建立會計電算化內(nèi)部治理制度

一、機(jī)替換手工記帳后工作的特點

　　計算機(jī)替換手工記帳是指會計軟件輸進(jìn)會計數(shù)據(jù)，在計算機(jī)內(nèi)進(jìn)行處理，并打印輸出會算帳簿、報表的過程。計算機(jī)替換手工記帳以及由此而產(chǎn)生的種種可能，要求單位加強(qiáng)對計算機(jī)替換手工記帳后的治理，以進(jìn)步會計信息系統(tǒng)運(yùn)行的安全、效率和效果，充分利用系統(tǒng)提供的各種手段、便利，從而為實現(xiàn)會計電算化的目標(biāo)服務(wù)。會計電算化系統(tǒng)包括計算機(jī)硬件設(shè)備、系統(tǒng)軟件、會計軟件、會計職員、會計電算化的組織工作和單位的會計治理工作等方面的。會計電算化系統(tǒng)治理和使用的財務(wù)會計部分，在建立會計電算化內(nèi)部治理制度時，必須充分考慮會計電算化系統(tǒng)的各個方面的特點。下面簡單先容會計電算化系統(tǒng)各個方面的特點。

　�。ㄒ唬�會計部分必須對計算機(jī)系統(tǒng)的硬件和軟件進(jìn)行治理

　　實行會計電算化后，各單位用于會計電算化工作的計算機(jī)設(shè)備，一般都是由財務(wù)會計部分治理的，硬件設(shè)備比較多的單位，財務(wù)會計部分還單獨(dú)設(shè)立了計算機(jī)室。因此，會計部分還必須對計算機(jī)系統(tǒng)的特點，制定對用于會計工作的計算機(jī)硬件和軟件的有關(guān)操縱，治理和維護(hù)的制度。

　　計算機(jī)硬件設(shè)備是指計算機(jī)系統(tǒng)中的那些看得見，摸得著的所有機(jī)械、電、磁、光設(shè)備，硬件設(shè)備都是精密的機(jī)械電子設(shè)備，計算機(jī)硬件設(shè)備包括計算機(jī)（一般微型計算機(jī)）、顯示器、鍵盤、打印機(jī)、設(shè)備、UPS不中斷電源等。計算機(jī)硬件設(shè)備可以構(gòu)建進(jìn)行會計電算化工作的單機(jī)環(huán)境和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，供會計軟件運(yùn)行，滿足不同會計軟件對不同的計算機(jī)環(huán)境的要求。如單用戶會計軟件在一臺計算機(jī)上運(yùn)行，天生的會計數(shù)據(jù)存儲在這臺計算機(jī)中，網(wǎng)絡(luò)會計軟件在用通訊線連接的多臺微機(jī)上運(yùn)行，會計職員在不同的工作站上可以共享網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器上的軟硬件資源，共同使用同一個會計軟件，對同一套會算帳進(jìn)行操縱而互不。

　　系統(tǒng)軟件是治理計算機(jī)資源和支持應(yīng)用程序運(yùn)行的程序。會計軟件是在計算機(jī)上運(yùn)行的，它的物質(zhì)基礎(chǔ)是計算機(jī)。不同的會計軟件適用于不同的行業(yè)，有不同的操縱，會計軟件在不同的應(yīng)用情況下要進(jìn)行必要的調(diào)整和修改，軟件要不斷地進(jìn)行升級更新。會計電算化后，會計信息必須通過會計軟件進(jìn)行治理，會計軟件還具有數(shù)據(jù)量大、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)復(fù)雜、數(shù)據(jù)處理和軟件操縱方法要求嚴(yán)格的特點。

　　計算機(jī)中的各種信息和軟件是存儲在磁介質(zhì)中，看不見摸不著，磁場、電場、濕潤、灰塵、計算機(jī)病毒等因素輕易造成計算機(jī)硬件設(shè)備和軟件的損害。而會計數(shù)據(jù)具有真實性、正確性、連續(xù)性、可造性和安全要求高，數(shù)據(jù)要有可驗證性，要有充分的安全可靠性保證等特征。

　�。ǘ�）會計工作流程和工作重點發(fā)生了變化

　　實行會計電算化后，會計職員不再需要手工記帳，算帳和編制報表，輸進(jìn)記帳憑證后，憑證通過計算機(jī)進(jìn)行傳遞并自動進(jìn)行核算和編制報表工作，憑證的輸進(jìn)和審核成為主要任務(wù)，操縱計算機(jī)成為會計工作的基本技能；存貸采用實際本錢計價、對大量的固定資產(chǎn)進(jìn)行個別計提折舊、進(jìn)行具體的部分核算等，在手工方式下工作量非常大，使用計算機(jī)便使之方便快捷；要求會計職員參與企業(yè)的經(jīng)營治理和決策。

　�。ㄈ�）會計職員的協(xié)作性要求更強(qiáng)了

　　會計軟件通常由多個功能模塊組成，每個功能模塊處理特定部分的會計信息，各功能模塊之間通過信息傳遞相互聯(lián)系，能夠完成日常的會計核算業(yè)務(wù)，包括帳務(wù)處理、工資核算、材料核算、固定資產(chǎn)核算、本錢核算、產(chǎn)成品銷售核算、應(yīng)收應(yīng)付款核算（往來核算）、存貨核算、會計報表天生與匯總等等；進(jìn)一步完成會計治理和控制工作，如資金籌集的治理、活動資金治理、本錢控制、銷售收進(jìn)和利潤治理等，幫助決策者制定的經(jīng)營決策和猜測。尤其是在網(wǎng)絡(luò)情況下，會計職員在不同的工作站共同使用同一個會計軟件，彼此的憑證傳遞、交接都是通過計算機(jī)進(jìn)行的，相互之間聯(lián)系非常緊密，一個人出現(xiàn)題目，會影響其他工作的順利進(jìn)行，因此要求各崗位的會計職員之間必須加強(qiáng)協(xié)作，才能順利進(jìn)行會計工作。

　�。ㄋ模﹥�(nèi)部控制的內(nèi)容各重點也有所變化

　　由于計算機(jī)自動進(jìn)行總帳和明細(xì)帳的核對工作，手工條件下的總帳明細(xì)帳的核對工作可以取消；記帳憑證的審核工作變得更加重要和關(guān)鍵；計算機(jī)軟開發(fā)職員對軟件結(jié)構(gòu)和設(shè)計的熟悉程度，使得他們有能力進(jìn)行非正常的數(shù)據(jù)修改，因此還必須限制計算機(jī)軟件開發(fā)職員操縱會計軟件進(jìn)行會計記帳工作，尤其是不能兼任出納工作。

　�。ㄎ澹�會計職員分工和職責(zé)發(fā)生了變化

　　實現(xiàn)會計電算化后，會計職員必須人人操縱會計軟件才能夠進(jìn)行會計核算工作，會計職員必須改變原來的自己的工作習(xí)慣，以適應(yīng)會計電算化工作的要求；必須增設(shè)一些新的工作崗位，同時需要減掉一些不適應(yīng)電算化工作臺的崗位。會計職員的分工、工作職責(zé)都發(fā)生了很大的變化。

　�。�六）對會計職員素質(zhì)的要求進(jìn)步了

　　一是由于會計軟件的很多種自定義功能，要求會計職員定義各種轉(zhuǎn)帳公式、數(shù)據(jù)來源公式、用度分配公式等；二是由于解脫了會計職員繁雜的計算和抄寫工作后，要求會計職員參與企業(yè)的經(jīng)營治理和決策，對會計信息進(jìn)行綜合和利用。

　　（七）會計檔案的形式和內(nèi)容發(fā)生了變化

　　會計電算化的會計檔案包括打印輸出的各種帳簿、報表、憑證和存貯在計算機(jī)軟硬盤及其他存貯介質(zhì)中的會計數(shù)據(jù)、程序，以及軟件開發(fā)進(jìn)行中編制的各種文檔以及其他會計資料。很多會計檔案都成磁性的了，看不見摸不著，正在運(yùn)行的計算機(jī)中的會計數(shù)據(jù)也成為比較完整的會計資料，因此包括用于會計電算化工作的計算機(jī)也必須嚴(yán)格治理。

　　二、會計電算化內(nèi)部治理制度的基本內(nèi)容

　　實現(xiàn)會計電算化后，不僅使核算手段發(fā)生了重大變化，而且還改變了很多手工治理的習(xí)慣和方法，對單位會計工作治理的方法、程序、核算體系產(chǎn)生了巨大的影響。針對會計電算化工作的特點，內(nèi)部會計治理制度的內(nèi)容也必須進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整，才能適應(yīng)實行會計電算化后的新情況。會計電算化內(nèi)部治理是指對已建立的會計電算化系統(tǒng)進(jìn)行全面治理，保證安全，正常運(yùn)行，是保證單位會計工作和會計電算化工作有序進(jìn)行的重要措施。計算機(jī)替換手工記帳后的治理主要包括，建立崗位責(zé)任制、日常操縱治理、計算機(jī)軟硬件系統(tǒng)維護(hù)治理和會計檔案治理等內(nèi)容。

　�。ㄒ唬┙�立會計電算化崗位責(zé)任制

　　計算機(jī)替換手工記帳后應(yīng)該加強(qiáng)對會計電算化系統(tǒng)維護(hù)、使用職員的治理，建立崗位責(zé)任制是會計電算化工作的順利實施的保證。對會計職員的治理要體現(xiàn)“責(zé)、權(quán)、利相結(jié)合”的原則，明確系統(tǒng)內(nèi)各類職員的的職責(zé)、權(quán)限并與利益掛鉤，切實做到事事有人管，人人有專責(zé)，辦事有要求，工作有檢查。建立、健全崗位責(zé)任制，一方面是為了加強(qiáng)內(nèi)部牽制，保護(hù)資金財產(chǎn)的安全；另一方面能夠進(jìn)步工作效率，充分發(fā)揮系統(tǒng)的運(yùn)行效益。此外，還要加強(qiáng)會計售貨員的培訓(xùn)，逐步進(jìn)步會計職員的業(yè)務(wù)水平。

　　（二）日常操縱治理

　　日常操縱治理指是通過對系統(tǒng)日常運(yùn)行的治理，保證系統(tǒng)正常運(yùn)行，完成核算工作，保證會計信息的安全與完整。假如操縱治理制度不健全或?qū)嵤┎坏昧�，都會給各種非法舞弊行為以可乘之機(jī)；假如操縱不正確會造成系統(tǒng)內(nèi)會計數(shù)據(jù)的破壞或丟失，造成會計數(shù)據(jù)的錯誤，系統(tǒng)的正常運(yùn)行，直至輸出不正確的會計報表；假如各種數(shù)據(jù)不及時備份，則有可能在系統(tǒng)發(fā)生故障時不能恢復(fù)會計資料；假如各種差錯不能及時記錄下來，則有可能使系統(tǒng)錯誤運(yùn)行，輸出不正確，不真實的會計信息。日常操縱治理主要包括機(jī)系統(tǒng)使用治理和上機(jī)操縱治理。

　　1.計算機(jī)使用系統(tǒng)治理。計算機(jī)系統(tǒng)是會計軟件運(yùn)行的物質(zhì)基礎(chǔ)。對計算機(jī)系統(tǒng)的治理旨在為電算化系統(tǒng)的硬件設(shè)備創(chuàng)造一個良好的運(yùn)行環(huán)境，保護(hù)計算機(jī)設(shè)備，防止各種非指定職員進(jìn)進(jìn)機(jī)房和操縱計算機(jī)，保證機(jī)內(nèi)的程序與會計數(shù)據(jù)的安全。在計算機(jī)替換手工記帳后，應(yīng)制定與貫徹各種嚴(yán)格的計算機(jī)硬件治理制度，為會計電算化系統(tǒng)的正常運(yùn)行提供一個良好的物質(zhì)條件。

　　2.上機(jī)操縱治理。上機(jī)操縱的治理是通過建立與實施各項操縱治理制度，要求會計職員按規(guī)定錄進(jìn)原始數(shù)據(jù)、記帳憑證、執(zhí)行各功能模塊、輸出種類信息、作好系統(tǒng)內(nèi)有關(guān)數(shù)據(jù)的備份，嚴(yán)格禁止越權(quán)操縱、非法操縱會計軟件，確保會計電算化系統(tǒng)安全、有效、正常地操縱運(yùn)行。操縱治理制度主要包括上機(jī)操縱的規(guī)定，操縱職員的職責(zé)、權(quán)限與操縱程序等方面的規(guī)定。

　　3.會計業(yè)務(wù)處理程序的治理，要按照《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》的要求處理會計業(yè)務(wù)，保證輸進(jìn)計算機(jī)的會計數(shù)據(jù)正確正當(dāng)，會計軟件處理正確，當(dāng)天會計業(yè)務(wù)當(dāng)天記帳，期末要及時結(jié)帳和打印輸出會計報表，靈活運(yùn)用計算機(jī)對數(shù)據(jù)進(jìn)行綜合。

　�。ㄈ�）計算機(jī)軟件和硬件系統(tǒng)維護(hù)治理

　　軟件維護(hù)是指當(dāng)單位的會計工作發(fā)生變化而進(jìn)行的軟件修改和軟件操縱出現(xiàn)故障進(jìn)行的排除修復(fù)工作。硬件維護(hù)是指在系統(tǒng)運(yùn)行過程中，出現(xiàn)硬件故障時的檢查修復(fù)，以及在設(shè)備更新、擴(kuò)充、修復(fù)后的調(diào)試等工作。

　　系統(tǒng)維護(hù)職員負(fù)責(zé)系統(tǒng)的硬件設(shè)備和軟件的維護(hù)工作，及時排除故障，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。系統(tǒng)維護(hù)一般由系統(tǒng)維護(hù)員或指定的專人負(fù)責(zé)，系統(tǒng)維護(hù)員可進(jìn)行維護(hù)工作但不得操縱會計軟件進(jìn)行會計核算工作。

　　（四）會計檔案治理

　　實現(xiàn)會計電算化后，會計檔案的磁性化和不可見性，要求對電算化會計檔案治理要做好防磁、防火、防潮和防塵工作，重要會計檔案應(yīng)預(yù)備雙份。良好的會計檔案治理是在實現(xiàn)會計電算化后會計工作連續(xù)進(jìn)行、保證系統(tǒng)內(nèi)會計數(shù)據(jù)安全完整的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，也是會計信息得以充分利用，更好地為治理服務(wù)的保證。

　　三、怎樣建立會計電算化內(nèi)部治理制度

　　為了建立完善的會計電算化內(nèi)部治理制度，應(yīng)該留意以下方面的：

　　1.單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)重視建立健全會計電算化內(nèi)部治理制度。實行會計電算化后，單位內(nèi)部職能各部分，會計工作各崗位等方面都必須進(jìn)行必要的調(diào)整，包括會計電算化機(jī)構(gòu)的設(shè)置和會計電算化隊伍的組織。因此，單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)協(xié)調(diào)單位內(nèi)各部分共同搞好會計電算化內(nèi)部治理制度的建設(shè)和落實工作。

　　2.財務(wù)會計部分應(yīng)當(dāng)負(fù)責(zé)建立健全單位會計電算化內(nèi)部治理制度的具體工作。財務(wù)會計部分是會計電算化內(nèi)部治理制度的具體執(zhí)行和落實部分，因此在各部分的配合下、財務(wù)會計部分應(yīng)當(dāng)負(fù)責(zé)和承擔(dān)崗位的分工、會計電算化內(nèi)部治理制度的制定、有關(guān)會計職員的調(diào)整等工作。

　　3.建立會計電算化內(nèi)部治理制度、要遵守國家的有關(guān)規(guī)章和制度，如《會計法》、“兩則”、分行業(yè)會計制度、分行業(yè)財務(wù)制度、《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》、《會計電算化工作規(guī)范》、《會計檔案治理辦法》等。

　　4.開展會計電算化工作的單位，應(yīng)該根據(jù)本單位治理工作需要、會計核算的特點和手工治理的經(jīng)驗，改善其中不公道部分，制定適合本單位會計工作治理要求的會計電算化內(nèi)部治理制度；應(yīng)該滿足單位當(dāng)前的實際需要，并考慮到今后工作的要求；還應(yīng)該根據(jù)執(zhí)行中的題目，逐步完善和進(jìn)步。

　　5.建立會計電算化內(nèi)部治理制度時，要留意制度條款的公道、全面、條款清楚、具體、通俗易懂、簡便易行、可操縱性強(qiáng)，以便會計職員把握和執(zhí)行，并能夠據(jù)以考核會計電算化職員的工作情況。

　　6.在建立會計電算化內(nèi)部治理制度時，應(yīng)該會計電算化工作開展成功的單位的經(jīng)驗和有關(guān)條款，這樣可以迅速建立有關(guān)制度，少走彎路。

　　7.在建立會計電算化內(nèi)部治理制度時，應(yīng)該留意滿足審計要求，計算機(jī)在會計工作中的對審計工作也產(chǎn)生很大的影響，包括改變了審計線索、內(nèi)部控制和審計的等。

　　8.要根據(jù)電算化的特點，加強(qiáng)內(nèi)部控制的有關(guān)內(nèi)容，及時調(diào)整會計核算、工作流程和會計工作重點。

　　9.要夸大會計職員之間的協(xié)作性。所有操縱軟件的會計職員都應(yīng)該有整體配合的精神，緊密合作、加強(qiáng)協(xié)作。尤其是建立了以會計電算化為核心的單位計算機(jī)治理信息系統(tǒng)之后，更應(yīng)該使會計職員熟悉到在信息資源共享的情況下，不符合操縱規(guī)程的操縱會導(dǎo)致系統(tǒng)發(fā)生錯誤。

　　10.要組織本單位會計職員對會計電算化內(nèi)部治理制度進(jìn)行培訓(xùn)和，使會計職員都熟悉到會計電算化內(nèi)部治理制度的重要性，理解制度具體條款的內(nèi)容，自覺落實。

　　11.建立會計電算化內(nèi)部治理制度后，要達(dá)到預(yù)期的目的關(guān)鍵是落實，要有制度、有措施、有責(zé)任、有權(quán)、有利，定期檢查執(zhí)行情況，嚴(yán)格考核。對于會計電算化內(nèi)部治理制度執(zhí)行好的個人和單位，應(yīng)該給予物質(zhì)和精神獎勵；對不按照制度條款招待的個人和單位，要進(jìn)行批評；對造成嚴(yán)重?fù)p失的應(yīng)該追究責(zé)任。

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