小企業(yè)會計電算化系統(tǒng)實施探討

[摘　要]在我國當前市場經(jīng)濟環(huán)境下，領導重視是小企業(yè)實施會計電算化系統(tǒng)的關鍵。小企業(yè)實施會計電算化有3種模式可以選擇，分別是構建會計電算化模式、在線租用模式、代理記賬模式，小企業(yè)要選擇與自身條件相適應的會計電算化模式。配備較高素質的會計電算化人才能最大限度地保證會計電算化系統(tǒng)實施成功，選擇公道的軟硬件系統(tǒng)能最大程度地發(fā)揮會計電算化的作用。 　　[關鍵詞]小企業(yè)；會計電算化；會計電算化模式　　本文所指小企業(yè)，是指按照國家經(jīng)濟貿易委員會、原國家發(fā)展計劃委員會、財政部、國家統(tǒng)計局2003年制定的《中小企業(yè)標準暫行規(guī)定》（國經(jīng)貿中小企[2003]143號）中界定的小企業(yè)為標準，此處不再贅述。　　小企業(yè)是我國經(jīng)濟建設的一支重要氣力，在促進國民經(jīng)濟健康快速發(fā)展、保持社會安定團結、豐富人民群眾　　一、領導重視　　領導重視與否是小企業(yè)能否實施會計電算化的關鍵。在我國社會主義市場經(jīng)濟體制下，國家宏觀調控與治理的重點是大中型企業(yè)，小企業(yè)處于從屬地位，其生產經(jīng)營活動基本上是由市場調節(jié)，領導具有很大的經(jīng)營自主權；大量的小企業(yè)屬于私營企業(yè)，在企業(yè)生產經(jīng)營活動的方方面面，基本上是領導一言堂，領導具有說一不二的權力；小企業(yè)的經(jīng)營資金一般都比較緊張；小企業(yè)經(jīng)濟業(yè)務較少，手工會計環(huán)境沒有對企業(yè)經(jīng)營治理產生太大沖擊。在這種情況下，領導對會計電算化工作的認可與否，直接影響企業(yè)能否實施會計電算化。筆者以為，要促進小企業(yè)實施會計電算化，首先要讓領導從思想上重視起來，熟悉到實施會計電算化給企業(yè)帶來的方方面面的好處，徹底轉變其思想，使其成為實施會計電算化系統(tǒng)的動力而非阻力。進步領導重視程度可以采取組織講習班的形式實現(xiàn)。企業(yè)主管部分可以會同財政部分、軟件公司組織面向企業(yè)治理層的講習班，先容實施會計電算化對企業(yè)的重要影響，結合成功企業(yè)的案例分析，使企業(yè)領導明白會計電算化并不僅僅是會計工作的現(xiàn)代化，更是企業(yè)生產、經(jīng)營、治理工作的現(xiàn)代化，是信息手段的現(xiàn)代化，通過會計電算化，能夠實現(xiàn)財務業(yè)務一體化治理，最大限度提升企業(yè)的治理水平和市場競爭力。在全球經(jīng)濟一體化、市場競爭非常激烈的今天，落后和封閉就意味著惡性循環(huán)，意味著被淘汰�！　�二、選擇合適的會計電算化模式　　小企業(yè)規(guī)�？缍却螅�生產經(jīng)營特點千差萬別，經(jīng)濟實力大相徑庭。小企業(yè)在實施電算化的時候，要根據(jù)本企業(yè)自身的實際情況，選擇合適的電算化模式。目前有3種模式可供小企業(yè)選擇：一是企業(yè)自己構建會計電算化系統(tǒng)模式，二是在線租用財務軟件模式，三是代理記賬模式�！　。ㄒ唬�構建會計電算化系統(tǒng)模式　　構建會計電算化系統(tǒng)，是指企業(yè)購買實施會計電算化所需的各種軟、硬件系統(tǒng)，建立健全會計電算化各項治理制度，組織實施職員培訓，自己負責會計電算化系統(tǒng)日常運行、系統(tǒng)維護等工作。該種模式要求企業(yè)有較充足的資金，對實施會計電算化有正確熟悉，能夠正確構建計算機軟硬件系統(tǒng)，有健全的會計電算化內部治理制度，更重要的是要求企業(yè)具備較高水平的會計電算化治理人才，能夠解決會計電算化系統(tǒng)日常運行中出現(xiàn)的各種題目，能夠進行電算化系統(tǒng)分析，充分利用會計電算化系統(tǒng)幫助企業(yè)猜測、決策。這種模式的優(yōu)點是能夠充分滿足企業(yè)需要、數(shù)據(jù)安全可靠。缺點是資金投進較高，要求具有較高水平的財會職員以及健全的企業(yè)治理制度。構建會計電算化系統(tǒng)模式對小企業(yè)的綜合要求是比較高的，因此該模式一般適用于規(guī)模較大、業(yè)務類型比較復雜、治理制度健全，會計電算化知識儲備較多的小企業(yè)，而對于規(guī)模較小、業(yè)務種類較少，財會職員電算化知識較匱乏的小企業(yè)，則不適用于該種模式�！　。ǘ�）在線租用財務軟件模式　　在線租用財務軟件模式，是指用戶通過網(wǎng)絡租用財務軟件，直接在網(wǎng)絡上運行軟件來完成會計核算以及其他財務治理工作，這種應用軟件服務模式被稱為在線租用財務軟件方式，也叫ASP（Application Service Provider，應用服務供給商）模式。在這種模式下用戶不購買安裝復雜的計算機軟、硬件系統(tǒng)，只需一臺能夠上網(wǎng)的計算機，調用租用的該站點上的財務軟件，就能進行填制憑證、記賬等各項財務工作。我國ASP模式開展較晚，據(jù)2000年12月19日《上海證券報》的不完全統(tǒng)計，采用在線租用財務軟件模式注冊的中小企業(yè)有3000多家，處于剛剛起步階段。2005年初，深圳電信推出基于ASP模式的“藍色魅力”商務平臺，在深圳企業(yè)界掀起了一股信息化***。短短3個多月時間便有l(wèi)萬多家企業(yè)申請使用，各類業(yè)務達3萬多個。估計2005年內可能覆蓋4萬家企業(yè)，2006使用該平臺的企業(yè)將達12萬家�！　≡诰�租用財務軟件模式的優(yōu)點：一是節(jié)約資金投進。如租用財務治理模塊，月租金一般在100元左右，進銷存模塊的租金一般在每月300元左右。二是降低了企業(yè)治理標準。在ASP模式下，軟、硬件系統(tǒng)的日常運行和維護升級等工作都由ASP服務商負責，這樣用戶就避免了大量的會計電算化系統(tǒng)的治理工作。三是通過網(wǎng)絡接進服務，突破地域限制，真正實現(xiàn)客戶的移動辦公夢想。　　該模式的缺點：一是財務信息的安全性可能較差。企業(yè)財務信息是以電子數(shù)據(jù)的形式保存在ASP服務平臺上，由ASP服務商同一負責安全保管，可能會產生信息泄密的情況。二是網(wǎng)絡響應速度可能較慢。在ASP模式下，很多用戶通過撥號方式訪問ASP服務平臺，過多的用戶同時登錄系統(tǒng)可能會使服務器響應速度較慢而造成網(wǎng)絡阻塞，導致信息處理速度較慢，影響企業(yè)的業(yè)務處理進度。不過隨著網(wǎng)絡的發(fā)展和寬帶接進本錢的降低，這個缺點可能會很快克服。從適用范圍來講，任何類型、規(guī)模的企業(yè)都可以采用ASP模式，但通過幾種模式的比較，筆者更傾向于規(guī)模較小，資金實力較差，業(yè)務類型比較單一，會計電算化知識儲備較少的小企業(yè)采用�！　。ㄈ�）代理記賬模式　　代理記賬模式，是指小企業(yè)自己不進行會計電算化業(yè)務處理，而將相關工作交給有代理記賬權限的代理機構完成，小企業(yè)定期支付代理用度。經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生后，企業(yè)將原始憑證交給代理機構，由代理機構在會計電算化系統(tǒng)上進行業(yè)務處理，產生電子數(shù)據(jù)。代理機構負責系統(tǒng)的安全運行和維護升級等工作，由代理機構負責財務信息的備份、檔案治理等工作。小企業(yè)可以根據(jù)自己的需要在代理機構的系統(tǒng)上查詢財務信息，甚至由代理機構負責進行財務分析等。 　　該模式優(yōu)點：一是節(jié)約資金投進。在代理記賬模式下，小企業(yè)和代理機構簽訂代理合同，小企業(yè)只需根據(jù)合同規(guī)定支付代理用度，一般一個月300～1000元。二是降低企業(yè)治理標準。在代理記賬模式下，會計電算化系統(tǒng)的運行、維護等工作由代理商負責，企業(yè)在此方面不需制定任何治理制度。企業(yè)的納稅申報等工作均由代理機構負責，如發(fā)生延遲納稅而罰款等事項，可由代理機構承擔，小企業(yè)可以將精力完全放在業(yè)務經(jīng)營治理上。三是業(yè)務處理規(guī)范。代理機構經(jīng)過財政部分審批，業(yè)務處理能夠按照會計制度規(guī)定規(guī)范進行，能夠最大限度地避免小企業(yè)由于財會職員素質較低而產生的會計信息失真現(xiàn)象，有利于企業(yè)利用財務信息加強企業(yè)治理，進行猜測決策�！　≡撃Ｊ降娜秉c：一是財務信息的安全性可能較差。和采用ASP模式相似，企業(yè)的財務信息存放在代理機構的會計電算化系統(tǒng)上，信息的安全性可能較差。另外，小企業(yè)對電算化業(yè)務的處理知識知之甚少，也不便于監(jiān)視代理機構的業(yè)務處理。二是信息使用不太靈活。小企業(yè)的會計業(yè)務處理交由代理機構完成，代理機構在規(guī)定的時間內完成記賬工作，相對于企業(yè)自己記賬而言，記賬周期是比較長的；另外代理機構有規(guī)定的工作時間，工作時間之內查詢業(yè)務比較方便，但工作時間之外則有些不太方便。代理記賬模式適用于規(guī)模很小的貿易、服務業(yè)企業(yè)，抑或規(guī)模較小的各種類型初創(chuàng)公司，這類企業(yè)業(yè)務比較簡單，經(jīng)濟技術實力較弱，職員素質不能滿足會計電算化需要，短時間內不能改變會計電算化工作現(xiàn)狀�！�　三、配備合適的電算化人才　　假如說企業(yè)領導是決定企業(yè)能否實施會計電算化系統(tǒng)的決定要素的話，那么配備的會計電算化人才素質高低則是決定會計電算化系統(tǒng)實施成敗的關鍵。在構建會計電算化系統(tǒng)模式下，會計電算化職員負責會計業(yè)務的日常處理，如憑證錄進、審核、記賬結賬、報表編制，以及財務分析等工作，工作強度雖較手工方式有了降低，但工作內容卻有了很大擴展，除了傳統(tǒng)的核算工作外，大量的治理工作也納進到丁會計工作范疇，這對財會職員來講是一個很大的挑戰(zhàn)。筆者以為，要做到配備合適的電算化人才，可以有兩條途徑來解決：一是引進高素質電算化人才。目前我國高等教育正向大眾化教育過渡，每年有大量的高校畢業(yè)生走向人才市場，人才供給較前幾年有了很大改善，企業(yè)完全可以從市場招聘大學畢業(yè)生從事會計電算化工作；二是做好老會計的電算化培訓。受多種因素的影響，小企業(yè)會計職員業(yè)務素質一般偏低。要使其勝任會計電算化工作，一定要做好充分的培訓工作。目前我國固然正實施財會職員的電算化培訓，做到持證上崗，但實際培訓效果不理想，存在培訓內容單一和培訓時間較短的現(xiàn)象。對小企業(yè)會計的培訓，財政部分應和企業(yè)做好溝通，單獨制訂培訓內容和培訓時間。培訓內容應滿足開展會計電算化工作的需要，既要進行基本的賬務、報表操縱的培訓，又應適當擴大培訓范圍，涉及工資、固定資產、采購、銷售、本錢等系統(tǒng)，同時還應涉及相關崗位設置、職員安排等內容。從培訓時間來講，因小企業(yè)會計職員的基本素質較差，因此培訓時應單獨組織，培訓時間應盡量較長，給會計職員一個接受知識、消化知識、鞏固知識的時間，切忌“速成型”。培訓可采用半脫產形式，半天在崗工作，半天離崗培訓學習，在一個較長的時間內（例如2～3個月的時間）培訓會計職員把握電算化知識。　　四、正確配置軟硬件系統(tǒng)　　在構建會計電算化系統(tǒng)模式下，正確配置計算機軟硬件系統(tǒng)，是保證電算化系統(tǒng)發(fā)揮最大效用的關鍵環(huán)節(jié)。假如配備方案不公道，則極易導致電算化系統(tǒng)進進所謂“信息孤島”，不但發(fā)揮不了電算化系統(tǒng)應有的功能，還會給企業(yè)的相關工作帶來極***煩。　�。ㄒ唬┡鋫溆嬎銠C硬件　　計算機硬件配備有多種方式，如單機結構、對等網(wǎng)網(wǎng)絡結構、國際互聯(lián)網(wǎng)結構等多種方案。單機結構由單唯一臺計算機和相應的外部設備組成，具有實施方案簡單，投資少，操縱簡便的優(yōu)點，但公司內部數(shù)據(jù)共享與數(shù)據(jù)自動傳遞是其最大弱點。對等網(wǎng)網(wǎng)絡是一種簡單的網(wǎng)絡結構，是通過網(wǎng)線將不同的計算機簡單地聯(lián)結在一起，公司內部之間能夠實現(xiàn)數(shù)據(jù)的自動傳遞；國際互聯(lián)網(wǎng)結構能夠借助于網(wǎng)絡技術將本地計算機和異地計算機連接起來，能夠實現(xiàn)異地數(shù)據(jù)共享與交換，能夠在全球范圍內實現(xiàn)數(shù)據(jù)傳遞。可以說不同方案各有優(yōu)缺點，小企業(yè)在選擇硬件方案的時候，一定要慎重。就筆者觀點而言，更傾向于選擇國際互聯(lián)網(wǎng)結構，由于這種方案相對于前兩種方案而言，投資幾乎沒有差別，但信息傳遞范圍更廣泛，輕易實現(xiàn)數(shù)據(jù)的外聯(lián)，這對于企業(yè)宣傳先容、產品銷售以及未來發(fā)展而言都是非常重要的�！　。ǘ�）配備計算機軟件　　軟件系統(tǒng)包括系統(tǒng)軟件和應用軟件。系統(tǒng)軟件建議配備Windows系統(tǒng)，理由是操縱簡便，和大家日常工作使用貼近，便于小企業(yè)會計職員把握；這里應用軟件主要指財務軟件，目前市場上財務軟件的品牌比較多，國內外品牌都有。筆者建議購買國內品牌，理由是價格低，維護升級方便。選擇國內品牌要留意選擇有一定實力的公司，這樣售后服務有保證，而且能在最大程度上保證產品的升級換代。值得留意的是配備的軟件一定要和硬件結構相適合，例如配置國際互聯(lián)網(wǎng)硬件結構，一定要選擇網(wǎng)絡版財務軟件，這樣才能最大限度發(fā)揮會計電算化的作用。至于軟硬件的技術環(huán)節(jié)設置，筆者在這里不再贅述�！　�實施會計電算化除了要留意上述幾點外，還有崗位設置、建立健全規(guī)章制度、病毒防護等內容，這些內容在相關著作及文獻中先容較多，這里不再多說。相對于大中型企業(yè)而言，小企業(yè)實施會計電算化碰到的困難更多。筆者相信，隨著業(yè)內外人士的共同努力，我國小企業(yè)的會計電算化工作肯定會取得成功。

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