淺論會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下的內(nèi)部控制

淺論會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下的內(nèi)部控制 〔摘　要〕隨著電子計(jì)算機(jī)的廣泛應(yīng)用,會(huì)計(jì)電算化在我國(guó)迅速發(fā)展。在會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下如何建立有效的內(nèi)部控制機(jī)制具有十分重要的意義。會(huì)計(jì)電算化在給企業(yè)帶來(lái)巨大效益的同時(shí),也可能帶來(lái)巨大的風(fēng)險(xiǎn)。本文從常規(guī)控制和應(yīng)用控制兩個(gè)角度論述了如何健全和完善會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下內(nèi)部控制制度。


〔關(guān)鍵詞〕會(huì)計(jì)電算化;內(nèi)部控制;健全;完善

我國(guó)會(huì)計(jì)電算化起步是于20世紀(jì)70年代末,80年代中期會(huì)計(jì)電算化工作及會(huì)計(jì)軟件開(kāi)發(fā)多為單位自行組織進(jìn)行,沒(méi)有建立相應(yīng)的組織管理制度和控制措施,不僅低水平重復(fù)建設(shè)現(xiàn)象嚴(yán)重,而且盲目上馬又下馬,帶來(lái)很大浪費(fèi)。1986年至今,隨著經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深入,我國(guó)的會(huì)計(jì)電算化事業(yè)進(jìn)入了有計(jì)劃有組織的發(fā)展階段。財(cái)政部頒布實(shí)施了一系列關(guān)于會(huì)計(jì)電算化管理的規(guī)章,如《會(huì)計(jì)核算軟件管理的幾項(xiàng)規(guī)定(試行)》和《補(bǔ)充規(guī)定》等,以后又陸續(xù)頒布了《會(huì)計(jì)電算化管理辦法》、《商品化會(huì)計(jì)核算軟件評(píng)審規(guī)則》、《會(huì)計(jì)電算化軟件基本功能規(guī)范》等規(guī)章制度,從而促進(jìn)了會(huì)計(jì)電算化的規(guī)范化,也加快了會(huì)計(jì)電算化發(fā)展的進(jìn)程。最近,財(cái)政部又頒布了《內(nèi)部會(huì)計(jì)規(guī)范-基本規(guī)范(試行)》,文中指出:“電子信息技術(shù)控制要求運(yùn)用電子信息技術(shù)手段建立內(nèi)部會(huì)計(jì)控制系統(tǒng),減少和消除人為操縱因素,確保內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的有效實(shí)施”。

一、在會(huì)計(jì)電算化條件下加強(qiáng)內(nèi)部控制的意義

會(huì)計(jì)系統(tǒng)的有效運(yùn)行離不開(kāi)一個(gè)健全、有效的內(nèi)部控制機(jī)制。內(nèi)部控制是單位為提高會(huì)計(jì)信息質(zhì)量,保證資產(chǎn)的安全和完整,確保有關(guān)法律法規(guī)和規(guī)章制度的貫徹執(zhí)行而制定和實(shí)施的一系列控制方法、措施和程序。內(nèi)部控制制度在會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下,更具有舉足輕重的作用。只有建立健全會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下的內(nèi)部控制,才能提高會(huì)計(jì)的分析決策能力,為管理者提供所需的經(jīng)濟(jì)信息,更好地實(shí)現(xiàn)其管理和決策的職能;才能防止浪費(fèi)和舞弊行為,保護(hù)財(cái)產(chǎn)物資的安全性和完整性;才能建立科學(xué)的崗位責(zé)任制,協(xié)調(diào)各部門的工作,強(qiáng)化管理,提高管理水平及管理人員素質(zhì);才能利于審計(jì)及其它部門開(kāi)展工作,推動(dòng)現(xiàn)代審計(jì)的發(fā)展;才能提高會(huì)計(jì)工作質(zhì)量,增強(qiáng)各種信息輸出和財(cái)務(wù)報(bào)告的可信度、可靠性;才能使諸如《會(huì)計(jì)法》、《企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則》、《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》等得以貫徹執(zhí)行;也才能確保會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下各單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)能夠正常、安全、有效地進(jìn)行。所以健全和完善內(nèi)部控制制度是建立現(xiàn)代企業(yè)制度的內(nèi)在要求,也是提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)能力的重要途徑。

總之,會(huì)計(jì)電算化是會(huì)計(jì)發(fā)展史上的一次革命,它不僅是對(duì)會(huì)計(jì)理論、會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)、會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理手段的變革,而且還對(duì)企業(yè)會(huì)計(jì)內(nèi)部控制制度產(chǎn)生深遠(yuǎn)的影響。

二、會(huì)計(jì)電算化對(duì)內(nèi)部控制的影響

實(shí)行會(huì)計(jì)電算化后,會(huì)計(jì)人員的工作任務(wù)、會(huì)計(jì)工作的職能劃分、責(zé)權(quán)關(guān)系、稽核關(guān)系及會(huì)計(jì)文檔的管理形式等會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)關(guān)系發(fā)生了一系列深刻的變化,其中對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制制度影響最為明顯。

1控制范圍發(fā)生改變。在手工會(huì)計(jì)環(huán)境下,內(nèi)部控制制度建立的基本原則是職權(quán)、不相容職務(wù)相分離的原則,在這一原則的基礎(chǔ)上,人們?cè)谑止��?huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理程序的各個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié),設(shè)立了相應(yīng)的稽核制度和審查制度,如必須賬賬相符、賬證相符、賬表相符、賬實(shí)相符,以及必須由各級(jí)主管審查、簽字、蓋章等制度和措施,其主要針對(duì)的是會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理過(guò)程。

在會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下,會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)集中化處理,依會(huì)計(jì)程序制定計(jì)算機(jī)內(nèi)部控制措施,如憑證借貸平衡校驗(yàn),余額發(fā)生額平衡檢查等。隨著互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境的形成,會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理范圍變大使實(shí)時(shí)處理成為可能,原來(lái)應(yīng)由幾個(gè)部門按預(yù)定步驟完成的業(yè)務(wù)事項(xiàng)可集中在一個(gè)部門甚至由一個(gè)人完成。由于在會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下會(huì)計(jì)系統(tǒng)建立和運(yùn)行的復(fù)雜性,為了保證會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下會(huì)計(jì)系統(tǒng)對(duì)企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)反映的正確性和可靠性,以達(dá)到企業(yè)內(nèi)部控制的目標(biāo),企業(yè)會(huì)計(jì)內(nèi)部控制范圍也相應(yīng)擴(kuò)大。除在手工環(huán)境下會(huì)計(jì)系統(tǒng)控制的范圍外,還包括如網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全的控制、系統(tǒng)權(quán)限控制、修改程序的控制等。

2控制對(duì)象發(fā)生改變。在手工會(huì)計(jì)環(huán)境下,人是所有會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)組織和執(zhí)行的主要因素,所以人是控制實(shí)施的主體。在會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理過(guò)程中,不僅企業(yè)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生均記錄于紙張之上,而且按會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理的不同過(guò)程分為原始憑證、記賬憑證、會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)表,這些紙質(zhì)原件的數(shù)據(jù)若被修改,很容易辨別痕跡。而且每個(gè)環(huán)節(jié)都必須經(jīng)過(guò)某些具有相應(yīng)權(quán)限的人員的簽章,層層復(fù)核、道道把關(guān)。

在會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下,會(huì)計(jì)人員面對(duì)的是會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng),在這種環(huán)境下,對(duì)于一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的每個(gè)環(huán)節(jié)大部分是由計(jì)算機(jī)完成,其成敗和效率不僅取決于“人”的因素,還取決于“機(jī)”的因素。另外,在會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下原來(lái)紙質(zhì)的會(huì)計(jì)原始憑證數(shù)據(jù)是以電磁信號(hào)的形式存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)中,肉眼是不可見(jiàn)的,很容易被刪除或篡改而不留下痕跡。隨著互聯(lián)網(wǎng)的迅猛發(fā)展,不僅是賬本、報(bào)表、憑證而且更多的介質(zhì)都將電子化,還會(huì)出現(xiàn)各種電子單據(jù)(如各種發(fā)票、結(jié)算單據(jù))。原來(lái)在會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)核算過(guò)程中進(jìn)行的各種必要核對(duì)、審核等工作將大部分由計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)完成。近年來(lái),隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)的發(fā)展,以及網(wǎng)絡(luò)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的普及,給會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制帶來(lái)了新的變化。因此,在會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下內(nèi)部控制的對(duì)象重點(diǎn)由對(duì)人的控制為主轉(zhuǎn)變?yōu)閷?duì)人、計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)的控制。

由此可見(jiàn),從傳統(tǒng)的手工環(huán)境下的會(huì)計(jì)系統(tǒng)到會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下的會(huì)計(jì)系統(tǒng),系統(tǒng)內(nèi)部控制的基本要求和目標(biāo)并沒(méi)有變,會(huì)計(jì)核算的復(fù)式記賬和借貸平衡的基本原理和方法也沒(méi)有變,發(fā)生了大變化的是系統(tǒng)控制的范圍與對(duì)象,其系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題也主要由此產(chǎn)生。

三、會(huì)計(jì)電算化下內(nèi)部控制存在的風(fēng)險(xiǎn)

1不適當(dāng)?shù)南到y(tǒng)設(shè)計(jì)帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)。由于在手工會(huì)計(jì)環(huán)境下,對(duì)于一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)處理的每個(gè)環(huán)節(jié)必須經(jīng)過(guò)某些具有相應(yīng)權(quán)限人員的簽章。而在會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下,由于目前研制人員所考慮的問(wèn)題不十分周密,很容易產(chǎn)生風(fēng)險(xiǎn)。會(huì)計(jì)人員可能利用特殊的授權(quán)文件或口令,獲得某種權(quán)利或運(yùn)行特定程序進(jìn)行業(yè)務(wù)處理,例如會(huì)計(jì)人員被人收買,非法取得他人口令,利用他人權(quán)限,虛構(gòu)、修改、刪除業(yè)務(wù)數(shù)據(jù),通過(guò)在經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)錄入前或加入期間對(duì)數(shù)據(jù)做手腳來(lái)達(dá)到個(gè)人目的等等案例數(shù)不勝數(shù)。

2數(shù)據(jù)與責(zé)任的高度統(tǒng)一帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)。在手工會(huì)計(jì)環(huán)境下,會(huì)計(jì)的多項(xiàng)業(yè)務(wù)資料,如“憑證、日記賬、明細(xì)賬、總賬”等均由不同的責(zé)任人分別記錄并保管,未經(jīng)授權(quán),任何人都難以瀏覽到全部的會(huì)計(jì)資料。而在會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下,是全部責(zé)任高度集中于同一電腦系統(tǒng)(或網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)),高度集中于同一電算化軟件系統(tǒng)。這種特點(diǎn)使系統(tǒng)數(shù)據(jù)和信息處理資料面臨被不留痕跡非法瀏覽、修改、拷貝乃至毀滅的巨大系統(tǒng)問(wèn)題風(fēng)險(xiǎn)。因而數(shù)據(jù)與責(zé)任高度統(tǒng)一所帶來(lái)風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題控制是會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下面臨的一系列重要的內(nèi)部控制問(wèn)題。

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