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淺議如何加強(qiáng)秘書職員的職業(yè)素養(yǎng)建設(shè)
顧問助手、承上啟下、協(xié)調(diào)服務(wù)、調(diào)查、信息督查，是秘書工作的幾項基本職能。要順利履行這些職能，就要求秘書職員是一個“通才”、“全才”,甚至是“超才”�，F(xiàn)就如何加強(qiáng)秘書職員的職業(yè)素養(yǎng)建設(shè),進(jìn)步業(yè)務(wù)能力，做一些探討。一、培養(yǎng)秘書職員的基本素養(yǎng),進(jìn)步業(yè)務(wù)能力
秘書職員工作的全面性,活動的寬廣性及 其角色的多變性,除了應(yīng)具備一般治理干部的素質(zhì)之外, 還必須具備與秘書本職工作的性質(zhì)、任務(wù)相應(yīng)的更高、更嚴(yán)的要求, 其中尤以“德”、“謀”、“書”為最基本素養(yǎng)和業(yè)務(wù)能力。
重德�！暗虏偶�?zhèn)?以德為重”。一個秘書職員,若不能把“德”放在首位,即使有“滿腹經(jīng)綸”、“張良之才”,也不能算是一個合格的秘書。秘書不為名,不為利,任勞任怨,甘當(dāng)無名英雄。經(jīng)常擬稿,但自己不著名,也不拿稿費;經(jīng)常組織會議,但自己從不 上主席臺。經(jīng)常熬夜,但白天還得正常工作,節(jié)假日他人逛公園、溜馬路、與家人共享天倫之樂,但自己還得值班,不能休息。其它職員受了委屈還可嘟嚕幾句,而秘書必須以盡對服從為天職,等等。而這一切,還往往得不到家人的支持,別人的理解和的公認(rèn)。凡此種種,都說明一點,沒有一個全心全意為人服務(wù)的心是當(dāng)不了一個秘書的。特別是當(dāng)前秘書職員物質(zhì)待遇相對社會上一些行業(yè)、一 些職員普遍差距較大而工作往往“出力不討好”的情況下,在國內(nèi)外環(huán)境錯綜復(fù)雜多變的形勢下,沒有“富貴不***,貧賤不移”,“寧公而貧,不私而富”,“君子修道重德,不為困而改節(jié)”的思想品德,廉潔奉公、勤政為民、艱苦奮斗、一塵不染的本色,忍辱負(fù)重、任勞任怨的工作態(tài)度,是干不好秘書工作的。同時由于秘書職員的“德”是領(lǐng)導(dǎo)形象的“補(bǔ)充”、機(jī)關(guān)效率的“折射”、自身素養(yǎng)的“反映”,要求秘書職員必須老實正直、心明步正,謙虛謹(jǐn)慎、 兢兢業(yè)業(yè),恪盡職責(zé)、嚴(yán)守機(jī)密， 互相補(bǔ)臺、競而不妒。
善謀。由于秘書職員直接為領(lǐng)導(dǎo)提供服務(wù),對領(lǐng)導(dǎo)提供精力和智力補(bǔ)償,因而人們常稱秘書為領(lǐng)導(dǎo)的“外腦”,當(dāng)好“外腦”就是秘書“善謀”的應(yīng)有之義。秘書“善謀”一旦博得領(lǐng)導(dǎo)者的欣賞,就能在輔助決策的過程中發(fā)出璀璨的火花。那么秘書職員怎樣才能做到“善謀”呢?首先,要有正確的角色意識。秘書職員具有“外腦”職能并不意味著就可以亂發(fā)議論、自作主張、左右領(lǐng)導(dǎo)。秘書必須留意使自己的言行符合角色規(guī)范,做到既尊重領(lǐng)導(dǎo)、果斷執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)指示,又不迷信盲從,始終把為領(lǐng)導(dǎo)提供有價值的決策依據(jù)及顧問意見作為自己的重要職責(zé)。其次,要深刻領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖。要“參”到點子上,“謀”到關(guān)鍵處,必須正確理解和把握領(lǐng)導(dǎo)意圖。要善于通過間接或者直接方式,把領(lǐng)導(dǎo)的所思所想、所籌所劃弄清楚,做到既能按領(lǐng)導(dǎo)意圖正確“發(fā)揮”,又不自作聰明,越殂代皰。在此基礎(chǔ)上,以敏銳的觀察力捉住工作中的關(guān)鍵環(huán)節(jié),經(jīng)過深思熟慮,形成有價值的顧問意見。第三,注重進(jìn)言技巧。要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的心理、行為特征,選擇適當(dāng)場合和最佳時機(jī), 從要害切進(jìn),用委婉、蘊藉的語言,巧妙地說出自己的見解或不同意見。
但是,秘書職員要做到“善謀”還必須嚴(yán)防幾個誤區(qū):一是“參政”意識過“度”,把自己擺在“準(zhǔn)領(lǐng)導(dǎo)”或副職的位置,把幕后工作放到臺前。二是輕易拋出“夾生”想法(觀點),強(qiáng)加于領(lǐng)導(dǎo),于公于已都不利。三是出“餿主意”,幫倒忙,給工作帶來損失,造成被動。要避免以上誤區(qū),就要求秘書職員用良好的職業(yè)道德規(guī)范約束自己,腳踏實地地做好工作,而不能靠油滑***巧往取悅、應(yīng)付領(lǐng)導(dǎo)。
擅書。何謂秘書?古書云:“常管文書并協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理日常工作的職員�！笨梢娒貢�(dāng)“書”(即辦理文書),以“書”為主,寄情于“書”。擅長書寫文稿,應(yīng)該是秘書職員最最少的素質(zhì)要求。為了綜合進(jìn)步秘書職員的文稿質(zhì)量,要特別留意“四抓”:一抓練內(nèi)功。在學(xué)習(xí)上,側(cè)重學(xué)政策、學(xué)、學(xué)業(yè)務(wù)、學(xué)、學(xué)、學(xué)寫作、學(xué)機(jī)、學(xué)市場與知識,以拓寬知識面,高屋建瓴,了然于胸;同時,還要在實踐中學(xué)習(xí),邊工作、邊學(xué)習(xí)、邊、邊進(jìn)步,使撰寫的文稿血肉俱全;向領(lǐng)導(dǎo)學(xué)習(xí),學(xué)習(xí)領(lǐng)導(dǎo)講話時的構(gòu)思、處理題目時的技巧,使文稿起伏與領(lǐng)導(dǎo)語言、工作方式達(dá)到“同頻共振”;向同事學(xué)習(xí),取人之長,補(bǔ)已之短,努力做一個“通才”、“全才”。二抓鍛煉增能力。盡可能地安排秘書職員,深進(jìn)調(diào)查研究,吃透“下情”,廣泛涉獵第一手資料,既能填充他們的“資料庫”,增強(qiáng)寫作能力;又能為領(lǐng)導(dǎo)決策提供正確、可靠的依據(jù)。三抓鑒戒采眾長。一方面,要求秘書職員要經(jīng)常博采來自方方面面、正正反反的信息,汲取精華,為已所用;另一方面,要經(jīng)常派秘書職員赴各地學(xué)習(xí)考察,解放思想,開闊視野,增長見識、才干。四抓治理促效率。這方面,主要要建立健全各項規(guī)章制度,實現(xiàn)治理的規(guī)范化、制度化和科學(xué)化,尤其要突出抓好目標(biāo)治理,對秘書職員每次承擔(dān)的文稿,都要按照難易程度、完成時限進(jìn)行量化,半年小結(jié),年終考核,按積分多寡權(quán)衡下一年文稿的撰寫任務(wù),分多、質(zhì)量高多安排,分少、質(zhì)量劣少安排或另改其它工作,并根據(jù)總積分評定秘書優(yōu)劣,實施獎罰。
二、增強(qiáng) 秘書職員“六種意識”,適應(yīng)需要
改革開放 的不斷深進(jìn)和發(fā)展,人們的思想觀念發(fā)生了巨大變化。治理作為進(jìn)步工作效率、促進(jìn)事業(yè)發(fā)展的有效手段,在黨政機(jī)關(guān)和各企事業(yè)單位得到廣泛。秘書職員在治理中起著參與政務(wù)、治理事務(wù)的作用,要加強(qiáng)秘書職員的職業(yè)素養(yǎng)建設(shè),不僅要強(qiáng)化傳統(tǒng)的服務(wù)意識、調(diào)研意識等,而且還要具有并 增強(qiáng)自我意識、信息意識、超前意識、創(chuàng)新意識、競爭意識、責(zé)任意識等六種現(xiàn)代意識,以適應(yīng)市場和國內(nèi)外形勢發(fā)展的需要。
自我意識。秘書的自我意識是指秘書職員對自身和所處環(huán)境關(guān)系的熟悉和感受,它是秘書職員現(xiàn)代意識的之一。固然秘書工作具有很強(qiáng)的服從性、服務(wù)性特點,但秘書職員又都是具有獨立人格和獨立思維能力的個體,特別是在改革開放的今天,秘書職員一方面受開放環(huán)境的,應(yīng)該具有較強(qiáng)的主動性和能動性;另一方面,今天的秘書職員多半受過較高層次的,他們更應(yīng)有思考的獨立性。假如沒有自我意識,何言“參與政務(wù)”?又何言“治理事務(wù)”?因此,作為一個秘書職員,應(yīng)該鍛煉和培養(yǎng)自己的獨立思考和獨當(dāng)一面的能力 ,以便在領(lǐng)導(dǎo)決策前為之提供有效的依據(jù),在領(lǐng)導(dǎo)決策后正確領(lǐng)會并執(zhí)行其意圖。
信息意識。當(dāng)今是一個信息時代,增強(qiáng)信息意識是秘書職員進(jìn)步工作效率的重要保證。秘書職員天天接觸的各種公文、請示、報告等材料中含有大量信息,秘書職員應(yīng)在對這些材料的收集、回類、處理過程中將各種信息進(jìn)行嚴(yán)格的取舍,把最有用的信息提供給領(lǐng)導(dǎo)。這就要求秘書職員必須具備敏銳的洞察力,而敏銳洞察力的形成又是以豐富的知識為基礎(chǔ)的。秘書職員豐富的知識不僅指書本上所學(xué)的和科學(xué)知識,而且包括對單位現(xiàn)狀和遠(yuǎn)景的深研,對基層工作和***的了解,這些都有助于秘書職員對信息的發(fā)掘和把握。
超前意識。超前意識是秘書職員在領(lǐng)導(dǎo)決策之前的思維活動和心理感受,它受秘書職員自身素質(zhì)、思維方式和對情況、資料的熟悉、占有、把握程度及信息敏感度等因素的影響。秘書職員科學(xué)、正確的超前意識,可以對領(lǐng)導(dǎo)決策發(fā)揮積極的推動作用;反之,則有可能影響領(lǐng)導(dǎo)決策的正確性。而參與意識和效率觀念則是秘書職員樹立超前意識的條件。一是秘書職員必須具備強(qiáng)烈的責(zé)任感和使命感,積極主動地參與領(lǐng)導(dǎo)的工作,不僅僅滿足于為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、對領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé),而且要時時意識到自己的工作是全局性活動的一部分,從而克服“不在其位,不謀其政”的消極觀念;二是秘書職員要有強(qiáng)烈的時間觀念和效率觀念,事事走在領(lǐng)導(dǎo)眼前,成為領(lǐng)導(dǎo)的馬前卒,這樣才能把握最新信息,并據(jù)此對事物的發(fā)展做出正確的判定、推理和科學(xué)的猜測、公道的評估,為領(lǐng)導(dǎo)決策提供。正確的超前意識一旦為領(lǐng)導(dǎo)者所接受并轉(zhuǎn)化為領(lǐng)導(dǎo)意識,將在領(lǐng)導(dǎo)決策中發(fā)揮重要作用。
創(chuàng)新意識。過往對秘書職員的創(chuàng)新意識明顯重視不夠,只承擔(dān)大量的收文、發(fā)文任務(wù),對報告、請示不提處理的初步意見,一方面,秘書職員無形中變成了領(lǐng)導(dǎo)的通訊員、傳真機(jī)和翻譯員,自然起不到“參與政務(wù)”作用,影響了工作的積極性;另一方面,領(lǐng)導(dǎo)者事必躬親,陷進(jìn)煩瑣的事務(wù)性工作中,影響了對全局工作的正確把握。在新形勢下,要發(fā)揮秘書職員的創(chuàng)造性,就要發(fā)揮他們的主觀能動性,大膽地讓他們出點子、想辦法,分擔(dān)領(lǐng)導(dǎo)的一些具體工作,做領(lǐng)導(dǎo)名副實在的顧問和助手;領(lǐng)導(dǎo)同道也應(yīng)該給秘書職員以充分的信任和支持,不要僅在收發(fā)文本或文字材料上提要求,而應(yīng)給他們在其它方面提供鍛煉和創(chuàng)新的機(jī)會。
競爭意識。,秘書職員的文化層次呈上升趨勢,高學(xué)歷者越來越多,這固然是一個上風(fēng),但高學(xué)歷并不一定就有高水平,高學(xué)歷者還必須埋下頭、扎下根在實際工作中不斷,加強(qiáng)鍛煉,使和實際相結(jié)合,以便增強(qiáng)競爭力。有的秘書固然工作時間較長、實踐經(jīng)驗豐富,但知識老化,必須繼續(xù)學(xué)習(xí)新的知識,以適應(yīng)形勢的發(fā)展和競爭的需要。所以,秘書職員無論文化層次高低、經(jīng)驗豐富與否,都要具備競爭意識,只有在競爭中,才能加快工作節(jié)奏,進(jìn)步工作效率。
責(zé)任意識。秘書職員工作態(tài)度和工作質(zhì)量的好壞,在一定程度上直接著一個單位的作風(fēng)建設(shè)。只有樹立較強(qiáng)的責(zé)任意識,秘書職員才能隨時隨地留意維護(hù)單位的形象和聲譽,才能做到工作認(rèn)真、態(tài)度端正、處事果斷,在任何人眼前、在處理任何事上,都表現(xiàn)出良好的思想文化和職業(yè)道德素養(yǎng),才能真正進(jìn)步秘書工作的質(zhì)量和水平。
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