淺談?wù)摰烙^檔案管理
道觀檔案管理，就是科學(xué)地管理道觀檔案，為道觀管理、教務(wù)活動(dòng)以及道學(xué)研究服務(wù)。
道觀的檔案應(yīng)由道觀實(shí)行統(tǒng)一管理，以便于利用。維護(hù)道觀檔案的完整與安全，是道觀檔案管理的基本要求。
道觀檔案管理的內(nèi)容和環(huán)節(jié)，應(yīng)從目前和長(zhǎng)遠(yuǎn)利用道觀檔案的需要和方便著眼， 明確目的，贏得各方面的信任、支持和幫助，從而做好管理工作。
道觀檔案的概念
道觀檔案是指過(guò)去和現(xiàn)在道觀和道士在從事道觀管理、道教活動(dòng)和其他社會(huì)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像、實(shí)物等不同形式、不同載體的歷史記錄，基本含義有以下4點(diǎn)：
1. 道觀檔案是在過(guò)去和現(xiàn)在道觀道士和信徒從事宗教活動(dòng)中形成的。也就是說(shuō)，道觀檔案來(lái)源于一定的基本單位和個(gè)人。
2.道觀檔案是文件材料有條件地轉(zhuǎn)化而來(lái)的。其條件是：第一，辦理完畢的文件才能作為檔案保存，正在承辦中的文件不是檔案；第二，對(duì)日后工作和研究活動(dòng)有一定的查考價(jià)值的文件才有必要作為檔案保存；第三，按照一定的規(guī)律和歸檔要求集中保存起來(lái)，才能最后成為檔案。
3. 道觀檔案的形式是多種多樣的。從表達(dá)方式上看，可以歸納為文字、圖像、聲音；從載體上看，有金石、縑帛、紙張、膠片、磁帶、磁盤(pán)以及電子文檔等。總之，道觀檔案的形式是豐富多彩且不斷地發(fā)展變化的。
4. 道觀檔案是道觀、道士活動(dòng)的真實(shí)記錄。道觀檔案真實(shí)地記錄和反映了道教活動(dòng)的歷史，是當(dāng)時(shí)道教活動(dòng)的原始記錄。
道觀檔案是一種專(zhuān)門(mén)檔案。道觀中的文物，如神像、雕刻、繪畫(huà)、法器等，應(yīng)屬于道觀檔案的范疇，具有文物和檔案的雙重屬性。
道觀檔案的作用
道觀檔案的作用主要有以下7點(diǎn)：
1. 道觀檔案是道教教職人員和道徒們?cè)趶氖碌澜袒顒?dòng)中形成的歷史記錄，是道觀管理、弘揚(yáng)道法、道教研究、修習(xí)經(jīng)典、傳授教義、培養(yǎng)道教教職人員等道教活動(dòng)的查考依據(jù)。
2. 道觀檔案是研究各教派的起源、發(fā)展、教義、教規(guī)及道教的影響，道教與其他文化的聯(lián)系等方面的第一手資料。
3.道觀檔案是傳承、傳播和弘揚(yáng)中華民族傳統(tǒng)文化，研究歷史、宗教、民族、民俗的最真實(shí)可靠的查考依據(jù)。
4. 道觀檔案可以為黨和國(guó)家制定宗教政策、依法加強(qiáng)對(duì)宗教事務(wù)的管理、積極引導(dǎo)宗教與社會(huì)主義社會(huì)相適應(yīng)，加強(qiáng)道風(fēng)建設(shè)、構(gòu)建和諧社會(huì)等方面發(fā)揮重要作用。
5. 道觀檔案有利于開(kāi)發(fā)地區(qū)旅游文化資源。道教活動(dòng)與地方民俗密不可分，道觀檔案記載了這些活動(dòng)的形成和發(fā)展。通過(guò)對(duì)這些檔案的收集、整理，有利于了解當(dāng)?shù)氐纳鐣?huì)風(fēng)俗，使其轉(zhuǎn)化為地區(qū)旅游文化資源，創(chuàng)造巨大的社會(huì)經(jīng)濟(jì)效益。
6. 道觀檔案對(duì)培養(yǎng)愛(ài)國(guó)愛(ài)教、在道教界擁有高深造詣、在社會(huì)上和信教群眾中具有一定影響的道教界人士具有重要的查考作用。
7. 道觀檔案有利于解決道教產(chǎn)權(quán)糾紛。道觀檔案具有憑證作用，它是處理道教產(chǎn)權(quán)的有力證據(jù)。因?yàn)闅v史原因，一些道教活動(dòng)場(chǎng)所的土地、房屋、文物等被一些單位或個(gè)人占據(jù)。上世紀(jì)90 年代末，這些道教活動(dòng)場(chǎng)所開(kāi)始尋找有關(guān)部門(mén)，索要流失的土地、房屋、文物，從而引發(fā)產(chǎn)權(quán)糾紛。道觀檔案在解決這些糾紛時(shí)作用巨大，成為收回流失土地、房屋、文物的重要依據(jù)。
道觀檔案管理工作的基本任務(wù)
道觀檔案工作的基本任務(wù)主要是：
貫徹執(zhí)行黨和國(guó)家有關(guān)檔案工作的方針、政策和規(guī)定，制定本道觀檔案管理工作的規(guī)章制度，并組織落實(shí)。
對(duì)本道觀各部門(mén)形成的各類(lèi)文件材料整理、立卷、歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。
負(fù)責(zé)本道觀檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)，對(duì)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整與安全。
編制檔案檢索工具，積極開(kāi)展提供利用，充分發(fā)揮道觀檔案在道教管理和道教活動(dòng)中的重要作用，促進(jìn)道教事業(yè)健康發(fā)展。
辦理管委會(huì)交辦的其他有關(guān)的檔案業(yè)務(wù)工作。
道觀檔案材料歸檔范圍
凡是記述和反映本道觀及本道觀道士在從事道教活動(dòng)時(shí)直接形成的、辦理完畢的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像、實(shí)物等不同形式、不同載體的歷史記錄均應(yīng)收集歸檔，具體范圍如下：
�。ㄒ唬┑烙^組織與道籍管理類(lèi)
1.本道觀的名稱(chēng)（全稱(chēng)）、地址（市、縣、鄉(xiāng)、村）、建立時(shí)間（公元紀(jì)年）、創(chuàng)建人和主要施主、教派、道士人數(shù)、占地面積、道觀地址遷移等歷史沿革和收招道士對(duì)象、條件等情況。
2. 本道觀組織機(jī)構(gòu)情況。包括內(nèi)部機(jī)構(gòu)的名稱(chēng)、設(shè)立時(shí)間、創(chuàng)建人、職能作用、發(fā)展演變、內(nèi)部機(jī)構(gòu)、道士人數(shù)、花名冊(cè)等。
3. 本道觀住持、方丈、監(jiān)院等變更情況。
�。ǘ┑朗啃蕹种贫群偷缹W(xué)經(jīng)典類(lèi)
1. 本道觀道士開(kāi)展宗教活動(dòng)情況。包括誦經(jīng)、學(xué)經(jīng)、講經(jīng)、練功等活動(dòng)中形成的材料。
2. 本道觀道士對(duì)其他學(xué)科的學(xué)習(xí)情況。包括學(xué)習(xí)語(yǔ)言文字、歷史、醫(yī)藥、天文、工藝、繪畫(huà)、雕刻、詩(shī)詞、書(shū)法、音樂(lè)時(shí)形成的文字材料、所用教材（包括自編）、講稿等。
3. 本道觀道士從事著書(shū)立說(shuō)或繪畫(huà)、雕刻、刻印等各類(lèi)創(chuàng)作作品原稿、樣本、底稿等。
4. 本道觀道士對(duì)道學(xué)、道經(jīng)和其他學(xué)科的考試、考核、晉升以及深造學(xué)習(xí)，所獲學(xué)位、職務(wù)、職稱(chēng)等情況的文字材料。
5. 本道觀創(chuàng)辦培訓(xùn)班、道學(xué)院形成的文字材料。包括學(xué)員基本情況、教學(xué)計(jì)劃、所用教材、講稿、考核制度和學(xué)位晉升制度。
6. 本道觀收藏的紙質(zhì)、木刻、石刻、金屬等載體形成的道經(jīng)和其他學(xué)科內(nèi)容的文獻(xiàn)資料。
�。� 三） 道教活動(dòng)與道觀管理類(lèi)
1. 本道觀道士在從事道教活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文字材料、照片、錄音、光盤(pán)、畫(huà)冊(cè)等。
2. 本道觀召開(kāi)或開(kāi)展各種傳統(tǒng)性和其他大中型道教活動(dòng)、社會(huì)活動(dòng)形成的各類(lèi)重要材料。
3.本道觀歷代高道和其他道士的基本情況。高道基本情況包括：高道大德的姓名、性別、民族、籍貫、生卒年代、入道時(shí)間、道號(hào)、教職、主要業(yè)績(jī)、論著等。其他道士基本情況包括：姓名、性別、民族、籍貫、出生時(shí)間、出家前職業(yè)、學(xué)歷、入道時(shí)間、道號(hào)、教職、論著或其他作品及所受獎(jiǎng)勵(lì)、處罰、還俗、除名等材料。
（四）清規(guī)戒律類(lèi)
1. 該教派道士應(yīng)遵守的清規(guī)戒律以及本道觀的規(guī)章制度、懲罰與處分制度等。
2. 本道觀對(duì)違反清規(guī)戒律、規(guī)章制度的道士的處分決定等材料。
�。ㄎ澹⿲�(duì)外活動(dòng)類(lèi)
1. 本道觀道士在道觀內(nèi)外從事講經(jīng)、傳法、道學(xué)研究、學(xué)術(shù)交流等活動(dòng)中形成的各種材料。
2. 本道觀道士在國(guó)內(nèi)外宗教團(tuán)體和其他社會(huì)組織中獲得學(xué)位、嘉獎(jiǎng)和授予頭銜、學(xué)位、印冊(cè)證件等材料。
3. 本道觀道士送往國(guó)內(nèi)外宗教團(tuán)體、各類(lèi)學(xué)校求學(xué)深造、考察研究、參觀訪問(wèn)活動(dòng)中形成的`有保存價(jià)值的各類(lèi)材料。
4. 國(guó)內(nèi)外宗教人士和研究人員來(lái)道觀學(xué)經(jīng)、參觀、交流、考察等活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各類(lèi)材料。
5. 國(guó)內(nèi)外宗教界代表人士、高級(jí)官員、專(zhuān)家學(xué)者來(lái)道觀講經(jīng)傳法、講話、講座和調(diào)查研究、題詞、留影、贈(zèng)送禮品等。
6.本道觀道士參政議政情況。包括本道觀道士當(dāng)選、聘任各級(jí)社會(huì)職務(wù)情況；出席各類(lèi)會(huì)議情況；在各類(lèi)會(huì)議上的講話、學(xué)術(shù)報(bào)告、演講、道學(xué)研討等材料。
7. 本道觀道士練功的功法拳譜、養(yǎng)生秘訣、治病秘方、藥膳配方，以及創(chuàng)辦道醫(yī)館、藥膳館、養(yǎng)生館等形成的材料。
8. 本道觀的社會(huì)交流合作關(guān)系情況。包括各教派之間和同一教派之間的交流合作關(guān)系；本道觀與境內(nèi)外地區(qū)或國(guó)家宗教組織之間的交流合作關(guān)系等。
�。� 六） 道觀財(cái)產(chǎn)與財(cái)務(wù)收支類(lèi)
1.本道觀經(jīng)濟(jì)情況。包括本道觀的設(shè)施和貴重法器、各類(lèi)資產(chǎn)和土地、牲畜等；社會(huì)團(tuán)體、個(gè)人布施、贈(zèng)送、捐贈(zèng)給本道觀的經(jīng)費(fèi)和物品賬目；本道觀各種活動(dòng)中有關(guān)財(cái)務(wù)收支、分配、結(jié)余的各類(lèi)賬目、憑證；本道觀固定資產(chǎn)登記賬目等。
2. 本道觀各類(lèi)房屋建筑和道教活動(dòng)場(chǎng)所設(shè)施形成的各類(lèi)材料。包括經(jīng)文、經(jīng)堂、照壁、牌樓、神殿、廂房、亭臺(tái)樓閣以及道士的宿舍等建筑物的修繕、擴(kuò)建、改建、新建過(guò)程中形成的圖紙、文字材料和其他文字、圖表、聲像等材料。
3. 本道觀道士援助、捐贈(zèng)、捐款給單位和個(gè)人的財(cái)物、資金情況。
�。ㄆ撸⿲�(shí)物類(lèi)
1. 本道觀內(nèi)保存供奉、陳列的神像。
2. 本道觀內(nèi)道教活動(dòng)用的服飾、鐘鼓、鐃鈸、磬、木魚(yú)、香爐等的名稱(chēng)、等級(jí)、數(shù)量、制作年代、規(guī)格大小、陳放地點(diǎn)、移動(dòng)修復(fù)情況以及其他創(chuàng)作（制作）過(guò)程中形成的文字材料和聲像、圖表等。
3. 本道觀保存的壁畫(huà)、繪畫(huà)、石碑及石碑拓片、照片等。
（八）綜合類(lèi)
1. 本道觀道士學(xué)習(xí)黨和國(guó)家有關(guān)方針、政策、法律法規(guī)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文字材料、照片、錄音帶、錄像帶等。
2. 各地道教協(xié)會(huì)組織召開(kāi)的各種會(huì)議、論壇，舉辦的法會(huì)、培訓(xùn)班和各種道教活動(dòng)中形成的文件材料以及各種刊物等。
3. 本道觀的道觀志、傳說(shuō)故事和新聞媒體報(bào)道、介紹本觀情況的各類(lèi)材料。
4. 本道觀與其他道觀、單位、地區(qū)或個(gè)人之間簽訂的重要條約、盟約、協(xié)議、合同書(shū)等。
5. 本道觀道士在當(dāng)?shù)鼗虍惖貜氖麓壬凭戎闆r以及活動(dòng)中形成的文字、音像和其他材料。
道觀檔案的整理方法
道觀檔案整理的基本原則應(yīng)按照道觀檔案形成的特點(diǎn)和規(guī)律，保持道觀檔案文件材料之間的歷史聯(lián)系，使整理出的道觀檔案能夠反映歷史活動(dòng)的真實(shí)面貌，便于保管和利用。具體方法是分門(mén)別類(lèi)。首先，按照年代可分為建國(guó)前和建國(guó)后兩大類(lèi)。其次，按內(nèi)容可分為七大類(lèi)：
1.文書(shū)類(lèi)。按照《文書(shū)檔案案卷格式》、《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》的規(guī)定進(jìn)行整理，案卷排列方法按保管期限-年度-問(wèn)題的方法排列。
2. 基建類(lèi)。按照工程項(xiàng)目分別進(jìn)行整理。應(yīng)符合《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》有關(guān)規(guī)定。
3. 財(cái)務(wù)收支類(lèi)。可按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定進(jìn)行整理。案卷排列按年度- 類(lèi)別法，即將一年的會(huì)計(jì)檔案按照?qǐng)?bào)表- 賬簿- 憑證的順序統(tǒng)一排列，編列順序號(hào)。
4. 財(cái)產(chǎn)類(lèi)。財(cái)產(chǎn)分為動(dòng)產(chǎn)與不動(dòng)產(chǎn)兩種，分別整理、造冊(cè)。對(duì)迎請(qǐng)的各類(lèi)神像按材質(zhì)（金、玉、泥塑、木雕等）、貴重程度、迎請(qǐng)先后順序編號(hào)，一座一表，一殿一袋（盒）。表格內(nèi)填寫(xiě)名稱(chēng)、重量、質(zhì)量、尺寸、價(jià)值、迎請(qǐng)時(shí)間、升座開(kāi)光時(shí)間、就座的殿堂名稱(chēng)。道觀總平面圖、占地面積、自耕園地及政府批文組成一卷，排列在財(cái)產(chǎn)類(lèi)的前面。對(duì)道觀的殿堂、樓臺(tái)及其附屬物均應(yīng)造表登記，內(nèi)容包括：殿堂、樓臺(tái)的名稱(chēng)、建造時(shí)間、建筑面積、建筑單位、附屬物。附屬物主要指殿內(nèi)放置的鐘、拜壇、焚香爐、功德箱等，按建造先后次序編號(hào)后裝入檔案袋（盒）排列在財(cái)產(chǎn)類(lèi)的后面。
5. 賓客題贈(zèng)類(lèi)。賓客題贈(zèng)字畫(huà)按照形成的時(shí)間順序排列編號(hào)，珍貴的字畫(huà)可托裱或卷放保存，匾額、殿名、楹聯(lián)可拍成照片保存。
6. 音像檔案類(lèi)。音像檔案可按照錄音帶、錄像帶、照片分類(lèi)整理，分別編號(hào)排列。對(duì)音像檔案應(yīng)用文字標(biāo)出攝像或錄像的對(duì)象、時(shí)間、地點(diǎn)、中心內(nèi)容和責(zé)任者。照片檔案按照《照片檔案管理規(guī)范》進(jìn)行整理。
7. 經(jīng)書(shū)類(lèi)。道教的經(jīng)書(shū)，歷代相傳，道教教職人員在傳道的時(shí)候，會(huì)形成一些解釋性的材料。由于現(xiàn)存的經(jīng)書(shū)都是經(jīng)過(guò)多年累積，已經(jīng)裝訂成冊(cè)（卷），并且每?jī)?cè)（卷）均已有封面和書(shū)名，為保存其道教檔案的原貌，則不必拆卷整理，只需有序地編目上架保管即可。
道觀所形成的檔案是中華民族歷史文化的重要組成部分，是我國(guó)檔案信息資源的重要內(nèi)容，如何搞好道觀檔案工作，是我國(guó)道教界和檔案界亟待研究解決的一大新課題。
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