論基于會計信息化的會計工作組織重構

【摘要】會計信息化對現代會計將產生深遠的影響。本文對如何重新架構會計工作組織體系進行了深入探討。 　　會計信息化是指在會計中普遍運用現代信息技術，開發(fā)會計信息資源，優(yōu)化會計工作過程，提供全面、系統(tǒng)、真實、準確的會計信息，以促進會計現代化的過程。　　一、會計工作組織重構是會計信息化的必然要求　　會計工作是一項綜合性的工作，具有很強的政策性、嚴密性和細致性。會計工作組織就是在適應會計工作特征的前提下對會計機構設置、會計人員配備和會計法規(guī)執(zhí)行等工作所作的統(tǒng)籌謀劃�；�于會計信息化的會計工作組織必須重新架構，這是會計信息化的必然要求�！　。ㄒ唬�從會計信息化特征看會計工作組織的重構　　會計信息化必須以計算機網絡為運行平臺而實現，計算機網絡技術是會計信息化的手段。從計算機網絡功能來看，Internet為會計信息化提供了無限的時間和空間。計算機網絡技術告訴我們，Internet在使用效率和能量傳遞上顯現出溝通、跨越時空、交流多向互動和資源共享海量的強大優(yōu)勢，這就很好地解決了會計信息的“孤島”問題。從信息化的演進過程來看，Internet為推動社會信息化進程發(fā)揮了基礎性的作用。社會信息化演進過程經歷了由數字化到網絡化再到信息化的過程，會計信息化是社會信息化的重要構成要素，同樣也要經歷這個過程。從當前來看，我國的會計信息已經完成或基本完成了數字化過程，正在步入網絡化。從會計信息化系統(tǒng)來看，Internet具有的開放性、實時性和智能性特征為實現會計信息化提供了技術支持。會計信息化系統(tǒng)是一種開放型的、具有實時性的智能化系統(tǒng)。在這個系統(tǒng)中，賬務處理、資產管理、債務管理、成本管理、資金管理、網上銀行、報表編報、預算管理等都可借助于網絡操作系統(tǒng)和分布式數據庫協(xié)同工作，使會計信息更加真實而多元化。將會計信息系統(tǒng)無縫鏈接到供應鏈管理系統(tǒng)、生產制造管理系統(tǒng)、連鎖分銷管理系統(tǒng)、客戶關系管理系統(tǒng)、決策管理系統(tǒng)、人力資源管理系統(tǒng)以及行政辦公管理系統(tǒng)等，可以構成一個完整的企業(yè)信息系統(tǒng)體系。同時，會計信息的實時產生，使使用者由過去的被動接受變成現在的主動利用。開放型的會計信息系統(tǒng)的實時處理、披露，使得會計信息需求者可以隨時查詢企業(yè)的經營情況、財務狀況以及現金流量情況，預測未來趨勢，以便迅速、準確地作出決策�！　�會計信息化的核心是利用現代信息技術對傳統(tǒng)會計進行重構和優(yōu)化，從而建立開放的、實時的、智能的會計信息化系統(tǒng)，使會計處理高度自動化、處理系統(tǒng)高度開放化和系統(tǒng)信息高度共享化。在企業(yè)內部橫向方面，將會計信息系統(tǒng)與管理信息系統(tǒng)子系統(tǒng)有機結合，實現信息資源高度共享。在企業(yè)內部縱向方面，以會計核算模塊為基礎，以會計分析模塊、會計決策模塊等為支撐的密切配合，可實現信息資源高度開放；在企業(yè)外部，會計信息系統(tǒng)與政務系統(tǒng)、稅務系統(tǒng)、銀行系統(tǒng)、審計系統(tǒng)、其他社會相關系統(tǒng)等相連，可實現會計信息系統(tǒng)融入社會信息系統(tǒng)的目標�！　≡谶@種背景下，傳統(tǒng)意義上的會計機構將可能不復存在，取而代之的是會計信息系統(tǒng)中心。傳統(tǒng)意義上的會計人員將可能不再需要，取而代之的是系統(tǒng)管理員、程序設計員和數據錄入員，傳統(tǒng)意義上的會計法規(guī)的制定和執(zhí)行也將發(fā)生很大變化，由更加嚴格執(zhí)行會計法規(guī)的固化了的程序替代會計職業(yè)判斷。因此，會計工作組織重構勢在必行�！　。ǘ�）從會計信息化目標看會計工作組織的重構　　會計信息化目標是以會計數據處理的實時化、會計信息記載電子化、會計機構設置扁平化、會計工具使用網絡化，向會計信息需求者提供可靠而有用的會計信息，包括終極目標和過程目標兩個層面。從終極目標來看，就是向會計信息使用者提供可靠而有用的會計信息，無論是手工操作會計還是電算化會計乃至會計信息化，都是向會計信息使用者提供可靠而有用的會計信息，即“提供與企業(yè)財務狀況、經營成果和現金流量等有關的會計信息，反映企業(yè)管理層受托責任的履行情況，有助于財務會計報告使用者作出經濟決策”。從過程目標來看，就是在會計數據處理、會計信息記載、會計機構設置和會計工具使用等方面的目標，這對手工操作會計、電算化會計和會計信息化而言，則有著顯著的區(qū)別：　　1.會計數據處理的時間不同。手工操作會計必須等到會計期末才能進行，平時所做的工作不過是為期末處理會計數據做準備，平時無法提供實時信息，因而手工操作會計提供的信息是期末信息、靜態(tài)信息；電算化會計的實質是手工操作會計在核算手段上的變異，它對會計數據的處理也往往是需要等到期末才能完成（尤其是實施電算化會計的初期及單機版會計軟件），即使平時能夠提供一些實時的會計信息，因為它是單機版或獨立的會計內網，只能在非常狹小的范圍內作動態(tài)化的反映；會計信息化以Internet為平臺，Internet的強大功能使得會計數據的處理能夠動態(tài)化和實時化�！　�2.會計信息載體的方式不同。手工操作會計的唯一載體是紙質的，包括證賬表等；電算化會計載體有了重大變化，但“紙質＋電子”雙腿走路仍占主流，且會計信息傳輸仍然無法實現物理性的網絡通訊；會計信息化對會計信息記載則可實現無紙化，會計信息（包括非會計信息）以物理性的網絡通訊實現記載和傳輸，真正實現了電子化和數字化。3.會計機構設置要求不同。手工操作會計為保證記載會計信息紙質載體的安全，必須有一個穩(wěn)定的工作場所，配備必要的辦公用品，是一個看得見而又摸得著的立體工作空間；電算化會計與手工操作會計非常相似，不管是單機版還是網絡版會計軟件，因為“孤島”問題必須有一個現實的工作場所才能完成會計工作；而會計信息化有無工作場所對完成會計工作沒有實質性的影響，在任何一個地方，只要聯網即可進行會計數據的處理而完成會計工作，會計機構成了一個虛擬機構�！　∫虼�，會計信息化的過程目標預示著會計機構將精簡，會計人員將減少，會計法規(guī)的執(zhí)行將更趨標準。　　二、基于會計信息化的會計工作組織重構的目標　　會計工作組織重構的目標是扁平化管理，包括會計機構扁平化管理、會計人員扁平化管理和會計法規(guī)扁平化管理。會計工作組織扁平化管理的內容并不是孤立的，而是有機地融合在一起，會計機構扁平化管理必定要在明確會計人員職責的基礎上精簡會計人員，精簡會計人員肯定會帶來會計工作崗位的調整，因而也就必定要調整會計工作流程，會計工作流程的變動又會影響到會計內部控制制度以及財經法規(guī)的執(zhí)行、監(jiān)督和檢查。因此，會計工作組織扁平化管理是一項綜合性的管理，既需要解決人事組織的問題，又要處理好會計工作崗位的職責分工問題，還要體現內部控制制度和財經法規(guī)的要求，要把會計工作組織扁平化管理作為企業(yè)管理重要的管理子系統(tǒng)統(tǒng)籌謀劃。 　　會計機構是從事會計工作的職能部門，會計人員是完成會計任務的必要條件。從單位組織機構建設的要求來看，會計機構的設置要在體現精簡高效原則的前提下與單位管理體制和單位組織結構、單位業(yè)務性質和規(guī)模、單位會計工作組織形式相適應，要注意與單位其它管理機構的協(xié)調統(tǒng)一性。同時，會計人員的配備要與會計機構設置相應用，根據會計機構的設置情況，在確立會計工作崗位的基礎上將會計人員進行合理分工，明確會計人員的職責。因此，在實現會計信息化的背景下，單位是否單獨設置會計機構、設置什么性質的會計機構、會計機構是分設還是合設、會計機構分幾級設置、會計機構在單位組織機構中如何定位、會計機構與其它管理機構如何分工協(xié)調、會計人員怎樣分工、各會計工作崗位應履行什么樣的職責等一系列問題，在會計機構設置、會計人員配備時都必須予以充分考慮�！　�會計機構設置是會計工作組織的基礎和關鍵，它將決定會計人員的配備并影響會計法規(guī)的制定和執(zhí)行。因此，會計工作組織扁平化管理目標的確定，應從會計機構設置著手�！　�會計機構設置扁平化管理的趨勢是虛擬化，即會計機構成為一個虛擬組織。但會計機構的虛擬并非完全意義上的虛擬組織，它具有以下特征：　�。ㄒ唬�會計機構與其他職能管理部門的界限模糊　　從一個單位來講如一個生產企業(yè)，需要設置許多職能部門和管理部門，如供應部門、生產部門、銷售部門、財務部門以及其他一些部門，在傳統(tǒng)的實體組織結構中，這些職能管理部門在各自的職責范圍內履行各自的職責，可謂是“鐵路警察，各管一段”。而會計機構虛擬化后，傳統(tǒng)的會計核算人員（包括專職和兼職會計人員）已經不再是會計機構的人員或不完全是會計機構的人員，他們將分散于包括會計機構在內的所有職能管理部門。比如往來結算，它將主要分布在供應部門和銷售部門，通過計算機網絡實現往來結算�！　。ǘ�）虛擬會計機構的日常工作具有實時在線性　　正是由于具體會計工作分散于各個職能管理部門，其會計的日常工作也就由各個職能管理部門來完成，此時的日常會計工作具有實時在線性。如當銷售部門銷售商品時需要開具增值稅專業(yè)發(fā)票，在開票時必須選擇是現銷還是賒銷，否則無法進行發(fā)票的打印，假設選擇了現銷，則必須繼續(xù)選擇或錄入銀行結算憑證的有關信息（結算憑證種類、編號、賬號、金額等），直至最后一個步驟完成時才可打印發(fā)票。而此時整個日常會計工作（包括記賬憑證的編制、總賬及明細賬的登記等工作）也已全部處理完畢。因此，從提供會計信息的角度看，它是動態(tài)的信息，凸顯會計信息的實時在線性�！　。ㄈ�）會計機構與其他職能管理部門處在一個高度統(tǒng)一體內　　借助于現代信息技術尤其是計算機網絡技術，使實現會計信息與其他管理信息的共享成為了可能。任何時間任何地點，會計機構與其他職能管理部門都可以實現數據交換和信息交流，從而真正實現協(xié)調便捷、步調一致、高度共享的目標，也從根本上徹底解決了傳統(tǒng)會計機構設置模式的信息封閉或交流困難的難題�！　。ㄋ模┨摂M會計機構具有地域的分散性和工作場地的無形性　　從規(guī)模上看，單位有小、中、大之分，規(guī)模較小的單位，其各職能管理部門可能就在同一地區(qū)乃至同一樓宇，規(guī)模較大的單位，其各職能管理部門可能不在同一地區(qū)，有些集團單位特別是一些“恐龍式”集團，其公司成員或職能管理部門可能跨省和跨國。因此，虛擬的會計機構可能分布在同一地區(qū)，也可能不在同一地區(qū)，具有明顯的分散性。同時，立體感的會計工作場地可能變小甚至無形。　　會計人員配備扁平化管理的直接表現是精簡化。會計機構設置虛擬化是借助于現代信息技術和通訊技術而實現的，而現代信息技術和通訊技術將大大提高會計工作效率，在會計工作量一定的情況下，必定會減少會計人員的需求。同時，會計機構與其他職能管理部門的界限模糊，使得會計工作與其他管理工作也變得難以區(qū)分，許多會計工作已經不再是會計人員的事，而是由其他人員在完成業(yè)務工作時就已經完成了。會計法規(guī)制定和執(zhí)行扁平化管理的最終結果是標準化。無論是會計法規(guī)的制定還是會計法規(guī)的執(zhí)行，都已經固化在程序語言之中，而這些程序語言除授權外是無法修改的。從這個意義上講，會計法規(guī)的制定和執(zhí)行可以屏蔽所有外在的主觀因素，從而保證會計法規(guī)的制定和執(zhí)行更標準、更科學。　　會計機構設置虛擬化、會計人員配備精簡化和會計法規(guī)制定及執(zhí)行標準化，從表面上看似乎是會計機構的變小、會計人員的減少和會計法規(guī)制定及執(zhí)行的程序化，但它決非否定會計機構在企業(yè)管理中的地位和作用，也決非削弱會計的核算和監(jiān)督職能。恰恰相反，會計機構設置為虛擬組織是借助于現代信息技術和通訊技術的平臺，把會計管理真正融入到了企業(yè)管理之中，提升了會計機構的地位和作用，強化了會計的核算和監(jiān)督職能�！�　三、重構后會計工作組織的特征　　會計工作組織扁平化管理的目標決定了會計工作組織將會發(fā)生重大變化，主要表現在：　�。ㄒ唬�從會計機構內部層級關系上看，會計工作組織扁平化管理將打破傳統(tǒng)的垂直管理模式　　傳統(tǒng)的垂直管理模式表現為層級關系比較明顯，職責分工比較清晰，而扁平化的松散型模式表現為層級關系比較模糊，職責分工仍比較清晰。比如一個企業(yè)的最高層為總經理，其下設置分管供應、生產、銷售、會計、人力資源等工作的副總經理，其中，分管會計工作的副總經理直接領導其下的會計部門負責人或會計主管。在傳統(tǒng)的垂直管理模式下，在會計部門按照職能分設若干組（部），直接受會計部門負責人或會計主管的管理，組（部）內再根據會計工作崗位進行分工，把會計工作落實到每個會計人員；在扁平化的松散型模式下，會計部門不再按照職能分設若干組（部），各會計工作崗位分散于其他分管工作副總經理所屬的部門，同時接受該部門的領導和會計部門的指導。在垂直管理模式下，供應部門、生產部門、銷售部門、會計部門、人力資源部門等都是獨立的職能部門，許多會計工作的協(xié)調需要上一級領導協(xié)調后才能完成；在松散型模式中，供應部門、生產部門、銷售部門、會計部門、人力資源部門等也都是獨立的職能部門，但許多會計工作的協(xié)調在本部門內部即可完成，僅當涉及全局的工作時才需要上一級來協(xié)調完成。同時，松散型模式中財產物資核算、債務核算、成本核算、財務成果核算、債權核算、工資核算等工作是在各部門完成業(yè)務或管理工作時就已經完成了核算工作，無需會計部門再單獨設崗進行此項工作。如工資核算，由人力資源部門根據其他各部門提供的員工考勤考績實時在線信息，直接編制工資結算表，并進行相應的賬務處理。　�。ǘ�）從會計工作職責范圍上看，會計工作組織扁平化管理將使其由核算為主管理為輔轉向管理為主、核算為輔從傳統(tǒng)的會計工作職責來看，其主要職責是：進行會計核算，實行會計監(jiān)督，編制業(yè)務計劃及財務預算，并考核、分析其執(zhí)行情況，制定本單位辦理會計事項的具體辦法。這些職責主要強調的還是會計核算，對管理職責顯現的并不明顯，因而會計人員大多忙于核算而無暇顧及管理。會計信息化是借助于計算機及網絡技術，依托科學而標準的會計信息化軟件而實現的，它不僅把會計人員從繁重的勞動中解放出來，使勞動生產率和工作效率大大提高，使會計人員有更多的時間和精力從事管理工作，而且所有會計信息使用者在獲取會計信息時不再受到時間和空間的限制，緩解了會計人員及時提供會計信息的壓力。因此，隨著會計信息化的實現，會計核算已不再是它的主要工作職責，取而代之的應該是管理職責�！　。ㄈ�）從會計人員的技能要求上看，會計工作組織扁平化管理要求會計人員必須具備廣博的學識和突出的分析能力從傳統(tǒng)的視角看，會計人員一般被認為是企業(yè)的管家或賬房先生，所做的工作無非是記賬和算賬，甚至有人戲稱為“一支筆，一本賬，算盤撥得噼啪響，計來算去為了啥？全是事后諸葛亮”的“五一”（筆、算盤、憑證、賬簿和報表）工程。在這種背景下，對經濟業(yè)務的計量和報告被界定為會計人員的核心工作，對會計人員核心能力的界定也僅限于此。然而，隨著企業(yè)環(huán)境的變化，會計職業(yè)基礎正在遭受著隨之而來的信息、價值管理等服務需求的沖擊。同時，現代信息技術尤其是計算機網絡技術的發(fā)展使得會計人員的傳統(tǒng)作用受到嚴峻的挑戰(zhàn)，會計人員必須重新審視自身在企業(yè)管理中的地位。從某種意義上講，會計信息化帶來的會計工作組織扁平化管理，對會計人員的學識水平、分析能力和管理經驗提出了更高的要求：要求會計人員不僅要掌握會計知識，還要掌握管理學知識、投資學知識、計算機知識、網絡知識等；不僅要具備常規(guī)問題的分析能力，還要擁有特殊問題、復雜問題的分析能力等。

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