會計電算化初始化工作之我見

［摘要］ 隨著科學技術日新月異地發(fā)展，計算機已經(jīng)廣泛地應用于各個領域，特別是會計電算化使會計工作具有了運算速度快、存儲容量大、數(shù)據(jù)高度共享、查詢速度快捷、編制報表簡單、數(shù)據(jù)分析正確等新的功能和特點，大大進步了會計分析決策能力。但這些功能的實現(xiàn)主要取決于會計電算化的初始化工作。而初始化工作只能進行一次，并將在很大程度上影響其后的核算工作。實際工作中，有不少會計軟件用戶由于初始化的不恰當而嚴重影響了系統(tǒng)的使用效率和質(zhì)量。本文就會計電算化初始化需要留意的題目進行了一些初步的探討。?
　　［關鍵詞］ 會計電算化 初始化 留意題目
　　
　　在會計電算化系統(tǒng)中，初始化工作包括設置系統(tǒng)參數(shù)、設置科目、建立各種賬簿文件、定義各種輔助核算、定義報表以及錄進各種余額數(shù)據(jù)或者是發(fā)生額數(shù)據(jù)等。初始化工作只能進行一次，并將在很大程度上影響其后的核算工作。不論是從手工核算過渡到電算化處理還是更換會計電算化軟件，都需要做初始化的工作。在初始化的工作中，將本單位要采用的核算程序、方法、規(guī)則、基礎數(shù)據(jù)錄進電腦，使會計軟件能適應本單位的核算、治理的需要。實際工作中，有不少會計軟件用戶由于初始化的不恰當而嚴重影響了系統(tǒng)的使用效率和質(zhì)量。本文就會計電算化初始化需要留意的題目進行了一些初步的探討。
　　
　　一、預備工作應留意的題目
　　1.建立公道的工作制度和流程
　　首先，企業(yè)的經(jīng)營者尤其是財務經(jīng)理要對會計電算化工作有深層次的理解。其次，電算化工作要建立在財務主管對軟件的功能和流程的全面熟悉下。最后，要建立一套符合電算化工作特點的制度和流程。制度和流程的建立才能使電算化工作有條理的展開，才能對即將開始的初始化工作有正確的把握。
　　2.數(shù)據(jù)的收集
　　會計電算化的初始化工作需要收集手工賬中的會計科目和各科目的余額，假如是從年度中間開始建賬還需要收集各科目的累計發(fā)生額、年初余額。所以需預先從手工賬中整理出各級科目的名稱、層次、余額、發(fā)生額。在此要留意完整地收集最底層明細科目的余額、發(fā)生額，避免遺漏，以保證初始化時輸進的數(shù)據(jù)的正確、順利。對于手工資料的整理一定要留意資料的正確完整性。?另外，還要做到資料的真實，對于賬實不符、賬賬不符的情況要區(qū)分是何種原因造成的，并做相應的處理。
　　
　　二、賬套建立應留意的題目
　　 1.建賬啟用期間的選擇
　　企業(yè)建立賬套，所采用的賬套啟用期間有兩種方式：以歷年制為例，一種是在1月份啟用；一種是在非1月份啟用。兩種方式相比，后者在預備會計資料上需要預備賬戶的余額和累計發(fā)生額；前者只需預備年初數(shù)據(jù)。顯然，后者無形中加大初始化的工作量。另外，在1月份啟用賬套，還可以方便賬務調(diào)整，方便啟用后業(yè)務的核對。所以，建議賬套的啟用期間以年初為好。
　　 2.操縱員及權限的設置
　　操縱員的設置最關鍵的是要根據(jù)企業(yè)業(yè)務流程和職員職責進行權限設置。在電算化系統(tǒng)中，一般此項工作由系統(tǒng)治理員進行。另外，授權還要考慮整個工作的流程。比如，某些企業(yè)，審核與過賬為同一人，操縱時不加審核標記，此時在授權時可省略審核權限。通過操縱員權限的設置，還應該起到不同財務崗位互相牽制的作用，形成良好的內(nèi)控系統(tǒng)。系統(tǒng)治理員假如出于懶惰或者其他的目的，給一些財務職員設置所有權限，這是不可取的，會對賬務的安全造成隱患。
　　3.賬套參數(shù)的設置
　　賬套核算參數(shù)的設置是企業(yè)制定和設立的工作制度和流程的直接體現(xiàn)，并且直接影響到電算化工作的日常操縱，并可能影響會計數(shù)據(jù)。如，參數(shù)設置了憑證必須審核，則未審核的憑證將不能過賬；本錢結(jié)轉(zhuǎn)選擇按總倉和分倉結(jié)轉(zhuǎn)所得出的數(shù)據(jù)肯定會有差別。所以核算參數(shù)的設置一定要在充分了解軟件功能的基礎上仔細進行。 　　三、資料設置應留意的題目
　　1.科目的設置
　　設置會計科目是會計工作的出發(fā)點，無論是填制憑證還是登記賬簿、編制會計報表，以及進行賬務治理，都離不開會計科目。很多財務軟件都提供了靈活多樣的建立會計科目體系的方法，要想更好地發(fā)揮計算機會計信息系統(tǒng)的特長，建立更科學、更公道的會計科目體系，在設定會計科目時應該留意以下幾方面的題目：
　�。�1）科目的系統(tǒng)性與規(guī)范性。財政部已制定的各行業(yè)會計制度中都系統(tǒng)地給出了總賬科目及少量二級科目的名稱和科目編碼。在設定總賬科目編碼時必須符合財政部分制定的會計制度中的有關規(guī)定，設立明細科目編碼除會計制度有規(guī)定的以外，可按上級主管部分和本單位的治理要求設定，以保證科目代碼的系統(tǒng)性和同一性。
　�。�2）科目的一義性和唯一性。要保證每一個代碼對應于一個會計科目，既不答應出現(xiàn)重復的科目編碼又不答應出現(xiàn)同名的會計科目，但假如同名的明細科目分屬不同的上級科目，則可以被系統(tǒng)接受而不以為是同名的會計科目。
　�。�3）科目的簡潔性。在滿足治理要求和適合計算機處理的條件下，力求代碼簡單明了，既便于記憶又能進步輸進憑證的速度。
　�。�4）科目的可擴展性�？颇烤幋a的可擴展性是初始化設計的重要內(nèi)容之一。由于會計軟件設計者充分考慮到電子檔案的安全性，對歷史資料的補充、修改作了嚴格的限制。會計科目體系一經(jīng)設定，其代碼結(jié)構就無法改變。修改結(jié)構只能通過重新建賬實現(xiàn)，而重新建賬將丟失已輸進的所有初始化數(shù)據(jù)和已輸進的憑證資料。因此在設計代碼時一定要充分考慮各方面的要求。確定某一級明細科目的代碼長度通常是以上級科目中所含明細科目最大可能達到的個數(shù)來確定的。那么我們在科目編碼時，至少要考慮到本會計年度內(nèi)的擴展性。
　　2.輔助資料的設置
　　輔助核算是指存貨、客戶、供給商、結(jié)算方式、本錢對象、工資、固定資產(chǎn)等的分類等內(nèi)容，是會計電算化系統(tǒng)的重要組成部分。他們各自具有其特殊性、復雜性，形成一個個相對獨立的子系統(tǒng)，輔助完成特定的治理、服務職能。輔助資料的設置首先要考慮企業(yè)有哪些項目需要單獨設立輔助資料。在常規(guī)輔助資料的基礎上企業(yè)可以把需要獨立考察的內(nèi)容設為輔助項目，如用度項目，以方便在多個科目中進行數(shù)據(jù)匯總。其次，輔助資料的設置同樣要考慮編碼的分級和可擴展題目。
　　
　　四、初始數(shù)據(jù)錄進應請留意的題目
　　在首次數(shù)據(jù)錄進的時候，由于系統(tǒng)啟用的月份不同，原始數(shù)據(jù)的錄進也有區(qū)別。賬務系統(tǒng)在一月份啟用時只需輸進上年余額即可，上年余額既是年初余額又是一月份的期初余額。假如賬務系統(tǒng)在其他月份啟用，除需要輸進啟用月份余額外，還必須輸進年初余額和一月到啟用賬務系統(tǒng)之前各月的累計發(fā)生額，這是為會計報表所預備的數(shù)據(jù)，如不輸進累計發(fā)生額，由于會計數(shù)據(jù)缺乏連續(xù)性，在以后的查詢及報表中如需要全年累計發(fā)生額，系統(tǒng)將無法提供正確的數(shù)據(jù)。但是僅僅是錄進各月份的發(fā)生額，再查詢以前月份的賬戶的明細時，還是不能得到結(jié)果，為了解決這個題目可以采用兩種方法：一種方法是假如單位的業(yè)務量小，憑證的數(shù)目較少，可以采取手工錄進追加憑證的方法；另一種方法適用于更換財務軟件的單位，與軟件公司的職員協(xié)商，使用特定的軟件，將過往使用的軟件的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)出來，再導進到新的軟件系統(tǒng)中，這樣做可能會存在一定的風險，丟失某些數(shù)據(jù)�？傊�，在會計年度中間實施會計電算化，數(shù)據(jù)的初始所涉及的題目較多，應盡量在會計年度的開始或者是結(jié)尾，來更換財務軟件。
　　
　　五、 初始化工作應留意的其他題目
　　完成以上操縱后，即可進進日常的賬務處理，如輸進、修改、審核、打印記賬憑證、查賬、打印輸進賬簿等工作。但系統(tǒng)初始化時還應留意以下幾個題目：
　　（1）新增操縱員要留意自行輸進密碼
　　系統(tǒng)會預設一個操縱員，通常取名為SYSTEM或MANAGER之類，這也是系統(tǒng)中權限最高的系統(tǒng)治理員，正式啟用系統(tǒng)時應將該用戶名更改為系統(tǒng)治理員，并加上密碼。
　　（2）要留意充分利用自動轉(zhuǎn)賬憑證功能
　　自動轉(zhuǎn)賬憑證設置雖不是一個必選項，但利用自動轉(zhuǎn)賬功能無疑能提供極大的便利。在單位的會計業(yè)務中，常有固定對應關系的記賬憑證，且其數(shù)據(jù)來源于已輸進系統(tǒng)的記賬憑證。
　�。�3）設置報表時應留意根據(jù)用戶手冊中公式的格式正確設置取數(shù)公式
　　會計報表是會計工作流程中的最后一個環(huán)節(jié)，在會計軟件中通常都預置了通用會計報表，但除通用會計報表外，單位一定還需要其他報表，這些報表是無法預置的，需要用戶自己完成設置。報表通常由表標題、表頭、表體、表尾四部分組成，其中表體的設置是關鍵所在。
　　總之，賬務軟件系統(tǒng)初始化是一項技術性極強，內(nèi)容既復雜又很重要的工作，在系統(tǒng)初始化時尤其應當留意以上題目，把握初始化的關鍵，高質(zhì)量地做好初始化工作，這樣才能最大限度地發(fā)揮賬務處理軟件的作用。

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