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淺析高校大學(xué)生檔案管理存在的問題及對策
摘 要：本文針對高校大學(xué)生檔案管理中存在的問題，提出了解決對策。要增強學(xué)生、教師的檔案意識;建立健全檔案管理機制;豐富學(xué)生檔案內(nèi)容;加強檔案管理人員的培訓(xùn);加快檔案管理的現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化，提高檔案利用效率。
關(guān)鍵詞：高校;管理;存在問題;對策;大學(xué)生檔案
大學(xué)生檔案是反映學(xué)生個人經(jīng)歷、思想品德、成績、個性特點、專長愛好、健康狀況等方面的原始記錄，是學(xué)校教育、考察、培養(yǎng)人才的第一手資料，更是用人單位選拔聘用、考核培養(yǎng)人才的主要依據(jù)。[1]近年來，高校的擴招、學(xué)生規(guī)模的擴大，檔案管理機制的不健全等原因，導(dǎo)致高校學(xué)生檔案管理中存在諸多問題。因此，深入探討大學(xué)生檔案管理，使大學(xué)生檔案能夠為學(xué)校管理服務(wù)，為企事業(yè)單位提供真實準(zhǔn)確的人才信息，具有十分重要的現(xiàn)實意義。本文從檔案的流入、在校管理、流出三個環(huán)節(jié)探討存在的問題，并提出解決對策。
一、高校大學(xué)生檔案管理中存在的問題
1、檔案流入環(huán)節(jié)
(1)學(xué)生、教師檔案意識不強。大學(xué)生入學(xué)時，學(xué)籍檔案是反映其高中期間，學(xué)習(xí)、生活各方面表現(xiàn)、優(yōu)勢、劣勢，特長，班級管理經(jīng)驗的重要憑證，對老師在大學(xué)期間對其進一步的指導(dǎo)有著非常重要的意義。而今，因為學(xué)校、教育部門對檔案的不重視，加之學(xué)生檔案意識不強，檔案在學(xué)生帶到學(xué)校的過程中，被私自拆封、撕壞、遺失的情況屢有發(fā)生，此外，檔案在學(xué)生移交到學(xué)校后，因為老師的不專業(yè)以及對檔案的不重視，經(jīng)常將學(xué)生檔案束之高閣或丟失，沒有使檔案發(fā)揮其應(yīng)有的作用。
(2)檔案材料標(biāo)準(zhǔn)不一。近幾年，高校學(xué)生檔案是在新生報到時開始收集，然而，由于我國各省區(qū)學(xué)生高中檔案沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，因此，學(xué)生檔案在紙張、筆跡、格式、內(nèi)容各方面規(guī)格不一，五花八門，檔案質(zhì)量參差不齊。
2、檔案管理環(huán)節(jié)
(1)檔案管理歸口不一。許多高校學(xué)生檔案管理歸口部門不統(tǒng)一。以內(nèi)蒙古某高校為例，2008年至2010年一直歸招生就業(yè)處管理，2011年至今，一直歸各二級學(xué)院管理。還有一些高校檔案歸人事處、學(xué)生處管理。歸口不一必然導(dǎo)致檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范不一致，檔案管理混亂。
(2)學(xué)生檔案內(nèi)容陳舊。本人在從事檔案管理的七年間，通過訪談，發(fā)現(xiàn)70%的單位對畢業(yè)生檔案材料不感興趣，因為檔案材料中找不到單位聘用人員所需的各種信息。本人所在的高校，學(xué)生的檔案主要由高中學(xué)籍檔案、大學(xué)期間的成績單、學(xué)年鑒定表、高等畢業(yè)生登記表、體檢表、實習(xí)考核表、體能測試表組成，這些材料千人一面，很難反映出學(xué)生的創(chuàng)新能力、溝通能力、組織協(xié)調(diào)能力等信息，無法給用人單位提供選擇依據(jù)，與用人單位的期望值相差甚遠。
(3)檔案管理人員非專業(yè)化。高校的檔案管理人員普遍為學(xué)團工作人員，平時工作忙，任務(wù)重，沒有接受過專門的檔案管理培訓(xùn)，缺乏應(yīng)有的檔案管理基本知識，在存放、管理等方面，缺乏專門的制度，導(dǎo)致了檔案管理方面重收集，輕利用的情況。
(4)檔案管理制度滯后。大部分高校沒有建立檔案管理工作程序、規(guī)章及制度，使檔案管理工作無章可循，缺乏固定的規(guī)范和法律保障。
3、檔案流出環(huán)節(jié)
(1)檔案封裝質(zhì)量低。高校學(xué)生畢業(yè)時，檔案是其大學(xué)期間學(xué)習(xí)成績、社會工作、文體活動、總體表現(xiàn)的重要材料，對其將來的就業(yè)、提拔起到了關(guān)鍵的作用。但是，由于目前高校沒有嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)的管理制度，加之檔案封裝材料多、人手少，每年都是抽調(diào)學(xué)生封裝檔案。學(xué)生能力有限，責(zé)任意識不強，致使學(xué)生檔案材料收集、裝檔過程中出錯情況時有發(fā)生。
(2)檔案移交不規(guī)范。目前高校檔案移交主要為“一對多”的移交方式，即在畢業(yè)前夕由學(xué)校統(tǒng)一移交到學(xué)生手中。因為畢業(yè)時期，移交材料頗多，學(xué)生檔案需在短時間內(nèi)移交完畢，檔案的流動性大，數(shù)量多，時間性強，部分學(xué)生檔案意識不強，請他人代領(lǐng)，導(dǎo)致檔案移交手續(xù)不全，移交程序不規(guī)范等情況，其結(jié)果必然是雜亂無序。
檔案的完整性、準(zhǔn)確性、真實性是檔案的基本屬性和特征，而只有利用真實可靠的、質(zhì)量較高的檔案才能產(chǎn)生影響，收到效益。[2]根據(jù)以上高校大學(xué)生檔案中存在的問題，為確保大學(xué)生檔案的質(zhì)量，提高檔案的利用價值，必須采取切實有效的措施，加強管理。
二、針對問題的解決對策
1、增強學(xué)生、教師的檔案意識
首先，要使教師、學(xué)生轉(zhuǎn)變觀念，意識到檔案不僅是一種學(xué)籍資料，更是學(xué)生綜合素質(zhì)的一個全面反映，是學(xué)生在激烈的就業(yè)市場中勝出的關(guān)鍵材料，學(xué)生在檔案的保管、移交、填寫等環(huán)節(jié)要樹立認真嚴(yán)謹?shù)膽B(tài)度，確保檔案材料的完整性與準(zhǔn)確性。教師作為高校的管理者，更要樹立大局意識和服務(wù)意識，端正態(tài)度，增強自己的服務(wù)水平，提高服務(wù)能力，確保檔案轉(zhuǎn)接的各個環(huán)節(jié)不出問題。
2、建立健全檔案管理機制
加強法律法規(guī)建設(shè)，使大學(xué)生檔案管理有章可循。教育部門及高校要根據(jù)《檔案法》，結(jié)合實際，制定相應(yīng)的《高校學(xué)生檔案管理工作條例》，明晰管理部門及職責(zé)，使大學(xué)生檔案管理有章可循，有法可依，指導(dǎo)大學(xué)生檔案管理工作的順利開展。[3]
3、豐富學(xué)生檔案內(nèi)容
為了進一步與社會接軌，給學(xué)生就業(yè)提供比較優(yōu)勢，高校應(yīng)在學(xué)生檔案內(nèi)容方面進行創(chuàng)新，將學(xué)生在校期間的英語等級證書、計算機等級證書、專業(yè)資格證書、社團活動、學(xué)生活動獲獎證書、圖片材料、社會實踐活動經(jīng)歷等內(nèi)容按照學(xué)生的道德品質(zhì)、學(xué)習(xí)成果、專業(yè)素養(yǎng)、綜合能力、心理素質(zhì)幾個方面，一并整理封裝在學(xué)生檔案中，為用人單位提供一個詳實的記錄。
比如，道德品質(zhì)方面，可增加信用檔案。學(xué)生信用檔案是學(xué)生個人職業(yè)生涯的信用資本，高校可以通過積累學(xué)生在校期間考試、勞動、還貸、參與活動、遵紀(jì)守法等多方面的表現(xiàn)，制成材料，準(zhǔn)確反映學(xué)生的信用行為和品行情況。
學(xué)習(xí)成果方面，可以納入學(xué)生的學(xué)習(xí)成績、英語四、六級證書、計算機等級證書、獎學(xué)金證書、學(xué)術(shù)論文等，以此為主要依據(jù)，側(cè)重反映學(xué)生的學(xué)習(xí)能力。
專業(yè)素養(yǎng)方面，以學(xué)生的專業(yè)資格證書、社會實踐活動、實習(xí)經(jīng)歷為主，體現(xiàn)學(xué)生的專業(yè)水平和專業(yè)認識程度。
綜合能力方面要側(cè)重關(guān)注、體現(xiàn)學(xué)生各方面的能力。注意收集反映學(xué)生學(xué)習(xí)成績以外的其他材料，比如學(xué)生的個人設(shè)計作品、參賽榮譽證書、職業(yè)資格證書、文體活動照片等。
心理素質(zhì)方面，應(yīng)建立心理檔案來反映學(xué)生的心理狀況。高校學(xué)生心理健康教育的開展及學(xué)生心理健康狀況的跟蹤調(diào)查，形成了很多關(guān)于大學(xué)生心理素質(zhì)的材料，通過對這些資料的加工和整理，形成學(xué)生的心理檔案，可以幫助單位根據(jù)學(xué)生的心理健康狀況， 為其提供最適合的崗位。
4、加強檔案管理人員的培訓(xùn)
大學(xué)生檔案主管部門要建立學(xué)生檔案管理人員培訓(xùn)長效機制， 廣泛開展多種形式的教育培訓(xùn)，如檔案基礎(chǔ)理論與技能培訓(xùn)、信息技術(shù)培訓(xùn)、相關(guān)專業(yè)知識培訓(xùn)等。通過教育培訓(xùn)，完善大學(xué)生檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)，培養(yǎng)敏銳的檔案意識及較強的檔案技術(shù)能力。[4]
5、加快檔案管理的現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化，提高檔案利用效率
隨著計算機在各個行業(yè)的廣泛應(yīng)用，檔案管理工作者應(yīng)在遵循檔案工作客觀規(guī)律的基礎(chǔ)上，充分利用現(xiàn)代技術(shù)手段，將檔案文件中的文本、照片、錄音、錄像和藝術(shù)作品等進行數(shù)字化處理，制成學(xué)生電子檔案，既能方便學(xué)生本人、學(xué)校管理者的查閱，提高檔案的利用率，同時確保檔案的及時更新，數(shù)據(jù)的完整準(zhǔn)確，并與學(xué)生所在地的人才交流中心對接，方便用人單位的查詢，使檔案的作用得到充分的發(fā)揮。
參考文獻：
[1] 任潔，喬茂有.對高校學(xué)生檔案管理的思考[J].吉林廣播電視大學(xué)學(xué)報，2012(5)34-37.
[2] 單芹華.大學(xué)生檔案管理存在問題及建議[J].南昌教育學(xué)院學(xué)報，2012(6)53-55.
[3] 孫海燕.新時期高校檔案管理探析[J].品牌，2014(8)76-78.
[4] 續(xù)姍.新時期高校檔案管理工作問題及發(fā)展對策[J].長春教育學(xué)院學(xué)報，2013(10)62-64.
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