會計電算化系統(tǒng)管理員崗位設(shè)置問題分析和解決辦法

   電算化系統(tǒng)是一個較為復(fù)雜的人機系統(tǒng),它的應(yīng)用與維護需要運用較為復(fù)雜的信息技術(shù)、會計知識。它首先需要有一支既熟悉計算機技術(shù),又精通會計業(yè)務(wù)的隊伍,在這支隊伍中,最重要的組成人員是保證系統(tǒng)正常運行、解決系統(tǒng)運行中出現(xiàn)這樣或那樣問題的系統(tǒng)維護與人員,即系統(tǒng)管理員。其次,由于信息技術(shù)發(fā)展異常迅速,會計工作規(guī)范化進程的不斷發(fā)展與完善,無論方面的新技術(shù),還是會計業(yè)務(wù)的新要求,都對化工作不斷地提出更高要求,這就需要系統(tǒng)管理員首先掌握、理解會計電算化的各項新要求,及時地調(diào)整、更新系統(tǒng),從而更好地服務(wù)于會計電算化工作。系統(tǒng)管理員的工作內(nèi)容決定了其崗位的特殊性、重要性。系統(tǒng)管理員負責(zé)整個會計電算化信息系統(tǒng)的正常運行,如系統(tǒng)軟件、硬件的維護,系統(tǒng)數(shù)據(jù)保存,網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫的口令等等。可從一定程度上說,基層單位會計電算化實施的效果好壞,決定于系統(tǒng)管理員的工作水平高低。

    一、系統(tǒng)管理員現(xiàn)狀分析與基本要求

    1.現(xiàn)狀分析。在新疆林區(qū),會計電算化推廣過程中,突出問題首先就是:系統(tǒng)管理員一般由部門負責(zé)人或會計主管擔(dān)任,他們通常缺乏計算機技術(shù),不能履行系統(tǒng)管理員的職能。一旦出現(xiàn)問題,只有請外單位的人員來解決,偏遠的地方往往要耽誤工作好幾天。其次,雖然經(jīng)過幾年對會計人員的電算化培訓(xùn),情況有所好轉(zhuǎn),有些單位已經(jīng)有了一些可以擔(dān)任系統(tǒng)管理員的人員,但是崗位設(shè)置上將系統(tǒng)管理員與會計主管、數(shù)據(jù)管理員和網(wǎng)絡(luò)管理員混為一談,造成工作中職責(zé)不明、權(quán)限不清。表現(xiàn)最為突出的問題是系統(tǒng)管理員的權(quán)力過大,相當(dāng)多的單位在賦予系統(tǒng)管理員權(quán)限時,都能夠調(diào)用系統(tǒng)的所有功能,有時甚至完全超過了會計主管的權(quán)限。究其原因,主要在于以下兩個方面:①一些會計軟件本身就允許賦予系統(tǒng)管理員全部工作權(quán)限,支持系統(tǒng)管理員享有所謂的“超級用戶”權(quán)力;②一些單位對系統(tǒng)管理員的崗位職責(zé)認識不清楚,混淆了會計主管與系統(tǒng)管理員的崗位界限,往往將二者混為一談。前者需要軟件開發(fā)商依照《會計電算化工作規(guī)范》,加強對系統(tǒng)管理員權(quán)限的約束,摒棄只圖用戶使用“方便”,而不顧會計制度要求的不嚴肅商業(yè)行為。后者則需要會計人員,進一步學(xué)習(xí)體會在會計電算化條件下的崗位分工,澄清概念、明確職責(zé)。

    2.基本要求。系統(tǒng)管理員工作壓力大、責(zé)任重,會計人員對系統(tǒng)管理員的要求是:事事必會,出現(xiàn)問題能夠徹底解決;當(dāng)應(yīng)用程序出現(xiàn)不干活、報表數(shù)據(jù)計算錯誤或者系統(tǒng)死機了,會計人員首先想到的是找系統(tǒng)管理員,而不是去問其他技術(shù)人員,因為他們認為系統(tǒng)管理員應(yīng)該能夠解決一切問題,究其原因在于他們不能判斷是系統(tǒng)方面的原因,還是計算機硬件或網(wǎng)絡(luò)方面的原因。這無形中提高了對系統(tǒng)管理員工作的要求。這就要求系統(tǒng)管理員首先應(yīng)該掌握基本的會計知識,熟悉會計業(yè)務(wù),了解會計軟件的各項功能及其結(jié)構(gòu)、聯(lián)系,尤其是網(wǎng)絡(luò)版軟件的功能設(shè)置。其次,要求系統(tǒng)管理員掌握會計法、會計制度及財經(jīng)紀律的各項規(guī)定。第三,系統(tǒng)管理員必須知道計算機硬件方面的基本知識,單機條件下應(yīng)熟悉基本的計算機硬件,如軟驅(qū)、硬盤等,出現(xiàn)硬件的小問題知道錯誤在何處及解決辦法;網(wǎng)絡(luò)條件下的系統(tǒng)管理員還必須掌握網(wǎng)絡(luò)方面的基本硬件知識。結(jié)合目前正在進行的會計電算化各級培訓(xùn),有必要全面地加強系統(tǒng)管理員的業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)。第四,系統(tǒng)管理員必須熟悉本單位主要業(yè)務(wù)情況,了解主要工作流程。最后,要求系統(tǒng)管理員具有良好的職業(yè)、個人品德修養(yǎng)。鑒于系統(tǒng)管理員崗位的重要性、特殊性,其工作涉及整個系統(tǒng)的會計數(shù)據(jù)、重要工作口令等,故而要求系統(tǒng)管理員應(yīng)忠于職守、誠信自律,具有良好的道德品質(zhì)、職業(yè)信念。

    二、系統(tǒng)管理員的職責(zé)與權(quán)限

    系統(tǒng)管理員的總體要求是保護計算機軟件系統(tǒng)、硬件系統(tǒng)的正常運行,管理機內(nèi)會計數(shù)據(jù)。

    1.系統(tǒng)管理員的首要任務(wù)是,負責(zé)會計軟件運行的建立以及系統(tǒng)建立時的各項初始化工作。會計軟件運行環(huán)境的建立包括系統(tǒng)軟件、應(yīng)用軟件的使用,并要結(jié)合本單位實際情況建立科目體系、憑證類型、會計核算方式等。值得一提的是,在會計信息系統(tǒng)建立的過程中,系統(tǒng)管理員非常有必要積極主動地參與系統(tǒng)建賬等初始化工作,盡早熟悉本單位運行情況和工作流程,結(jié)合財務(wù)軟件功能、特點和運行要求等等提出適宜的實施方案。

    2.系統(tǒng)管理員要負責(zé)會計軟件日常運行管理工作,監(jiān)督并保證系統(tǒng)的有效、安全、正常運行。系統(tǒng)自身的安全運行主要涉及系統(tǒng)各項運行日志的管理維護、防病毒的措施等。系統(tǒng)運行日志主要是指會計人員上機的操作日志管理,包括機制日志和手工日,志。加強對操作日志的管理,應(yīng)成為系統(tǒng)管理員日常的一項重要而又必要的工作。計算機病毒對系統(tǒng)攻擊的破壞性比以往任何時候都嚴重得多,與清除計算機病毒已成為會計電算化工作中應(yīng)加以重視的問題。系統(tǒng)自身的安全性日益成為首要考慮的問題,系統(tǒng)管理員有責(zé)任監(jiān)督檢查系統(tǒng)的抗病毒能力,堅決杜絕病毒可能入侵的機會。

    3.系統(tǒng)管理員應(yīng)負責(zé)系統(tǒng)定期的正確性、安全性檢測,保證系統(tǒng)軟件、硬件、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫的正常運行;負責(zé)在系統(tǒng)發(fā)生故障時,及時組織有關(guān)人員恢復(fù)系統(tǒng)的正確運行,針對系統(tǒng)事故找到系統(tǒng)事故原因。

    4.對系統(tǒng)各類人員進行分工、管理操作,協(xié)調(diào)他們之間的工作關(guān)系。對用戶的管理,必須及時掌握新任成員的增加注冊,離崗成員的處理操作,人員分工權(quán)限的授權(quán)管理等。

    5.系就管理員應(yīng)對系統(tǒng)的安全性負責(zé),尤其是做好系統(tǒng)災(zāi)難預(yù)防與恢復(fù)工作。災(zāi)難包括數(shù)據(jù)庫受到嚴重的意外破壞,由于計算機病毒造成系統(tǒng)崩潰或機器受損,因為意外情況,如火災(zāi)、水災(zāi)、失盜、電源問題等造成系統(tǒng)、數(shù)據(jù)受到嚴重破壞。這里特別將災(zāi)難預(yù)防單獨說明,原因就在于會計數(shù)據(jù)的重要性、會計信息系統(tǒng)自身的特點。預(yù)防災(zāi)難的措施中主要包括會計軟件、系統(tǒng)軟件和各項會計數(shù)據(jù)、各項網(wǎng)絡(luò)參數(shù)的備份等。會計數(shù)據(jù)易受到人為篡改、不正確操作、計算機病毒的刪改以及意外情況的破壞,系統(tǒng)管理員應(yīng)及時備份會計數(shù)據(jù),監(jiān)視和發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)中的一些不正確操作。系統(tǒng)中的會計數(shù)據(jù)在受到攻擊或破壞后能夠在最短時間內(nèi)恢復(fù)到系統(tǒng)最近狀況,這應(yīng)當(dāng)作為考核系統(tǒng)管理員工作合格與否的一個重要方面。

    6.系統(tǒng)管理員的權(quán)限應(yīng)當(dāng)局限于系統(tǒng)的管理和維護。系統(tǒng)管理員的權(quán)限,一般來說主要有:網(wǎng)絡(luò)服務(wù)的管理(口令)、數(shù)據(jù)庫的操作(口令)、會計數(shù)據(jù)的及時備份(數(shù)據(jù)和當(dāng)期數(shù)據(jù))、系統(tǒng)運行及維護的記錄管理、基層單位系統(tǒng)管理員的授權(quán)和管理、依照主管會計的人員崗位分工分配會計人員工作權(quán)限、新舊會計人員的注冊與注銷等。還有一點需要著重提出的是:對于自主開發(fā)的專用軟件,系統(tǒng)管理員是不允許由軟件開發(fā)人員擔(dān)任或兼任的。

  三、系統(tǒng)管理員與電算化條件下會計主管的關(guān)系

    電算化條件下的會計主管主要負責(zé)組織和管理本單位會計電算化工作,確定會計人員的崗位安排、分工權(quán)限,總體負責(zé)單位會計電算化的數(shù)據(jù)安全、保密工作,本部門工作進度,系統(tǒng)的穩(wěn)定、可靠,數(shù)據(jù)的安全,協(xié)調(diào)計算機及會計軟件系統(tǒng)運行工作。系統(tǒng)管理員負責(zé)單位會計電算化的具體技術(shù)管理工作,包括會計軟件系統(tǒng)所涉及到的軟件、硬件的使用、管理、維護等。在一般情況下,會計主管和系統(tǒng)管理員應(yīng)由兩人分別擔(dān)當(dāng),尤其是實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)條件的會計軟件,從軟件的規(guī)模、電算化工作的強度與會計業(yè)務(wù)的工作量上都要求由專門的系統(tǒng)管理員負責(zé)。當(dāng)然,在單位會計人員不多、會計業(yè)務(wù)量不大、會計軟件為單機運行時,會計主管與系統(tǒng)管理員是一個人的情況也是允許的。無論從會計工作的分工、工作的內(nèi)容、所負責(zé)任等方面來講,會計主管都是本單位的業(yè)務(wù)總負責(zé)人,系統(tǒng)管理員應(yīng)服從會計主管的工作安排,系統(tǒng)管理員的權(quán)限并不是“無限大”的,其所做各項工作都應(yīng)對會計主管負責(zé)。

    四、如何解決目前新疆林區(qū)會計電算化工作中系統(tǒng)管理員崗位設(shè)置上存在的問題

    1.選擇使用通過部審驗的,對系統(tǒng)管理員職權(quán)設(shè)置符合分工要求的商品化軟件,選擇信用好,有技術(shù)能力,售后服務(wù)好的公司購買財務(wù)軟件。

    2.進一步加強新疆林區(qū)財務(wù)人員的電算化培訓(xùn),尤其要花大力氣對一批有潛能的會計人員進行專門的高層次的系統(tǒng)管理員的培訓(xùn)。

    3.有效利用現(xiàn)有人才資源,對一些非財務(wù)的具有計算機技術(shù)的人員,進行基本的財務(wù)知識培訓(xùn),兼任系統(tǒng)管理員,完成系統(tǒng)管理員最主要的職能一一保證計算機系統(tǒng)安全、穩(wěn)定工作。

    4.充分利用服務(wù)機構(gòu)提供的會計電算化服務(wù)。我區(qū)多數(shù)單位所在地一般都有經(jīng)營電腦和財務(wù)軟件的公司,對他們充分考察試用確認誠信可靠之后,可以聘請擔(dān)任本單位的會計電算化系統(tǒng)管理員。

    5.劃分系統(tǒng)管理員與會計主管的崗位,有條件的單位應(yīng)設(shè)置專職人員擔(dān)任系統(tǒng)管理員,系統(tǒng)管理員不能進行具體的會計業(yè)務(wù)的處理。

【會計電算化系統(tǒng)管理員崗位設(shè)置問題分析和解決辦法】相關(guān)文章：

電算化會計課程設(shè)置的目的和內(nèi)容探討12-03

分析我國倉儲物流現(xiàn)狀問題及解決辦法03-24

企業(yè)會計電算化存在的問題和對策03-24

略論會計電算化崗位的職責(zé)和權(quán)限12-07

探析企業(yè)會計電算化存在的問題和對策03-26

電算化會計下科目性質(zhì)設(shè)置對編制會計分錄和報表的影響12-03

試論普通高校崗位設(shè)置與崗位聘用的問題與對策研究03-20

電算化會計檔案管理的特點和應(yīng)注意的問題03-24

會計電算化的發(fā)展分析03-24