組織要素與要素管理三維度

摘要：組織要素是組織的最基本單位。管理好組織的一般要素對提高組織管理效率意義重大。文章結(jié)合古典和現(xiàn)代組織理論中組織要素的理論，從組織作為一個(gè)系統(tǒng)的特征角度，分析了組織的五大構(gòu)成要素。并從組織行為，組織結(jié)構(gòu)和組織過程等三個(gè)維度論述了組織要素管理的框架�！　￡P(guān)鍵詞：組織；要素；管理；維度
　　
　　組織研究要回答的問題在于組織如何發(fā)揮最大的效用，達(dá)到存在與發(fā)展的目標(biāo)�，F(xiàn)在的研究普遍認(rèn)為，組織作為一個(gè)社會(huì)實(shí)體，是一個(gè)內(nèi)外協(xié)調(diào)的，動(dòng)態(tài)的，活動(dòng)的系統(tǒng)。劃分這一系統(tǒng)的要素是認(rèn)識組織，把握組織的最基本的途徑。
　　組織要素是組成組織系統(tǒng)的各個(gè)部分或成分，是組織的最基本單位。組織要素決定了組織的結(jié)構(gòu)、功能、屬性和特點(diǎn)。區(qū)分和研究組織要素及它們之間的相互關(guān)系，有利于對組織成員，組織內(nèi)的類群及其相互關(guān)系的調(diào)節(jié)和預(yù)測。本文基于組織作為開放系統(tǒng)的特征視角，分析組織的構(gòu)成要素及要素管理。
　　
　　一、 組織要素的理論回顧
　　
　　1．古典組織要素理論。早期的組織理論形成于20世紀(jì)20年代前后，主要側(cè)重于靜態(tài)組織的研究，注重組織效率。馬克思·韋伯的思想決定了古典組織理論的主流。他認(rèn)為，任何組織都是以某種形式的權(quán)力為基礎(chǔ)。沒有權(quán)力的作用，組織就不可能達(dá)到目標(biāo)。有了適合行政組織的權(quán)力基礎(chǔ)，韋伯勾畫出的理想官僚組織是一層層控制的金字塔式的組織結(jié)構(gòu)體系。組織成員間的關(guān)系只有對事的關(guān)系而無對人的關(guān)系，完全以理性的、制度化的準(zhǔn)則為指導(dǎo)。由此可見，韋伯從組織的構(gòu)成基礎(chǔ)的視角，認(rèn)為組織本質(zhì)的構(gòu)成要素就是權(quán)力，一切組織管理均以權(quán)力為基礎(chǔ)，權(quán)力是組織的隱性要素。而在管理過程中的權(quán)力來源于制度，制度是組織管理過程中的主要顯性要素。
　　韋伯的組織要素劃分是基于他所理解的組織的本質(zhì)。而這種認(rèn)識本身具有一定的局限性。他將組織看成是一個(gè)封閉的系統(tǒng)，只注重組織內(nèi)部的適應(yīng)性，強(qiáng)調(diào)大棒加蘿卜的組織管理方式；只注重正式組織，忽視人的高層次需求。
　　2． 現(xiàn)代組織要素理論。20世紀(jì)30年代后，組織理論得以蓬勃發(fā)展，組織的研究由靜態(tài)轉(zhuǎn)向了動(dòng)態(tài)。人際關(guān)系，個(gè)人，組織行為和組織環(huán)境成為研究重點(diǎn)。現(xiàn)代組織理論認(rèn)為組織是一種開放的，充滿決策的系統(tǒng)，強(qiáng)調(diào)組織對外部環(huán)境的適應(yīng)和組織內(nèi)部結(jié)構(gòu)的協(xié)調(diào)。同時(shí)，它也強(qiáng)調(diào)組織成員的價(jià)值和期望，重視人性，人與人之間的協(xié)調(diào)，個(gè)人與群體的協(xié)調(diào)及群體與群體之間的協(xié)調(diào)。其中，社會(huì)學(xué)派和系統(tǒng)學(xué)派對組織要素的研究最具代表性。
　　（1）社會(huì)系統(tǒng)學(xué)派的組織要素劃分。社會(huì)系統(tǒng)學(xué)派創(chuàng)始人巴納德認(rèn)為，組織是有意識的協(xié)調(diào)兩個(gè)以上的人的活動(dòng)或力量的一個(gè)體系。社會(huì)各級組織都是一個(gè)協(xié)作的系統(tǒng)，它們都是社會(huì)這個(gè)大協(xié)作系統(tǒng)的某個(gè)部分或方面（巴納德，1938）。組織需和其整個(gè)外界環(huán)境達(dá)到平衡，既要有效的滿足組織目標(biāo)，又要“有能率的”滿足個(gè)人動(dòng)機(jī)。從這一組織存在的視角，巴納德提出了組織的三個(gè)基本要素：信息交流，做貢獻(xiàn)的意愿和共同的目的。對于任何級別，任何規(guī)模的正式組織，三者缺一不可。
　　巴納德的研究揭示了組織的部分本質(zhì)，即組織的存在是由于組織可以通過人與人的有效協(xié)作來達(dá)到單憑個(gè)人努力所無法達(dá)到的目標(biāo)。但他對組織要素的劃分也有一定的局限性。首先他過分強(qiáng)調(diào)組織中人的因素，而忽視了其他物質(zhì)要素的存在，只是以部分替代整體。其次，雖然他在組織的整個(gè)理論體系中強(qiáng)調(diào)了社會(huì)協(xié)作大系統(tǒng)，但對組織要素的區(qū)分還只局限于組織協(xié)作體系內(nèi)，將組織看成是封閉的系統(tǒng)，忽視了對組織的外部要素的研究。
　　（2）系統(tǒng)管理學(xué)派的組織要素劃分。卡斯特和羅森茨韋克認(rèn)為，組織是由各個(gè)子系統(tǒng)有機(jī)聯(lián)系組成的系統(tǒng)。構(gòu)成組織的系統(tǒng)具有開放性和整體性。組織要生存和發(fā)展，除了要保持系統(tǒng)內(nèi)的均衡，還要與外界環(huán)境不斷地相互影響，相互作用，保持動(dòng)態(tài)平衡�？ㄋ固睾土_森茨韋克從系統(tǒng)論的角度提出，組織要素就是組成組織系統(tǒng)的五個(gè)子系統(tǒng)：目標(biāo)與價(jià)值子系統(tǒng)，技術(shù)子系統(tǒng)，社會(huì)心理子系統(tǒng)，組織結(jié)構(gòu)子系統(tǒng)和管理子系統(tǒng)。
　　系統(tǒng)要素的提出揭示了組織系統(tǒng)的部分特征。但卡斯特和羅森茨韋克對子系統(tǒng)劃分的依據(jù)比較含糊。五個(gè)子系統(tǒng)間相互交叉重疊，又相互作用，不可分割。有學(xué)者認(rèn)為，技術(shù)子系統(tǒng)和組織結(jié)構(gòu)子系統(tǒng)其實(shí)是組織要素的表現(xiàn)形式。
　　
　　二、 基于組織系統(tǒng)特征的組織要素劃分
　　
　　如前所述，組織是一個(gè)開放的，具有特定目標(biāo)的協(xié)作系統(tǒng)。結(jié)合巴納德，卡斯特和羅森茨韋克對組織要素的研究，我們認(rèn)為，組織具有開放性、系統(tǒng)性、目的性和協(xié)作性的特征。作為系統(tǒng)，組織同時(shí)又具有整體性的特征。
　　根據(jù)這些特性，組織要素分為：組織外部環(huán)境，組織內(nèi)部環(huán)境，組織目的，管理主體和管理客體。組織的開放性和系統(tǒng)性決定了組織的一個(gè)重要要素就是組織環(huán)境，包括外部環(huán)境和內(nèi)部環(huán)境。系統(tǒng)的目的性決定了任何組織都有其存在的目的，構(gòu)成組織的重要要素。系統(tǒng)的協(xié)作性和整體性說明組織作為一個(gè)整體，在實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的過程中離不開內(nèi)部相互協(xié)作，相互調(diào)節(jié)的要素。根據(jù)系統(tǒng)論的觀點(diǎn)，系統(tǒng)內(nèi)相互作用的要素系統(tǒng)為施控系統(tǒng)和受控系統(tǒng)。組織管理的施控系統(tǒng)和受控系統(tǒng)分別是組織內(nèi)的管理主體和管理客體。這五個(gè)基本要素相互結(jié)合也相互作用。
　　1． 組織外部環(huán)境和內(nèi)部環(huán)境。組織的外部環(huán)境是指組織的成員或群體向組織的外部觀察時(shí)的視角。任何組織都處于一定的外部環(huán)境中，并與外部環(huán)境發(fā)生著物質(zhì)、能量或信息等各種交換關(guān)系。組織的宏觀外部環(huán)境有政治環(huán)境，經(jīng)濟(jì)環(huán)境，社會(huì)環(huán)境和文化環(huán)境等；中觀環(huán)境是組織所在行業(yè)的市場環(huán)境，生產(chǎn)環(huán)境，科學(xué)研究和技術(shù)環(huán)境等；組織的微觀環(huán)境是指組織的利益相關(guān)者所構(gòu)成的環(huán)境，如地方政府，顧客，供應(yīng)商，競爭者等。
　　組織的內(nèi)部環(huán)境是指組織內(nèi)部的成員或群體之間的關(guān)系模式所構(gòu)成的環(huán)境，如結(jié)構(gòu)環(huán)境，制度環(huán)境，文化環(huán)境等。組織的內(nèi)部環(huán)境須和外部環(huán)境發(fā)展相一致。外部環(huán)境的發(fā)展具有很大的不確定性，組織須根據(jù)外部環(huán)境的變化調(diào)整內(nèi)部環(huán)境，才能使組織的內(nèi)外要素相協(xié)調(diào)。
　　2． 組織目的。組織目的是得到組織所有成員認(rèn)同的共同愿望。巴納德認(rèn)為，當(dāng)兩個(gè)或更多的人為一個(gè)共同的目的而協(xié)作時(shí)，組織就形成了。目的是使組織統(tǒng)一起來的因素，沒有了組織目的，組織就不可能建立，也就失去了存在的必要。組織的目的通常有兩種：物的目的和社會(huì)的目的。物的目的是指物體或物的存在。社會(huì)目的指組織同社會(huì)發(fā)生信息交流形成的特定的相互關(guān)系。理論界普遍認(rèn)為，組織的終極目的應(yīng)重在后者。組織在確定組織目的這一要素時(shí)，應(yīng)充分認(rèn)識到，既要反映組織中個(gè)人的目的，又要反映組織的共同目的。
　　3． 管理主體和管理客體。作為系統(tǒng)的組織，它的構(gòu)成要素應(yīng)是相互作用，相互耦合的。實(shí)現(xiàn)組織目的的過程就是一個(gè)內(nèi)外部要素相互作用及內(nèi)部要素之間相互作用的過程。內(nèi)部要素的相互作用是通過管理實(shí)踐的形式來體現(xiàn)的，即通過管理主體和管理客體的相互協(xié)作來完成的。管理主體可以是人或機(jī)構(gòu)，具有一定的管理能力，擁有相應(yīng)的權(quán)威和責(zé)任來從事協(xié)調(diào)和控制活動(dòng)。管理客體是指被管理，協(xié)調(diào)和控制的對象。管理主體領(lǐng)導(dǎo)管理客體實(shí)現(xiàn)組織的目的，而管理客體完成組織目標(biāo)的狀況又對管理主體產(chǎn)生反作用，從而使之對自己的行為做出調(diào)整。積極的相互作用和相互影響能使組織更好地實(shí)現(xiàn)組織目的；而消極的作用會(huì)使組織走向滅亡。
　　
　　三、 組織要素管理的三個(gè)維度
　　
　　組織的協(xié)作體系能否存續(xù)主要取決于組織要素之間能否良性地，協(xié)調(diào)地相互作用，形成一個(gè)和諧發(fā)展的耦合系統(tǒng)，這也是組織設(shè)計(jì)的依據(jù)和組織管理的目標(biāo)。組織管理既要“有效的”滿足組織目的，又要“有能率的”滿足個(gè)人動(dòng)機(jī)，從而使組織的協(xié)作和持續(xù)成為可能（巴納德，1938）。組織的本質(zhì)是組織內(nèi)個(gè)人與個(gè)人，個(gè)人與群體，群體與群體之間的關(guān)系構(gòu)成。而組織管理的本質(zhì)就是通過管理組織行為，設(shè)計(jì)合理的組織結(jié)構(gòu)，經(jīng)過一系列的管理過程來協(xié)調(diào)個(gè)體，群體和組織的工作。
　1． 組織行為管理。組織行為是指人們在個(gè)體、群體和組織三個(gè)層面上發(fā)生的行為。行為的主體是人，他們的態(tài)度、直覺、學(xué)習(xí)能力、感情和目標(biāo)對組織來說都很重要。由于組織中的人都屬于特定的群體，故組織行為又體現(xiàn)在群體發(fā)生的行為。組織內(nèi)的群體可分為正式群體和非正式群體：正式群體是員工根據(jù)他們在組織中的崗位而形成的；非正式群體的形成是以一種經(jīng)常的方式相互聯(lián)系，并產(chǎn)生與組織要求不同的形式的活動(dòng)。群體能夠改變個(gè)體的動(dòng)機(jī)或需要，并能夠影響個(gè)體在組織環(huán)境下的行為。組織需要有效預(yù)測和管理人的行為和群體的行為。
　　組織的內(nèi)部和外部環(huán)境對組織行為有很大的影響。反之，組織行為又會(huì)對內(nèi)外部環(huán)境起著反作用。大部分的組織外部要素都是由各行業(yè)或各領(lǐng)域的組織行為共同作用而形成的，如某一企業(yè)內(nèi)部的技術(shù)人員的創(chuàng)新就有可能改變某一特定組織類群的技術(shù)環(huán)境；而某一政治組織的決策行為就可能全面改變該組織的政治環(huán)境。組織行為需主動(dòng)去適應(yīng)組織內(nèi)部環(huán)境和外部環(huán)境。
　　組織目的是組織行為的指南。沒有目的導(dǎo)向的組織行為，組織的發(fā)展就會(huì)偏離組織目標(biāo)。組織的另兩個(gè)管理要素，管理主體和管理客體是組織行為學(xué)的重點(diǎn)研究對象，他們本身就是組織行為的行動(dòng)者。管理主體管理管理客體的行為，而管理客體的行為又影響和制約著管理主體的行為。兩者之間良性的相互作用才能最終利于這兩個(gè)管理要素的存在和發(fā)展。
　　2． 組織結(jié)構(gòu)管理。組織結(jié)構(gòu)是一個(gè)抽象的概念，它是由工作和群體之間相對固定和穩(wěn)定的關(guān)系構(gòu)成，目的是為了有效影響個(gè)體和群體，實(shí)現(xiàn)有效工作業(yè)績的行為。組織結(jié)構(gòu)確定了將個(gè)體組合成部門，部門再組合成整個(gè)組織的方式，也決定了組織中各層級之間的正式報(bào)告關(guān)系，包括層級的數(shù)目和主管人員的管理幅度，它同時(shí)也包含確�？绮块T溝通，協(xié)作與力量整合的制度設(shè)計(jì)。
　　結(jié)構(gòu)本身就是組織內(nèi)部環(huán)境要素的主要構(gòu)成。組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)直接影響到組織要素能否發(fā)揮重要的作用。好的組織結(jié)構(gòu)能充分運(yùn)用外部環(huán)境要素的優(yōu)勢，及時(shí)有效地應(yīng)對外部環(huán)境的變化，來達(dá)到組織目的。組織目的是組織中個(gè)人目的的有機(jī)結(jié)合，它的實(shí)現(xiàn)需要組織內(nèi)個(gè)人努力的整合。但個(gè)體間的勞動(dòng)分工又導(dǎo)致了努力的分化，組織結(jié)構(gòu)就起到了調(diào)節(jié)組織中個(gè)人努力朝向組織目的的結(jié)構(gòu)載體的作用。
　　管理主體和管理客體本身就是組織結(jié)構(gòu)中的主體構(gòu)成。工作的分工，職責(zé)的劃分，權(quán)威的設(shè)定等組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)要素會(huì)直接影響管理主，客體之間是否能協(xié)調(diào)發(fā)展，從而影響個(gè)人效能的發(fā)揮，決定他們能否既達(dá)到行為的有效性又具有個(gè)人能率。
　　3． 組織過程管理。組織過程的概念很大。廣義上看，從組織的設(shè)計(jì)，建立到運(yùn)行都屬于組織過程；狹義上講，組織過程就是指組織的運(yùn)行管理過程。前文對行為和結(jié)構(gòu)均已作論述，在此取狹義概念。
　　西蒙認(rèn)為，組織管理過程就是決策過程，即根據(jù)一些規(guī)范的組織程序，選擇和確定可供決策的因素，再就這些因素同有關(guān)組織成員溝通信息，做出決策�；�于這一理論，我們可以推斷，組織過程管理就是對溝通過程和決策過程的管理。
　　由于人只具有有限理性，所以人們很難對每一個(gè)決策將要產(chǎn)生的結(jié)果具有完全了解和正確預(yù)測，決策時(shí)也難以考慮所有可能措施。這種有限理性會(huì)導(dǎo)致他決策時(shí)只要尋求符合要求或令人滿意的措施。組織過程管理的目標(biāo)就是要讓個(gè)人和群體得到最佳的信息溝通，達(dá)到最大限度的理性，來作出令自己滿意，也讓組織滿意的決策。
　　組織的內(nèi)部環(huán)境應(yīng)營造積極的溝通文化，去除或規(guī)避溝通障礙，使得向上，向下和水平方向的溝通渠道都暢通，以利于個(gè)人和群體作出有效決策。同時(shí)組織也不能忽略與組織外部要素的溝通，如政府，供應(yīng)商和顧客等。某一方面的溝通不到位都有可能對組織造成致命的打擊。當(dāng)然，在組織溝通與決策管理過程中，一定不能偏離組織目的，所有的溝通和決策的終極目標(biāo)都是實(shí)現(xiàn)組織目的。
　　管理主體和管理客體之間權(quán)力距離的長短會(huì)直接影響兩者之間的溝通。管理主體應(yīng)積極主動(dòng)與客體溝通，了解他們的想法并得到反饋，這樣會(huì)使管理決策更加合理和可行，也更便于員工做出正確決策。決策制定的過程往往會(huì)決定決策實(shí)施的效果。如果管理主客體之間有了充分溝通，員工會(huì)認(rèn)為自己參與了決策制定，這樣更利于決策的實(shí)施，達(dá)到管理目標(biāo)。
　　
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