高校教學(xué)秘書(shū)工作的實(shí)踐與思考

高校教學(xué)秘書(shū)工作的實(shí)踐與思考

　　摘　要: 教學(xué)秘書(shū)工作是高校教學(xué)管理工作中的一個(gè)重要環(huán)節(jié),教學(xué)秘書(shū)在教學(xué)管理系統(tǒng)中發(fā)揮著不可替代的作用。詳細(xì)闡述了高校教學(xué)秘書(shū)在教學(xué)管理工作中的重要作用,分析了教學(xué)秘書(shū)在教學(xué)管理工作中的現(xiàn)狀和存在的問(wèn)題,進(jìn)而提出做好教學(xué)秘書(shū)工作應(yīng)該提高服務(wù)意識(shí)、改善隊(duì)伍知識(shí)結(jié)構(gòu)、加強(qiáng)整體素質(zhì)教育、多渠道激發(fā)教學(xué)秘書(shū)工作積極性和創(chuàng)造性等思考和建議。

　　關(guān)鍵詞: 高校; 教學(xué)秘書(shū); 教學(xué)管理

　　高校教學(xué)秘書(shū)是指在高等院校中協(xié)助院(部) 領(lǐng)導(dǎo)具體處理本院(部) 中各類(lèi)教學(xué)事務(wù)的管理服務(wù)人員。由于教學(xué)科研型院校和教學(xué)型院校是我國(guó)高校的主體,這類(lèi)院校的核心工作或者核心工作之一就是教學(xué)工作,從而決定了教學(xué)管理在這類(lèi)高校中的重要地位。教學(xué)管理有力地支撐和保證著課內(nèi)外教學(xué)的有序進(jìn)行,成為高校管理工作的中心內(nèi)容,在貫徹國(guó)家教育方針、穩(wěn)定教學(xué)秩序、提高教學(xué)效率、保證教學(xué)質(zhì)量、培養(yǎng)全面發(fā)展的合格人才等方面起著重要的作用。教學(xué)秘書(shū)是教務(wù)管理工作中不可缺少的角色,是教學(xué)管理的中堅(jiān)力量 。其素質(zhì)的高低、能力的大小、作用發(fā)揮程度、工作質(zhì)量的好壞,將直接影響教學(xué)管理工作水平和人才培養(yǎng)質(zhì)量。因此,教學(xué)秘書(shū)必須從新時(shí)期教學(xué)工作的特點(diǎn)出發(fā),不斷提高自身綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力,積極創(chuàng)新,發(fā)揮助手參謀、組織協(xié)調(diào)、服務(wù)保障等作用,以適應(yīng)高等教育事業(yè)發(fā)展的需要。

　　一、高校教學(xué)秘書(shū)在教學(xué)管理中的作用

　　教學(xué)秘書(shū)工作活動(dòng)范圍寬廣,涉及事務(wù)繁雜瑣碎,在工作過(guò)程中必須認(rèn)真仔細(xì),稍有疏漏就可能釀成教學(xué)事故,嚴(yán)重影響教學(xué)秩序,造成不良后果。因此,教學(xué)秘書(shū)工作舉足輕重,必須加以重視。

　　(一) 助手參謀作用

　　教學(xué)秘書(shū)是教學(xué)院長(zhǎng)的得力助手。教學(xué)院長(zhǎng)的教學(xué)工作方案的制定與實(shí)施、落實(shí)與檢查、評(píng)價(jià)與改進(jìn)等很多具體事務(wù),都要由教學(xué)秘書(shū)來(lái)協(xié)助完成 。同時(shí),教學(xué)秘書(shū)還應(yīng)該是教學(xué)院長(zhǎng)的重要參謀,在教學(xué)管理工作中,不僅要及時(shí)收集、整理各類(lèi)信息,還應(yīng)該積極調(diào)查并發(fā)現(xiàn)新情況、解決新問(wèn)題,研究新方案、采取新措施,主動(dòng)為上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)提供可靠的第一手資料,在必要的情況下提出合理化建議,為領(lǐng)導(dǎo)的決策創(chuàng)造條件 。

　　(二) 組織協(xié)調(diào)作用

　　在教務(wù)管理工作中,教學(xué)秘書(shū)負(fù)責(zé)組織、落實(shí)各項(xiàng)教學(xué)工作,教學(xué)主管領(lǐng)導(dǎo)的工作一般是決策性、全局性、統(tǒng)籌性的,而面向廣大師生的、具體的工作卻由教學(xué)秘書(shū)直接管理和落實(shí)。如排課、調(diào)課、征訂教材、落實(shí)教學(xué)計(jì)劃、安排各類(lèi)考試、學(xué)生成績(jī)管理、畢業(yè)生畢業(yè)資格審查、畢業(yè)證書(shū)和學(xué)位證書(shū)管理、核算教師工作量及教學(xué)津貼等等,都要由教學(xué)秘書(shū)組織完成。同時(shí),教學(xué)秘書(shū)也是教師、學(xué)生和教學(xué)職能部門(mén)之間的紐帶和橋梁,具有上傳下達(dá)、協(xié)調(diào)左右、溝通信息、改善關(guān)系、互通情況、合理統(tǒng)籌的作用,其協(xié)調(diào)職能發(fā)揮得好壞將對(duì)院(部) 的教學(xué)活動(dòng)產(chǎn)生直接影響。

　　(三) 服務(wù)保障作用

　　管理就是服務(wù)。教學(xué)秘書(shū)從事的工作是教學(xué)行政管理即教學(xué)管理,是對(duì)教學(xué)計(jì)劃實(shí)施過(guò)程中的常規(guī)管理,其主要目的是維持正常的教學(xué)秩序、保證教學(xué)任務(wù)的順利完成 。教學(xué)秘書(shū)扮演的是“服務(wù)教學(xué)、服務(wù)教師、服務(wù)學(xué)生”的角色,應(yīng)該加強(qiáng)與教師、學(xué)生的溝通,主動(dòng)為廣大師生著想,及時(shí)反饋教學(xué)信息,切實(shí)做好本職工作,真正把服務(wù)落實(shí)于各項(xiàng)教學(xué)管理工作中,為日常教學(xué)活動(dòng)的順利進(jìn)行保駕護(hù)航,成為教學(xué)秘書(shū)工作的重要內(nèi)容。

　　二、高校教學(xué)秘書(shū)工作存在的問(wèn)題

　　(一) 對(duì)教學(xué)秘書(shū)工作重視不夠,造成教學(xué)秘書(shū)隊(duì)伍的不穩(wěn)定

　　長(zhǎng)期以來(lái),人們往往對(duì)教學(xué)秘書(shū)工作缺乏正確的認(rèn)識(shí)和評(píng)價(jià),輕視教學(xué)秘書(shū)在教學(xué)管理中所發(fā)揮的作用,認(rèn)識(shí)不到優(yōu)質(zhì)的管理能出質(zhì)量、出效益。有些人甚至認(rèn)為教務(wù)管理是一些簡(jiǎn)單的事務(wù)性工作,教學(xué)秘書(shū)是從事這些事務(wù)性工作的“勤雜工”,他們的勞動(dòng)只是簡(jiǎn)單的、機(jī)械的勞動(dòng)。因此,在教學(xué)秘書(shū)人員的配備、業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)、崗位培訓(xùn)等方面,重視程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠;在干部聘任、職稱(chēng)評(píng)定、利益分配、評(píng)獎(jiǎng)評(píng)優(yōu)等方面都受到相對(duì)不公正的待遇;加之教學(xué)秘書(shū)平時(shí)工作任務(wù)重、責(zé)任大、難度高,付出的勞動(dòng)卻得不到尊重和理解,取得的成績(jī)得不到公正的評(píng)價(jià)和認(rèn)可,從而造成教學(xué)秘書(shū)工作積極性不高,思想壓力大,精神負(fù)擔(dān)重,心里不平衡,很多人不安心教學(xué)秘書(shū)工作崗位,離崗、轉(zhuǎn)崗人員相對(duì)較多, 教學(xué)秘書(shū)隊(duì)伍呈現(xiàn)不穩(wěn)定狀態(tài) 。

　　(二) 教學(xué)秘書(shū)綜合素質(zhì)較低,難以適應(yīng)新時(shí)期高校發(fā)展的需要

　　一方面,教學(xué)秘書(shū)學(xué)歷層次普遍較低,所學(xué)專(zhuān)業(yè)適合教學(xué)秘書(shū)工作的不多。當(dāng)前,從事教學(xué)秘書(shū)工作的多為本科畢業(yè)生,即使有高學(xué)歷的,其專(zhuān)業(yè)為教育學(xué)、教育管理學(xué)的也極少,秘書(shū)專(zhuān)業(yè)畢業(yè)的也為數(shù)不多,大多為本學(xué)校、本院系畢業(yè),其知識(shí)結(jié)構(gòu)很難適應(yīng)教學(xué)管理的需要。

　　另一方面,教學(xué)秘書(shū)的業(yè)務(wù)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力也普遍較低。長(zhǎng)期以來(lái),許多高校對(duì)教學(xué)秘書(shū)人員重使用、輕培養(yǎng),送出去培訓(xùn)學(xué)習(xí)、交流進(jìn)修的機(jī)會(huì)很少,而且很不系統(tǒng)、不正規(guī),導(dǎo)致其知識(shí)更新嚴(yán)重不足,現(xiàn)代信息意識(shí)薄弱。面對(duì)知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的突飛猛進(jìn)和高等教育的迅速發(fā)展,教學(xué)秘書(shū)得不到現(xiàn)代高等教育管理方面的系統(tǒng)培訓(xùn),觀念不能及時(shí)更新,更接觸不到新的教育管理理念,大大制約了教學(xué)管理能力的提高,以至適應(yīng)不了新時(shí)期高校發(fā)展的需要。

　　(三) 教學(xué)秘書(shū)工作缺乏活力,開(kāi)拓創(chuàng)新意識(shí)匱乏,科研工作薄弱

　　教學(xué)秘書(shū)是高校教學(xué)工作一線的組織者和管理者,工作千頭萬(wàn)緒,看似平常,其實(shí)非常繁重而細(xì)致,在學(xué)校教學(xué)管理中處于紐帶橋梁位置,上聽(tīng)命于學(xué)校教務(wù)處和學(xué)院領(lǐng)導(dǎo),下服務(wù)于廣大師生,所以常常處于各種具體事務(wù)的“糾纏”之中,工作缺乏活力,多靠經(jīng)驗(yàn)辦事,習(xí)慣于按領(lǐng)導(dǎo)指示、文件精神處理問(wèn)題,主動(dòng)參與和科學(xué)預(yù)見(jiàn)性差。不能很好地利用在工作中取得的第一手教學(xué)管理改革資料,認(rèn)真總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、摸索規(guī)律,進(jìn)行教學(xué)管理理論研究并形成科研成果,為深化教學(xué)管理改革獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策 。缺乏開(kāi)拓意識(shí)和創(chuàng)新精神,致使教務(wù)管理工作很難提高檔次。

　　三、關(guān)于做好教學(xué)秘書(shū)工作的幾點(diǎn)思考和建議

　　(一) 加強(qiáng)思想道德教育,提高教學(xué)秘書(shū)的服務(wù)意識(shí)

　　良好的政治思想素質(zhì)和職業(yè)道德是做好教務(wù)工作的基本保障。新時(shí)期高校教學(xué)秘書(shū)應(yīng)當(dāng)具有高度的政治覺(jué)悟和高尚的道德情操,面對(duì)繁雜的事務(wù)性工作,還必須有高度的責(zé)任感和強(qiáng)烈的事業(yè)心。在教務(wù)管理工作中,要認(rèn)真貫徹落實(shí)黨的教育方針和相關(guān)政策,愛(ài)崗敬業(yè),無(wú)私奉獻(xiàn),甘于淡泊,勤勤懇懇,任勞任怨,全心全意為黨的教育事業(yè)服務(wù)。因此,高校應(yīng)加強(qiáng)對(duì)教學(xué)秘書(shū)人員的思想道德教育,使其認(rèn)清自己所從事工作的重要性,明確教學(xué)秘書(shū)工作的服務(wù)宗旨,真正擔(dān)負(fù)起組織育人、管理育人、服務(wù)育人的重?fù)?dān),出色地完成自己的本職工作。

　　(二) 引進(jìn)競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制,合理選聘人才,改善教學(xué)秘書(shū)隊(duì)伍的專(zhuān)業(yè)知識(shí)結(jié)構(gòu)

　　學(xué)校人事管理部門(mén)應(yīng)重視教學(xué)秘書(shū)的選拔和培養(yǎng)。引進(jìn)競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制,合理調(diào)整現(xiàn)有人員,大膽聘用新人,鼓勵(lì)管理經(jīng)驗(yàn)豐富、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、管理水平高、敢于開(kāi)拓創(chuàng)新而又愛(ài)崗敬業(yè)的優(yōu)秀青年人才和高學(xué)歷的青年教師投身到教學(xué)秘書(shū)隊(duì)伍中來(lái),改善教學(xué)秘書(shū)隊(duì)伍的專(zhuān)業(yè)知識(shí)結(jié)構(gòu),切實(shí)把教學(xué)秘書(shū)隊(duì)伍建設(shè)納入學(xué)校整體規(guī)劃之中。

　　(三) 重視教學(xué)秘書(shū)隊(duì)伍整體素質(zhì)的提高,加強(qiáng)教學(xué)秘書(shū)人員的繼續(xù)教育

　　在教學(xué)秘書(shū)人員培訓(xùn)和知識(shí)更新方面,學(xué)校要加大投入,并在政策和經(jīng)費(fèi)上保證落實(shí)。制定切實(shí)可行的中、長(zhǎng)期培訓(xùn)計(jì)劃,多渠道、多形式加強(qiáng)教學(xué)秘書(shū)人員的培養(yǎng)。如:定期或不定期地組織他們學(xué)習(xí)高等教育學(xué)、教育心理學(xué)、教育管理學(xué)、高等教育行政管理學(xué)、高等教育法規(guī)、社會(huì)學(xué)、人際關(guān)系學(xué)、秘書(shū)學(xué)等專(zhuān)業(yè)學(xué)科知識(shí),提高其專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和理論水平;經(jīng)常組織教學(xué)秘書(shū)參加校內(nèi)外教務(wù)管理研討會(huì)和經(jīng)驗(yàn)交流會(huì),學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)和科學(xué)的管理思想,改進(jìn)管理方法,提高管理水平;定期不定期組織崗位培訓(xùn),尤其是對(duì)計(jì)算機(jī)的運(yùn)用和操作技能以及對(duì)教務(wù)管理系統(tǒng)軟件的培訓(xùn)學(xué)習(xí),提高工作效率 。除此之外,還應(yīng)鼓勵(lì)教學(xué)秘書(shū)利用業(yè)余時(shí)間自學(xué)一些與自己的專(zhuān)業(yè)工作相關(guān)的學(xué)科知識(shí),多學(xué)科、多角度、全方位地提高認(rèn)知能力和管理水平。

　　(四) 通過(guò)多種渠道解決教學(xué)秘書(shū)的后顧之憂(yōu),激發(fā)其工作積極性和主動(dòng)性

　　教學(xué)管理工作的開(kāi)展需要多個(gè)部門(mén)的關(guān)懷和支持,學(xué)校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要主動(dòng)關(guān)心教學(xué)秘書(shū)人員的工作、學(xué)習(xí)和生活,無(wú)論是在獎(jiǎng)金發(fā)放、職務(wù)晉升、職稱(chēng)評(píng)定方面,還是在開(kāi)展教學(xué)管理、科學(xué)研究等問(wèn)題上,都要建立相應(yīng)的激勵(lì)機(jī)制,通過(guò)多種渠道解決教學(xué)秘書(shū)的后顧之憂(yōu)。同時(shí),在教學(xué)管理活動(dòng)中,要充分肯定教學(xué)秘書(shū)的地位和作用。對(duì)于那些責(zé)任心強(qiáng)、業(yè)務(wù)水平高、管理經(jīng)驗(yàn)豐富、工作業(yè)績(jī)突出的教學(xué)秘書(shū)人員,學(xué)校要在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候,給予一定的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)和精神激勵(lì),激發(fā)教學(xué)秘書(shū)的工作熱情,充分調(diào)動(dòng)其工作積極性和主動(dòng)性,促使其開(kāi)拓進(jìn)取,大膽創(chuàng)新,為高等教育事業(yè)的改革和發(fā)展,奉獻(xiàn)自己的聰明才智。

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