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企業(yè)會計電算化若干問題的探討
【摘要】會計電算化在我國已得到基本普及，但在應(yīng)用過程中與以往的手工記賬相比，存在一定的問題，本文擬就此略作探討，以求改進(jìn)電算化工作質(zhì)量，防止差錯，保障財務(wù)數(shù)據(jù)的安全性。由于計算機的運算速度快、計算精度高、提供信息全面，因而大大提高了會計工作的質(zhì)量，改變了會計工作的面貌，會計核算和會計管理的環(huán)境發(fā)生了很大的變化。會計電算化以其高效、自動、方便、準(zhǔn)確和及時等優(yōu)點正日益受到廣大會計人員的歡迎。目前，我國會計電算化的普及及發(fā)展很快，但隨著會計電算化的飛速發(fā)展，相應(yīng)地產(chǎn)生了許多新問題。筆者就這些問題作些探討，以求共勉。
一、會計處理錯誤的隱蔽性
在手工操作中，操作人員要進(jìn)行證證，賬證，賬賬，賬表的核對才能報送報表。因此一般非人為性錯誤比較容易發(fā)現(xiàn)并糾正。而計算機操作中，只有憑證的錄入需要核對，而賬證，賬賬，賬表不再需要核對，由計算機自動生成。對一些串錄或非金額性錯誤只有在對賬時或再次檢查時才能發(fā)現(xiàn)，因此，應(yīng)加強對憑證錄入工作的審核，不僅要對原始憑證與記賬憑證進(jìn)行核對審核，而且要在計算機上結(jié)合明細(xì)賬進(jìn)行審核，以防串錄現(xiàn)象。
二、數(shù)據(jù)備份隱患多
在會計電算化法規(guī)中曾明確規(guī)定，實現(xiàn)會計電算化的單位應(yīng)堅持每天備份，且要雙重備份，并分處分人保管。但在實際工作中往往出現(xiàn)以下幾種情況：
1.部分單位不能堅持每天備份，致使機器一旦出故障，部分賬務(wù)數(shù)據(jù)丟失。
2.備份的數(shù)據(jù)盤沒有定期檢查，一旦發(fā)生問題沒有相應(yīng)補救措施。
3.數(shù)據(jù)備份沒有符合要求的存放場所，容易導(dǎo)致軟盤被磁化，發(fā)生數(shù)據(jù)丟失現(xiàn)象。
三、財務(wù)數(shù)據(jù)的安全性難以保障
目前市場上有數(shù)百種會計軟件，有些單位還使用自己開發(fā)的軟件，各軟件的水平參差不齊。一些企業(yè)使用的軟件安全性與保密性存在著諸多問題和不足，使得舞弊者有機可乘；許多軟件缺乏操作日志記錄功能，對操作人、操作時間和操作內(nèi)容沒有具體記錄，出現(xiàn)問題不便于追究責(zé)任；另外，數(shù)據(jù)庫缺少必要的加密措施，可以很方便地從外部打開和修改，特別是一些商業(yè)軟件為了占領(lǐng)市楊，為用戶提供修改以前年度賬目等功能。這些都為舞弊提供了便利。
因此，企業(yè)要完善和健全電算化內(nèi)部控制制度。鑒于采用電算化，原有手工操作下的內(nèi)部控制制度部分喪失作用，同時計算機數(shù)據(jù)處理易于篡改、舞弊等問題，必須采取嚴(yán)密有效的措施。如：健全管理制度，授權(quán)控制制度，建立操作時序控制制度及操作日志記錄控制制度等措施。
四、沿用傳統(tǒng)的會計分工模式不利于會計電算化的內(nèi)部控制和分工協(xié)作
目前，大部分單位實現(xiàn)會計電算化后，會計人員的分工仍按照原來的手工模式進(jìn)行崗位設(shè)置，這種分工模式不利于會計工作的內(nèi)部控制和電算化的有效發(fā)展。因此，應(yīng)建立職能分工制度。系統(tǒng)維護(hù)員、操作員和數(shù)據(jù)管理員應(yīng)合理分工，相互制約，相互監(jiān)督。
根據(jù)會計電算化工作要求，企業(yè)應(yīng)配備以下人員：操作員及檔案管理員各一名，系統(tǒng)管理員、系統(tǒng)維護(hù)員及審核員各一名。
五、會計電算化歸檔工作沒有引起足夠重視，資料保管期限受到限制
按《會計電算化管理辦法》規(guī)定，電子計算機替代手工記賬后，其會計憑證、會計賬簿、會計報表等會計檔案要打印輸出，而且要按照《會計檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。但目前一般實現(xiàn)會計電算化的單位，其會計檔案都是通過針式打印機打印出來的，經(jīng)過一段時間后，字跡往往會褪色，到不了規(guī)定的保存期限，字跡就難以辨清。為了保證財務(wù)數(shù)據(jù)的安全性，應(yīng)明確要求所有財務(wù)資料全部用激光打印機打印，并裝訂成冊，隨同電算化備份資料一并保存。
對電算化資料保管應(yīng)提出明確的存放要求和定期檢查要求。明確要求企業(yè)配備必要的場所保管軟件。檔案管理員應(yīng)熟悉這些條款，并按規(guī)定保管。財政部門可加以研究并對原有規(guī)章作必要的修改。單位應(yīng)當(dāng)建立計算機檔案管理制度。為了防止非法改動數(shù)據(jù)，必要時可把計算機文件定義為可讀文件、專用文件或保密文件，重要的文件予以加密，以加強文件數(shù)據(jù)的保護(hù)。
六、有些單位對會計電算化工作重視程度不夠
目前，有些單位會計電算化開展的程度非常低，其中一個重要因素是部門單位領(lǐng)導(dǎo)和會計人員對會計電算化工作的重視程度不夠。部分會計人員認(rèn)為實行會計電算化要從頭學(xué)起，以至于有些單位花錢買了計算機和軟件，卻沒有真正使用。
因此，企業(yè)應(yīng)加強會計電算化人才培養(yǎng)。由于會計電算化是一門融計算機學(xué)、管理學(xué)、會計學(xué)、信息學(xué)于一體的應(yīng)用技術(shù)，雖然大多數(shù)會計人員已接受計算機等級培訓(xùn)，但與實際應(yīng)用能力要求還有較大差距。具體表現(xiàn)在以下兩方面：
一是缺乏既懂會計又熟悉計算機的人員，這勢必會影響我國會計電算化的進(jìn)程，因此單位一方面要引進(jìn)人才，另一方面是對現(xiàn)有的會計人員加緊培訓(xùn)。
二是會計電算化培訓(xùn)內(nèi)容滯后，實用性較差。目前的會計電算化培訓(xùn)教材一般落后于會計核算對電算化的要求，會計人員通過培訓(xùn)所學(xué)的知識回去后難以適應(yīng)工作需要。
七、同一行業(yè)內(nèi)部財務(wù)軟件的使用情況混雜
部分行業(yè)在開展會計電算化的過程中，沒有從整個行業(yè)角度考慮。下屬各單位使用的財務(wù)軟件品種多，各種財務(wù)軟件的數(shù)據(jù)接口、使用方法不一樣，導(dǎo)致報表匯總、數(shù)據(jù)查詢、數(shù)據(jù)傳輸?shù)牟环奖�。對此，財政主管部門可以規(guī)定某些特殊行業(yè)必須使用指定的財務(wù)軟件，這樣國家可以方便地通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行財務(wù)檢查、專用資金使用情況分析，單位也可以利用網(wǎng)絡(luò)及時地進(jìn)行財務(wù)報告的傳送。
八、會計軟件的開發(fā)和應(yīng)用不太成熟
目前我企業(yè)應(yīng)用的財務(wù)軟件在使用過程中存在問題較多，難以適應(yīng)會計處理過程中的各種情況。主要有資產(chǎn)重組調(diào)賬難，業(yè)務(wù)調(diào)整不能隨經(jīng)濟業(yè)務(wù)的變化隨時調(diào)整等，制約了會計電算化的應(yīng)用。會計軟件應(yīng)用過程缺乏系統(tǒng)的培訓(xùn)，導(dǎo)致財務(wù)人員應(yīng)用軟件時出現(xiàn)一知半解的情況。因此，有關(guān)部門應(yīng)盡快地制定出一些具體法規(guī)加強對財務(wù)軟件銷售公司的管理，進(jìn)一步規(guī)范會計電算化市場。
九、會計電算化市場有待進(jìn)一步規(guī)范
財務(wù)軟件產(chǎn)品與其他硬件產(chǎn)品不一樣，它存在著服務(wù)期限長、服務(wù)量大、技術(shù)要求高等特點。而目前部分從事財務(wù)軟件銷售和代理的公司往往只重視自身的經(jīng)濟效益，追求量的突破，而沒有真正做好售后服務(wù)，致使部分單位購買軟件后出了問題無處問，沒人管，從而極大地挫傷了會計人員電算化的積極性。
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