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芻議高校檔案信息化建設(shè)
【摘 要】高等教育飛速發(fā)展，作為信息高度集中的高校檔案應(yīng)加快檔案信息化建設(shè)以適應(yīng)社會和高等教育的發(fā)展。加快高校檔案信息化建設(shè)是當(dāng)今高校檔案管理的必然要求，高等學(xué)校要強(qiáng)化檔案信息化意識，積極開展檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)和網(wǎng)絡(luò)管理，建立高校檔案信息服務(wù)體系。【關(guān)鍵詞】檔案管理 信息化 網(wǎng)絡(luò)化 信息服務(wù)體系
高校檔案是高等學(xué)校在教學(xué)、科研、學(xué)生管理、后勤管理、資產(chǎn)管理及其他各項(xiàng)工作中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、音像等不同載體的歷史記錄，是學(xué)校發(fā)展歷史的縮影和真實(shí)寫照。學(xué)校檔案對于學(xué)校推動(dòng)教育教學(xué)改革、深化教育科研、創(chuàng)新人才培養(yǎng)模式、提高教育教學(xué)質(zhì)量、提高管理效能、維護(hù)學(xué)校權(quán)益等起著不可替代的作用。衡量一所學(xué)校管理水平高低的因素有多種，而檔案管理工作就是其中不可缺少的因素之一。隨著經(jīng)濟(jì)社會和高等教育的快速發(fā)展，高校檔案工作面臨著新的挑戰(zhàn)，同時(shí)也迎來了新的發(fā)展機(jī)遇。為使高校檔案工作與高等教育同步發(fā)展，檔案信息化建設(shè)勢在必行。從而使高校檔案工作更好地為高校教學(xué)、科研及師生和社會服務(wù)。
一、高校檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀
1.思想意識方面
隨著高校檔案事業(yè)的發(fā)展，高校檔案工作已步入規(guī)范化軌道，領(lǐng)導(dǎo)和師生員工的檔案意識得到加強(qiáng)，檔案在高校教學(xué)、科研中的重要作用逐步顯現(xiàn)，信息化建設(shè)有了一定的基礎(chǔ)。但一些高校領(lǐng)導(dǎo)在新形式下對檔案信息化建設(shè)的重要性缺乏應(yīng)有的認(rèn)識和足夠的認(rèn)識，對檔案管理自動(dòng)化的必要性、緊迫性感受不深，熱情不高，沒有建立檔案信息化的領(lǐng)導(dǎo)決策機(jī)構(gòu)，也沒有將檔案信息化建設(shè)列入議事日程。特別在高校經(jīng)費(fèi)普遍不足的情況下，沒有給予檔案部門必要的資金、物質(zhì)和人才的支持，網(wǎng)絡(luò)化程度不高；機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員編制沒有到位，沒有形成相應(yīng)的信息化隊(duì)伍，檔案信息化建設(shè)成了紙上談兵；其次很多高校尚未形成素質(zhì)優(yōu)良、結(jié)構(gòu)合理、科學(xué)高效的檔案管理隊(duì)伍，再有高校各部門的兼職檔案員接收檔案管理專業(yè)的專門培訓(xùn)較少，缺乏檔案管理及檔案信息化建設(shè)的基本理論、基本知識、基本技能，而對檔案管理人員繼續(xù)教育的措施乏力，直接制約著檔案信息化建設(shè)進(jìn)程，嚴(yán)重降低其在社會需求中的作用。
2.技術(shù)方面
檔案信息的多樣化極其巨大的數(shù)量，為新技術(shù)的應(yīng)用提供了廣闊的天地。目前，大多高校檔案部門都建有自己的局域網(wǎng)，有的還上了因特網(wǎng)，信息化體系初見規(guī)模。但我們在瀏覽這些網(wǎng)頁時(shí)能看到的信息卻有限；關(guān)于檔案的收集、存儲、傳輸、發(fā)布、檢索和利用的手段等大多數(shù)檔案工作還處于原始的手工操作與單機(jī)歸檔階段，聯(lián)網(wǎng)歸檔檢索查閱等還不太成熟，造成在查閱過程中出現(xiàn)文件丟失等現(xiàn)象，加之文件流轉(zhuǎn)過程不規(guī)范、辦公效率低、文件和文字信息不能做到交流和共享、文件與檔案管理相對孤立，沒能形成一個(gè)有機(jī)的整體，檔案管理不能很好的達(dá)到高效、服務(wù)的目的，離信息的計(jì)算機(jī)管理和遠(yuǎn)程聯(lián)網(wǎng)查詢、利用相距甚遠(yuǎn)。這均說明我們的檔案信息化建設(shè)還處于低水平狀況。另外，由于各種原因，國家至今沒有統(tǒng)一的檔案發(fā)展規(guī)劃和標(biāo)準(zhǔn)，各個(gè)高校根據(jù)自己的經(jīng)濟(jì)實(shí)力和技術(shù)條件選擇硬件設(shè)備，檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用軟件水平參差不齊，檔案管理信息化的發(fā)展存在著很大盲目性。
3.檔案信息資源方面
目前高校檔案館建成的數(shù)據(jù)庫類型單一，規(guī)模小、功能少、標(biāo)準(zhǔn)化程度低，數(shù)據(jù)不完整，數(shù)據(jù)無規(guī)�；刂疲蠖鄶�(shù)檔案無主題標(biāo)引，共享性差，提供服務(wù)水平差。高校檔案館目錄信息資源多，所建的數(shù)據(jù)庫大多為條目數(shù)據(jù)庫，全文檔案信息所占的比例很低，只能單一檢索查尋，無法滿足用戶的多種需求。即便提供全文檢索的電子檔案，大部分也只是提供的現(xiàn)行文件查詢，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能達(dá)到所有開放檔案的全文獲取�，F(xiàn)有電子檔案信息資源大多數(shù)是目錄級信息，這些目錄中的數(shù)據(jù)也還只是停留在案卷級的檢索層次，對于能夠更深刻揭示、評價(jià)館藏的編研材料，如檔案匯編、大事記、組織沿革、統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯編等很少見到。想要得到所需檔案的某些相關(guān)信息，如果只是通過計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)可能無法得到全部滿足。
二、高校檔案信息化建設(shè)的必要性
1.大量數(shù)字化檔案信息的形成
傳統(tǒng)型的檔案是建立在手工管理的基礎(chǔ)上，其檔案信息服務(wù)也是以手工服務(wù)為主要手段，這種管理方式及檢索利用水平，使得絕大部分電子檔案無法采集、收集和提供利用，甚至絕大部分電子檔案已經(jīng)被清洗、丟失，這種傳統(tǒng)的檔案管理模式嚴(yán)重滯后于人們對檔案信息的現(xiàn)實(shí)需求，為此，高校檔案工作必須走信息化建設(shè)道路，高校檔案信息化建設(shè)已經(jīng)擺在了十分突出的位置。隨著我國教育和科研網(wǎng)的建立，使得高校過去形成檔案的文件、通知、規(guī)章制定等主要材料，都是用電子文件的形式進(jìn)行網(wǎng)上發(fā)布，以光盤、磁盤等作為信息存儲載體的機(jī)讀檔案日益增多，并向數(shù)字格式轉(zhuǎn)變。
2.技術(shù)手段、服務(wù)方式的變化
信息的發(fā)展，高校網(wǎng)絡(luò)建設(shè)信息化的實(shí)現(xiàn)，為高校教學(xué)、科研、尤其是管理提供了先進(jìn)的技術(shù)手段和嶄新的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，使高校檔案的中心工作發(fā)生了根本性改變。高校檔案管理部門基本上使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理,檔案管理技術(shù)手段、服務(wù)方式已完全不同于以往的手工整檔、錄入和規(guī)范，各單位、各部門在工作過程中形成的各種材料，都可以直接錄入存盤，有選擇性地在網(wǎng)上發(fā)布信息。高校檔案管理部門通過校園網(wǎng)絡(luò)為各單位提供校內(nèi)所有歸檔文件，為校內(nèi)各部門提供檔案文件及其他有關(guān)信息的查找、閱覽服務(wù)。
3.檔案信息的規(guī)范管理
隨著高校規(guī)模的不斷擴(kuò)大，高校檔案管理面對數(shù)量越來越多的新型形態(tài)和載體的數(shù)字文件材料也越來越多，開展檔案數(shù)字化建設(shè)，規(guī)范管理，更好地為高校的各項(xiàng)工作提供檔案信息服務(wù)。高校檔案信息化建設(shè)，通過為各部門發(fā)布信息提供統(tǒng)一的平臺，統(tǒng)一各立卷部門的分類方法和檔案的規(guī)范化管理，實(shí)現(xiàn)文書處理與檔案管理工作流程的有效銜接，有利于部門立卷制度的落實(shí)，提高了組卷編目的效率和質(zhì)量，保證了歸檔文件材料的齊全完整，提高工作質(zhì)量和服務(wù)水平。
三、高校檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容
1.強(qiáng)化檔案信息化意識
檔案信息化建設(shè)需要用現(xiàn)代化信息技術(shù)的觀念、技術(shù)、設(shè)備、方法對檔案管理業(yè)務(wù)流程、管理模式進(jìn)行重新整合和定位。推動(dòng)高校檔案信息化建設(shè)，檔案管理者應(yīng)轉(zhuǎn)變思想觀念，認(rèn)識到檔案信息化建設(shè)的重要性，要把現(xiàn)階段檔案信息化建設(shè)放到一個(gè)戰(zhàn)略的高度來看待，充分發(fā)掘其潛在的內(nèi)容與意義，絕不容忽視。各級檔案工作者也要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)思維，認(rèn)真看待檔案現(xiàn)代化的進(jìn)程，樹立現(xiàn)代化檔案管理的意識，努力提高工作水平、工作效率和服務(wù)質(zhì)量。
2.加快制定檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)和制度
檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化是檔案管量現(xiàn)代化和信息化的一項(xiàng)重要環(huán)節(jié)。檔案信息化建設(shè)工作已引起國家有關(guān)部門的重視和關(guān)注，相關(guān)的法律法規(guī)正逐步健全和完善。目前，還沒有一個(gè)統(tǒng)一的檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)，各高校應(yīng)該根據(jù)自己學(xué)校的實(shí)際情況，結(jié)合一些已經(jīng)出臺的國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，來積極制定適合本校檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)。
3.建設(shè)高質(zhì)量的檔案信息數(shù)據(jù)庫
檔案信息資源建設(shè)是信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和核心，主要任務(wù)是按照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》，對原有館藏傳統(tǒng)載體檔案通過掃描、加工和處理，進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，形成規(guī)范化、系列化的文字、聲像等檔案數(shù)據(jù)存入數(shù)據(jù)庫；在數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程中，還要同時(shí)做好自身館藏檔案機(jī)讀目錄建設(shè)，對正在形成的電子文件進(jìn)行及時(shí)歸檔，將每年產(chǎn)生的歸檔文件目錄以機(jī)讀目錄的方式存檔，并做到齊全完整、真實(shí)有效。
建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫，是檔案信息資源開發(fā)利用的重點(diǎn)，也是實(shí)施電子檔案科學(xué)管理的必要條件。加強(qiáng)文件目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)，采集文件級目錄數(shù)據(jù)，建設(shè)館藏檔案文件級目錄數(shù)據(jù)庫，然后形成全宗目錄數(shù)據(jù)庫，進(jìn)而建立各種專門檔案目錄的數(shù)據(jù)庫；檔案的數(shù)字化工作要建設(shè)高質(zhì)量、高水平的全文信息數(shù)據(jù)庫，利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)，通過對檔案信息基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行挖掘整合，最后在此基礎(chǔ)上形成檔案基礎(chǔ)信息資源數(shù)據(jù)庫群，同時(shí)應(yīng)根據(jù)各高校的特色與實(shí)際情況，著重推出一批具有示范性的特色數(shù)據(jù)庫，使檔案信息資源開發(fā)利用服務(wù)能力不斷提高、質(zhì)量日益提升。 4.實(shí)現(xiàn)高校檔案管理網(wǎng)絡(luò)化
檔案作為信息庫中的重要信息源之一，其收集、分類、存貯和管理的主要目的，除了真實(shí)地記錄高校發(fā)展的歷史軌跡之外，還有就是為檔案用戶提供檔案信息服務(wù)。就后者而言，由于檔案信息的歷史價(jià)值及其在高校發(fā)展中所起到的重要作用與檔案管理和服務(wù)手段落后之間所產(chǎn)生的巨大反差，因此，無論從管理層面還是從利用與服務(wù)層面上看，建立高校檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)都有其積極和重要的意義。
作為高校信息資源服務(wù)中心的檔案管理部門，應(yīng)該充分利用校園網(wǎng)，做好檔案信息的收集、整理、管理、統(tǒng)計(jì)和利用服務(wù)工作，建立全校性標(biāo)準(zhǔn)化的檔案信息數(shù)據(jù)庫，建設(shè)數(shù)字化檔案館，實(shí)現(xiàn)檔案管理、利用網(wǎng)絡(luò)化。使檔案管理部門的管理者通過網(wǎng)絡(luò)可以共享收集到的檔案資料，從而形成檔案信息化服務(wù)的良性循環(huán)。
5.加強(qiáng)檔案信息的安全管理
提高檔案管理者的安全防范意識。高校檔案管理者要認(rèn)識到檔案信息是對高校多年來建設(shè)過程的一個(gè)歷史記載，要確保檔案的完好無損，對涂改、偽造檔案、盜竊檔案、丟失或擅自銷毀檔案等不法行為采取堅(jiān)決制止或打擊；檔案管理者要嚴(yán)格規(guī)范個(gè)人行為，以免給檔案信息安全帶來隱患；檔案管理者要加強(qiáng)設(shè)備維護(hù)知識的學(xué)習(xí)，及時(shí)對日常使用的殺毒軟件、防火墻進(jìn)行更新和維護(hù)，最大限度地避免惡意病毒的攻擊。
加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)檔案信息的安全，一方面對網(wǎng)上公布的信息要嚴(yán)格審查，避免不當(dāng)?shù)男畔⒑捅Ｃ軆?nèi)容上網(wǎng)；另一方面要保護(hù)上網(wǎng)信息的安全，從進(jìn)口、傳輸、使用三方面采取安全保密措施。采用防火墻、安全代理、權(quán)限控制等技術(shù)保護(hù)手段防止泄密和失密、數(shù)據(jù)丟失，按照公開信息、內(nèi)部信息、保密信息的不同，為不同用戶提供相應(yīng)等級的信息服務(wù)。同時(shí)要加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)安全管理，數(shù)據(jù)庫服務(wù)器要采用主用和備用雙主機(jī)，相互鏡像備份，并使用光盤作為檔案數(shù)據(jù)的備份，確保檔案信息的安全。
6.加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)
檔案工作者是檔案管理的主體，是否具備極強(qiáng)的業(yè)務(wù)素質(zhì)和相關(guān)能力是搞好檔案管理工作的關(guān)鍵。為了適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的需要，必須加強(qiáng)檔案部門的人才儲備，積極引進(jìn)檔案管理專業(yè)人才和計(jì)算機(jī)專業(yè)人才。我們面臨的是科技革命日新月異的時(shí)代，隨著檔案信息化建設(shè)的發(fā)展，檔案工作的重點(diǎn)必然向更深層次的信息領(lǐng)域進(jìn)展，因此，一方面要引進(jìn)相關(guān)領(lǐng)域人才，一方面要對現(xiàn)有檔案工作者進(jìn)行針對性的培訓(xùn)，如加強(qiáng)計(jì)算機(jī)、信息、網(wǎng)絡(luò)和多媒體等知識和技術(shù)的培訓(xùn)。更新其知識結(jié)構(gòu)，提高檔案工作者的專業(yè)水平。檔案人員要不斷提高自身素養(yǎng)，恪守檔案工作紀(jì)律，認(rèn)真貫徹執(zhí)行《檔案法》，嚴(yán)守黨和國家、高校的機(jī)密，適應(yīng)新形勢，樹立超前的管理意識，發(fā)揮其自身的協(xié)調(diào)能力與各部門建立良好的關(guān)系，不斷提高自身綜合素質(zhì)。
四、高校檔案信息化建設(shè)的趨勢
高校檔案信息化建設(shè)是全國高校檔案建設(shè)共同的工作，對全國高校檔案今后的發(fā)展起積極的推動(dòng)作用，也對高校的各項(xiàng)工作產(chǎn)生積極的影響。因此，應(yīng)把高校檔案信息化建設(shè)與發(fā)展納入高校信息化建設(shè)的重要組成部分，切實(shí)做好相關(guān)工作，適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的需要，爭取把檔案信息化建設(shè)與國家和地區(qū)檔案信息化同步。高校檔案信息化將會成為各高校師生查閱信息最全、最新、最方便的場所。伴隨著網(wǎng)絡(luò)與通信技術(shù)的不斷發(fā)展，高校檔案部門將會逐步趨向于數(shù)字檔案館的建設(shè)，未來的數(shù)字檔案信息將會形成一個(gè)巨大的信息空間，檔案信息在網(wǎng)絡(luò)上被傳輸、檢索和利用。
參考文獻(xiàn)：
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