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會(huì)計(jì)電算化使用方法及技巧
會(huì)計(jì)電算化也叫計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)，是指以電子計(jì)算機(jī)為主體的信息技術(shù)在會(huì)計(jì)工作的應(yīng)用，具體而言，就是利用會(huì)計(jì)軟件，指揮在各種計(jì)算機(jī)設(shè)備替代手工完成或在手工下很難完成的會(huì)計(jì)工作過程，會(huì)計(jì)電算化是以電子計(jì)算機(jī)為主的當(dāng)代電子技術(shù)和信息技術(shù)應(yīng)用到會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)中的簡(jiǎn)稱，是一個(gè)應(yīng)用電子計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)。以下是小編為大家收集的會(huì)計(jì)電算化使用方法及技巧，歡迎大家借鑒與參考，希望對(duì)大家有所幫助。
一、帳務(wù)處理
�。ㄒ唬�(quán)限控制
財(cái)務(wù)主管應(yīng)對(duì)每個(gè)會(huì)計(jì)員的操縱進(jìn)行控制。進(jìn)進(jìn)系統(tǒng)治理中的權(quán)限治理，根據(jù)工作的需要對(duì)每位操縱員進(jìn)行權(quán)限控制。對(duì)于制單職員，給予查詢權(quán)、錄進(jìn)修改權(quán)、打印權(quán)，對(duì)出納員應(yīng)給予帳務(wù)查詢權(quán)、銀行及對(duì)帳權(quán)和出納權(quán)（審核權(quán)），以便出納模塊和日常帳務(wù)模塊相互核對(duì)和日常收付憑證進(jìn)行出納，假如需要對(duì)某人進(jìn)行部分科目權(quán)限控制，首先在權(quán)限設(shè)置對(duì)話框中選擇“科目權(quán)限”，選擇部分科目，然后在權(quán)限治理對(duì)話框中選擇“科目權(quán)限表”，設(shè)置該人所對(duì)應(yīng)的科目代碼和名稱。為了使科目設(shè)置更具有性，應(yīng)將科目設(shè)置權(quán)給予主管職員，以防其他職員增減科目名稱；為了保證數(shù)據(jù)安全可靠，不被外人盜竊，應(yīng)將數(shù)據(jù)備份權(quán)和恢復(fù)權(quán)賦予特定職員。對(duì)于審核員，應(yīng)給予審核權(quán)，若要對(duì)某人某些科目金額上限審核權(quán)控制，首先給予其審核權(quán)，然后進(jìn)進(jìn)“權(quán)限治理一審核授權(quán)控制”，錄進(jìn)相應(yīng)條件，比如金額在5000元以下的付款，該審核員具有審核權(quán)，超過5000元，該審核員無此審核權(quán)。若要查詢某人的工作情況，可以從操縱日志中查詢。
�。ǘ┏跏荚O(shè)置
憑證類型采用分三類（收、付、轉(zhuǎn)），有利于憑證分類、查詢，也有利于現(xiàn)金流量表的編制。若要對(duì)各部分收進(jìn)、本錢用度考核，部分核算方式應(yīng)選“核算到部分”；在科目設(shè)置中，為了使科目設(shè)置更加簡(jiǎn)練，便于記憶，比如全球通月租費(fèi)，將科目代碼51010101設(shè)為部分核算，就可以知道各部分全球通月租費(fèi)收進(jìn)，不需要將各部分月租費(fèi)收進(jìn)再往下設(shè)明細(xì)科目（如：通訊業(yè)務(wù)收進(jìn)一全球通收進(jìn)一月租費(fèi)一XX部分）。部分設(shè)置采用代碼分級(jí)制，比如采用三位制，第一位表示部分性質(zhì)，后兩位表示各部分，若第一位上的“1”表示治理部分，后兩位“01，，表示綜合部，“02”表示財(cái)務(wù)部，則綜合部的代碼為“101，”財(cái)務(wù)部的代碼為“102”，若第一位上的“2”表示生產(chǎn)部分，后兩位數(shù)“01”表示交換中心，“02”表示基站維護(hù)中心，則交換中心的代碼為“201，”基站維護(hù)中心的代碼為“202”。這樣分類便于記憶各部分代碼。
�。ㄈ┗A(chǔ)設(shè)置
在日常帳務(wù)處理中首先要對(duì)憑證處理進(jìn)行基礎(chǔ)設(shè)置，憑證錄進(jìn)方式選項(xiàng)的默認(rèn)日期為“當(dāng)天”，這樣保證制單日期與業(yè)務(wù)實(shí)際發(fā)生日期相符：選擇“金額借貸自動(dòng)平衡”，有了借方數(shù)，不需要再貸方數(shù)，簡(jiǎn)化計(jì)算；憑證存進(jìn)提示，應(yīng)將“附件未錄進(jìn)提示”選上，有利于提醒未錄進(jìn)的附件，與會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作相符。憑證處理方式選項(xiàng)中，應(yīng)選上“只能由制單人本人修改”有利于加強(qiáng)制單人的責(zé)任制；選擇“能刪除中間憑證”方便憑證處理；選擇“在憑證存進(jìn)前檢查憑證的正當(dāng)性”，有利于降低憑證錄進(jìn)錯(cuò)誤率。
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往來個(gè)人代碼設(shè)置采用5位制，前3位表示部分，后2位表示人名，比如：綜合部***，其代碼為“10101”，前3位“101”表示綜合部，與部分設(shè)置相符，后2位“01”表示“***”。這樣設(shè)置便于記憶，在日常往來帳錄進(jìn)中，直接錄進(jìn)其代碼即可。
不常用的科目和多級(jí)科目助記化，對(duì)于那些不常用的科目，比如“壞帳預(yù)備”，在設(shè)置科目或修改科目時(shí)，在助記碼中填寫“wzjb”，又如“長(zhǎng)期借款一應(yīng)付利息”，在助記碼中填進(jìn)“cqjk－lx”。對(duì)于多級(jí)科目，比如“通訊業(yè)務(wù)收進(jìn)一全球通一數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)收進(jìn)一手機(jī)上網(wǎng)”，在助記碼中填進(jìn)“5－wap”，“5”表示“收進(jìn)類”，“wap”表示“手機(jī)上網(wǎng)”。對(duì)于一些常用摘要，可以采用助記碼，比如“差旅費(fèi)”設(shè)為“clf”。摘要助記碼程序設(shè)計(jì)需要進(jìn)一步放進(jìn)，比如“付***差旅費(fèi)”，在憑證錄進(jìn)的摘要欄中，只要錄進(jìn)含有“clf”字段，就能顯示出“差旅費(fèi)”字：段，即錄進(jìn)“付***clf”。
對(duì)每月按一定比例或一個(gè)數(shù)值結(jié)轉(zhuǎn)的憑證可設(shè)置自動(dòng)轉(zhuǎn)帳憑證，比如每月結(jié)轉(zhuǎn)營(yíng)業(yè)稅金，在“日常帳務(wù)一憑證設(shè)置一設(shè)置自動(dòng)轉(zhuǎn)帳憑證”中選擇“定義結(jié)轉(zhuǎn)公式”，在對(duì)話框中，錄進(jìn)分錄號(hào)、憑證類型、分錄名稱，金額來源公式中不需要錄進(jìn)“＝”，可以錄進(jìn)運(yùn)算符號(hào)，為了使借貸必相等，在其中一行錄進(jìn)“phs ()”函數(shù)。
借：主營(yíng)業(yè)務(wù)稅金及附加（公式：die（5101）*0.03）
貸：應(yīng)交稅金—應(yīng)交營(yíng)業(yè)稅（公式：Phs ()）
設(shè)置完畢，可以在“憑證處理—天生自轉(zhuǎn)帳憑證”運(yùn)行。
年終科目結(jié)轉(zhuǎn)，一：以財(cái)務(wù)主管身份進(jìn)行帳務(wù)處理系統(tǒng)，然后進(jìn)進(jìn)“系統(tǒng)治理—其他控制—年結(jié)科目清零設(shè)置”。將損益類科目結(jié)轉(zhuǎn)到本年利潤(rùn)。方法二：在“日常帳務(wù)—憑證設(shè)置—設(shè)置自動(dòng)轉(zhuǎn)帳憑證”中選擇“直接選擇結(jié)轉(zhuǎn)科目”，錄進(jìn)分錄號(hào)、分錄名稱、憑證類型、憑證摘要等，“憑證借方”需要根據(jù)結(jié)轉(zhuǎn)性質(zhì)，比如將通訊業(yè)務(wù)收進(jìn)轉(zhuǎn)進(jìn)本年利潤(rùn)，“憑證借方”選“轉(zhuǎn)出方”，“結(jié)轉(zhuǎn)”選“貸方期末余額”，若將本錢用度轉(zhuǎn)進(jìn)本年利潤(rùn)，“憑證借方”選“轉(zhuǎn)進(jìn)方”，“結(jié)轉(zhuǎn)內(nèi)容”選“借方期末余額”，最后存進(jìn)。
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1、憑證打�。ù蛴C(jī)以 HP5000為例）。首先選擇HP5000打印機(jī)，查看打印機(jī)屬性選擇“紙張—自定義”，寬度設(shè)為260毫米，高度設(shè)為180毫米，再選擇“基本—橫向”。再進(jìn)進(jìn)“帳務(wù)處理系統(tǒng)—日常帳務(wù)—基礎(chǔ)設(shè)置—憑證打印設(shè)置”，根據(jù)區(qū)公司要求采用自定義格式�，F(xiàn)以包頭分公司為例，收款憑證選擇“自定義格式5”，付款憑證選擇“自定義格式8”，轉(zhuǎn)帳憑證選擇“自定義格式7”，然后在該臺(tái)終端機(jī)上將三種憑證打印格式設(shè)好，然后將本終真?zhèn)�c： gzwprtfmf5、prtfmf7和prtfmf8，拷貝其他終端相應(yīng)目錄下，然后將打印機(jī)的屬性按照以上所述要求配置，即可完成各終端憑證打印格式設(shè)置。
2、帳簿打印。若打印明細(xì)帳，首先進(jìn)進(jìn)打印機(jī)屬性對(duì)話框，將紙張?jiān)O(shè)為B4，基本設(shè)為橫向，然后進(jìn)進(jìn)日常帳務(wù)—帳簿查詢打印—明細(xì)帳—多欄明細(xì)帳，選擇科目代碼、確定，選擇子科目，子科目一般最多選5個(gè)，選擇格式4，然后確定，再輸進(jìn)日期范圍即可。
3、報(bào)表打印。首先進(jìn)進(jìn)報(bào)表處理系統(tǒng)，點(diǎn)擊打印，選擇HP laserjet 5000pcl打印機(jī)屬性，然后在屬性對(duì)話框中將紙張?jiān)O(shè)為B4，基本設(shè)為橫向即可。
二、報(bào)表系統(tǒng)
（一）函數(shù)使用
參數(shù)按省后不省前的原則填寫參數(shù)，如借方發(fā)生額函數(shù)JFE（科目，月份，部分代碼，年度，帳套號(hào)），若表示本帳套當(dāng)月借方發(fā)生額，則參數(shù)填寫為JFE（科目），若表示本帳套1月份借方發(fā)生額，則參數(shù)填寫為JFE（科目，1），若表示本帳套上月借方發(fā)生額，則參數(shù)填寫為JFE（科目，month () -1），若不為本帳套的數(shù)，則其中月份、部分代碼、年度參數(shù)可以不填寫。但“，”不能省，如：02帳套確當(dāng)月借發(fā)生額JFE（科目，02）。有些函數(shù)其中參數(shù)不能省，如：表間引用函數(shù) REF()中的“單位代碼”，若有分組設(shè)置，則分組代碼不能省。在運(yùn)用表間引用函數(shù)REF()，要留意表間的順序，如：資產(chǎn)負(fù)債表中的未分配利潤(rùn)是來源利潤(rùn)及利潤(rùn)分配表，首先要計(jì)算利潤(rùn)及利潤(rùn)分配表，然后計(jì)算資產(chǎn)負(fù)債表，才能保證“未分配利潤(rùn)”的金額在兩表中保持一致。
發(fā)生額指本月借方或貸方發(fā)生數(shù)，凈額指本月借方減往貸方或貸方減往借方后的余額，累計(jì)發(fā)生額指本年借方或貸方累計(jì)發(fā)生額，累計(jì)凈額指本年借方累計(jì)數(shù)減往貸方累計(jì)數(shù)或貸方累計(jì)數(shù)減往借方累計(jì)數(shù)后的余額。
�。ǘ┍Ｗo(hù)報(bào)表
1、報(bào)表的單元格里的公式全部設(shè)置完畢后，在一般的情況下不需要修改，應(yīng)將此表保護(hù)起來，以防他人或不小心將報(bào)表改動(dòng)。首先進(jìn)進(jìn)報(bào)表處理系統(tǒng)，然后打開某張報(bào)表，點(diǎn)擊“文件—報(bào)表修改口令”，根據(jù)各自要求選擇相應(yīng)條件，輸進(jìn)口令，然后確認(rèn)。
2、除財(cái)務(wù)主管以外的人看不見自己的報(bào)表的設(shè)置，首先財(cái)務(wù)主管在增加操縱員時(shí)，將權(quán)限設(shè)置對(duì)話框的左邊設(shè)置為“能查詢、修改擁有者為自己的報(bào)表”，權(quán)限設(shè)置對(duì)話框的右邊可以根據(jù)需要設(shè)置。假如要設(shè)為只能查詢而不能修改他人報(bào)表，只要將查詢權(quán)賦予即可。
3、改變計(jì)量單位。若要將以元為計(jì)量單位的報(bào)表改為以千元或萬元等計(jì)量單位，首先進(jìn)進(jìn)報(bào)表處理系統(tǒng)，將該報(bào)表打開，選擇“文件—另存為”，在對(duì)話框中，將“報(bào)表數(shù)據(jù)”選為“化為千元”或“化為萬元”等。
4、修改上級(jí)下傳報(bào)表的保護(hù)。假若上級(jí)已將報(bào)表格式做好，并某些單元格進(jìn)進(jìn)保護(hù)，然后下發(fā)給下一級(jí)。下一級(jí)單位接到報(bào)表后，若想對(duì)報(bào)表的保護(hù)單元格進(jìn)進(jìn)修改，首先進(jìn)進(jìn)報(bào)表處理系統(tǒng)，選擇“建表”，在對(duì)話框中選擇“從原有報(bào)表格式中復(fù)制”，根據(jù)需要進(jìn)行選擇，然后確認(rèn)，新建報(bào)表即將單元格保護(hù)進(jìn)行解除。
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