淺析電算化會計系統(tǒng)對審計的影響

淺析電算化會計系統(tǒng)對審計的影響 一、對審計線索的影響

　　審計線索對審計來說是極為重要的。在手工會計中，審計線索包括會計憑證、會計賬簿、會計報表等會計資料。這些資料都反映在書面上，審計人員利用這些資料就能夠從原始憑證開始，通過記賬憑證、會計賬簿追蹤到會計報表，或者對報表之間、報表與賬簿之間的會計數(shù)據(jù)的勾稽關(guān)系進行審查，通過這些可見的審計線索檢查證、賬、表數(shù)據(jù)所反映的經(jīng)濟業(yè)務(wù)的合法性，通過每個會計人員手寫筆跡的不同，確定每一責(zé)任人完成業(yè)務(wù)的正確性�？傊�，在手工會計中，會計人員對經(jīng)濟業(yè)務(wù)的詳細記錄都躍然紙上，審計人員所需的審計線索，都可以通過這些書面記錄加以審計。審計人員進行審計，完全可以根據(jù)需要進行順查、調(diào)查或抽查。但是，在電算化會計中，計算機的使用改變了會計記錄的存儲與處理，表現(xiàn)在如下幾方面：

　　1．會計憑證的存儲與處理。原始憑證或記賬憑證一經(jīng)輸入計算機，便以文件的形式存人機內(nèi)的數(shù)據(jù)文件。并且原始憑證一旦轉(zhuǎn)換到機器可識別的輸入介質(zhì)上，就不再在數(shù)據(jù)處理過程中使用;在某些系統(tǒng)中傳統(tǒng)的原始憑證可能由于采用直接采集數(shù)據(jù)的設(shè)備而不復(fù)存在(如在聯(lián)機實時處理系統(tǒng)中即如此)。

　　2．賬簿的存儲與處理�？偡诸愘~為文件所代替，而在主文件中可能看不出計算匯總數(shù)據(jù)所依據(jù)的明細數(shù)據(jù)。明細分類賬采用滿頁打印方式，因而導(dǎo)致兩類數(shù)據(jù)之間的日常核對只能在機內(nèi)進行。賬簿登錄時，通過計算機登賬程序自動執(zhí)行，使用的是哪一種記賬程序難以判斷。

　　3．報表的編制采用按事先定義的公式到賬簿文件，其他報表文件中取數(shù)計算、數(shù)據(jù)來源、公式定義、編制結(jié)果、打印格式等均采用機內(nèi)文件的形式。由于磁性介質(zhì)修改不留痕跡的特點，使審計人員很難相信打印輸出的會計報表，正是根據(jù)企業(yè)單位提供的公式定義文件加以編制的。假如有人在歪曲公式定義文件之后編制失真的財務(wù)報表，然后對公式定義文件復(fù)原，在這種情況下，審計人員便不能根據(jù)機內(nèi)的公式定義文件作出判斷報表的編制是否正確。

　　以上情況表明，由于計算機采用磁性材料作為存儲介質(zhì)，處理過程都在機內(nèi)文件之間進行，因而使審計人員難以像在手工操作環(huán)境下那樣對經(jīng)濟業(yè)務(wù)進行追蹤審查。因此，電算化會計信息系統(tǒng)設(shè)計時要注意留下充分的審計線索，使審計人員在電算化條件下也能跟蹤審計線索，順利地完成審計任務(wù)。在現(xiàn)階段，盡管財政部在有關(guān)會計電算化制度中，規(guī)定所有憑證、賬簿、報表仍然應(yīng)當打印輸出，使審計人員在審計工作中增加了審計的線索，但應(yīng)當看到的是，這些書面的記錄是否與會計軟件的正確處理結(jié)果同出一轍，尚有待于進一步的驗證。

　　二、對審計內(nèi)容的影響

　　在會計電算化的條件下，審計的經(jīng)濟監(jiān)督職能并沒有改變。但由于會計電算化信息系統(tǒng)的特點及其固有的風(fēng)險決定了審計的內(nèi)容要發(fā)生相應(yīng)的變化，包括對計算機處理和控制功能的審查。這是在傳統(tǒng)的手工審計中所沒有的。因此，電算化會計信息系統(tǒng)的審計內(nèi)容就應(yīng)當包括系統(tǒng)的開發(fā)與設(shè)計、會計軟件的程序、數(shù)據(jù)文件以及內(nèi)部控制的審計等。

　　在電算化會計信息系統(tǒng)申，由于會計事項由計算機按程序自動進行處理，諸如手工會計中因疏忽大意而引起的計算或過賬錯誤的機會大大減少了。但如果系統(tǒng)的應(yīng)用程序出錯或被人非法篡改，則計算機只會按給定的程序以同樣錯誤的方法處理所有有關(guān)的會計事項。錯誤的結(jié)果將是不堪設(shè)想的。系統(tǒng)也可能被神不知、鬼不覺地嵌人非法的舞弊程序，不法分子可以利用這些舞弊程序大量侵吞企業(yè)的財物。系統(tǒng)的處理是否合規(guī)、合法，是否安全可靠，都與計算機系統(tǒng)的處理和控制功能有直接關(guān)系。在會計電算化條件下，審計人員要花費較多的時間和精力來了解和審查計算機系統(tǒng)的功能，以證實其處理的合法性、正確性和完整性，證實系統(tǒng)的安全可靠性。對計算機系統(tǒng)本身的審查，要求審計人員具有計算機及電算化會計的知識和技能。當一個系統(tǒng)已經(jīng)完成并投人使用后，要對它進行改進，這比在系統(tǒng)設(shè)計、開發(fā)階段進行困難得多，代價也要昂貴得多。因此，除了要對投人使用后的電算化會計信息系統(tǒng)進行事后審計外，應(yīng)提倡在電算化系統(tǒng)的設(shè)計、開發(fā)階段，審計人員要對系統(tǒng)進行事前和事中審計。電算化會計信息系統(tǒng)的設(shè)計應(yīng)有審計人員參加。他們在系統(tǒng)設(shè)計開發(fā)的各個階段注意審查和考核下列問題：(1)系統(tǒng)的功能是否恰當、完備，能否滿足用戶核算和管理的要求；(2)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)流程、處理方法是否符合會計制度、法規(guī)、法令和財經(jīng)紀律；(3)系統(tǒng)是否建立了恰當?shù)某绦蚩刂疲�以防止或及時發(fā)現(xiàn)無意的差錯或有意的舞弊；(4)系統(tǒng)是否保留了充分的審計線索，能否為日后順利開展審計提供必要的條件；(5)系統(tǒng)的安全保密措施和管理制度是否健全，能否為系統(tǒng)日后安全可靠地運行提供保證；(6)在整個設(shè)計和開發(fā)過程中是否遵守執(zhí)行了系統(tǒng)的開發(fā)控制。審計人員還應(yīng)參加系統(tǒng)的調(diào)試、檢測和驗收，盡可能及時地發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)存在的問題并提出改進意見。由于我國審計機關(guān)的人員有限，且審計任務(wù)繁重，要求每一個電算化系統(tǒng)的開發(fā)都有審計機關(guān)的審計人員參加是不實際的。審計機關(guān)只能對大型的或?qū)⒁獜V泛使用的電算化會計系統(tǒng)進行事前和事中審計。一般各單位的電算化會計系統(tǒng)可由其內(nèi)審人員參加設(shè)計、檢測和驗收，完成事前或事中對系統(tǒng)處理和控制功能的審查。

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