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對(duì)高校會(huì)計(jì)核算“摘要”欄填制的幾點(diǎn)思考
【摘要】在日常工作中,利用最多的是電腦賬簿的記錄,而我們?cè)诶觅~簿記錄時(shí),使用頻率較高的也是按照憑證摘要的進(jìn)行電腦模糊查詢并通過(guò)賬薄摘要來(lái)了解業(yè)務(wù)的本來(lái)面目。因此,憑證摘要的規(guī)范填制顯得非常重要。一、 “摘要”的作用
在高校財(cái)務(wù)管理中,絕大多數(shù)高校都已經(jīng)完全采用機(jī)代替手工進(jìn)行管理和核算,會(huì)計(jì)憑證和賬簿也由手工制作和記錄轉(zhuǎn)向計(jì)算機(jī)操作。無(wú)論高校使用的是哪種財(cái)務(wù)核算系統(tǒng),開(kāi)發(fā)商提供的電算化功能都相差無(wú)幾。為了減少重復(fù)勞動(dòng),在財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)中一般都是只要一次輸入會(huì)計(jì)信息,記賬、查詢、報(bào)表均由系統(tǒng)提供的各種功能按鈕來(lái)完成。在高校使用的所有的財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)功能中,有一個(gè)功能是相同的,那就是,會(huì)計(jì)賬簿是由會(huì)計(jì)憑證經(jīng)過(guò)財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)中的“記賬”功能按鈕自動(dòng)完成的,會(huì)計(jì)賬簿的摘要直接取之于記賬憑證的摘要。在會(huì)計(jì)電算化以后,財(cái)務(wù)管理的賬務(wù)查詢和主要使用的是電腦的記錄�！稌�(huì)計(jì)法》也將摘要的填制作為會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作的一項(xiàng)進(jìn)行法定。摘要填制得完整、準(zhǔn)確,可以為我們的財(cái)務(wù)分析、查詢起到事半功倍的作用;摘要填寫(xiě)得如何,直接到財(cái)務(wù)管理部門(mén)提供的會(huì)計(jì)賬簿的質(zhì)量;摘要填寫(xiě)的質(zhì)量,可以反映一個(gè)單位財(cái)務(wù)管理的水平、會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作的質(zhì)量、會(huì)計(jì)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。會(huì)計(jì)憑證和賬簿是通過(guò)摘要欄來(lái)記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容的,對(duì)財(cái)務(wù)管理部門(mén)自身來(lái)說(shuō),審核人員是通過(guò)摘要來(lái)記錄所審核的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的來(lái)龍去脈,向需要會(huì)計(jì)信息的人員述說(shuō)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的真實(shí)面貌;對(duì)財(cái)務(wù)管理部門(mén)外如上級(jí)主管部門(mén)、銀行、投資機(jī)構(gòu)、注冊(cè)會(huì)計(jì)師審計(jì)、學(xué)校內(nèi)部各職能部門(mén)和相關(guān)院系等來(lái)說(shuō),通過(guò)憑證和賬簿所記載的摘要來(lái)獲取經(jīng)濟(jì)信息,了解經(jīng)濟(jì)內(nèi)容并判斷經(jīng)濟(jì)性質(zhì)。特別是在全面實(shí)行財(cái)務(wù)核算與管理化以后,財(cái)務(wù)管理部門(mén)與各個(gè)院系職能部門(mén)的經(jīng)費(fèi)及賬簿核對(duì)是通過(guò)對(duì)賬單來(lái)進(jìn)行的,對(duì)賬單是通過(guò)摘要的述說(shuō)向經(jīng)費(fèi)使用者提供經(jīng)濟(jì)信息,反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的來(lái)龍去脈的。拿出財(cái)務(wù)管理部門(mén)的對(duì)賬單需要讓經(jīng)費(fèi)使用部門(mén)人員看得明白,尤其是在高校提供了高級(jí)財(cái)務(wù)管理平臺(tái)以后,各個(gè)部門(mén)與項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的負(fù)責(zé)人,將會(huì)通過(guò)高級(jí)財(cái)務(wù)管理平臺(tái)直接在校園網(wǎng)絡(luò)上實(shí)時(shí)查詢自己部門(mén)經(jīng)費(fèi)與項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的使用情況,他們只能通過(guò)財(cái)務(wù)審核制作的憑證摘要來(lái)獲取和了解財(cái)務(wù)管理部門(mén)提供的會(huì)計(jì)信息。因此,為了提供準(zhǔn)確、完整、簡(jiǎn)潔、明了的會(huì)計(jì)信息,提高財(cái)務(wù)管理部門(mén)賬簿的質(zhì)量,摘要的填制有待規(guī)范。
二、“摘要”欄填制存在的
摘要的填制需要簡(jiǎn)明扼要地反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的來(lái)龍去脈,使得查詢?nèi)藛T一目了然,這是會(huì)計(jì)的基礎(chǔ)工作。模糊不清或過(guò)于簡(jiǎn)單的摘要會(huì)讓經(jīng)費(fèi)使用部門(mén)、賬務(wù)查詢?nèi)藛T難以理解和明白,往往會(huì)在實(shí)際工作中浪費(fèi)時(shí)間和精力,還會(huì)造成查詢?nèi)藛T對(duì)會(huì)計(jì)核算和財(cái)務(wù)管理質(zhì)量的質(zhì)疑,對(duì)財(cái)務(wù)管理部門(mén)工作質(zhì)量的懷疑,對(duì)會(huì)計(jì)人員和財(cái)務(wù)管理部門(mén)來(lái)說(shuō),誰(shuí)也不想遇到和看到這種現(xiàn)象發(fā)生。可現(xiàn)實(shí)工作中,我們看到的憑證摘要就是這樣,過(guò)于簡(jiǎn)單讓人難以判斷。例如:張三老師為教學(xué)實(shí)習(xí)基地的事情出差到山東濟(jì)南,回來(lái)之后來(lái)報(bào)銷山東旅費(fèi)2356元,審核人員制作的憑證摘要是“張三差旅”、“張三旅費(fèi)”,別人看了以后只知道是張三老師出差了,到哪里去干什么無(wú)從知曉。再如,鄭二老師借論文版面費(fèi)1000元,審核制作憑證的摘要是“鄭二借款”,雖然,我們知道鄭二借了1000元錢(qián),干什么用不知道,在暫付款催賬時(shí)也會(huì)莫名其妙,而且,在暫付款分析時(shí),這樣的借款不知道該歸為哪一類;還有,馬六老師購(gòu)置了一些實(shí)驗(yàn)易耗品和辦公用品總計(jì)983元,審核制作的憑證摘要是“馬六購(gòu)物”……有時(shí)候,在查詢賬目時(shí)為了一筆摘要不清的憑證,不得不花費(fèi)時(shí)間和精力去翻閱原始憑證,重新審核一遍原始單據(jù),造成了相應(yīng)的人力資源的浪費(fèi)。高校規(guī)模不同,從事審核崗位的人員數(shù)量也不同,但據(jù)統(tǒng)計(jì),一般高校都有兩人及以上的審核,規(guī)模較大的高校甚至有8到10人的審核,而且高校經(jīng)過(guò)多年的合并,會(huì)計(jì)人員來(lái)自于各個(gè)不同管理模式的高校,工作習(xí)慣、知識(shí)面、對(duì)業(yè)務(wù)的理解各不相同,高校合并后由于沒(méi)有對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的摘要進(jìn)行適當(dāng)?shù)囊?guī)范,同樣的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)由不同的審核填制憑證的話,摘要會(huì)填制得五花八門(mén)。例如:趙四老師購(gòu)置了一批實(shí)驗(yàn)用碳酸鉀等藥品3687元,對(duì)這樣的業(yè)務(wù),有的審核會(huì)填制摘要“趙四購(gòu)物”,有的審核會(huì)填制摘要“趙四購(gòu)藥品”,有的審核會(huì)填制摘要“趙四購(gòu)實(shí)驗(yàn)藥品”……不同的審核完全憑自己的意識(shí)來(lái)填制憑證的摘要,如此種種,不勝枚舉,給財(cái)務(wù)監(jiān)督、分析、管理、查詢帶來(lái)了諸多不便,財(cái)務(wù)管理部門(mén)提供的賬簿質(zhì)量也大打折扣。
三、對(duì)如何填制摘要欄的幾點(diǎn)看法
一般的財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)對(duì)摘要欄的字?jǐn)?shù)都有一定的限制,會(huì)計(jì)人員必須在規(guī)定的字?jǐn)?shù)內(nèi)對(duì)審核過(guò)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)作恰當(dāng)?shù)挠涊d。摘要的填制是一項(xiàng)簡(jiǎn)明扼要的記載經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的來(lái)龍去脈的工作。摘要的填制既需要簡(jiǎn)明扼要又需要符合語(yǔ)法要求,不能出現(xiàn)病句�！昂�(jiǎn)明扼要”需要的是提取經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生過(guò)程的精華,提綱挈領(lǐng)地記錄下來(lái),會(huì)計(jì)人員自己清楚,別人看了也明明白白,這樣的摘要基本上是完整的、準(zhǔn)確的�！胺险Z(yǔ)法要求”就是填制摘要使用的語(yǔ)句需要符合語(yǔ)言的結(jié)構(gòu)方式,精簡(jiǎn)、通順,不是病句。筆者根據(jù)自己多年從事審核和賬目查詢、會(huì)計(jì)分析的經(jīng)驗(yàn),對(duì)摘要的填制大致作了如下和分析,列示如此,以與各位同行商榷。
(一)差旅費(fèi)。在高校的差旅費(fèi)核算中,差旅費(fèi)的用途主要有會(huì)議、購(gòu)物、實(shí)驗(yàn)、科研、進(jìn)修培訓(xùn)、出國(guó)等,甚至辦理一些各項(xiàng)業(yè)務(wù)上的事宜。差旅費(fèi)的摘要只要注明出差人、出差的地點(diǎn)、出差的目的就能讓人了解該筆業(yè)務(wù)。一般情況下,“王某某等濟(jì)南參加數(shù)學(xué)研討會(huì)旅費(fèi)”、“李某某上海購(gòu)書(shū)旅費(fèi)”、“趙某某廣州修理激光檢測(cè)儀旅費(fèi)”、“陳某某北京部聯(lián)系學(xué)科申報(bào)旅費(fèi)” …… 這樣寫(xiě)明“某人某地某事”就可以作為差旅費(fèi)憑證摘要了。
(二)購(gòu)置物品。在日常工作中,購(gòu)置一些辦公用品、實(shí)驗(yàn)耗材、固定資產(chǎn)、圖書(shū);搞活動(dòng)用獎(jiǎng)品、紀(jì)念品、食品等;維修用零配件、維修材料……對(duì)于這類業(yè)務(wù),需要載明的是“某人購(gòu)為某事用某物”。例如:“張某購(gòu)實(shí)驗(yàn)用氧氣3瓶”,“錢(qián)某購(gòu)課題用書(shū)10本”,“施某購(gòu)教學(xué)樓維修用水泥5噸”、“李某購(gòu)生沙龍活動(dòng)用照相冊(cè)20本”,“鄭某購(gòu)招待專家用水果” ……當(dāng)然,如果經(jīng)辦人將多種用途的單據(jù)一并報(bào)銷,應(yīng)該按用途進(jìn)行歸類,摘要中可以將金額較大的物品注明,金額較小的物品用“等”表示。
(三)內(nèi)部結(jié)算。高校中的內(nèi)部結(jié)算包括下屬印刷廠、餐廳、車隊(duì)、賓館、出版社向?qū)W校財(cái)務(wù)處結(jié)算各部門(mén)的印刷費(fèi)、用餐費(fèi)、用車費(fèi)、住宿費(fèi)、出版費(fèi)、購(gòu)書(shū)費(fèi)以及下屬單位需要返還學(xué)校的工資、水電費(fèi)、上交利潤(rùn)等。一般來(lái)說(shuō),這樣的結(jié)算相對(duì)業(yè)務(wù)比較集中,每月發(fā)生一到兩筆,各種用途的同類性質(zhì)費(fèi)用也比較多,結(jié)算的時(shí)間跨度也比較長(zhǎng),各相關(guān)院系職能部門(mén)對(duì)費(fèi)用后所附有的清單基本上都進(jìn)行過(guò)詳細(xì)核對(duì),這類憑證的摘要,筆者認(rèn)為注明“某單位結(jié)算某費(fèi)用”妥當(dāng)些。如“車隊(duì)結(jié)算文學(xué)院用車費(fèi)”,“某賓館結(jié)算某單位住宿費(fèi)”等等,經(jīng)費(fèi)使用部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)一看一目了然。對(duì)于返還學(xué)校的費(fèi)用,可以使用“某單位返還2004年工資”、“某單位上交2004年度利潤(rùn)”等等即可。
(四)工資核算。工資結(jié)算憑證一般一個(gè)月才有一張,工資中核算的明細(xì)項(xiàng)目比較多,一張憑證涉及的也很多。筆者認(rèn)為,按照工資核算的項(xiàng)目填制摘要比較好,對(duì)整張工資憑證來(lái)說(shuō)反映的業(yè)務(wù)內(nèi)容比較清楚,對(duì)各個(gè)費(fèi)用的賬簿來(lái)說(shuō)也能清楚地反映哪個(gè)月份的何種工資費(fèi)用。例如:“發(fā)放六月份在職(人員)基礎(chǔ)工資”……“發(fā)放三月份工資代扣水費(fèi)”……這樣的摘要比較直觀而且容易讓人明了。
(五)內(nèi)部轉(zhuǎn)賬。在日常核算中,常常有一些計(jì)提費(fèi)用,內(nèi)部劃轉(zhuǎn)費(fèi)用的發(fā)生,對(duì)于這類費(fèi)用的摘要,筆者認(rèn)為應(yīng)該按照發(fā)生費(fèi)用的性質(zhì)填制。如:“計(jì)提某月職工福利費(fèi)”、“計(jì)提某年某月至某年某月學(xué)生獎(jiǎng)學(xué)金”、“葉某交科研用信息流量費(fèi)”、“補(bǔ)貼院系元旦學(xué)生活動(dòng)經(jīng)費(fèi)”,如此等等,按照費(fèi)用的性質(zhì)分析填制比較容易讓人明白。
(六)發(fā)放性質(zhì)的費(fèi)用。高校經(jīng)常發(fā)生一些帶有發(fā)放或領(lǐng)取性質(zhì)的勞務(wù)費(fèi)用、獎(jiǎng)勵(lì)費(fèi)用、購(gòu)房補(bǔ)貼、安家費(fèi)、遺屬費(fèi)等。對(duì)發(fā)放性質(zhì)的費(fèi)用,根據(jù)筆者多年的工作經(jīng)驗(yàn),往往有一些是需要核對(duì)和經(jīng)常查詢的。因此,對(duì)這樣的費(fèi)用摘要的填制需要注明發(fā)放對(duì)象、發(fā)放性質(zhì)。如“張二領(lǐng)引進(jìn)人才安家費(fèi)”、“李五領(lǐng)5月份遺屬補(bǔ)助費(fèi)”、“鄭七領(lǐng)2005年3-5月科研津貼”、“趙九報(bào)銷博士論文答辯及評(píng)審費(fèi)”、“發(fā)放2004-2005年度本科生獎(jiǎng)學(xué)金”、“洪八報(bào)銷專家自動(dòng)化控制學(xué)術(shù)講座酬金”等等。摘要注明到發(fā)放對(duì)象,方便以后的賬務(wù)核對(duì)與查詢。
(七)收入核算。高校收入來(lái)源渠道很多,有財(cái)政撥款、科研撥款、捐贈(zèng)收入、代管性質(zhì)的收入、收費(fèi)性質(zhì)的收入、罰沒(méi)收入、銀行或機(jī)構(gòu)貸款等等。據(jù)筆者經(jīng)驗(yàn),很多收入,在財(cái)務(wù)管理過(guò)程中需要不斷核對(duì)、查詢、分析,對(duì)于這類憑證的摘要一般必須注明收入性質(zhì),摘要盡量完整詳盡。如:“5月份財(cái)政撥款”、“5月8日-.14日本科生培養(yǎng)費(fèi)收入”、“香港大學(xué)數(shù)學(xué)集刊捐贈(zèng)收入”、“核部撥張四科研經(jīng)費(fèi)” 等等。
(八) 其他核算。有一些不能劃歸以上類別中的核算業(yè)務(wù),像訂正憑證、調(diào)賬憑證、特殊費(fèi)用、指標(biāo)單、年終結(jié)賬等等,對(duì)這類核算業(yè)務(wù)的摘要,需要載明的是訂正什么憑證、調(diào)什么賬、何種性質(zhì)的費(fèi)用等。如:“訂正2002年8月30號(hào)憑證”或者“訂正沈九上海修理儀器費(fèi)用”,“調(diào)整工資中電話補(bǔ)貼費(fèi)”,“學(xué)生宿舍管理系統(tǒng)專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)指標(biāo)”,“科研處承辦生命學(xué)術(shù)會(huì)議住宿費(fèi)”等等,只要能說(shuō)明業(yè)務(wù)的主要內(nèi)容的摘要就算是比較完整的。
在工作中往往會(huì)遇到有很多不同性質(zhì)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)放在一張報(bào)銷單據(jù)上審批的情況,在填制費(fèi)用支出摘要時(shí)比較方便,按照費(fèi)用的用途和內(nèi)容分項(xiàng)填制就可以,而相對(duì)應(yīng)的現(xiàn)金和銀行賬的摘要比較麻煩,可以填制成“蔣某科研用藥品電話費(fèi)等”、“馬某購(gòu)實(shí)驗(yàn)藥品等”……不難看出,在規(guī)范摘要填制的同時(shí)需要對(duì)報(bào)銷單據(jù)的粘貼做到一賬一單,這樣才可以保證現(xiàn)金和銀行賬也清晰明了。按照現(xiàn)行的檔案管理辦法,憑證和賬簿保管時(shí)限為15年,而現(xiàn)金和銀行賬保管時(shí)限為25年,在憑證和賬簿銷毀以后還能找到經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的本來(lái)面目就只有依靠現(xiàn)金和銀行賬的摘要了,可見(jiàn)規(guī)范一賬一單制和規(guī)范摘要同樣重要。
隨著經(jīng)濟(jì)的,的變化,新生事物不斷產(chǎn)生,高校需要核算的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)也會(huì)不斷擴(kuò)大和發(fā)展,新的業(yè)務(wù)會(huì)層出不窮,筆者在此不再贅述�？偠灾�,如何填制憑證的摘要,筆者倡導(dǎo)的原則是語(yǔ)句通順、簡(jiǎn)明扼要,并非強(qiáng)求千篇一律;如何填制好憑證的摘要,筆者倡導(dǎo)的是:加強(qiáng)業(yè)務(wù),提高業(yè)務(wù)水平;加強(qiáng)職業(yè)素質(zhì)的培養(yǎng),提高工作人員的責(zé)任心;加強(qiáng)職業(yè)道德的,提高工作人員的積極性。
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