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淺談新建本科院校的教學(xué)檔案管理
一、優(yōu)化新建本科院校教學(xué)檔案管理的意義
教學(xué)是高校教育的核心內(nèi)容，教學(xué)檔案是衡量高校教學(xué)質(zhì)量、學(xué)術(shù)水平、管理水平的重要依據(jù)。教學(xué)檔案作為一種重要的信息資源載體，對高校教育教學(xué)管理發(fā)揮著舉足輕重的作用。
(一)教學(xué)檔案是教學(xué)工作的真實記錄和參考依據(jù)
教學(xué)檔案是高校教學(xué)業(yè)務(wù)部門在教學(xué)管理、教學(xué)實踐、教育研究活動等各個環(huán)節(jié)中形成的具有保存價值的教學(xué)文檔資料，它是高校教學(xué)活動的直接的原始記錄，如教師的業(yè)務(wù)材料包括學(xué)生各科成績分析、試卷分析、科研課題、教案檢查、以及其他在教學(xué)活動實踐中直接形成的聲像檔案材料，如教學(xué)實習(xí)錄像等，這些以影像為表現(xiàn)形式并輔以簡要文字說明的歷史記錄，具有紀(jì)實性、直觀性、典型性等特點，是教育教學(xué)活動中有力的輔助手段，在學(xué)校檔案工作中占據(jù)重要的地位。因為它們是知識和信息儲存的一種形式，詳細(xì)、真實地反映了高校的教學(xué)歷史全貌[1]。通過抽調(diào)審閱教學(xué)檔案如教師教案、實驗報告、科研論文、畢業(yè)設(shè)計(論文)、試卷等，能很快了解高校教育教學(xué)工作的基本情況，同時還可作為教學(xué)管理考核的基本參照依據(jù)。
(二)教學(xué)檔案是進(jìn)行教學(xué)科研的前提和基礎(chǔ)
教學(xué)工作離不開教學(xué)檔案。教學(xué)檔案是歷史的真實記錄，可以客觀地反映學(xué)校每個院系的實際教學(xué)水平。對歷年學(xué)生的測試成績及教師教學(xué)檢查的分析，可以看出教學(xué)水平的提高與否;對歷年試題的檢查，學(xué)生違紀(jì)情況分析，能直觀地反映出教學(xué)管理水平的提高或下降，從而為今后的教改指明方向。因此，我們應(yīng)增強(qiáng)教學(xué)工作中的檔案意識，引起教師和教輔人員的高度重視，以此來促進(jìn)教學(xué)管理，提高教學(xué)水平。
(三)教學(xué)檔案有助于推動教師隊伍建設(shè)
教師業(yè)務(wù)檔案是教學(xué)檔案的重要組成部分。隨著素質(zhì)教育的不斷推進(jìn)，教育質(zhì)量的不斷提高，以及教師職稱評定工作的進(jìn)行，教師業(yè)務(wù)檔案發(fā)揮的作用也越來越大。它在個體上，反映了教師的業(yè)務(wù)能力、學(xué)術(shù)水平和工作業(yè)績;在整體上，體現(xiàn)了學(xué)校的師資素質(zhì)、隊伍結(jié)構(gòu)和辦學(xué)水平。因此，認(rèn)真搞好教師業(yè)務(wù)檔案的建立、保管和利用工作，將推動學(xué)校各項工作的開展，尤其是師資隊伍建設(shè)。教師業(yè)務(wù)檔案中客觀真實地記載著學(xué)歷、考核成績、業(yè)務(wù)水平，使校領(lǐng)導(dǎo)對教師的綜合評價有了可信的參考依據(jù)，這樣就能公正有序地進(jìn)行教師的職稱評定、工資晉級、人事調(diào)整等相關(guān)事宜，進(jìn)而對教師的切身利益進(jìn)行決策，并有效激勵每位教師的事業(yè)心、進(jìn)取心，提高教師群體的穩(wěn)定性，激發(fā)教師隊伍的創(chuàng)造力。
二、新建本科院校教學(xué)檔案管理存在的問題
目前新建本科院校檔案館雖然已購置了計算機(jī)、打印機(jī)等設(shè)備，基本實現(xiàn)了收集、整理、編目、檢索等主要服務(wù)功能的計算機(jī)管理，但檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)還任重道遠(yuǎn)，多數(shù)新建本科院校的教學(xué)檔案不全、不實，漏洞甚多，即便是檔案整理工作也存在著諸多問題。
(一)檔案規(guī)章制度滯后，管理體制陳舊
一般高校的檔案館已基本形成自成體系且成熟的檔案管理系統(tǒng)，本身已有準(zhǔn)確的定位。新建本科院校雖然學(xué)校級別提升了，但檔案工作的層次卻沒有隨之提升，人員的配置僅能應(yīng)付日常的檔案收集、整理、歸檔、利用等工作，基本無暇顧及高層次方面工作的開展，有少數(shù)新建本科院校甚至還沒配置專職的檔案人員，仍由文書人員兼任。雖然多數(shù)新建本科院校制定了教學(xué)檔案規(guī)章制度，但有些規(guī)章制度沒有及時修改和補(bǔ)充，已無法滿足新形勢的需要。同時，這些新建本科院校的檔案室又面臨著新情況、新挑戰(zhàn)，需執(zhí)行本科院校的新規(guī)定，檔案工作的開展處于尷尬的兩難境地。
(二)檔案管理不規(guī)范，多缺漏、遺失現(xiàn)象
教學(xué)檔案的管理是一項復(fù)雜的工作，它需要嚴(yán)格的制度規(guī)范和科學(xué)的管理方法。教學(xué)檔案的產(chǎn)生、收集、整理、利用等運(yùn)轉(zhuǎn)過程，應(yīng)當(dāng)依據(jù)檔案法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)實施科學(xué)化的管理。由于高校教學(xué)檔案涉及范圍廣、工作量大，加之人們的檔案管理意識較為薄弱，致使相當(dāng)部分教學(xué)檔案材料的收集存在著一定的漏洞，造成大量的檔案缺漏、遺失現(xiàn)象。而已有的檔案也存在著許多問題，諸如：歸檔不及時、分類不規(guī)范或者收集不完整等，其共性特征表現(xiàn)為：重收存，輕整理;重共性材料，輕個性材料;多頭歸檔，重復(fù)設(shè)檔。這些現(xiàn)象嚴(yán)重影響了檔案效用的發(fā)揮，并給日后檔案的鑒定、保管及庫房的承載空間帶來壓力，造成了不必要的人力、物力和財力浪費(fèi)。
(三)檔案信息化程度偏低，資源開發(fā)利用不夠
當(dāng)今電子化檔案信息已日益成為信息服務(wù)的重要載體，檔案信息化程度偏低將會直接導(dǎo)致教學(xué)檔案資源的開發(fā)利用效率不高。教學(xué)檔案管理由于涉及的專業(yè)多、課程雜、范圍廣、內(nèi)容繁，各教學(xué)部門若缺乏整體規(guī)劃，各行其是，各自為政，則會給全校在檔案管理、數(shù)據(jù)查找、資源共享等諸多方面造成極大的不便。如果收存的檔案不積極地開發(fā)利用而束之高閣，就會失去檔案自身的價值。同時，教學(xué)檔案利用的好與壞，也從一個側(cè)面反映了高校辦學(xué)水平的高低。
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