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淺談如何運用工作說明書
隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，人們對于“人文關(guān)懷”的重視程度也不斷提高。下面是小編為大家收集的淺談如何運用工作說明書，希望能夠幫助到大家。
淺談如何運用工作說明書 篇1
【摘要】文章描述了工作說明書在XM公司人力資源開發(fā)與管理體系中的應(yīng)用，特別是在公司的人才招聘、員工培訓(xùn)、工作績效考評的應(yīng)用，我們可以從實際的應(yīng)用中看到工作說明書合理應(yīng)用明顯使員工的滿意度明顯增加，工作主動性和積極性提高，離職率下降，組織的工作效率有較明顯的提高。
【關(guān)鍵詞】工作說明書 招聘 培訓(xùn) 績效考核
XM公司是浙江蘭溪市一家生產(chǎn)、銷售鋁合金百葉窗材料及鋁合金百葉窗成品的有限責任公司。其前身是一家制作布窗簾的個體戶。公司成立于1993年，所有權(quán)屬于一對夫婦，丈夫任董事長分管生產(chǎn)，妻子任總經(jīng)理分管銷售。公司所有權(quán)與經(jīng)營權(quán)完全統(tǒng)一，是典型的家族企業(yè)。XM公司一直在窗簾行業(yè)發(fā)展，1996年通過對窗簾市場前景的準確預(yù)測，公司轉(zhuǎn)產(chǎn)鋁合金百葉窗銷售并順利發(fā)展。公司的組織結(jié)構(gòu)以及工種（職位）也一直很簡單。公司的一切事務(wù)不分大小都由總經(jīng)理夫婦直接決策�，F(xiàn)在隨著其市場份額的快速增長，公司規(guī)模在迅速擴大，僅憑老板個人來管理整個公司已是力不從心了。由于管理不到位而造成的損失也日益顯著，長期合作的客戶對公司產(chǎn)品服務(wù)的投訴也逐漸增多。員工對公司的抱怨也以各種形式不斷發(fā)生，導(dǎo)致工作質(zhì)量與效率的下降，員工流失率不斷上升，招聘成本上升等等問題反復(fù)發(fā)生，且有不斷加劇的跡象。面對這樣嚴峻的形勢，MX人力資源部開始著手進行人力資源管理的變革，人力資源管理中的基礎(chǔ)工作是工作的分析和設(shè)計。運用此次工作分析和設(shè)計的成果--工作說明書，對XM公司組織結(jié)構(gòu)以及人力資源開發(fā)與管理體系進行了調(diào)整、完善。在一定程度上解決了XM公司目前人力資源開發(fā)與管理方面存在的幾個突出問題。
一、工作說明書在招聘中的應(yīng)用
工作說明書所提供的信息包括工作的主要任務(wù)，以及具備的人才條件。根據(jù)公司的人力資源規(guī)劃、公司各部門的需求以及工作分析的結(jié)果來確定所需要的人員配備及組織內(nèi)已有的人力資源狀況。如果某崗位出現(xiàn)空缺，根據(jù)公司的激勵制度首先考慮內(nèi)部招聘，如果內(nèi)部有合適人選依據(jù)工作說明書和內(nèi)部招聘程序進行內(nèi)部人力資源調(diào)配工作。如果不能從內(nèi)部招聘，則要根據(jù)空缺崗位的工作說明書要求進行外部招聘工作。根據(jù)公司制度由部門主管提出招聘申請報人力資源部，人力資源部根據(jù)公司人力資源規(guī)劃和定員定崗標準確認是否需要招聘，如果需要報總經(jīng)理審批。為了激勵內(nèi)部員工，可以根據(jù)工作說明書的崗位晉升路線圖優(yōu)先考慮內(nèi)部招聘；如需外部招聘，根據(jù)招聘的崗位和人員素質(zhì)要求確定招聘渠道。此外，還可以根據(jù)工作說明書中的工作內(nèi)容、任職條件等確定面試內(nèi)容，在面試過程中，讓面試者進行初次述職，一方面可以考察其對本崗位的認識，另一方面可以考察其工作經(jīng)歷的真實性。招聘預(yù)算，則需要考慮招聘人數(shù)、招聘渠道等，這項內(nèi)容難以完全依靠工作說明書來進行判定。招聘時間則需要根據(jù)最遲到崗時間的要求來考慮。
根據(jù)工作說明書制定的招聘流程如圖1所示，對招聘渠道進行了調(diào)整，面試人員、面試內(nèi)容等都進行了合理安排，招聘效率明顯提高。但在對因組織結(jié)構(gòu)調(diào)整出現(xiàn)的新管理職位進行招聘時，效果不明顯。因為他們普遍對中小家族企業(yè)的信譽尚缺乏信任。為了吸引這類人才，公司需要在其他制度方面進行改革，如集權(quán)與分權(quán)程度，高層次人才激勵手段，信譽保障等。
二、工作說明書在培訓(xùn)中的應(yīng)用
設(shè)計組織的培訓(xùn)計劃和人才開發(fā)計劃都需要運用工作分析與設(shè)計所獲得的信息，工作分析與設(shè)計以及作為結(jié)果的工作說明書顯示出了工作本身要求雇員具備哪些技能，從而自然也就能夠了解雇員的培訓(xùn)需求，根據(jù)培訓(xùn)需求制定培訓(xùn)計劃，才有可能使培訓(xùn)具有針對性、及時性和有效性。具體操作如下：根據(jù)工作說明書中的職位知識、技能與員工實際工作績效進行對照，分析績效落差原因，如果原因是因為工作說明書的原因，則需要對其進行修改，如果是員工原因，則需要分析原因出此哪一方面，從而確定是否可以通過培訓(xùn)消除績效落差以及培訓(xùn)的目的、內(nèi)容、方式等。
根據(jù)工作說明書制定的培訓(xùn)程序，XM公司對員工的培訓(xùn)進行了一個科學(xué)規(guī)劃，主要從員工工作態(tài)度和工作能力兩方面績效落差的原因進行分析，從而根據(jù)分析結(jié)果確定培訓(xùn)目的、內(nèi)容、方式、效果評價。這樣既為員工創(chuàng)造了學(xué)習(xí)機會，促進了員工的發(fā)展，提高了員工積極性，也增強了整個組織的效率。目前，由于市場部的員工營銷知識與能力普遍偏低，跟不上公司快速發(fā)展的步伐，公司正在對市場部的員工進行營銷培訓(xùn)。培訓(xùn)的員工初步反映良好，普遍認為對目前工作起到了很好的指導(dǎo)作用。同時公司對新職員工也開展了為期一周的培訓(xùn)，并且有入職指引人負責指導(dǎo)。
三、工作說明書在績效考核中的應(yīng)用
有效的績效考核對組織工作績效起著積極的作用。在考核過程中要遵循一定的原則：適當選取考評內(nèi)容和方法、明確考評標準、考評結(jié)果反饋、增加考評的.民主度和透明度等。根據(jù)工作說明書中的工作職責則制定業(yè)績考核內(nèi)容、考核標準；職位特點則確定了考評的周期、方法，工作關(guān)系決定了參與考評的人員。2006年年終考評是根據(jù)新的績效考評流程開展的。此次考核內(nèi)容包括業(yè)績考核、能力考核、個性評價。考評人員包括員工自己、部門主管、同事等，一定程度上改變了過去老板一人定論的現(xiàn)象。從而改變了過去老員工拿的多，新員工幾乎沒份的現(xiàn)象。員工的滿意度提高，尤其是那些優(yōu)秀的新員工。
建立在工作說明書基礎(chǔ)上的績效考核才是有效的績效考核，才會對組織的工作績效真正起到積極的作用。XM公司績效考核的積極作用具體表現(xiàn)在：指引員工的行為。員工知道公司對他們的期望是什么，進而自覺把自己的行為引導(dǎo)到合適方向；監(jiān)督員工行為；做出正確的獎酬決策，真正起到了激勵與鞭策的作用；降低了員工的不滿度和流失率。
四、工作說明書在薪酬設(shè)計中的應(yīng)用
在薪酬設(shè)計過程中一般要遵循以下五個原則：內(nèi)部公平性原則、外部競爭性原則、員工激勵性原則、經(jīng)濟性原則、合法性原則。為了吸引并留住公司急需的優(yōu)秀人才，在人才市場上企業(yè)的薪酬要有吸引力，尤其要與競爭對手比較。提高企業(yè)的薪酬水平固然可以增強競爭和激勵。但同時不可避免地造成人力資本上升，從而在一定程度上削弱了企業(yè)競爭力，所以要堅持經(jīng)濟性原則。遵守國家、地方關(guān)于工資的有關(guān)法律這是最基本的原則，必須遵守。通過工作說明書所提供的工作信息進行的工作評價，從而區(qū)分影響付薪的工作因素，這樣在一定程度上保證了內(nèi)部公平性。因此工作分析是薪酬設(shè)計的基礎(chǔ)，但并不是只要有了工作說明書，薪酬問題就全部解決了。在薪酬設(shè)計過程中不但要綜合考慮以上五個原則，還要結(jié)合公司人力資源政策以及現(xiàn)有員工的需求狀況�？茖W(xué)合理的薪酬結(jié)構(gòu)將會對人力資源管理起到重要作用。同樣它也是企業(yè)文化的一種外在體現(xiàn)。工作分析可提供績效考評的依據(jù)，績效考評過程就是將雇員的實際工作績效同要求其達到的工作績效標準進行對比的過程。而雇員應(yīng)當達到何種績效標準，以及需要完成哪些特定活動都需要通過工作分析來確定。一般較科學(xué)的薪酬設(shè)計流程圖。
因此，首先需要進行工作評估。工作評估是指在一個組織內(nèi)系統(tǒng)地通過評估每一種工作對于組織的相對貨幣價值來建立起具有內(nèi)部公平性的薪酬結(jié)構(gòu)的過程。只有對通過工作分析獲取的關(guān)于不同工作的信息進行評估才能決定哪些工作值得企業(yè)給予比其他工作更高的報酬。在本次工作評估中通過綜合考慮本次工作分析的目的、經(jīng)費預(yù)算不高、公司目前的職位數(shù)量不多以及各種工作評估方法優(yōu)缺點等因素，從而最終選擇了得分因素法為此次工作評估的方法。具體步驟：成立工作評估小組，小組成員由工作分析專家、總經(jīng)理、各部門主管、經(jīng)驗豐富的老員工共10人組成。根據(jù)公司目前狀況以及各職位特點確定評價的關(guān)鍵崗位，以及影響薪酬的主要因素和各因素的重要程度形成《工作評價指標及評分標準》。根據(jù)公司的薪酬政策，由于工廠各崗位主要采用的是記件工資制。此次選定的工作評價主要是針對公司的管理類工作。制定《工作評價評分表》、《工作評價總分表》、實施評價、匯總分析、反饋、調(diào)整等，最終確定XM公司關(guān)鍵職位等級排列表。
由于通過工作評價對工資等級進行了調(diào)整，一定程度上提高了內(nèi)部公平性。員工對工資的抱怨減少。但是，薪資結(jié)構(gòu)的科學(xué)合理與否直接影響著薪酬是否具有外部競爭性。目前將高層次人員薪資總額與市場相比較，尤其缺乏競爭性，這也是XM公司對高層次人員缺乏吸引力的一個重要原因。另外，在MX公司，工作說明書在職業(yè)生涯規(guī)劃中尚未得到全面應(yīng)用工作說明書提供了公司各種職位發(fā)展的路線圖，員工可以結(jié)合自身的特長把員工個人的成長與企業(yè)的發(fā)展統(tǒng)一起來，讓員工與企業(yè)共同成長。從而可以充分調(diào)動人的內(nèi)在積極性，可以實現(xiàn)員工自我價值的不斷提升和超越。由于目前公司員工文化素質(zhì)普遍偏低，工作說明書在員工職業(yè)生涯規(guī)劃的應(yīng)用沒有得到實踐。
此外，合理應(yīng)用工作說明書并不能解決人力資源管理的所有問題，需要中小企業(yè)的老板改變重市場、輕管理的觀念，加強科學(xué)管理知識的學(xué)習(xí)。要想使人力資源真正成為企業(yè)發(fā)展的核心競爭力，加強企業(yè)文化培養(yǎng)，加強公司制度建設(shè)等等都是不可忽視的。
【參考文獻】
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淺談如何運用工作說明書 篇2
近年來，隨著我國義務(wù)教育的普及和加強，無論是地方的小學(xué)還是國家大力發(fā)展的重點院校，都隨著學(xué)生數(shù)量的增多、學(xué)生素質(zhì)的不斷發(fā)展變化而做出相應(yīng)的管理改變。而行政管理學(xué)無論是在政府機關(guān)還是在教學(xué)、機關(guān)部門辦公工作上都有著良好的工作形式，在學(xué)校的各方面管理工作中都有諸多的契合點。學(xué)校的行政管理工作是指學(xué)校依憑一定的機構(gòu)和制度，通過組織、計劃、實施等行動，充分調(diào)動學(xué)校學(xué)生各方面的積極性，努力發(fā)揮學(xué)�，F(xiàn)有資源，有效完成學(xué)校各項工作任務(wù)，實現(xiàn)預(yù)定目標的活動。
一、行政管理學(xué)在學(xué)校學(xué)生管理工作中的運用成效和不足
在學(xué)生管理這項復(fù)雜的工作中，管理者通過對行政管理學(xué)中的人本管理、計劃、組織、激勵、統(tǒng)籌、創(chuàng)新等基本原理的合理運用，不僅能夠獲得學(xué)校學(xué)生們的真心擁護，能夠激發(fā)學(xué)生們積極向上的精神，也能夠保證學(xué)生們進步的正確方向，提升學(xué)生工作者的威信，增強凝聚力；與此同時，還可增加學(xué)生對管理的依從性，增強學(xué)生的集體感、歸屬感，進而有效提升管理工作流暢性、有序性。
雖然行政管理學(xué)對于學(xué)校學(xué)生管理工作的開展起到了重要的作用。但是，隨著行政管理實踐的不斷發(fā)展，行政管理學(xué)在一些學(xué)校學(xué)生管理工作的運用過程中存在的一些不足也日漸凸顯。
�。ㄒ唬┲v外國的多，講中國的少
在講授內(nèi)容選擇和時間分配上，講傳統(tǒng)行政管理學(xué)理論特別是美國行政管理理論偏多，講現(xiàn)代行政管理學(xué)理論特別是中國學(xué)者對行政管理學(xué)理論的貢獻偏少。學(xué)科體系的介紹基本上按傳統(tǒng)的劃分方法，在一般行政管理學(xué)教材和課堂上較多地介紹歷史上行政管理思想的形成和發(fā)展過程、代表人物和代表作，較少介紹當代中國行政管理學(xué)的發(fā)展和中國化的行政管理學(xué)學(xué)科體系。
1887年伍德羅·威爾遜《行政學(xué)研究》的發(fā)表標志著行政管理學(xué)在美國的誕生，一百多年來行政學(xué)的許多重大理論發(fā)展、著名行政學(xué)家及其代表作大多產(chǎn)生于美國，美國行政學(xué)在世界行政學(xué)領(lǐng)域一直處于領(lǐng)先地位，以至于凡是論及行政學(xué)必稱是美國行政學(xué)，但這并不意味著中國學(xué)者在行政管理學(xué)領(lǐng)域沒有作為。事實上，近20年來，中國有一大批杰出的學(xué)者為行政管理學(xué)的發(fā)展作出了突出的貢獻，涌現(xiàn)了中國特色的行政管理學(xué)派即夏書章學(xué)派、中國公共行政學(xué)派即郭濟學(xué)派、中國行政管理學(xué)“┼ ”字型學(xué)派即歐陽雄飛學(xué)派等三大學(xué)派。夏書章先生為我國行政管理學(xué)的恢復(fù)、重建和發(fā)展作出了卓越貢獻；郭濟學(xué)派所倡導(dǎo)的公共管理理念對我國行政體制的改革產(chǎn)生了深刻的影響；歐陽雄飛先生早在1987年就提出了“中國行政管理學(xué)系統(tǒng)工程圖”以及“中國行政管理學(xué)┼字型網(wǎng)絡(luò)圖”，在國內(nèi)外行政學(xué)界產(chǎn)生了廣泛的影響。但是現(xiàn)在許多學(xué)校在行政管理學(xué)教學(xué)中很少介紹這些內(nèi)容，這樣就難以在學(xué)生頭腦中形成中國化的行政管理學(xué)學(xué)科體系的全貌。
�。ǘ┲v理論的多，講應(yīng)用的少
在處理理論知識與實踐能力的關(guān)系上，講定義、原理、意義等“概論”性的東西偏多，而結(jié)合實際講“為什么”、“怎樣做”的偏少。未能擺脫“從概念到概念，從理論到理論，甚至是感性+想象”的做法。在講理論時注意了理論本身的系統(tǒng)性，但是理論與實踐的結(jié)合，特別是與中國行政管理實踐的結(jié)合不夠。行政管理學(xué)教學(xué)落后于時代發(fā)展的要求，沒有體現(xiàn)出行政管理學(xué)的時代性和實踐性，難以有效地幫助學(xué)生掌握處理實際行政管理事務(wù)所需要的理論品質(zhì)、實際能力和操作技巧，使行政管理專業(yè)畢業(yè)的學(xué)生就業(yè)競爭力不強。
�。ㄈ� 講過去的多，講現(xiàn)在的少
教學(xué)理念上沒有反映出行政實踐活動的巨大變化，教學(xué)內(nèi)容跟不上行政管理發(fā)展的步伐，沒有注意在教學(xué)過程中對學(xué)生進行現(xiàn)代行政思想的灌輸和培養(yǎng)。過分強調(diào)了傳統(tǒng)的行政管理主體對社會生活和社會公眾的管理，忽視了社會公眾對行政管理主體及其行為的制約和監(jiān)督，忽視了行政活動領(lǐng)域的有限性和對行政權(quán)力的制約性。學(xué)生所學(xué)的理論不能很好地解決甚至解釋中國實際問題。不利于培養(yǎng)學(xué)生的創(chuàng)新能力，不利于培養(yǎng)學(xué)生對社會現(xiàn)實問題的感知能力，培養(yǎng)出來的學(xué)生不能很好地適應(yīng)現(xiàn)代社會行政管理的需要。
二、行政管理學(xué)在學(xué)校學(xué)生管理工作中的運用舉措
�。ㄒ唬┲贫ǔＲ�(guī)化的規(guī)章制度并完善相應(yīng)的服務(wù)體制
學(xué)生管理部門的日常工作，是為學(xué)生提供一個良好的學(xué)習(xí)的平臺。根據(jù)行政管理學(xué)的概念，在工作的前期，面對常規(guī)化的的問題，制定有章可循的規(guī)章管理條例，具有前瞻性的作用。在工作中做到有章可循、有法可依的工作方式。為學(xué)校學(xué)生管理部門建立規(guī)范化的學(xué)生工作體系，提供了一個良好的理論依據(jù)。
除此之外，學(xué)校學(xué)生管理部門還應(yīng)逐步的完善相應(yīng)管理體制機制的建設(shè)，建立服務(wù)型的行政管理制度，推動服務(wù)行為的制度化：
1.完善科學(xué)民主的決策制度。涉及到與學(xué)生發(fā)展息息相關(guān)的重大問題決策時，應(yīng)廣泛聽取廣大學(xué)生、家長的'意見與建議，提高學(xué)生對于自身發(fā)展的決策信息的參與度，達到“公開、公正”的透明機制。
2.建立和完善溝通與回應(yīng)機制。建立和完善部門行政機構(gòu)與學(xué)生本人、家長溝通機制，確保雙向溝通的及時性和有效性，使學(xué)生部門能夠準確了解學(xué)生本人、家長的愿望和需求。
3.建立健全服務(wù)評估和監(jiān)督制度。建立科學(xué)合理的服務(wù)評估制度，對學(xué)生部門的服務(wù)內(nèi)容、質(zhì)量與方式進行有效監(jiān)督和控制。如：成立由學(xué)生和專家組成的督導(dǎo)辦公室來加強監(jiān)督，使部門管理工作在有效監(jiān)督下開展等。
（二） 提升學(xué)生工作管理者的自身素質(zhì)，凝聚管理向心力
1.勤于學(xué)習(xí)，勇于實踐。身為學(xué)生的管理者、領(lǐng)導(dǎo)者，須有淵博的知識，這是基礎(chǔ)，是敏銳洞察力、科學(xué)判斷力、有效組織力的基石和源泉。因此，無論從領(lǐng)導(dǎo)方法還是領(lǐng)導(dǎo)藝術(shù)角度分析，勤于學(xué)習(xí)，永不懈怠，積累知識都是必行功課。特別是在現(xiàn)代社會，環(huán)境瞬息萬變，如果沒有足夠的知識儲備，不及時更新既有知識，學(xué)生管理人員很容易受到大環(huán)境的排斥。
2.保持身心健康，保持工作熱忱。學(xué)生工作具有相當?shù)膹?fù)雜性、繁瑣性，是對管理者身心的雙重考驗，身體是學(xué)生工作的基礎(chǔ)，心理、精神狀態(tài)是關(guān)鍵。任何一件事情的完美處理，都必須有必要的體力，有健康向上的心，只有身心健康，學(xué)生工作的開展才能更加有序和穩(wěn)定，更能感染學(xué)生，營造群體積極向上的氛圍，從而凝聚向心力，達到最佳工作效果。
3.培養(yǎng)人格魅力。從管理制度上看，學(xué)生工作者是權(quán)利的行使者，這種權(quán)利從表面上分析是由組織和上級的賦予而來。但是在具體的管理工作中，靠這種硬性的授予權(quán)利的管理是不能取得最佳效果的。其實，學(xué)生工作者真正的權(quán)利來源，不是組織和上級授予的，而是學(xué)生內(nèi)心認可賦予的。學(xué)生工作者的人格魅力是贏得下屬尊重與愛戴的重要因子，這種人格魅力不是炫耀和浮夸，而是內(nèi)心深處的偉大和平衡，是管理者給人的綜合感受與氣質(zhì)。
�。ㄈ┻\用創(chuàng)新原理，進行人本管理
創(chuàng)新是管理學(xué)的又一基本要義。要成為一名優(yōu)秀的學(xué)生工作者，就要積極主動的探索新工作方式和思維，遇到問題要能夠運用創(chuàng)新性知識分析問題，要根據(jù)當前的發(fā)展形勢積極創(chuàng)造新的工作氛圍、探索新方法、解決新問題、實現(xiàn)新突破，努力開創(chuàng)全新的工作局面。隨著現(xiàn)代社會的發(fā)展，學(xué)生工作出現(xiàn)新問題和新情況，沒有答案、沒有模式也沒有相關(guān)的經(jīng)驗，這就需要工作者能勇敢的面對，發(fā)揮創(chuàng)新精神探求正確的解決思路，跟上社會的發(fā)展速度，把握時代變化的脈搏。
�。ㄋ模� 體現(xiàn)“本土化”思想
堅持教學(xué)研究的中國特色，在吸收傳統(tǒng)文化精華及思維方式的基礎(chǔ)上，注意對行政管理學(xué)教學(xué)的研究和創(chuàng)新，探索具有中國特色的行政管理學(xué)教學(xué)內(nèi)容體系和方法體系。在教學(xué)中，要在全面介紹行政管理學(xué)理論的同時，注意多向?qū)W生介紹中國學(xué)者的工作和他們對中國行政管理學(xué)理論所作的貢獻。行政管理學(xué)的本土化還要求在學(xué)科發(fā)展和教材建設(shè)上規(guī)劃中國化的行政管理學(xué)學(xué)科體系。學(xué)生對本國的事、身邊的事關(guān)注程度往往比較高，教師應(yīng)該隨時注意國家行政管理中重要事件的發(fā)生和發(fā)展，結(jié)合教材內(nèi)容盡量選擇那些最新發(fā)生的、有一定影響的行政管理重大事件充實教學(xué)內(nèi)容，提高教學(xué)效果。
三、結(jié)語
本文首先對行政管理學(xué)在學(xué)校學(xué)生管理工作中的運用成效和不足進行了簡單的分析和歸納總結(jié)，然后針對目前運用過程中存在的問題提出了相應(yīng)的措施，為今后學(xué)生工作的有序、高效進行具有重要的借鑒意義。
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