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利用ERP系統(tǒng)進(jìn)行投資管理論文
摘要：投資管理對(duì)于一個(gè)企業(yè)的發(fā)展至關(guān)重要，尤其是制造型企業(yè)，資產(chǎn)規(guī)模及技術(shù)先進(jìn)性程度往往是企業(yè)的生存之本，發(fā)展之源。我公司是汽車發(fā)動(dòng)機(jī)制造企業(yè)，跟大多數(shù)制造類企業(yè)一樣，工藝的復(fù)雜性及不斷擴(kuò)大的產(chǎn)能需求，決定了公司投資具有規(guī)模大，種類多，核算周期長(zhǎng)的特點(diǎn)。如何作好此項(xiàng)工作對(duì)于我公司發(fā)展意義重大。
關(guān)鍵詞：信息化；管理
為了實(shí)現(xiàn)對(duì)投資核算的全流程管理，提高資產(chǎn)信息質(zhì)量，為管理層決策提供及時(shí)、準(zhǔn)確的信息，我公司依托ERP信息系統(tǒng)，將投資管理理念與之融合，達(dá)到了投資管理流程清晰，職責(zé)明確、核算及時(shí)準(zhǔn)確可追述。以下對(duì)我公司投資管理的全過(guò)程進(jìn)行了梳理，供大家參考：
名詞解釋：
PR：Pre-request的縮寫，即采購(gòu)申請(qǐng)
PO：purchaseorder的縮寫，即采購(gòu)訂單
IO：Internalorder的縮寫，又稱內(nèi)部訂單，ERP系統(tǒng)中一個(gè)結(jié)算工具，分為結(jié)算型、統(tǒng)計(jì)性和業(yè)務(wù)性，其中結(jié)算型可以將歸集在該訂單下的金額結(jié)算到特定項(xiàng)目中如在建工程或固定資產(chǎn)，每個(gè)內(nèi)部訂單都有結(jié)算規(guī)則，即訂單結(jié)算時(shí)所歸集金額的接受方，對(duì)于投資型內(nèi)部訂單，通常結(jié)算到指定的資產(chǎn)號(hào)上。
資產(chǎn)主數(shù)據(jù)：資產(chǎn)的主要描述，包括名稱，對(duì)應(yīng)的成本中心，折舊年限，殘值率等
投資預(yù)算控制信息化
對(duì)于公司所有重大投資項(xiàng)目，我們采用了投資預(yù)算控制，兩層審批制度，即按照項(xiàng)目下達(dá)預(yù)算控制指標(biāo)，大體描述項(xiàng)目?jī)?nèi)容，此為第一層級(jí)的審批，是系統(tǒng)外的審批，第二層的審批是第一層審批的層層分解，需列示出具體的采購(gòu)項(xiàng)目、數(shù)量及預(yù)算金額，也稱PR審批，該層級(jí)為信息系統(tǒng)審批，在該系統(tǒng)內(nèi)完成所有的審批流，包括上至中國(guó)區(qū)總裁、中國(guó)區(qū)財(cái)務(wù)總監(jiān)，下至投資主管部門、財(cái)務(wù)部、申請(qǐng)部門及采購(gòu)員，審批數(shù)據(jù)會(huì)跟ERP系統(tǒng)有接口，以保證全流程的順暢接續(xù)。
需要特別說(shuō)明的是，財(cái)務(wù)人員在審批時(shí)除了關(guān)注金額外，還要根據(jù)資產(chǎn)管理的要求，對(duì)PR項(xiàng)目如何劃分提出建議并對(duì)每個(gè)行項(xiàng)目給出基本的資產(chǎn)核算單位即內(nèi)部訂單號(hào)（簡(jiǎn)稱10），這是利用ERP系統(tǒng)對(duì)投資進(jìn)行管理的關(guān)鍵一環(huán)，是前端控制。不同類別的資產(chǎn)對(duì)應(yīng)的10是不同的，只有完全相同的資產(chǎn)才可以給出一個(gè)10，在創(chuàng)建10的同時(shí)，還要?jiǎng)?chuàng)建相應(yīng)的資產(chǎn)主數(shù)據(jù)，并維護(hù)10的結(jié)算規(guī)則，就是告訴系統(tǒng)將來(lái)該10對(duì)應(yīng)的金額要結(jié)算到哪個(gè)或哪幾個(gè)資產(chǎn)上面。簡(jiǎn)單的說(shuō)，在此財(cái)務(wù)人員要有清晰的投資管理思路，將預(yù)算細(xì)化到每項(xiàng)資產(chǎn)上面。
財(cái)務(wù)部門會(huì)在ERP系統(tǒng)中維護(hù)一個(gè)投資架構(gòu)，該架構(gòu)對(duì)應(yīng)于全部投資預(yù)算，也就是將兩層審批的投資預(yù)算在ERP系統(tǒng)中作出樹形結(jié)構(gòu)圖，并將相應(yīng)的預(yù)算數(shù)據(jù)輸入。最小的預(yù)算控制單位就是IO，每個(gè)10在將來(lái)過(guò)賬時(shí)如果超過(guò)預(yù)算金額是無(wú)法過(guò)賬的。
由此也就實(shí)現(xiàn)了利用ERP系統(tǒng)進(jìn)行投資控制。
在投資預(yù)算控制環(huán)節(jié)容易出現(xiàn)的問題就是預(yù)算審批不嚴(yán)，業(yè)務(wù)部門需求不夠清晰，財(cái)務(wù)部門資產(chǎn)管理不清晰，內(nèi)部訂單劃分混亂，這些都會(huì)對(duì)后續(xù)的工作質(zhì)量有很大影響。因此我們需努力提高業(yè)務(wù)人員素質(zhì)，盡量減少或降低各類差錯(cuò)出現(xiàn)。
2.采購(gòu)訂單生成
PR審批結(jié)束后，就進(jìn)入實(shí)際采購(gòu)流程，采購(gòu)部門會(huì)同技術(shù)部門進(jìn)行招標(biāo)或詢價(jià)過(guò)程，挑選供應(yīng)商，洽談技術(shù)條件等，一旦談判結(jié)束，會(huì)簽訂合同或協(xié)議，這是ERP系統(tǒng)外的流程，同時(shí)采購(gòu)部門需要將PR轉(zhuǎn)化成采購(gòu)訂單即PO，即系統(tǒng)內(nèi)流程。PO就是電子版的合同，包含貨物信息、運(yùn)輸信息和財(cái)務(wù)信息，其中財(cái)務(wù)信息有貨物收貨時(shí)對(duì)應(yīng)的科目編碼、內(nèi)部訂單號(hào)或成本中心以及供應(yīng)商的付款條款。如果是投資類的PO，科目編碼一定要搭配內(nèi)部訂單號(hào)而非成本中心。
該步驟易出現(xiàn)供應(yīng)商主數(shù)據(jù)或采購(gòu)訂單付款信息維護(hù)錯(cuò)誤問題，比如付款方式、付款期、賬戶信息等，由于此類信息可能會(huì)導(dǎo)致無(wú)法付款或提前或延遲付款，一方面可能會(huì)影響公司信譽(yù)，另一方面也有可能導(dǎo)致供應(yīng)商停止供貨以至于影響公司及時(shí)交貨，所以一定要特別重視。
3.實(shí)物到貨處理
資產(chǎn)收到并驗(yàn)收合格后，業(yè)務(wù)部門會(huì)在ERP系統(tǒng)中進(jìn)行收貨，產(chǎn)生的財(cái)務(wù)影響是此訂單當(dāng)初給定的科目及內(nèi)部訂單就會(huì)有金額發(fā)生，由于跟投資相關(guān)的訂單都為結(jié)算型的，即當(dāng)月必須結(jié)算，首先是結(jié)算到在建工程，業(yè)務(wù)部門在該資產(chǎn)滿足轉(zhuǎn)固條件時(shí)，提交相應(yīng)資料，財(cái)務(wù)再執(zhí)行轉(zhuǎn)固操作。在這一過(guò)程中實(shí)物流與信息流實(shí)現(xiàn)了同步，大大提高了資產(chǎn)管理效率，并且業(yè)務(wù)部門和財(cái)務(wù)部門也會(huì)相互監(jiān)督，財(cái)務(wù)部門能及時(shí)掌握實(shí)物接收情況，業(yè)務(wù)部門也可以隨時(shí)向財(cái)務(wù)了解資產(chǎn)賬務(wù)明細(xì)及供應(yīng)商后續(xù)付款等事宜，ERP系統(tǒng)能提供各類查詢報(bào)表，大幅度提高了會(huì)計(jì)信息的質(zhì)量。
這里需要說(shuō)明的是作為財(cái)務(wù)人員，一定要積極主動(dòng)的想問題，如果貨物已經(jīng)收貨很久了，業(yè)務(wù)人員卻遲遲沒有辦理轉(zhuǎn)固手續(xù)，就需要加以關(guān)注，是否是業(yè)務(wù)部門職責(zé)不清無(wú)人辦理還是有其他原因。ERP系統(tǒng)功能強(qiáng)大，它可以幫助我們實(shí)現(xiàn)各種功能，卻不能告訴我們什么時(shí)候應(yīng)該作什么，所以它只是給我們提供了很好的工具，資產(chǎn)管理關(guān)鍵還是在人。
4.資產(chǎn)后續(xù)管理
ERP系統(tǒng)支持資產(chǎn)后續(xù)資本化、轉(zhuǎn)移、出租、出售、報(bào)廢等各類后續(xù)管理業(yè)務(wù)，我公司涉及不多，故不再詳述。
跟傳統(tǒng)核算方式相比，利用ERP系統(tǒng)進(jìn)行資產(chǎn)管理無(wú)疑高效的達(dá)到了事前、事中及事后控制，而且能很好的將內(nèi)部控制的要求貫穿其中，是制衡性要求的完美體現(xiàn)。但要作好資產(chǎn)管理，除了依托ERP系統(tǒng)這個(gè)強(qiáng)有力的工具外，更多的是需要資產(chǎn)管理人員多動(dòng)腦，勤思考，根據(jù)本公司的資產(chǎn)特點(diǎn)及現(xiàn)狀提出契合實(shí)際的管理要求，再利用ERP系統(tǒng)得以實(shí)施，這也是我想跟大家分享的本篇文章的主旨。
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