企業(yè)會計(jì)電算化與內(nèi)部控制

企業(yè)會計(jì)電算化與內(nèi)部控制1

電算化是以機(jī)為主的當(dāng)代電子技術(shù)和信息技術(shù)到會計(jì)實(shí)物的簡稱。是上電子計(jì)算機(jī)代替人工，實(shí)現(xiàn)記帳、算帳、報帳、查帳以及部分需由人腦完成的對會計(jì)信息（數(shù)據(jù)）的統(tǒng)計(jì)、、判斷乃至提供決策的.過程。基于它本身的特點(diǎn)，與原始的帳本相比，具有運(yùn)算速度快、存儲容量大、高度數(shù)據(jù)共享、檢索查詢速度快捷、制作報表容易、數(shù)據(jù)分析準(zhǔn)確等特點(diǎn)。它的使用，可以節(jié)約大量大力、物力、時間。

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　　會計(jì)電算化是以電子計(jì)算機(jī)為主的當(dāng)代電子技術(shù)和信息技術(shù)應(yīng)用到會計(jì)實(shí)物的簡稱。是上電子計(jì)算機(jī)代替人工，實(shí)現(xiàn)記帳、算帳、報帳、查帳以及部分需由人腦完成的對會計(jì)信息（數(shù)據(jù)）的統(tǒng)計(jì)、分析、判斷乃至提供決策的過程�；�于它本身的特點(diǎn)，與原始的帳本相比，具有運(yùn)算速度快、存儲容量大、高度數(shù)據(jù)共享、檢索查詢速度快捷、制作報表容易、數(shù)據(jù)分析準(zhǔn)確等特點(diǎn)。它的使用，可以節(jié)約大量大力、物力、時間。

　　在我國，會計(jì)電算化已有十余年的歷史，進(jìn)入90年代以來，隨著計(jì)機(jī)技術(shù)的迅犯發(fā)展，電算化會計(jì)軟件也由簡單的數(shù)值計(jì)算發(fā)展到全面數(shù)值核算，進(jìn)而到具有人工智能的會計(jì)管理信息系統(tǒng)階段，可以說取得了長足的進(jìn)步。已經(jīng)通過財政部認(rèn)可的軟件就有四十余種，加上各省財政部門認(rèn)可并使用的，總計(jì)達(dá)二百多種。其中如安易、用友、萬能、華正等軟件已較成熟。再加上各企事業(yè)事業(yè)單位自行開發(fā)的，更是不勝枚舉。

　　當(dāng)然，由于財會工作本身的特點(diǎn)，會計(jì)電算化軟件的研制，始終受到一些問題的困擾。本文擬從當(dāng)前我國會計(jì)電算進(jìn)程中存在的一些問題提出幾點(diǎn)淺見，以供商榷。

　　一、 存在的主要問題

　�。ㄒ唬┘嫒菪圆�。由于各個系統(tǒng)都是自行開發(fā)，各自使用不同的操作平臺和支持軟件，數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)不同，編程風(fēng)格各異各軟件公司為技術(shù)保密，相互沒有交流和溝通，沒有業(yè)界的協(xié)議，自然也就沒有統(tǒng)一的數(shù)據(jù)接口，很難在不同系統(tǒng)上實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。

　�。ǘ�）系統(tǒng)內(nèi)部銜接性差。由于當(dāng)前許多財會軟件都著重開發(fā)帳務(wù)處理與報表管理，對于其他諸如成本核算、市場預(yù)測等功能開發(fā)力度較小，使得在處理此類問題時，需先將財會管理的有關(guān)數(shù)據(jù)輸出，經(jīng)人工核算后再重新輸入，就是說從一個處理系統(tǒng)（模塊）到另一個處理系統(tǒng)（模塊），不能自動轉(zhuǎn)換數(shù)據(jù)格式，直接使用基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。這不僅嗇了工作量，而且因?yàn)橛扇斯ず怂�、人工輸入等人為因素，必然增加出錯機(jī)率，使得財會軟件不能充分發(fā)揮它的管理功效和預(yù)測功能。在這種意義上，只能稱它為“加電的帳本”。

　�。ㄈ�）數(shù)據(jù)保密性、安全性差。很多時候，財務(wù)上的數(shù)據(jù)，是企業(yè)的絕對秘密，在很大程度上關(guān)系著企業(yè)的自下而上與發(fā)展，但幾乎所有的軟件系統(tǒng)都在為完善會計(jì)功能和適應(yīng)財務(wù)制度大傷腦筋，卻沒有幾家軟件認(rèn)真研究過數(shù)據(jù)的保密問題。所謂的加密，也無非是對軟件本身的加密，防止盜版。另處在進(jìn)入系統(tǒng)時加上些諸如用戶口令、聲音監(jiān)測、指紋辨認(rèn)等檢測手段和用戶權(quán)限設(shè)置等限制手段，不能真正起到數(shù)據(jù)的保密作用。安全性上，更是難如人意，系統(tǒng)一旦癱瘓，或者受病毒侵襲，或者突然斷電，很難從容恢復(fù)原來的數(shù)據(jù)。

　　（四）實(shí)用性不強(qiáng)。在某種程度上，財會軟件因?yàn)橹粚?shí)現(xiàn)了會計(jì)功能，并沒有實(shí)現(xiàn)預(yù)想的管理及預(yù)測功能，以至于它的出現(xiàn)，僅是減少了會計(jì)的工作量，或者說減少了會計(jì)而已，并沒有產(chǎn)生真正的經(jīng)濟(jì)效益和管理效益，那末，它的風(fēng)靡，或多或少就有“趕時髦”的嫌疑。

　�。ㄎ澹╅_發(fā)者與使用者的'矛盾。早期的軟件，是由程序員專門開發(fā)，它雖然能實(shí)現(xiàn)用戶的數(shù)據(jù)處理的要求，但對財務(wù)工作的實(shí)質(zhì)以及用戶使用水平都沒能準(zhǔn)確定位，使這些軟件很難使用；現(xiàn)在是程序員與會計(jì)專業(yè)人員共同開發(fā)，但也僅僅是從用戶界面、系統(tǒng)平臺、報表處理等問題上做文章，不能滿足用戶實(shí)際需要。

　�。�六）用戶本身存在的問題。在我國，計(jì)算機(jī)熱起來大約不到十年，而且真正普及應(yīng)用也不過三五年，或者說現(xiàn)在仍然沒有達(dá)到普及水平。人們對它的認(rèn)識，自然不盡相同。即使廠家在安裝會計(jì)軟件時都作了系統(tǒng)的培訓(xùn)，但對也許從未接觸過計(jì)算機(jī)的會計(jì)們來說，它怎么也不如算盤和筆好用，而且需要極端小心，一旦出錯，可能就會使自己很長時間的工作成果付諸東流。

　　二、 對策建議

　　無論是從軟件本身、軟件設(shè)計(jì)者對其核心思想的定位，還是用戶對軟件的理解、使用水平、都不同程度地限制了會計(jì)電算軟件的推廣應(yīng)用，限制了它的健康發(fā)展，筆者認(rèn)為，在以下幾個方面再做些加強(qiáng)，或可收到一些效益。

　�。ㄒ唬┙�立一個通用統(tǒng)一的財務(wù)軟件協(xié)議。建立一個通用統(tǒng)一的財務(wù)軟件協(xié)議（標(biāo)準(zhǔn)），使它們有相同的數(shù)據(jù)接口（譬如輸入輸出數(shù)據(jù)庫名稱、格式、字估名稱、長度等）。這樣不同羅伯系統(tǒng)下的數(shù)據(jù)可以直接使用，不必再做處理，這樣可降低對操作員的要求，也可使不同系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。

　�。ǘ�）會計(jì)軟件應(yīng)逐步向會計(jì)管理方向地渡，形成企業(yè)管理的核心部分。會計(jì)電算系統(tǒng)的發(fā)展方向，必然由核算型向管理型發(fā)展。這樣，系統(tǒng)數(shù)據(jù)共享與關(guān)聯(lián)就成為燃眉之急。目前的財務(wù)軟件在帳務(wù)處理、會計(jì)核算方面已經(jīng)非常成熟，但存在數(shù)據(jù)重復(fù)輸入、分散存儲、進(jìn)行財務(wù)管理、預(yù)測決策分析困難等缺點(diǎn)，這一方面是由于各開發(fā)單位都按各自的棋式組織數(shù)據(jù)，造成系統(tǒng)數(shù)據(jù)大量冗余和重復(fù)；另一方面由于新增的分析功能模塊與系統(tǒng)相對獨(dú)立，數(shù)據(jù)共享與關(guān)聯(lián)性差，不能直接使用財務(wù)管理的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。缺少數(shù)據(jù)支持，新增功能的功效并不顯著，解決的辦法有：

　　1、 向管理業(yè)務(wù)子系統(tǒng)延伸

　　這主要是指軟件的橫向擴(kuò)展，使其與物資供應(yīng)、產(chǎn)成品銷售、庫存管理、勞資管理等系統(tǒng)接軌，并最終成為整個企業(yè)MIS的內(nèi)核，在數(shù)據(jù)保密的基礎(chǔ)上有條件地反

　　饋給各子系統(tǒng)需要的數(shù)據(jù)信息。

　　2、 向財務(wù)管理方面提高

　　這應(yīng)該說是軟件的縱向延伸，電算化會計(jì)系統(tǒng)是由會計(jì)核算系統(tǒng)、財務(wù)管理系統(tǒng)和決策支持系統(tǒng)組成，由會計(jì)核算層進(jìn)一步向管理層和決策支持層邁進(jìn)會計(jì)電算化民展的趨勢�？梢詮膽�(yīng)收帳款、應(yīng)付帳款、現(xiàn)金管理、財務(wù)指標(biāo)分析、評價以及全面預(yù)算管理等幾個方面進(jìn)行。決策、預(yù)測是指在以上對指標(biāo)分析的基礎(chǔ)上，確定籌資、投資的方向和力度，屬于智能型管理系統(tǒng)。簡單地說可以在以下幾個方面做些文章。

　　① 應(yīng)收帳款管理。在用計(jì)算機(jī)自理處理時，首先根據(jù)企業(yè)與市場競爭對手的具體情況，選擇適當(dāng)?shù)男庞脴?biāo)準(zhǔn)（如客戶最長、最短付款周期及平均付款周期），建立相應(yīng)的信用標(biāo)準(zhǔn)信息庫；利用信用標(biāo)準(zhǔn)對用戶信用質(zhì)量加以分析、歸類，輔助決定對客戶是否賒欠款及額度等。

　�、� 全面預(yù)算管理。這是財務(wù)管理層的一項(xiàng)重要內(nèi)容。預(yù)算是計(jì)劃與控制的工具和前提。計(jì)算機(jī)可以根據(jù)近期數(shù)據(jù)分析，作出銷售瞀，進(jìn)而作出生產(chǎn)、成本等方面的預(yù)算，最后編成預(yù)算報表提供管理部門參考。

　�、� 財務(wù)指標(biāo)分析及評價。它是對會計(jì)核算層所得數(shù)據(jù)的分析與總結(jié)。建立計(jì)算機(jī)財務(wù)系統(tǒng)指標(biāo)分析系統(tǒng)，可根據(jù)計(jì)劃與實(shí)際或連續(xù)若干時期某項(xiàng)指標(biāo)執(zhí)行情況的對比分析，揭示其變動趨勢；；另處也要運(yùn)用各種分析方法，進(jìn)行指標(biāo)完成情況分析，從而為決策層提供決策和評價依據(jù)。

　　其實(shí)，無論是向管理業(yè)務(wù)系統(tǒng)延伸（橫向擴(kuò)展）還是向管理方面提高（縱向延伸），它們所共同的基礎(chǔ)，就是保證基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化。

　　（三）使系統(tǒng)開放。所謂開放系統(tǒng)，是指在一定程度上，用戶可以自行修改數(shù)據(jù)處理的種類和數(shù)據(jù)，改變數(shù)據(jù)處理方式，調(diào)整數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、數(shù)據(jù)類型，使它完全符合用戶的意愿，這當(dāng)然會增加它的適用性、實(shí)用性和通用性，企業(yè)也可根據(jù)財務(wù)制度的更新隨時調(diào)整數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)及數(shù)據(jù)處理方法。

　�。ㄋ模┮驈�(qiáng)數(shù)據(jù)的保密與保護(hù)。數(shù)據(jù)保密的方法前面提到過一些（供銷碼核對、特征識別、存取權(quán)限等），另處還可以考慮硬件加密、軟件狗或把系統(tǒng)作在芯片上加密等機(jī)器保密措施和專門的管理制度等，如專機(jī)專用、專室專用。否則經(jīng)常數(shù)據(jù)泄漏，會使用戶對軟件失去信心，也會影響企業(yè)的形象和效益，制約電算會計(jì)的健康發(fā)展。

　　數(shù)據(jù)是CAIS的核心，在加強(qiáng)保密的同時，它的安全也是不容忽視的：例如突然斷電、病毒侵襲、誤操作等意外因素造成數(shù)據(jù)丟失、系統(tǒng)癱瘓，企業(yè)無法正常運(yùn)營，此時數(shù)據(jù)的安全性就格外重要，可以參考以下幾點(diǎn)：

　　1、 軟件自動在硬盤上另作備份，并有數(shù)據(jù)完整性檢查機(jī)制，定時更新。

　　2、 微機(jī)操作員定期手動備份，將完整有效的數(shù)據(jù)及時轉(zhuǎn)儲。

　　3、 嚴(yán)格機(jī)房管理，杜絕無關(guān)人員使用機(jī)器和外來未經(jīng)檢查的磁盤（片），專機(jī)專管。

　�。ㄎ澹┘訌�(qiáng)電算會計(jì)類人才建設(shè)。電算會計(jì)，應(yīng)該講是經(jīng)濟(jì)學(xué)信息科學(xué)的一個交叉，目前高校培養(yǎng)的這類專業(yè)人才還大都停留在熟悉會計(jì)業(yè)務(wù)、會使用會計(jì)系統(tǒng)這一層次上。即使這類佬，也還是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足企業(yè)的需求。至于既熟悉會計(jì)業(yè)務(wù)，又能進(jìn)行軟件分析、設(shè)計(jì)的復(fù)合型人才就埸加缺乏，也許這正制約著該待業(yè)的健康發(fā)展。

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