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論機(jī)關(guān)文秘人員修養(yǎng)與文檔管理論文參考
論機(jī)關(guān)文秘人員修養(yǎng)與文檔管理
文字秘書(shū)作為領(lǐng)導(dǎo)的助手和參謀，一是記錄和抄寫(xiě);二是文稿起草。記錄，有領(lǐng)導(dǎo)的口授記錄，有接待來(lái)訪者的記錄，還有會(huì)議記錄和電話記錄等等，詳細(xì)內(nèi)容請(qǐng)看下文論機(jī)關(guān)文秘人員修養(yǎng)與文檔管理。
抄寫(xiě)，即對(duì)字跡潦草或因在起草過(guò)程中經(jīng)反復(fù)推敲、多次修改和勾劃的文稿進(jìn)行譽(yù)寫(xiě)以便于繼續(xù)修改或交付打印。幫助領(lǐng)導(dǎo)譽(yù)寫(xiě)稿件使之能騰出時(shí)間去做其它工作，這是文字秘書(shū)應(yīng)盡的責(zé)任。起草文稿，是文字秘書(shū)工作的主要部分。文稿的起草過(guò)程，常常是由領(lǐng)導(dǎo)和文字秘書(shū)合作進(jìn)行的。有時(shí)，是領(lǐng)導(dǎo)親自動(dòng)手，秘書(shū)幫助譽(yù)寫(xiě)。以及做一些收集、補(bǔ)充和核實(shí);有時(shí)，是領(lǐng)導(dǎo)口授主要內(nèi)容，秘書(shū)記下后負(fù)責(zé)文字的加工整理;有時(shí)則是領(lǐng)導(dǎo)只口授一個(gè)要點(diǎn)，或者同秘書(shū)一起在討論中形成一個(gè)要點(diǎn)，然后由秘書(shū)據(jù)此去收集材料、推敲觀點(diǎn)，形成文字。這最后一種，領(lǐng)導(dǎo)只是出題目，而從擬定提綱、收集材料、起草文稿到討論修改，則都由文字秘書(shū)單獨(dú)負(fù)責(zé)。特別需要指出的是，在起草文稿的時(shí)候，文字秘書(shū)不但可以在醞釀和討論文稿的時(shí)候提出自己的意見(jiàn)供領(lǐng)導(dǎo)參考，而且可以在起草時(shí)直接把自己的想法寫(xiě)上去，形成初稿，讓領(lǐng)導(dǎo)人去決斷，而不是照葫蘆畫(huà)瓢，這樣形成的文稿才能真實(shí)、全面、生動(dòng)地反映傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的決策、方針、意圖等，并使之成為群眾性的行動(dòng)。
要達(dá)到上述目的，文字秘書(shū)就必須具備較高的素質(zhì)。他除了具備一般工作人員的基本條件外，還應(yīng)有自己特殊的知識(shí)修養(yǎng)、技能修養(yǎng)、品德修養(yǎng)、作風(fēng)修養(yǎng)方面的要求。知識(shí)修養(yǎng)、技能修養(yǎng)好不好，是一個(gè)文字秘書(shū)稱(chēng)職不稱(chēng)職的問(wèn)題;品德修養(yǎng)、作風(fēng)修養(yǎng)好不好，是一個(gè)文字秘書(shū)合格不合格的問(wèn)題。因此，文字秘書(shū)要自覺(jué)地、全面地加強(qiáng)這四個(gè)方面的修養(yǎng)，努力把自己造就成為德才兼?zhèn)�、既合格又稱(chēng)職的國(guó)家特殊崗位上的工作人員，在自己的工作崗位上，不僅僅通過(guò)文字的抄寫(xiě)、記錄和文稿起草做好領(lǐng)導(dǎo)的助手和參謀，同時(shí)，由其經(jīng)手、處理的具有較高水平的文字材料，也為文書(shū)檔案提供了準(zhǔn)確的、豐富的、詳實(shí)的具有較高價(jià)值的原始資料。因此，較好的文字秘書(shū)的素質(zhì)修養(yǎng)，是文書(shū)檔案管理的重要基礎(chǔ)條件之一。
由于人員編制和機(jī)構(gòu)設(shè)置的局限，許多機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的文書(shū)檔案管理都是由文字秘書(shū)兼職的。按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，文書(shū)檔案管理方面的業(yè)務(wù)又隸屬當(dāng)?shù)貦n案局領(lǐng)導(dǎo)，因此，文字秘書(shū)應(yīng)在遵循檔案管理必須堅(jiān)持黨性、實(shí)踐性和科學(xué)性的基礎(chǔ)上，按照文書(shū)檔案管理工作關(guān)于統(tǒng)一管理、完整與安全、便于利用的原則要求，努力提高文書(shū)檔案管理方面的業(yè)務(wù)修養(yǎng)。
文字秘書(shū)兼做文書(shū)檔案管理，主要是做文書(shū)材料的立卷、文書(shū)檔案的收集、整理、縮微、鑒定、檢索、保護(hù)、利用、信息和統(tǒng)計(jì)等環(huán)節(jié)的工作。這些環(huán)節(jié)之間既相互連接，又相互制約，而利用則是諸環(huán)節(jié)中的中心環(huán)節(jié)，其它環(huán)節(jié)都為利用服務(wù)，為利用打基礎(chǔ)和創(chuàng)造條件。做好文書(shū)檔案工作，為本部門(mén)、本單位的中心工作服務(wù)，是文書(shū)檔案工作人員的根本任務(wù)。
作好文書(shū)檔案管理工作，是為了保證文書(shū)檔案在中心工作中的作用，即作為機(jī)關(guān)工作的參謀作用，作為宣傳教育的素材，作為歷史的憑證，作為科學(xué)研究的必要基礎(chǔ)條件，其重要性是不言而喻的。由于機(jī)關(guān)文書(shū)檔案管理工作是通過(guò)機(jī)關(guān)辦公部門(mén)的內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)即文檔室進(jìn)行的，而這類(lèi)文檔室對(duì)于較小機(jī)關(guān)而言，則具有綜合性，它不僅是管理文書(shū)檔案，同時(shí)統(tǒng)管了諸如人事、科技、會(huì)計(jì)等檔案，門(mén)類(lèi)更多，內(nèi)容更豐富，工作更復(fù)雜，這樣，要求提供大量的參考資料，要求為機(jī)關(guān)中心工作的利用創(chuàng)造方便的條件，而且要求提供的資料迅速、準(zhǔn)確，這就增加了一定的難度。因此，文字秘書(shū)在加強(qiáng)秘書(shū)工作修養(yǎng)的同時(shí)，又必須具有文書(shū)檔案工作人員的有關(guān)理論、業(yè)務(wù)、紀(jì)律、技能等方面的修養(yǎng)，做一名合格的文書(shū)檔案管理工作者。
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