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淺談?dòng)?jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理應(yīng)用中的必要性
隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)以及社會(huì)科技的高速發(fā)展，計(jì)算機(jī)已經(jīng)逐漸的融入了人們的生活以及工作，下面是小編搜集整理的一篇探究計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理應(yīng)用必要性的論文范文，供大家閱讀參考。
摘 要：計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)是現(xiàn)代檔案管理當(dāng)中最先進(jìn)的技術(shù)工具之一，計(jì)算機(jī)處理數(shù)據(jù)所表現(xiàn)出的快捷、錄入準(zhǔn)確的特點(diǎn)是傳統(tǒng)無(wú)法比擬的，檔案信息輸入計(jì)算機(jī)中，提高了工作效律和服務(wù)質(zhì)量，同時(shí)也便于檔案信息拷貝后記錄的查詢、統(tǒng)計(jì)、打印、輸入。統(tǒng)的管理手段已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代化的需求，從而檔案的信息化的管理的現(xiàn)代化手段必然會(huì)成為主要的發(fā)展趨勢(shì)。
關(guān)鍵詞：計(jì)算機(jī);檔案管理;必要性
1 計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的優(yōu)越性
近年來(lái)，電子檔案逐漸代替了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，其數(shù)量也逐年遞增，因此，如何有效利用計(jì)算機(jī)加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理的工作就成為檔案管理部門(mén)必須思考的問(wèn)題。檔案管理的對(duì)象是檔案，服務(wù)對(duì)象是檔案利用者，所要解決的基本矛盾即是檔案的分散、零亂、質(zhì)雜、量大、孤本等狀況與社會(huì)利用檔案要求集中、系統(tǒng)、優(yōu)質(zhì)、專指、廣泛之間的矛盾。計(jì)算是規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化管理檔案的重要工具。較之于傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理方式，計(jì)算機(jī)管理具有多方面的優(yōu)勢(shì)： 有利于文檔的補(bǔ)漏增缺，使文檔資料的利用簡(jiǎn)便、準(zhǔn)確;可減輕管理的勞動(dòng)強(qiáng)度;有利于保持文件的原始面貌;有利于文檔資料的保密;有利于提高文檔管理工作質(zhì)量。計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)是現(xiàn)代檔案管理當(dāng)中最先進(jìn)的技術(shù)工具之一，計(jì)算機(jī)處理數(shù)據(jù)所表現(xiàn)出的快捷、錄入準(zhǔn)確的特點(diǎn)是傳統(tǒng)無(wú)法比擬的，檔案信息輸入計(jì)算機(jī)中，提高了工作效律和服務(wù)質(zhì)量，同時(shí)也便于檔案信息拷貝后記錄的查詢、統(tǒng)計(jì)、打印、輸入。除此之外，計(jì)算機(jī)還擁有輸出格式標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、適用范圍廣、操作直觀等優(yōu)勢(shì)，增強(qiáng)了檔案人員的系統(tǒng)觀念和計(jì)算機(jī)操作能力[1]。面對(duì)檔案事業(yè)這一新的發(fā)展形勢(shì)，對(duì)計(jì)算機(jī)在檔案管理中的應(yīng)用問(wèn)題進(jìn)行闡述，以期尋找一個(gè)適合我國(guó)檔案工作的現(xiàn)代化發(fā)展模式，迎接21世紀(jì)的挑戰(zhàn)。
互聯(lián)網(wǎng)的迅速發(fā)展使得基于網(wǎng)絡(luò)的學(xué)隨著檔案管理工作的現(xiàn)代化管理進(jìn)程，計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理的應(yīng)用中發(fā)揮著著越來(lái)越重要的作用，社會(huì)的迅速發(fā)展以及計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的迅速普及，在推動(dòng)社會(huì)進(jìn)步的同時(shí)，也改善了人們的日常生活，促進(jìn)計(jì)算機(jī)信息處理與檔案信息管理的有機(jī)結(jié)合，計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為主體的現(xiàn)代信息技術(shù)迅猛發(fā)展和廣泛應(yīng)用，為檔案信息資源的科學(xué)管理和有效開(kāi)發(fā)利用創(chuàng)造了前所未有的契機(jī)。通過(guò)計(jì)算機(jī)的錄入、掃描、刻錄等多種形式轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，借用計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)來(lái)進(jìn)行檔案信息的管理和檔案信息的傳輸，熟練各種現(xiàn)代工具的使用是對(duì)檔案工作的要求，也是檔案工作自身發(fā)展的必然趨勢(shì)，從而對(duì)我們科技檔案管理人員提出了更高要求，無(wú)論是政治素質(zhì)、能力素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)都要適應(yīng)新形式的發(fā)展。在檔案信息管理的過(guò)程中，計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的應(yīng)用，在提高檔案信息整體管理水平的同時(shí)，還在一定程度上提高了檔案管理人員的檔案管理效率[2]。因此，在我國(guó)社會(huì)發(fā)展的過(guò)程中有著極其重要的作用，使用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)具有重要意義。利用計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，不需要提供整卷檔案內(nèi)容，只需將單份文件提供給查閱者，這樣檔案利用者能夠在短時(shí)間內(nèi)找到想要的文件，又增強(qiáng)了文件的保密性。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)傳遞可采用多種形勢(shì)傳輸，如群發(fā)、大量發(fā)送、指定發(fā)送、定時(shí)發(fā)送，即時(shí)發(fā)送等，網(wǎng)絡(luò)傳閱文件具有很高的工作效率，可以花很少的時(shí)間就能安全閱讀和審批大量文件，真正做到事半功倍。
2 計(jì)算機(jī)在檔案管理中的必然性
隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)以及社會(huì)科技的高速發(fā)展，計(jì)算機(jī)已經(jīng)逐漸的融入了人們的生活以及工作，我們每天都會(huì)產(chǎn)生很多的電子文檔，要想做好保存工作并方便今后查找和使用，就必須運(yùn)用電子檔案技術(shù)，而在這樣的發(fā)展背景下，實(shí)施計(jì)算機(jī)電子檔案管理，則是發(fā)展所趨。為了響應(yīng)可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略要求，人們實(shí)現(xiàn)了辦公無(wú)紙化的發(fā)展，縮短二次文獻(xiàn)信息的加工時(shí)間，提高檔案信息的時(shí)效性;檔案信息電子化，可一次投入，多次產(chǎn)出，可改變信息加工工作受經(jīng)費(fèi)限制的局面;檔案信息電子化，復(fù)制和傳遞不受時(shí)間、空間限制，拓寬了服務(wù)范圍;檔案信息電子化，可使檔案信息順利地與最新技術(shù)接軌。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案不僅需要大量的人力物力，還需要耗費(fèi)大量的紙張，不經(jīng)濟(jì)、不環(huán)保，而且還不易保存容易受潮、損壞，由于檔案管理中計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用時(shí)間比較短，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用中還存在一定的問(wèn)題，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的成熟，人們已經(jīng)開(kāi)始擺脫這一瓶頸。
在檔案管理工作中，實(shí)行計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)是必要的，也是可行的，通過(guò)建立計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，管理者會(huì)將大量紙質(zhì)文件錄入到系統(tǒng)當(dāng)中，轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游募藭r(shí)管理人員的主要工作則是對(duì)電子文件的管理，這就在很大程度上減輕了工作量，實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化、現(xiàn)代化的要求。檔案的信息管理，能夠保存大量的歷史資料，這些歷史資料是社會(huì)各界人士了解政策形成、工作考察、學(xué)術(shù)研究的重要依據(jù)[3]。在檔案管理中應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，就可以在檔案信息的分類、提取、分析和加工等方面用計(jì)算機(jī)來(lái)代替?zhèn)鹘y(tǒng)的手工工作，實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化。科學(xué)、有序、高效的檔案管理模式要求改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，要求結(jié)合電子檔案的全新管理理念，利用信息技術(shù)構(gòu)建新型的檔案管理信息系統(tǒng)，全面實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化。計(jì)算機(jī)技術(shù)在現(xiàn)代檔案管理應(yīng)用中起著越來(lái)越重要的作用，這是檔案現(xiàn)代化發(fā)展的客觀要求，有利于促進(jìn)計(jì)算機(jī)信息處理與檔案信息管理的結(jié)合，有利于延長(zhǎng)檔案使用壽命，提高檔案的服務(wù)水平。同時(shí)，也順應(yīng)了社會(huì)信息化的要求，提高了檔案工作者的素質(zhì)。
信息技術(shù)的進(jìn)步使得我國(guó)檔案管理工作已經(jīng)從手工管理時(shí)代基本轉(zhuǎn)移到以計(jì)算機(jī)為核心的先進(jìn)數(shù)字化管理時(shí)代。但互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)的高速發(fā)展決定了以計(jì)算機(jī)為核心的數(shù)字化檔案管理將是一個(gè)過(guò)渡，未來(lái)的檔案管理將是以網(wǎng)絡(luò)為核心的檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理。電子計(jì)算機(jī)可以實(shí)現(xiàn)智能化和網(wǎng)絡(luò)化，這樣就可以大大的降低人力、物力、財(cái)力在檔案管理中的浪費(fèi)，并且因?yàn)殡娮佑?jì)算機(jī)具有查閱快捷，檢索方便等優(yōu)點(diǎn)，所以可以有效的提高資源的利用程度。計(jì)算機(jī)在歸檔文件整理工作各個(gè)環(huán)節(jié)的廣泛應(yīng)用，為立卷改革提供了新的方向和可能。當(dāng)然我國(guó)的檔案管理在信息化方面的應(yīng)用于發(fā)達(dá)國(guó)家相比還是有一定差距的，當(dāng)前要從多方面推進(jìn)檔案計(jì)算機(jī)管理：更新思想觀念，適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展;加大文書(shū)檔案計(jì)算機(jī)管理的投入;加強(qiáng)文書(shū)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，提高計(jì)算機(jī)管理水平;加快文書(shū)檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。計(jì)算機(jī)歸根結(jié)底都是人來(lái)操縱的，所以，提高檔案管理工作人員的素質(zhì)，可以有效的提高檔案信息管理的質(zhì)量。其檔案管理和使用需注意計(jì)算機(jī)識(shí)別的糾錯(cuò)、檔案庫(kù)的外部關(guān)聯(lián)、電子檔案的安全、調(diào)用的專業(yè)性以及長(zhǎng)效追蹤機(jī)制。傳統(tǒng)的管理手段已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代化的需求，從而檔案的信息化的管理的現(xiàn)代化手段必然會(huì)成為主要的發(fā)展趨勢(shì)。
3 結(jié)束語(yǔ)
計(jì)算機(jī)作為一個(gè)高科技產(chǎn)品，已廣泛地應(yīng)用于社會(huì)各行各業(yè)中，且發(fā)揮著巨大的作用。計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用是未來(lái)檔案的發(fā)展趨勢(shì)，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷進(jìn)步，它在管理中的優(yōu)勢(shì)地位將更加明顯。計(jì)算機(jī)的廣泛應(yīng)用產(chǎn)生了大量的電子文件，電子文件是以計(jì)算機(jī)軟盤(pán)、磁帶、光盤(pán)等化學(xué)磁性材料為載體的文件材料，其特性與使用方式跟紙質(zhì)文件大不相同[4]。傳統(tǒng)的檔案管理理論與實(shí)踐長(zhǎng)期以來(lái)主要以紙質(zhì)文件為對(duì)象，由此在一系列工作程序、管理方法和原則上，就必然受到新的挑戰(zhàn)。克服困難，在逆境中奮起，以計(jì)算機(jī)技術(shù)為代表的信息技術(shù)，不僅能促進(jìn)了檔案管理模式的改變，也促進(jìn)了檔案收集歸檔和管理利用等工作的現(xiàn)代化，極大地提高了檔案管理的應(yīng)用程度和利用效率，從而為社會(huì)的發(fā)展提供了更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
參考文獻(xiàn)：
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[3]傅電仁，楊潤(rùn)珍.檔案業(yè)務(wù)督導(dǎo)若干問(wèn)題探討[J].檔案時(shí)空，2009(06).
[4]郭鴻雁.加快高校檔案管理信息化建設(shè)[J].商丘職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2012(04).
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