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企業(yè)推進(jìn)會(huì)計(jì)電算化應(yīng)注意的問(wèn)題
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�。壅輹�(huì)計(jì)電算化的簡(jiǎn)稱(chēng)就是指電子計(jì)算機(jī)在會(huì)計(jì)工作中的應(yīng)用。會(huì)計(jì)電算化是會(huì)計(jì)工作的發(fā)展方向，也是促進(jìn)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范化、提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的重要手段和有效措施。當(dāng)前，很多大中型企業(yè)已經(jīng)實(shí)行了會(huì)計(jì)電算化，經(jīng)過(guò)工作實(shí)踐，使得企業(yè)在會(huì)計(jì)核算效率等方面有了很大的提高，并在運(yùn)行會(huì)計(jì)電算化的基礎(chǔ)上，逐步向會(huì)計(jì)管理電算化和會(huì)計(jì)決策電算化發(fā)展。還有很多企業(yè)也正在試行會(huì)計(jì)電算化軟件。
會(huì)計(jì)電算化的簡(jiǎn)稱(chēng)就是指電子計(jì)算機(jī)在會(huì)計(jì)工作中的應(yīng)用。會(huì)計(jì)電算化是會(huì)計(jì)工作的發(fā)展方向，也是促進(jìn)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范化、提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的重要手段和有效措施。當(dāng)前，很多大中型企業(yè)已經(jīng)實(shí)行了會(huì)計(jì)電算化，經(jīng)過(guò)工作實(shí)踐，使得企業(yè)在會(huì)計(jì)核算效率等方面有了很大的提高，并在運(yùn)行會(huì)計(jì)電算化的基礎(chǔ)上，逐步向會(huì)計(jì)管理電算化和會(huì)計(jì)決策電算化發(fā)展。還有很多企業(yè)也正在試行會(huì)計(jì)電算化軟件。我所在的單位已實(shí)行會(huì)計(jì)電算化多年，積累了一些經(jīng)驗(yàn)，也有工作中的教訓(xùn)，通過(guò)會(huì)計(jì)電算化工作實(shí)踐，我認(rèn)為在企業(yè)推行會(huì)計(jì)電算化過(guò)程中，應(yīng)注意以下幾方面問(wèn)題。
一、會(huì)計(jì)人員應(yīng)有所準(zhǔn)備，掌握一定的計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)知識(shí)和必要的基本操作技能
工欲善其事，必先利其器。要使用現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)技術(shù)開(kāi)展工作，需要會(huì)計(jì)從業(yè)人員具備一定的計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)理論知識(shí)和基本的操作技能。在大中型企業(yè)中，一般管理崗位的員工都通過(guò)了計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力方面的培訓(xùn)考核，作為會(huì)計(jì)從業(yè)人員，最好能夠達(dá)到財(cái)政局認(rèn)可的會(huì)計(jì)電算化中級(jí)水平，只有這樣，才能從容面對(duì)會(huì)計(jì)電算化的一系列問(wèn)題。會(huì)計(jì)電算化中級(jí)考試中就包括了有關(guān)計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)的熟練使用、一般辦公軟件的應(yīng)用、財(cái)務(wù)軟件的實(shí)際運(yùn)用等知識(shí)，尤其是微軟辦公軟件中的EXCEL內(nèi)容對(duì)會(huì)計(jì)工作幫助很大，很多日常會(huì)計(jì)核算中的輔助工作以及財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)分析等方面都要用到。
二、軟件開(kāi)發(fā)人員與會(huì)計(jì)人員應(yīng)充分溝通，優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)
企業(yè)的會(huì)計(jì)人員對(duì)本單位的業(yè)務(wù)情況、會(huì)計(jì)核算、財(cái)務(wù)管理工作比較熟悉，對(duì)本企業(yè)實(shí)施會(huì)計(jì)電算化所要達(dá)到的效能和目的比較清晰，只是由于不同專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域的局限，不了解解決問(wèn)題的途徑，更不清楚會(huì)計(jì)核算軟件通過(guò)何種途徑來(lái)解決本單位的具體問(wèn)題。軟件開(kāi)發(fā)人員對(duì)于計(jì)算機(jī)程序、自己開(kāi)發(fā)的專(zhuān)業(yè)軟件所具備的功能了如指掌，而對(duì)要運(yùn)用該軟件的具體單位的具體業(yè)務(wù)并不熟悉，軟件本身具備的功能未必適合使用單位，使用單位也未必具備運(yùn)行該專(zhuān)業(yè)軟件的客觀(guān)條件。因此，在決定使用商品軟件或使用針對(duì)本單位開(kāi)發(fā)的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)軟件時(shí)，軟件管理人員或開(kāi)發(fā)人員與單位的實(shí)際需求人員應(yīng)進(jìn)行廣泛的溝通和協(xié)商，要針對(duì)行業(yè)特點(diǎn)和單位實(shí)際業(yè)務(wù)、具體的會(huì)計(jì)核算要求、財(cái)務(wù)管理的需要反復(fù)討論，明確陳述，交換意見(jiàn)，避免日后使用上的不便以及造成軟件頻繁的修改，確保企業(yè)會(huì)計(jì)電算化工作的正常進(jìn)行。在實(shí)際工作中，企業(yè)應(yīng)用的會(huì)計(jì)電算化軟件也是在不斷更新、完善的，因?yàn)槠髽I(yè)的經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)、會(huì)計(jì)核算方法以及財(cái)務(wù)管理要求都會(huì)發(fā)生變化。軟件管理人員或開(kāi)發(fā)人員應(yīng)根據(jù)使用單位的意見(jiàn)和發(fā)展?fàn)顩r，在滿(mǎn)足會(huì)計(jì)工作的需求過(guò)程中，應(yīng)考慮企業(yè)信息系統(tǒng)的整體性，不能單純從會(huì)計(jì)子系統(tǒng)的目標(biāo)出發(fā)，應(yīng)當(dāng)充分考慮到不同的管理職能之間的內(nèi)在聯(lián)系和規(guī)律，并盡可能利用其他行業(yè)乃至于國(guó)外的成功經(jīng)驗(yàn)，拓展會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)，以適應(yīng)企業(yè)經(jīng)營(yíng)控制和管理決策的需要。以便更好地發(fā)揮出軟件的優(yōu)勢(shì)，更好地服務(wù)于企業(yè)。
三、會(huì)計(jì)電算化的初始化工作要做好
無(wú)論是通用的商品軟件還是針對(duì)本單位定點(diǎn)開(kāi)發(fā)的，亦或是通用與定點(diǎn)開(kāi)發(fā)相結(jié)合的會(huì)計(jì)軟件，都具備處理數(shù)字信息快捷、準(zhǔn)確的特點(diǎn)，這也是計(jì)算機(jī)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)所在。企業(yè)實(shí)行會(huì)計(jì)電算化，在初始化之前要制定具體的實(shí)施方案，在確定準(zhǔn)備使用的軟件后，便要在符合會(huì)計(jì)政策、會(huì)計(jì)原則的前提下，根據(jù)企業(yè)自身的需要進(jìn)行系統(tǒng)初始化設(shè)置，然后將期初數(shù)據(jù)錄入，這個(gè)過(guò)程就如同我們選購(gòu)新房后，在不改變房屋結(jié)構(gòu)的基礎(chǔ)上，根據(jù)個(gè)人需求、喜好進(jìn)行內(nèi)部裝修，布局計(jì)劃，一切就緒后才搬入家具正式入住。在建賬之初，會(huì)計(jì)人員要遵循財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)制度的要求，選擇好適合本企業(yè)的會(huì)計(jì)核算方法及核算體系。另一方面會(huì)計(jì)科目設(shè)置時(shí)，除了要按照企業(yè)會(huì)計(jì)制度中規(guī)定的會(huì)計(jì)科目名稱(chēng)和代碼設(shè)置一級(jí)總賬科目外，還要根據(jù)本單位的實(shí)際業(yè)務(wù)，設(shè)置二級(jí)科目甚至三級(jí)、四級(jí)科目，做到名稱(chēng)簡(jiǎn)潔，編碼遵循軟件要求，盡可能在初始階段考慮周全，因?yàn)榻ㄙ~以后，有了數(shù)據(jù)的科目將不能再修改名稱(chēng)和編碼。在會(huì)計(jì)電算化的實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中，應(yīng)充分利用會(huì)計(jì)軟件的功能，如新的會(huì)計(jì)科目代碼很長(zhǎng)，一級(jí)總賬科目即有四位編碼，每增加一級(jí)又增加兩位編碼，不易記憶。但軟件本身提供了“助記碼”功能，可以將常用的會(huì)計(jì)科目用簡(jiǎn)便易記的數(shù)字代替，這樣就能加快會(huì)計(jì)憑證的錄入速度，對(duì)提高日常會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù)的工作效率有很大幫助。
四、會(huì)計(jì)電算化后的財(cái)務(wù)安全問(wèn)題要重視
（一）內(nèi)部控制制度要完善
內(nèi)部控制制度是保證會(huì)計(jì)信息真實(shí)和完整的重要手段。因而企業(yè)必須建立嚴(yán)格的內(nèi)控制度。基本的內(nèi)控制度應(yīng)該包括會(huì)計(jì)人員權(quán)限的合理設(shè)置，人員之間的明確分工，相互之間的配合與制約。通過(guò)內(nèi)控制度的有效實(shí)施，防止舞弊行為的發(fā)生，避免給企業(yè)在工作上造成不必要的推諉和扯皮，在經(jīng)濟(jì)上造成不必要的損失。手工作賬時(shí)要考慮不相容職務(wù)的分離、分設(shè)。同樣，在實(shí)行會(huì)計(jì)電算化以后，不相容職務(wù)也不能由一個(gè)人承擔(dān)，應(yīng)根據(jù)每個(gè)人的工作內(nèi)容賦予相應(yīng)的權(quán)限。一般情況下，應(yīng)設(shè)置系統(tǒng)管理員、數(shù)據(jù)管理員、檔案管理人員、復(fù)核人員、核算人員、出納、財(cái)務(wù)主管等崗位，每個(gè)崗位既互相牽制，又層層負(fù)責(zé)，日常工作職責(zé)明確，一旦發(fā)現(xiàn)問(wèn)題責(zé)任界限清楚。
按照財(cái)政部《內(nèi)部會(huì)計(jì)控制規(guī)范——基本規(guī)范》的要求，建立內(nèi)部會(huì)計(jì)管理制度應(yīng)遵循的原則包括：符合國(guó)家法律法規(guī)規(guī)定和單位內(nèi)部實(shí)際情況；全面性、廣泛性、適應(yīng)性原則；內(nèi)部牽制原則；不相容崗位分離原則。
我單位在實(shí)施會(huì)計(jì)電算化之初，即按照財(cái)政部頒布的《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》要求，建立了嚴(yán)格的管理制度。包括：
1.會(huì)計(jì)電算化崗位責(zé)任制：對(duì)出納人員、憑證編制人員（軟件操作員）、審核記帳人員、電算維護(hù)人員、電算主管、數(shù)據(jù)分析員的工作職責(zé)進(jìn)行了明確。
2.會(huì)計(jì)電算化操作管理制度：明確了計(jì)算機(jī)的操作程序、授權(quán)、更換口令、對(duì)外提供數(shù)據(jù)、日常備份、操作規(guī)程等。
3.軟件、硬件和數(shù)據(jù)管理制度：對(duì)財(cái)務(wù)系統(tǒng)所用計(jì)算機(jī)設(shè)備的維護(hù)、保養(yǎng)、使用環(huán)境、會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的安全保密、存儲(chǔ)、軟件修改、故障排除、運(yùn)行日志等做了具體規(guī)定。
4.電算化會(huì)計(jì)檔案管理制度：對(duì)會(huì)計(jì)檔案包含的內(nèi)容、歸檔程序、查閱手續(xù)、期滿(mǎn)銷(xiāo)毀等做出詳細(xì)規(guī)定。
5.會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制制度：按照不相容崗位分離的原則，明確實(shí)行電算化后的業(yè)務(wù)流程，規(guī)定軟件操作的權(quán)限管理，禁止出納人員上機(jī)操作，會(huì)計(jì)人員調(diào)離崗位應(yīng)做好交接手續(xù)等。
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