圖書館信息產品的開發(fā)及質量管理論文

　　摘要：隨著現代社會的信息化進程，圖書館作為促進文獻信息傳播與交流的機構，必然要對采購進館的信息資源進行進一步的開發(fā)，對信息資源進行深層次開發(fā)的結果，使之成為圖書館的信息產品，并對信息產品進行質量管理，從而深化和提升圖書館的服務內涵和品質。

　　關鍵詞：圖書館；信息；開發(fā)；質量管理

　　長期以來，多數人重視的是圖書館服務的質量，而忽視了圖書館生產信息產品的事實。人們往往認為圖書館只是將文獻資源進行一番整理之后，提供給讀者使用。圖書館將文獻提供給讀者的過程，也就是圖書館為讀者服務的過程。這一過程開展得順利與否，讀者對之有何評價，就是圖書館的服務質量。但隨著現代社會的信息化進程，圖書館作為促進文獻信息傳播與交流的機構，必然要對采購進館的信息資源進行進一步的開發(fā)，簡單的借閱工作已不足以概括圖書館工作的全部。圖書館對信息資源進行深層次開發(fā)的結果，使之成為圖書館的信息產品。

　　一、圖書館的信息產品和信息產品質量

　　1.圖書館信息產品的定義

　　圖書館的信息產品是指圖書館在一次文獻的基礎上生產出來的提供給讀者和社會的二、三次文獻，具體包括各種館藏目錄、機讀目錄、綜述、述評、研究報告、各類型數據庫以及檢索工具等。圖書館的信息產品凝結了館員大量的腦力勞動，他不是簡單的加工，整理工作，如圖書館開發(fā)專題數據庫，需要對用戶進行調查，收集相關資料，對資料進行取舍、分析、整理，對檢索方法進行設計等。

　　2.圖書館信息產品的質量

　　圖書館信息產品的質量，是指圖書館生產出來的二、三次文獻能夠滿足讀者和社會需求的特性總和，即相關性，全面性，準確性，時效性等。相關性是指圖書館的信息產品是否從內容上符合讀者的需求，能否解決讀者的問題；全面性是信息產品對這一領域信息的涵蓋程度�，F代信息的龐雜性決定了任何一種信息產品都不可能包括某一領域內所有的相關信息，因此，對這一指標的判定需要圖書館做出選擇；準確性是指信息產品內容的可靠性，在現代網絡信息的大量充斥下，圖書館的信息產品正可以彌補網絡信息良莠不齊的狀況，這也正是圖書館信息產品的優(yōu)勢之一；時效性是指信息產品的及時化程度，在信息社會，人們對信息的時效性要求越來越高，這也是圖書館信息產品質量之所在。

　　二、圖書館信息產品質量的形成規(guī)律

　　對于質量是怎樣形成的這一問題，不同時期人們有不同的解釋。最早人們認為質量是檢驗出來的，因此非常重視產品質量的檢驗工作。在產品生產出來后，對之進行檢驗，合格的出廠，不合格的則不能出廠。這種方法具有很大的局限性，首先，不是所有的產品都可以使用這種方式來進行質量控制，有的產品只具有一次性的使用價值，如火柴，檢驗其質量后，它也就失去了使用價值，因此，只能抽樣檢驗，而不能進行總體檢驗。其次，質量檢驗是一種事后控制的方法，只有當問題已經發(fā)生時，才會檢驗出不合格產品，對產品質量的提高沒有直接的貢獻。這種方法的局限性，迫使人們對質量的形成開展更進一步的探討。隨著認識的進一步深入，人們開始意識到，質量是生產出來的。根據這種觀點，人們重視對生產過程的控制，希望通過對業(yè)務流程的監(jiān)視，提高產品質量，減少不合格產品的生產。這種做法比事后檢驗先進了一步，可是，與產品質量形成的真正源頭還存在一定差距。通過大量的調查研究，管理學家逐漸發(fā)現，很多產品質量問題并不是由于工人們在生產過程中的失誤造成的，而是它的設計本身就存在問題�，F在多數管理學者都已經接受了這樣一種觀念，即質量的形成與最開始的設計密不可分。如果設計是不合理的，那么，無論對生產過程開展多么嚴格的控制，仍然會出現質量問題。因此，可以明確，質量問題幾乎與組織中的所有活動都是相關的。對于圖書館來說，探討信息產品質量的形成規(guī)律，會提示我們，圖書館中的哪些工作與信息產品的質量相關，其相關性如何，應制定怎樣的指標，對這些質量活動予以控制，當產生問題時，應采取怎樣的改進措施，從而為全面質量管理提供一種較為切實可行的方法。圖書館信息產品質量的形成，可以說是信息產品生產全過程管理的結果。在信息產品質量形成的全過程中，圖書館為實現質量目標所必須發(fā)揮的質量管理功能及其相應的質量活動，被叫作圖書館的質量職能。圖書館的質量職能大體上可以包括：讀者調研，信息產品開發(fā)與設計，制定信息產品的生產程序、設備和管理信息系統(tǒng)的準備、采訪，信息分析與整理，生產，檢驗，提供給讀者使用，讀者教育等。對于不同的圖書館信息產品，所涉及的質量活動是有所不同的，如圖書館館藏目錄的生產過程與各類型數據庫的生產過程會存在很大的差異。但它們基本上具有以下一些共同點：(1)信息產品質量的形成涉及多個不同的業(yè)務流程，各個流程形成了一個有機的系統(tǒng)。(2)作為一個產品質量系統(tǒng)，系統(tǒng)目標的實現取決于每個環(huán)節(jié)質量，職能的落實和各環(huán)節(jié)之間的協調。因此，必須對質量形成全過程進行計劃、組織和控制。(3)信息產品質量的形成與發(fā)展是一個循序漸進的過程。每一個流程都是以上一個流程的工作結果為基礎，經過加工整理后，提供給下一個流程使用。因此，在全面質量管理過程中，必須保證對每一個流程都加以控制，監(jiān)測信息產品在每個流程中的質量，保證不合格的信息產品絕不轉移到下一個流程中去。(4)信息產品質量的形成系統(tǒng)是一個開放系統(tǒng)，和外部環(huán)境有密切聯系。因此，提高、改進信息產品的質量，還要關注外部環(huán)境，如采訪過程中對信息提供者的選擇，信息產品提供時對用戶的教育等等。

　　三、圖書館信息產品的質量與圖書館的業(yè)務流程

　　在分析圖書館信息產品質量的形成規(guī)律之后，我們要著重分析現代圖書館中的幾種質量職能，以及如何通過對這些質量職能進行管理，提高信息產品的質量。以圖書館開發(fā)、生產數據庫為例：

　　1．用戶調研

　　圖書館開發(fā)數據庫，首先必須做好用戶調研工作，調研的重點是明確用戶的范圍、用戶的個體特征、用戶使用該數據庫要解決的問題、用戶的信息獲得方式、用戶的信息使用習慣等等。根據用戶的需求，明確以下問題：(1）開發(fā)何種類型的數據庫，是商業(yè)性的還是學術性的，是綜合性的還是專業(yè)性的，如果是專業(yè)性的，具體的范圍是哪些。(2)數據庫的特征，即數據庫是以資料全見長，還是以時效性見長，它的準確性如何，權威性如何、響應速度如何、專指性如何，是否能夠提供較為廣泛的回溯信息，能夠提供哪些檢索入口，是否有較為友好的用戶界面等。(3）數據庫的提供方式，主要是指數據庫是否允許用戶在館外使用，是否允許不是本館的用戶使用，它允許免費瀏覽的范圍是什么，是否允許免費下載等。（4）數據庫的使用成本，即根據用戶的接受程度，確定使用成本。如全文瀏覽、下載、打印的成本等。

　　2.數據庫的開發(fā)與設計

　　根據上一步工作明確的內容，對數據庫進行實質性的開發(fā)與設計。包括確定數據庫所包含信息的內容、檢索途徑、用戶界面、使用權限和費用等。

　　3.制定數據庫的生產程序

　　當數據庫產品已經設計好時，圖書館需要制定相應的生產程序。如信息資源的采購方法、范圍、成本，配套設備的準備，信息資源的加工整理，人力資源的配備，時間的安排，各種資源要素的投入比例等。

　　4.現代信息設備及管理信息系統(tǒng)的準備

　　數據庫的生產和使用需要圖書館有相應的技術和現代化信息裝備。從硬件上看，包括圖書館內部網絡，計算機、打印機、檢索終端、電子閱覽室等。從軟件上看，包括圖書館的管理信息系統(tǒng)、相關軟件、人員等。只有各種軟硬件都配備起來，數據庫才能提供給讀者使用。

　　5.采購信息資源

　　根據數據庫的信息內容，開發(fā)合適的采購渠道，以最為經濟的方式，爭取獲得最符合需要的信息資源。信息資源不僅包括印刷型文獻，更重要的是包括各種數字化信息，如光盤、網絡信息、數據庫等。在進行信息采購時，一要注意選擇好信息提供者，考察他們的資信，尤其是在進行數字信息的采購時，一定要考察信息的可靠性，貨比三家；二要注意對數字信息的采購往往獲得的不是信息的擁有權，而是使用權，因此，圖書館要派出對這方面有相當了解的人員與信息提供者進行談判，為本館的用戶爭取最大的權益；最后還要注意知識產權的問題。

　　6.信息資源的分析與整理

　　生產數據庫所需的信息資源，一方面來自上述的采購，另一方面來自對館藏信息的開發(fā)。圖書館要讓專業(yè)人員對信息資源進行價值分析與相關性判定，刪除無用或價值不大的信息，對其余的信息進行時間、內容上的整理，以備數據庫的生產使用。

　　7.數據庫的正式生產

　　如果上述工作進行得很順利，數據庫就可以正式開始生產了。在生產過程中，圖書館最需注意的問題是人員的配備和時間的安排。圖書館需要開展培訓，提高工作人員的素質，只有人的素質有了提高，信息產品的質量才會有所保障。

　　8.數據庫的檢驗

　　生產的數據庫在正式提供給用戶使用之前，要進行檢驗。一方面是圖書館自身檢驗，看生產結果是否達到計劃的要求，是否與設計相一致；另一方面是小范圍地提供給用戶使用，搜集用戶的反饋信息，調查用戶的意見，并根據用戶的要求，對數據庫進行改進。

　　9.數據庫的提供使用

　　圖書館正式將數據庫提供給用戶使用的過程中，必須保證有充分的宣傳、合適的方式以及合理的價格。如圖書館要為用戶提供舒適的環(huán)境、先進的信意設備。圖書館還必須在用戶遇到問題時給予幫助，因為圖書館對用戶遇到的問題如何反饋，將會在很大程度上影響到用戶的滿意度，并進而影響到用戶是否再次使用該數據庫。

　　10.用戶教育

　　數據庫的使用，需要讀者掌握一定的信息技能，圖書館有責任將相關技能傳授給用戶，如組織講座、開展會員活動等。

　　作者:陶媛 單位:南通航運職業(yè)技術學院圖書館

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