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機電設(shè)備檔案管理研究論文
機電設(shè)備在企業(yè)固定資產(chǎn)中的分量達(dá)一半以上。對機電設(shè)備規(guī)范化、系統(tǒng)化的管理，不僅能夠節(jié)約成本，提高效益，還能增強設(shè)備的安全性，避免災(zāi)難性事故帶來的財產(chǎn)損失和人身傷害。加強機電設(shè)備的管理主要應(yīng)當(dāng)提高對其重要性的認(rèn)識，了解機電設(shè)備中容易發(fā)生的問題，分析原因，從而找出適合機電設(shè)備管理的有效方法。
1機電設(shè)備檔案管理概述
所謂的機電設(shè)備檔案就是在機電設(shè)備的制造、使用和維修過程中的記錄，它能夠充分的記錄和反映設(shè)備的工作質(zhì)量和工作狀態(tài)，通過分析機電設(shè)備檔案能夠評定機電設(shè)備的技術(shù)狀態(tài)，還能夠分析設(shè)備是否正常運轉(zhuǎn)，根據(jù)數(shù)據(jù)反映出生產(chǎn)過程是否存在問題。企業(yè)還能夠通過機電設(shè)備檔案了解設(shè)備的購買和處置情況，對成本投資進(jìn)行預(yù)算。設(shè)備檔案歸檔應(yīng)包含如下內(nèi)容：（1）申請訂購的文件、合同、定貨單（卡）；（2）隨機的全部技術(shù)文件；（3）安裝調(diào)試記錄及驗收報告；（4）使用過程中，定期檢修記錄和更換零部件記錄，重大故障處理記錄等；（5）設(shè)備轉(zhuǎn)讓協(xié)議，報廢的技術(shù)鑒定材料，報告和主管部門批復(fù)的文件。在機電設(shè)備檔案管理中不僅要記錄技術(shù)文件和機電設(shè)備的購買、使用、維修等日常過程，還需要將不斷進(jìn)步變化的工作材料、文件和程序數(shù)據(jù)記錄在其中，來滿足規(guī)范化、目標(biāo)化全過程管理需要。
2機電設(shè)備檔案管理中存在的問題和原因分析
�。�1）機電設(shè)備檔案管理人員的管理觀念比較滯后。由于缺乏先進(jìn)的管理理念，檔案管理人員對機電設(shè)備檔案管理工作的重視程度不夠，加上缺乏有效的制度保證，導(dǎo)致檔案管理工作很難有效開展。盡管設(shè)置檔案管理工作機構(gòu)，但是該機構(gòu)并沒有發(fā)揮應(yīng)有的作用，對待機電設(shè)備的檔案管理工作不認(rèn)真，敷衍了事，導(dǎo)致各種問題的產(chǎn)生。（2）企業(yè)中機電設(shè)備檔案管理人員的整體素質(zhì)不高，沒有與時俱進(jìn)，不斷更新現(xiàn)有的知識，而且工作人員大多是學(xué)歷不高的人員，電子表格等知識并不熟練，在進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計和整理工作中大多依靠人工記錄，沒有充分利用計算機進(jìn)行檔案的整理，導(dǎo)致工作效率和工作質(zhì)量都比較低，而且一旦機電設(shè)備出現(xiàn)問題查閱檔案資料時需要耗費大量時間，如果使用計算機進(jìn)行檔案管理就可以節(jié)省大量的人力和時間，由此可見，當(dāng)前的機電設(shè)備檔案管理人員很難勝任該項工作，其專業(yè)技能和整體素質(zhì)都有待提高。（3）管理人員的責(zé)任意識不強。由于管理層對該項工作的不重視，加之缺乏相關(guān)的制度規(guī)范，導(dǎo)致出現(xiàn)機電設(shè)備檔案資料的借閱和使用不規(guī)范，檔案的數(shù)據(jù)資料缺失等。這樣，一旦其他部門借閱相關(guān)資料，很容易造成資料的丟失或者破損，從而影響資料的完整性和真實性，不利于機電設(shè)備檔案管理工作的順利開展。
3提高機電設(shè)備檔案管理水平的具體措施
機電設(shè)備的檔案管理工作對整個企業(yè)發(fā)展具有推動作用，機電設(shè)備的檔案管理是新時代企業(yè)謀求科學(xué)的可持續(xù)發(fā)展的必由之路，也是也是保障企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的必要手段。（1）建立并不斷完善機電設(shè)備檔案管理的相關(guān)制度，保障機電設(shè)備檔案管理工作的順利開展。首先國家需要對機電設(shè)備檔案管理的規(guī)章制度的不斷完善，將機電設(shè)備檔案管理納入法制化的軌道，為機電設(shè)備的檔案管理提供制度保障。其次企業(yè)中應(yīng)當(dāng)切實加強機電檔案管理制度責(zé)任落實，要針對企業(yè)內(nèi)的具體實際情況來開展檔案管理工作，使機電設(shè)備檔案管理工作能夠向著規(guī)范化、具體化的方向發(fā)展。另外，還要監(jiān)督工作人員認(rèn)真按照規(guī)章制度來執(zhí)行檔案管理工作，一旦出現(xiàn)問題就要追查責(zé)任，實行問責(zé)，不斷提高機電設(shè)備檔案管理人員的責(zé)任意識。（2）不斷創(chuàng)新檔案管理理念，要與時俱進(jìn)，重視檔案管理工作。為了提高機電設(shè)備檔案管理工作的質(zhì)量，管理層和工作人員都要重視該項工作，要不斷創(chuàng)新管理理念，根據(jù)企業(yè)的實際情況制定科學(xué)合理的管理方法。工作人員應(yīng)當(dāng)清楚了解設(shè)備從購置到報廢整個流程，做好每一項記錄。為了更好地適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展要求，工作人員只有改變傳統(tǒng)滯后的管理觀念，不斷創(chuàng)新管理方法，才能更好地提高企業(yè)的整體管理水平，為企業(yè)創(chuàng)造更多的經(jīng)濟(jì)效益，實現(xiàn)企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展目標(biāo)。（3）實施標(biāo)準(zhǔn)化和流程化管理。標(biāo)準(zhǔn)化管理是對機電設(shè)備檔案管理行之有效的手段，不僅能夠使管理標(biāo)準(zhǔn)明確化，還能夠正確規(guī)范管理的流程，保證機電設(shè)備管理的科學(xué)化。在開展機電設(shè)備檔案管理工作時，首先要將申請機電設(shè)備的訂購合同和訂貨單以及將相關(guān)的技術(shù)文件進(jìn)行歸檔，還要記錄好調(diào)試過程和驗收的報告。在使用過程中進(jìn)行的檢修和零件的使用也需要進(jìn)行記錄，對重大的違規(guī)操作和設(shè)備的安全故障隱患也需要進(jìn)行歸檔。還要記錄設(shè)備的轉(zhuǎn)讓、報廢以及相關(guān)部門的審批文件等。在檔案的歸檔工作中要做好分類管理以及收集整理工作。還要加強對機電設(shè)備檔案的使用，使之能夠物盡其用，為了提高查閱的效率和保證檔案的完整，需要對檔案資料的借閱進(jìn)行登記管理，還要編制檢索碼、目錄，保證查閱的方便。（4）注重提高機電設(shè)備檔案管理人員的整體素質(zhì)。作為機電設(shè)備檔案管理的主體，工作人員的專業(yè)技能和整體素質(zhì)發(fā)揮著至關(guān)重要的作用，因此，應(yīng)當(dāng)對工作人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，不斷更新其現(xiàn)有知識和技能，尤其要努力學(xué)習(xí)excel等知識，通過信息化手段來實現(xiàn)機電設(shè)備檔案的科學(xué)管理，通過計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)做好機電設(shè)備的歸檔和整理工作，這樣有利于提高工作效率和質(zhì)量，而且能夠省時省力地查閱每種設(shè)備的詳細(xì)資料，實現(xiàn)企業(yè)的更好更快發(fā)展。4結(jié)論從目前來看，我國很多企業(yè)對機電設(shè)備的檔案管理工作的重視程度不夠，導(dǎo)致管理理念的落后。要想提高檔案管理水平，應(yīng)該改變傳統(tǒng)的觀念，與時俱進(jìn)，完善相關(guān)的制度，注重提高工作人員專業(yè)技能，為機電設(shè)備檔案管理工作的順利開展提供堅實的基礎(chǔ)。另外，還要要對其進(jìn)行定期培訓(xùn)，通過現(xiàn)代化信息手段來做好設(shè)備資料的收集記錄和基本信息的綜合化分析處理工作，從而提高機電設(shè)備檔案管理工作的效率和質(zhì)量，實現(xiàn)企業(yè)的更好更快發(fā)展。
參考文獻(xiàn):
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