎn)變，已成為一種必然的趨勢。檔案的價值在于被利用，高校的檔案資源就像一座寶庫。高校檔案工作者要實現(xiàn)服務模式的創(chuàng)新，很重要的一點就是要堅持“以利用為中心”的檔案工作方針，加大檔案編研的工作力度。檔案編研是檔案管理的重要環(huán)節(jié)，以服務方式的主動性、提供信息的系統(tǒng)性、編研成果的創(chuàng)造性等優(yōu)勢在建設中的很多領域發(fā)揮了突出作用。檔案編研工作就是充分挖掘和發(fā)揮檔案資源作用，適時把相關的信息轉(zhuǎn)化成編研成果，直接為高校的中心工作服務，從而使編研成果發(fā)揮出最大的效益和經(jīng)濟效益。
服務方式創(chuàng)新，由被動服務向主動服務轉(zhuǎn)變。新時期高校檔案部門應立足館藏、面向未來，大膽改革現(xiàn)有的高校檔案管理模式，在檔案管理的現(xiàn)代化、信息化、服務化、開放性上下大力氣，建立管理科學、反應敏捷、運行靈活的，改變“重保管、輕利用”的做法，將重點放在檔案資源的開發(fā)利用上，努力實現(xiàn)服務方式的社會化、多元化、優(yōu)質(zhì)高效化。檔案管理者要強化參與意識，在校領導的重視和支持下，緊緊圍繞學校的中心工作，積極參與學校的重大活動，及時了解、掌握學校發(fā)展動態(tài)，經(jīng)常深入教學、科研第一線，熟悉教研業(yè)務工作的流程和具體內(nèi)容，了解和掌握教職工對檔案信息的利用和需求，有針對性地開展信息服務工作。同時，在檔案主管部門的協(xié)調(diào)下，加強高校檔案館和地方綜合檔案館之間的聯(lián)系與協(xié)作，廣泛開展聯(lián)機檢索等業(yè)務，互息，促進交流，改變各自為政的局面，優(yōu)化檔案信息資源配置，聯(lián)合搞好信息資源開發(fā)，實現(xiàn)資源共享。
服務手段創(chuàng)新，由傳統(tǒng)的手工管理模式向現(xiàn)代化管理模式轉(zhuǎn)變。服務手段的創(chuàng)新是檔案服務工作創(chuàng)新的載體，隨著和多媒體網(wǎng)絡技術的加速融合發(fā)展，數(shù)字化檔案館的建設是21世紀檔案業(yè)務建設的必然發(fā)展趨勢。因此，必須加快檔案信息化建設步伐，把現(xiàn)代科學技術手段運用到高校檔案管理工作中去，改變傳統(tǒng)的手工操作管理模式，實現(xiàn)現(xiàn)代化管理。檔案工作人員要借助現(xiàn)代計算機技術及網(wǎng)絡通訊技術，對文字、聲音、圖像等各種形式的信息統(tǒng)一進行處理、存儲，實現(xiàn)同一事物的多種形式表現(xiàn)，從而改變傳統(tǒng)的檔案信息利用只能著眼于紙張文字的單一表現(xiàn)方式，將更加豐富多彩的編研形式呈現(xiàn)給讀者。同時，加強檔案館信息網(wǎng)絡建設，在因特網(wǎng)上建立檔案信息主頁，搞好網(wǎng)絡化服務，讓“死檔案”變成“活資源”，為利用者提供豐富鮮活的檔案信息；按照信息化標準建成的檔案館，能夠存儲大量各種形式的信息，用戶可以通過網(wǎng)絡方便地獲得這些信息，并且其信息存儲和用戶訪問不受地域限制。這種檔案館信息網(wǎng)絡能把包括多媒體在內(nèi)的各種信息的數(shù)字化、存儲管理和查詢集成在一起，使這些信息得到最大限度的利用，從而改變過去那種信息量少、速度慢、覆蓋面窄、信息利用局限于資料發(fā)放圍墻之內(nèi)的不利狀況。
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