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略論檔案保密和利用
文章論述了檔案保密工作的重要意義，從檔案保管過程、檔案利用過程和檔案開放過程三個(gè)方面提出了做好檔案保密工作的具體辦法。隨著社會(huì)的發(fā)展進(jìn)步，檔案資源的巨大社會(huì)價(jià)值日益為公眾所認(rèn)知，這就涉及檔案保密和利用工作的重要性，這項(xiàng)工作做得好和壞，將直接影響黨和國(guó)家及單位的平安和利益。檔案是一種重要的社會(huì)信息資源。對(duì)于檔案信息資源，既要重視其載體的保管保護(hù)，更要重視其所含信息的開發(fā)利用，以實(shí)現(xiàn)信息資源共享。作為人類社會(huì)各項(xiàng)實(shí)踐活動(dòng)的真實(shí)歷史產(chǎn)物，檔案所具有的原始真實(shí)憑證功能及其權(quán)威性是現(xiàn)實(shí)客觀存在的，同時(shí)它又具有“今世賴以知古、后世賴以知今”的巨大參考功能。利用檔案是人類社會(huì)發(fā)展的客觀需要，它的功能是其他信息資源無法替代的，所以利用檔案為人類社會(huì)實(shí)踐服務(wù)具有極強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)性。保守國(guó)家機(jī)密是每個(gè)公民應(yīng)盡的義務(wù)，更是檔案管理工作人員的神圣職責(zé)，在嚴(yán)格做好保密工作的同時(shí)，切實(shí)完善工作職能，使檔案得到充分合理的利用。
一、做好檔案保管過程中的保密工作
1 檔案的庫房管理是檔案保密的重點(diǎn)。從總體上講，檔案庫房應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定單獨(dú)興建，但是有一些不具備條件的單位，往往將庫房附設(shè)在機(jī)關(guān)辦公樓內(nèi)。應(yīng)注重的是，不是任何一間辦公室都可以用作庫房的，從檔案保密的角度來看，不宜將庫房設(shè)在辦公樓的最底層，庫房門窗等應(yīng)專門加固，以防盜竊。還應(yīng)盡量做到庫房和辦公室分開，庫房和閱覽室分開。檔案庫房應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)管理，制定嚴(yán)格的庫房管理制度，無關(guān)人員一律禁止入內(nèi)。實(shí)踐證實(shí)，檔案庫房的科學(xué)管理，是做好檔案保密、維護(hù)檔案平安的基本保障。
2 提高絕密檔案管理人員的素質(zhì)。絕密檔案管理人員具有非凡的地位和身份，有知密早、知密多、知密深的特征。他們對(duì)保守黨和國(guó)家的秘密負(fù)有比一般工作人員更為重大的責(zé)任，因此，檔案保密工作好和壞，檔案管理人員的素質(zhì)是個(gè)關(guān)鍵。絕密檔案管理人員必須有較強(qiáng)的責(zé)任心、事業(yè)心和高度的保密意識(shí)，不僅要有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，經(jīng)手的事情件件有頭有尾，手續(xù)清楚，而且要防止“無形”儲(chǔ)存在頭腦中秘密的泄露。由于檔案管理人員經(jīng)常接觸黨和國(guó)家以及單位大量的秘密，這些秘密隨著主人的社會(huì)活動(dòng)被帶到各個(gè)復(fù)雜的場(chǎng)合，往往一句話，說者無意，聽者有心，在不知不覺中就泄露了秘密。所以檔案人員無論在什么場(chǎng)合，都應(yīng)把保守國(guó)家秘密作為自己的神圣職責(zé)和應(yīng)盡的義務(wù)。
3 加強(qiáng)絕密檔案的日常管理。絕密檔案的調(diào)閱、移出、銷毀等應(yīng)嚴(yán)格按規(guī)定手續(xù)辦理，必須經(jīng)指定領(lǐng)導(dǎo)人審批，認(rèn)真履行登記、簽字手續(xù)，任何人無權(quán)擅自調(diào)閱。絕密檔案使用完畢后應(yīng)及時(shí)清對(duì)、檢查，發(fā)現(xiàn)失密、泄密新問題，應(yīng)及時(shí)查明原因，進(jìn)行補(bǔ)救。
二、做好檔案利用過程中的保密工作
做好檔案利用中的監(jiān)督工作，檔案利用監(jiān)督是做好檔案利用過程中保密工作的一項(xiàng)重要辦法，它能有效地發(fā)現(xiàn)并制止糾正檔案利用過程中不利于檔案保密的各種不良行為，從而做到既能利用檔案，又能保證檔案的完整和平安。具體說來，檔案利用監(jiān)督可以從以下幾個(gè)方面實(shí)施摘要：
1 制度建設(shè)。檔案利用規(guī)章制度一般有閱覽制度、外借制度、復(fù)制制度等。根據(jù)實(shí)際情況，對(duì)不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)，使提供利用工作有章可循，在大力開展檔案利用工作的同時(shí)，確保不失密、不泄密及文件的完好無損。各項(xiàng)檔案利用規(guī)章制度的條文應(yīng)嚴(yán)密而簡(jiǎn)明，便于執(zhí)行，并在實(shí)踐中認(rèn)真加以總結(jié)，不斷充實(shí)和完善。
2 隊(duì)伍建設(shè)。擔(dān)負(fù)利用服務(wù)工作的檔案管理人員，是利用制度的直接貫徹者，對(duì)檔案的平安負(fù)有直接責(zé)任，必須具備較高的素質(zhì)。一是政治素質(zhì)，要有高度的政治責(zé)任心和全心全意為人民服務(wù)的精神，熱愛檔案事業(yè)；二是業(yè)務(wù)素質(zhì)，要具備專業(yè)知識(shí)，熟悉所保管的檔案內(nèi)容，熟悉檔案法規(guī)；三是文化素質(zhì)，要有較高的文化知識(shí)，能總結(jié)和分析利用工作中的經(jīng)驗(yàn)和新問題，從中把握利用工作的規(guī)律。此外，還要有敏銳的觀察能力，善于做利用者的工作，能獨(dú)立處理利用中出現(xiàn)的一般新問題。
3 監(jiān)督辦法。在利用中，要根據(jù)不同的利用對(duì)象的不同目的，把握其心理和思想動(dòng)機(jī)，加強(qiáng)重點(diǎn)監(jiān)護(hù)。有條件的檔案館室還可以安裝攝像監(jiān)視器。對(duì)某些為獲取憑證而來館查閱檔案的利用者，要防止其偷撕或涂改檔案；對(duì)一些平時(shí)養(yǎng)成看書劃線或翻書沾口水之類習(xí)慣的利用者，要及時(shí)提醒。做好利用監(jiān)督，還要做到三勤摘要：一是嘴勤，勤宣傳利用檔案的制度和規(guī)定，勤和利用者交談，把握其利用目的和動(dòng)機(jī)；二是眼勤，勤觀察動(dòng)態(tài)，置每個(gè)利用者于視線之中；三是手勤腦勤，勤分析利用者的情況和利用效果，勤檢查被利用的案卷，勤督促利用登記制度的落實(shí)。要在利用者離去之前，仔細(xì)檢查翻閱被利用過的案卷和文件，發(fā)現(xiàn)新問題及時(shí)查處，并在利用登記簿上備注說明。對(duì)于損毀檔案較為嚴(yán)重的違法行為，應(yīng)及時(shí)報(bào)告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，以便及時(shí)查處，挽回?fù)p失。
三、正確處理好檔案開放利用和平安保密工作的關(guān)系
要堅(jiān)持“保、放”結(jié)合的指導(dǎo)思想，正確處理保密和開放，信息公開的關(guān)系，既要積極防范又提供工作便利，即把好保密關(guān)，又疏通公開、交流的渠道。日常工作中，檔案管理人員十分重視檔案保密，工作盡心盡職，但由于在傳統(tǒng)的保密觀念影響下，檔案工作普遍存在著重保輕用、利用不足的現(xiàn)象。由此產(chǎn)生一些弊端摘要：大批檔案得不到充分的利用，甚至有些很有價(jià)值的檔案長(zhǎng)期被束之高閣，變成一文不值的廢紙，造成檔案浪費(fèi)；領(lǐng)導(dǎo)不能及時(shí)全面地了解情況，有效地利用檔案；檔案管理人員的管理價(jià)值也難以在利用檔案的效果中體現(xiàn)出來。上述情況表明，檔案部門改變傳統(tǒng)的觀念，在嚴(yán)格提供保密工作的同時(shí)，切實(shí)轉(zhuǎn)變工作職能，為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)勢(shì)在必行。機(jī)密檔案應(yīng)該保密，但保密的目的之一是為了利用，是有時(shí)間、地點(diǎn)、范圍限制的利用，保而不用只會(huì)失去保的意義，失去檔案的價(jià)值。當(dāng)然，利用必須是在保密基礎(chǔ)上的利用，無限制的利用會(huì)給黨和國(guó)家以及單位的平安和利益造成危害。所以，對(duì)檔案工作來說，保密和利用兩者都十分重要，決不可偏頗。
1 我們保存檔案的根本目的在于利用。在利用范圍和對(duì)象上應(yīng)做到摘要：(1)對(duì)外公布開放檔案，是達(dá)到最大限度利用檔案信息資源的社會(huì)化舉措。一定要按照國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)開放公布一切應(yīng)該開放的檔案，充分發(fā)揮檔案的潛在價(jià)值。同時(shí)不應(yīng)忽視檔案的平安保密，在保證國(guó)家利益、集體利益和個(gè)人合法權(quán)益不受侵害的情況下公布開放檔案。對(duì)一些把握不準(zhǔn)的，應(yīng)報(bào)請(qǐng)上級(jí)定奪或請(qǐng)有關(guān)專家鑒定。(2)在檔案利用需要服務(wù)時(shí)，既要積極熱情，又要堅(jiān)持保密原則。凡對(duì)涉及本單位、本部門的一些在一定時(shí)期和一定場(chǎng)合具有保密性質(zhì)的檔案(如疫情數(shù)據(jù)、突發(fā)事件等)，要嚴(yán)格把關(guān)，按照
有關(guān)規(guī)定辦理利用手續(xù)，對(duì)不該開放利用的或不屬知密范圍的人都果斷不予提供，避免造成失密和損失。
2 加強(qiáng)歸檔力度。凡歸檔范圍內(nèi)的檔案，都必須集中統(tǒng)一到檔案部門依法保管，任何單位、科室或個(gè)人不得以任何借口拒不歸檔，以保證檔案收集的齊全和完整。
3 大力宣傳《檔案法》《保密法》。對(duì)檔案提供者和檔案利用者加強(qiáng)教育，提高他們的檔案意識(shí)和保密意識(shí)，自覺執(zhí)行國(guó)家的法律法規(guī)，維護(hù)國(guó)家、集體和個(gè)人合法權(quán)益。
4 用創(chuàng)新的精神指導(dǎo)新時(shí)期的檔案工作。要有新思路、新方法，探究在檔案開放利用和平安保密工作中出現(xiàn)的新新問題、新特征、新要求。如對(duì)電子文件的完整、平安保密等新問題，應(yīng)該是在充分利用電子文件的過程中加強(qiáng)保密工作，在加強(qiáng)保密工作的過程中促進(jìn)電子文件的利用。
5 加強(qiáng)監(jiān)管、完善監(jiān)督機(jī)制。加大執(zhí)法力度。凡發(fā)現(xiàn)有違反檔案、保密等法律法規(guī)的要果斷依法處理，從而達(dá)到檔案利用和保密互為保障的辯證統(tǒng)一，努力使檔案信息資源得到充分利用，體現(xiàn)其價(jià)值的最大化、社會(huì)化，又維護(hù)了國(guó)家、集體、個(gè)人的合法權(quán)益不受侵害，并使檔案在利用中延續(xù)生命，煥發(fā)活力，促進(jìn)檔案工作更快更好地開展。
6 加強(qiáng)檔案管理人員的職責(zé)，切實(shí)維護(hù)檔案的完整和平安。這既是檔案保管工作的基本任務(wù)，也是檔案保管工作的目的。檔案保管工作的具體任務(wù)就是做到不壞、不丟、不散、不亂。不壞，就是使檔案保管得完好無損，不致因各種不利因素而使檔案損壞。對(duì)已經(jīng)破損的檔案，要及時(shí)搶修。不丟，就是使檔案絕對(duì)平安，不致因工作疏忽而使檔案遺失或被竊，不僅保證檔案實(shí)體平安，也要保證檔案內(nèi)容的平安。不散，就是要求檔案的保管相對(duì)集中，不因檔案的分散保管而使檔案管理不便，甚至造成檔案損壞或丟失等嚴(yán)重情況。不亂，就是要求檔案保管工作有條不紊，檔案排架整潔規(guī)范，有章可循，有目可查。檔案保管工作的任務(wù)是艱巨的，也是光榮的，這是一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作，檔案保管人員要持之以恒，時(shí)刻警惕，防止檔案的損壞，確保檔案的平安，為檔案工作提供物質(zhì)基礎(chǔ)。
7 做好檔案的保管期限和保密期限的區(qū)分工作。要正確分析和鑒別檔案內(nèi)容的現(xiàn)實(shí)功能和歷史功能，根據(jù)本單位工作的需要和為國(guó)家積累歷史文化財(cái)富的需要，全面確定檔案的保存價(jià)值，準(zhǔn)確地判定檔案的保管期限。若在保密期限內(nèi)被泄露，將對(duì)國(guó)家、單位的平安和利益造成危害。它表示該秘密事項(xiàng)在其確定的期限內(nèi)，受國(guó)家有關(guān)保密法律、法規(guī)的保護(hù)，因此，必須按秘密事項(xiàng)確定其保密期限。在保密期限上，《國(guó)家秘密保密期限的規(guī)定》中規(guī)定摘要：除有非凡規(guī)定外，絕密級(jí)事項(xiàng)不超過30年，機(jī)密級(jí)事項(xiàng)不超過201年，秘密級(jí)事項(xiàng)不超過10年。保密期限在一年及一年以上的以年計(jì)，在一年以內(nèi)的以月計(jì)。
8 做好檔案密級(jí)的調(diào)整工作。要貫徹落實(shí)《保密法》以及1991年國(guó)家保密局、國(guó)家檔案局聯(lián)合制發(fā)的《各級(jí)國(guó)家檔案館館藏檔案解密和劃分控制使用范圍的暫行規(guī)定》的精神，在廣泛宣傳、提高熟悉、大力協(xié)調(diào)的基礎(chǔ)上，重點(diǎn)解決好兩個(gè)新問題摘要：一要嚴(yán)格執(zhí)行解密劃控的時(shí)間標(biāo)準(zhǔn)、有關(guān)涉密內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)及保密規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，做到有法必依，執(zhí)法必嚴(yán)，違法必究。二要主動(dòng)接受保密部門對(duì)調(diào)密工作的監(jiān)督指導(dǎo)，齊心協(xié)力搞好檔案涉密文件的清查鑒定。嚴(yán)格劃清密和非密的界限，確定哪些檔案能開放利用，哪些限制在一定范圍內(nèi)利用，哪些還不能提供利用，為今后進(jìn)一步搞好規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和涉密檔案建設(shè)奠定基礎(chǔ)。要建立起法制的新秩序，對(duì)涉密檔案的變化調(diào)整，不僅要立足于當(dāng)前的實(shí)際工作，還要著眼于長(zhǎng)遠(yuǎn)。
四、進(jìn)一步做好檔案開放中的保密工作
一成不變地看待檔案的秘密性，無視其秘密性的時(shí)效和范圍，是不對(duì)的；但假如缺乏保密觀念，對(duì)涉密檔案無視其秘密性，無限地?cái)U(kuò)大開放利用范圍，也是錯(cuò)誤的。因此，在開放檔案為社會(huì)所利用的同時(shí)，應(yīng)當(dāng)做好相應(yīng)的保密工作。
1 做好檔案的審查工作。審查工作是檔案開放前的一項(xiàng)重要工作，也是開放檔案工作的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，其主要任務(wù)是科學(xué)而準(zhǔn)確地區(qū)分、判定檔案的開放和控制使用范圍。對(duì)這項(xiàng)工作可以分三步進(jìn)行摘要：一是初審，檔案館工作人員根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)開放期限內(nèi)的檔案逐件進(jìn)行審查，初步判定開放和控制使用范圍。二是中審，由具有較高政策水平和業(yè)務(wù)能力的同志，重點(diǎn)審查初審中沒能判定開放和控制使用的部分檔案，以確定其取舍。三是終審，由有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，根據(jù)初審和中審的情況，權(quán)衡利弊，進(jìn)行綜合分析、審查，最終決定和批準(zhǔn)檔案的開放和否。
2 做好檔案的解密工作。保密檔案是有等級(jí)的，其劃分等級(jí)是根據(jù)《保密法》規(guī)定，劃分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”三級(jí)。確定檔案的密級(jí)，就是為了讓檔案工作人員根據(jù)不同的密級(jí)采取不同的管理辦法，最大限度地提供利用檔案。但是秘密不是一成不變的，一旦秘密保管期限屆滿，便失去了它的保密價(jià)值，為此我們就不能按原有的保密文件管理，而應(yīng)該按照公開文件進(jìn)行管理。這就是檔案保密的時(shí)效性。向社會(huì)各界開放的檔案，必須是到了一定時(shí)限的檔案，要開放，必須先進(jìn)行劃密解密，把未解密的列入控制使用的范圍。過去，許多檔案館(室)，對(duì)其所保管的注有密級(jí)的檔案，沒有定期解密，影響了檔案的開放利用。對(duì)劃密檔案進(jìn)行解密工作，應(yīng)當(dāng)遵循保密法的有關(guān)規(guī)定，即摘要：“國(guó)家秘密事項(xiàng)在保密期限內(nèi)不需要繼續(xù)保密的，原確定密級(jí)和保密期限的機(jī)關(guān)、單位或者其上級(jí)機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)及時(shí)解密�！�(《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》第16條)這也就是說，解密是由原確定密級(jí)的機(jī)關(guān)、單位或其上級(jí)機(jī)關(guān)進(jìn)行的。
3 人事檔案的部分信息向個(gè)人開放。目前，我國(guó)的人事檔案提供利用僅僅面向組織，任何個(gè)人都不能查閱自己的人事檔案。人事檔案對(duì)每個(gè)人來講還是神秘的，大家不知道自己的檔案里究竟有什么。在實(shí)際工作中經(jīng)常碰到當(dāng)事人對(duì)自己的某些情況記憶模糊，要求查閱自己檔案的事例，但按照人事檔案的利用制度是絕對(duì)不答應(yīng)的。然而，這種利用制度和公開、透明的現(xiàn)代法治精神不相符合，人事檔案應(yīng)當(dāng)以人為本，對(duì)于只要不屬于保密范圍的信息，個(gè)人應(yīng)享有對(duì)自己檔案的知情權(quán)。人事檔案信息數(shù)據(jù)庫中一些非保密信息可以向個(gè)人開放，對(duì)這些信息個(gè)人只有查閱權(quán)而沒有修改權(quán)。人事檔案信息部分向個(gè)人開放不僅方便了公民對(duì)檔案的利用，而且可以增強(qiáng)公民的檔案意識(shí)，有利于加強(qiáng)對(duì)人事檔案工作的監(jiān)督，使人事檔案更好地為公眾服務(wù)。總之，不論從國(guó)際慣例，還是從我國(guó)的社會(huì)實(shí)際來看，隨著社會(huì)的進(jìn)步、管理水平的提高、人事檔案內(nèi)容的日漸豐富，人事檔案也會(huì)越來越受到社會(huì)的重視。它的憑證和依據(jù)功能會(huì)在新的歷史條件下得到更完美的體現(xiàn)。在人才選拔、人才流動(dòng)的過程中它的價(jià)值將進(jìn)一步得以發(fā)揮，更好地服務(wù)于我國(guó)改革開放和新時(shí)期社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)。
4 做好檔案開放前的基礎(chǔ)工作。開放檔案首先要做好檔案開放的基礎(chǔ)工作，一是要提高開放檔案案卷的內(nèi)在質(zhì)量。利用原有基礎(chǔ)，進(jìn)行系統(tǒng)整理，達(dá)到分類科學(xué)、組卷合理、編目清楚、排列系統(tǒng)的要求。二是要建立健全檔號(hào)。要適應(yīng)開放后檢索和管理的要求。三是要編制檢索工具。首先是基礎(chǔ)性檢索工具，如《開放檔案目錄》；其次是骨干性檢索工具，如《開放檔案卡片目錄》；最后文字?jǐn)⑹鲂詸z索工具，如《開放檔案全宗介紹》《全宗卷》等，使開放檔案的檢索工具逐步形成以骨干性檢索工具為主，以基礎(chǔ)性檢索工具為輔，以敘述性檢索工具為必要補(bǔ)充的檢索工具體系，實(shí)現(xiàn)檢索途徑的多元化。四是要預(yù)備好副本。對(duì)珍貴、重要的檔案，應(yīng)采取抄錄、復(fù)印、照相等形式進(jìn)行復(fù)制，制作好檔案副本。
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