檔案信息電子化問題研究

畢業(yè)論文

1、檔案信息化的現(xiàn)狀

１?檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門使用的機型號不1，規(guī)格各異，各自開發(fā)的軟件不能互用，并且沒有1個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進程。

２?在我國至今還沒有建立1個達到數(shù)據(jù)交換的機讀目錄檔案系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)和建設(shè)形式各行其是，層次不1，規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求。

３?標準化、規(guī)范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標準化。但由于原因，館?室?藏檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統(tǒng)軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統(tǒng)1標準，僅著眼于某1個館或某個專業(yè)系統(tǒng)，無法全面實施、推廣統(tǒng)1標準，這也制約了檔案信息工作電子化。

４?檔案的技術(shù)標準、組織工作程序標準未從計算機信息處理技術(shù)特點和考慮，越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類、著錄標準及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)。

５?檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高。實現(xiàn)檔案信息電子化，首先要有化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術(shù)水平，不能僅僅滿足于1般的計算機操作。從看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

2、檔案信息電子化的發(fā)展趨勢

辦公自動化、無紙化等事物的出現(xiàn)，使檔案的生成方式發(fā)生很大變化，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運作過程在計算機和通訊線路中進行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態(tài)，那么檔案也以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預(yù)示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關(guān)心的是信息的，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來是檔案工作者義不容辭的責任。不失時機地提供有價值的檔案信息，必須有1個“去粗取精，去偽存真”的過程，使得機讀形式的檔案信息具有系統(tǒng)性、真實性、有價值性，用戶才能獲得更為完善的服務(wù)。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢。

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3、檔案信息化的益處

所謂檔案信息電子化，就是以館?室?藏檔案資料?紙質(zhì)或機讀形式的?為主要物質(zhì)對象，用微機對檔案進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機軟件形式的2次文獻信息供人們利用的過程。其益處有：

１?可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機的潛能，提高利用率。，大多數(shù)基層檔案館?室?對機的單1，開發(fā)功能簡單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，利用的低效率造成人力、物力、財力和時間的極大浪費，使化設(shè)備不能盡其用。

２?縮短2次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。手工信息加工工作模式是：選題—選材—編輯—出版，這條“慢工出細活”的工作方式，即從文件資料形成到開發(fā)“2次文獻信息”時間長，造成信息失效，嚴重了檔案信息的應(yīng)用價值。檔案信息電子化，編者可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版2次文獻。

３?檔案信息電子化，可1次投入，多次產(chǎn)出，可改變信息加工工作受經(jīng)費限制的局面。手工編研信息成果出版需要較多的經(jīng)費，但目前乃至今后1個相當長的時期內(nèi)，企望國家給檔案部門撥較多的經(jīng)費進行信息編輯是不現(xiàn)實的，依靠自身解決也不是件容易的事，解決不好，檔案工作者的辛勤勞動成果只能“待字閨中”。

４?檔案信息電子化，信息成果可多份拷貝，將拷貝成果送到領(lǐng)導(dǎo)及各個部門，就擴大了影響，拓寬了服務(wù)范圍，檔案部門的地位也就得到了提高。

５?檔案信息電子化，可使檔案信息順利地與最新技術(shù)接軌。雖然“信息高速公路”在我國尚在起步階段，但檔案事業(yè)要注意這方面動向，超前拿出對策，使檔案工作適應(yīng)這1客觀形勢的變化和要求，使現(xiàn)在的勞動電子化，為將來“信息高速公路”中有1束檔案信息打下基礎(chǔ)。

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