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企業(yè)檔案的綜合管理研究
摘 要：隨著以辦公自動(dòng)化、社會(huì)信息化為核心的企業(yè)檔案管理模式的深入發(fā)展，檔案在企業(yè)的生產(chǎn)和發(fā)展過程中起著越來越重要的作用。企業(yè)的不斷改革和發(fā)展，檔案在標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化的綜合建檔過程中和檔案管理中由單純的存放走向應(yīng)用、分析的道路，使之更好地為生產(chǎn)服務(wù)，還有很多需要研究和解決的實(shí)質(zhì)性問題。關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案；“五個(gè)統(tǒng)一”；信息化建設(shè)
1 企業(yè)檔案存在的問題
1.1 企業(yè)檔案工作缺乏長(zhǎng)期性、連續(xù)性的發(fā)展規(guī)則
企業(yè)檔案工作在各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視下進(jìn)行了檔案的達(dá)標(biāo)升級(jí)工作。但達(dá)標(biāo)工作作為一項(xiàng)運(yùn)動(dòng)，一次考試在進(jìn)行，整個(gè)過程加班加點(diǎn)，在短時(shí)間內(nèi)取得了一定的效果，但達(dá)標(biāo)以后，就出現(xiàn)后力不足，沒有長(zhǎng)期性和連續(xù)性，再由于部分干部對(duì)檔案綜合管理的參與程度不夠，對(duì)檔案在企業(yè)中的重要作用的認(rèn)識(shí)不足，甚至有部分還認(rèn)為檔案室就是資料沒有地方存放了就放的地方，檔案室在某些人眼中成了廢紙倉(cāng)庫(kù)，造成了檔案工作有領(lǐng)導(dǎo)、無計(jì)劃；在任務(wù)、無落實(shí)；有形式、無效果。檔案工作缺乏應(yīng)有的長(zhǎng)期性和連續(xù)性的發(fā)展規(guī)則。
1.2 檔案工作缺乏制度化的管理程序
當(dāng)前企業(yè)檔案管理不規(guī)范主要表現(xiàn)在：①檔案收集不規(guī)范。在收集過程中，制度形同虛設(shè)，想交就交，不想交就不交，檔案收集考核不明確；②檔案整理不規(guī)范。企業(yè)近幾年發(fā)展較快，新檔案人員不斷進(jìn)入，檔案人員的專業(yè)素質(zhì)參差不齊，在立卷過程中有的沒有按照卷內(nèi)文件目錄順序進(jìn)行排序組卷，卷內(nèi)目錄與實(shí)際整理文件不相符，卷內(nèi)資料漏失現(xiàn)象比較普遍。此外，在立卷時(shí)間上，有時(shí)會(huì)累積起來一次立卷，既不符合事畢立卷要求，又不利于查找利用；③檔案綜合管理力度不夠。由于現(xiàn)在綜合檔案管理室以一個(gè)班組存在，在行政上無法對(duì)各大部進(jìn)行管理，在進(jìn)行這項(xiàng)工作時(shí)，須向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，但主管領(lǐng)導(dǎo)一般都是兼任，本身的各項(xiàng)工作時(shí)間都較緊張，檔案人員要想向領(lǐng)導(dǎo)說明一項(xiàng)工作較為困難，各項(xiàng)工作開展起來也較為困難，現(xiàn)在某些部門自設(shè)資料庫(kù)，給檔案的綜合管理也造成困難；④檔案利用不規(guī)范。檔案管理人員對(duì)檔案借閱內(nèi)松外緊，借出的檔案沒有按期歸還。
1.3 缺乏運(yùn)用辦公自動(dòng)化對(duì)檔案管理方法進(jìn)行更新改造
目前，一般檔案管理都是采用一臺(tái)微機(jī)一套軟件的管理辦法，檔案管理與提供利用遠(yuǎn)遠(yuǎn)適應(yīng)不了檔案網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的需要。檔案管理手段的落后，給檔案工作帶來消極后果，主要是落后的檔案管理技術(shù)跟不上日益增長(zhǎng)的檔案利用需求。造成檔案技術(shù)落后的主要原因有三點(diǎn)：①部分領(lǐng)導(dǎo)缺乏對(duì)檔案工作重要性的足夠認(rèn)識(shí)，財(cái)力投入少；②一些單位雖然購(gòu)買了不少先進(jìn)的檔案管理設(shè)備，但由于檔案管理人員操作不熟練，導(dǎo)致先進(jìn)設(shè)備沒有起到先進(jìn)作用。③領(lǐng)導(dǎo)重視不夠,雖有微機(jī)和檔案網(wǎng)絡(luò),但檔案并沒有錄入電腦，還按手工在進(jìn)行工作。
2 檔案工作存在問題的解決對(duì)策
檔案雖然是一個(gè)龐大的信息庫(kù)，但它是一種原生的信息資源，各種信息零散地儲(chǔ)存在眾多的單堆資料中，只有根據(jù)需要，把相關(guān)信息系統(tǒng)地、規(guī)范地整理出來，通過加工整理才能更好地發(fā)揮檔案的信息作用，實(shí)現(xiàn)其價(jià)值。檔案管理作為工作中的一項(xiàng)重要工作，為企業(yè)發(fā)揮著不可磨滅的成績(jī)。要充分發(fā)揮管理的作用，才能使之更好地為企業(yè)中心工作做好服務(wù)。
2.1 抓好組織建設(shè)，完善管理制度,做到“五個(gè)統(tǒng)一”
抓好組織建設(shè)是做好檔案管理工作的關(guān)鍵。①成立由分管領(lǐng)導(dǎo)任組長(zhǎng)、辦公室主任任副組長(zhǎng)、主要科室負(fù)責(zé)人為成員的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，協(xié)調(diào)各部門間的檔案工作，為檔案工作的綜合管理提供組織保障；②把檔案管理工作列入到廠長(zhǎng)辦公室的議事日程，年初有部署，年底有總結(jié)，平時(shí)有檢查指導(dǎo)，并接受上級(jí)和地方檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)；③完善檔案管理制度，確保檔案管理工作協(xié)調(diào)發(fā)展，檔案部門做到統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度，統(tǒng)一規(guī)劃計(jì)劃，統(tǒng)一檢查指導(dǎo)和統(tǒng)一培訓(xùn)交流。 2.2 檔案工作要有計(jì)劃和目標(biāo)
檔案工作要想取得長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展，必須增強(qiáng)檔案工作的主動(dòng)性、前瞻性，制定出有指導(dǎo)性的檔案發(fā)展規(guī)則。為此，領(lǐng)導(dǎo)干部要意識(shí)到檔案工作的重要性，把檔案工作提上工作日程，研究及過問檔案的具體工作，要結(jié)合當(dāng)今數(shù)碼技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)發(fā)展的新趨勢(shì)，加大技術(shù)投入，制定出既符合檔案管理要求，又有合乎實(shí)際的工作計(jì)劃。
2.3 加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)工作，按時(shí)完成上級(jí)部門的檔案工作
在檔案基礎(chǔ)管理中，要堅(jiān)持把檔案管理工作作為一項(xiàng)長(zhǎng)期的、重要的基礎(chǔ)工作，從領(lǐng)導(dǎo)機(jī)制到管理體系，從規(guī)章制度到檔案管理，在組織上、制度上要形成一套科學(xué)、合理、完整的管理辦法，為檔案管理工作的有效開展提供可靠的保障。檔案貴在利用，重在管理，對(duì)每年上級(jí)主管部門所規(guī)定的各項(xiàng)工作要嚴(yán)格執(zhí)行，按時(shí)完成。
2.4 加強(qiáng)培訓(xùn)力度
努力提高檔案管理人員的素質(zhì)，建立健全相關(guān)管理制度，①要明確檔案管理負(fù)責(zé)人，專職、兼職檔案員的崗位職責(zé)。在各部門選拔素質(zhì)較高的人員為兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理歸檔工作，形成覆蓋企業(yè)的檔案管理機(jī)制。②建立健全檔案管理制度，按照《企業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)》的要求，依據(jù)《檔案法》有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本企業(yè)實(shí)際編制各種規(guī)章制度，并在實(shí)際工作中不斷進(jìn)行完善，對(duì)檔案的形成、收集、整理要嚴(yán)格按照檔案管理的有關(guān)要求，加強(qiáng)對(duì)歸檔范圍、保存期限，保密文件收發(fā)、存檔、銷毀等各個(gè)環(huán)節(jié)工作程序要做出明確規(guī)定。對(duì)檔案設(shè)施要嚴(yán)格按照制度辦事，以確保檔案的安全，檔案管理工作中的各項(xiàng)規(guī)章制度要上墻，保證檔案管理沿著制度化、規(guī)范化的軌道行進(jìn)。
檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力直接影響檔案管理的質(zhì)量，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平是檔案管理工作的重要保證。為了使檔案管理人員掌握技能，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力，加大檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作開展的力度，①要積極參加上級(jí)和地方檔案管理部門舉辦的專業(yè)培訓(xùn)班，舉辦檔案管理培訓(xùn)班 ，新人進(jìn)入要進(jìn)行崗位培訓(xùn)。②要派檔案管理員到檔案管理先進(jìn)單位認(rèn)真觀摩學(xué)習(xí)，使檔案管理工作達(dá)到規(guī)范化。特別是要加強(qiáng)電子檔案管理的培訓(xùn)，檔案信息化是檔案現(xiàn)代化的必經(jīng)之路，要想指導(dǎo)檔案管理充分發(fā)揮好，首先要求檔案管理員要懂得計(jì)算機(jī)相關(guān)知識(shí)，達(dá)到靈活運(yùn)用，并掌握所應(yīng)用的系統(tǒng)軟件的功能。③鼓勵(lì)檔案人員自學(xué)，要崗位成長(zhǎng)，要為檔案人員訂購(gòu)關(guān)于檔案的有關(guān)刊物，鼓勵(lì)專（兼）職檔案員開展自學(xué)活動(dòng)。④加大檔案工作規(guī)范化管理力度，把檔案管理納入綜合目標(biāo)量化考核范圍內(nèi)進(jìn)行考核，檔案工作的成效要與檔案人員的工資掛鉤，能夠有效地促進(jìn)檔案工作管理水平。我們要把提高檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)作為搞好檔案工作重要環(huán)節(jié)來常抓不懈，要提高檔案人員對(duì)搞好檔案工作重要意義的認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)檔案人員的責(zé)任心、責(zé)任感，為搞好檔案工作打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。
2.5 搞好檔案的信息化建設(shè)，促進(jìn)檔案資源的充分利用
運(yùn)用高新科技對(duì)檔案工作進(jìn)行創(chuàng)新、改造，適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的新要求，是順應(yīng)當(dāng)今科學(xué)技術(shù)突飛猛進(jìn)的發(fā)展新趨勢(shì)，應(yīng)大膽采用先進(jìn)的技術(shù)手段對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理方法進(jìn)行創(chuàng)新：①要廣泛采用電子計(jì)算機(jī)、掃描儀等數(shù)碼技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行無紙化管理，提高檔案工作效率；②借助系統(tǒng)本身的局域網(wǎng)絡(luò)，開發(fā)網(wǎng)上檔案業(yè)務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。
2.6 增大檔案宣傳力度，增強(qiáng)全員檔案意識(shí)
�、俜e極參加地方檔案部門舉辦的各類宣傳活動(dòng)；②在本單位的半年、年終工作會(huì)議上，由辦公室提供材料，將檔案工作中存在的問題、要求向全員宣講；③檔案室要辦好自己的宣傳欄，大力宣傳檔案的作用及重要性；④四是增加《檔案法》的宣傳力度，要全員懂法。
檔案管理的目的，在于服務(wù)和利用，因此要增強(qiáng)檔案工作與生產(chǎn)發(fā)展的貼近度，根據(jù)發(fā)展需要，可編寫《組織機(jī)構(gòu)沿革》、《大事記》、《基礎(chǔ)數(shù)據(jù)匯編》等資料，更好地發(fā)揮檔案的服務(wù)作用和應(yīng)盡的職能，為生產(chǎn)部門提供更好的服務(wù)。
企業(yè)檔案作為企業(yè)生產(chǎn)和發(fā)展的重要?dú)v史憑證，在各項(xiàng)工作中起著越來越無法替代的積極作用，我們應(yīng)重視這項(xiàng)工作，使檔案工作再上新臺(tái)階。
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