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略析會計電算化下有效內部控制的構建
為了確保會計信息處理和存儲的準確與完整，提高系統(tǒng)的安全可靠性，企業(yè)必須結合會計電算化系統(tǒng)的特點，建立起一套更為完整、更為嚴格的內部控制制度，以提高會計電算化工作的真實有效性。
一、加強會計電算化內部控制的必要性
內部控制作為企業(yè)生產經營活動自我調節(jié)和自我約束的內在機制，存在于公司治理結構和企業(yè)各個管理組織中，與企業(yè)經營過程結合緊密，其建立、健全及實施是企業(yè)生產經營成敗的關鍵。具體說來，企業(yè)內部控制的重要作用在于：一是避免資產流失，維護資產安全和完整。健全的內部控制，可有效監(jiān)督、約束財產物資計量、驗收、采購各環(huán)節(jié)，保障財產物資的完整安全，控制企業(yè)各種資源使用及現(xiàn)金流動，進而有效避免資產流失。二是保證業(yè)務經營信息和財務會計資料真實完整。完善的內部控制，可以規(guī)范會計信息行為和過程，適時發(fā)現(xiàn)并改正錯弊，保證會計信息和資料的真實完整，確保各項財務活動與國家法律和統(tǒng)一會計制度規(guī)定相符。三是保證生產經營活動的有序進行。內部控制系統(tǒng)為保證其經營目標的實現(xiàn)，通過明確制度、審批程序、手續(xù)和監(jiān)督檢查手段等，使企業(yè)生產經營活動能夠有序進行，避免偏差。內部控制是任何企業(yè)進行有效管理和經營的基礎，無論企業(yè)的會計資料是手工處理或是計算機處理，內部控制都必不可少。不過企業(yè)在建立了電算化會計系統(tǒng)后，會計核算與管理環(huán)境發(fā)生了很大變化，致使電算化會計內部控制與手工會計具有很大區(qū)別。為了適應這些新的情況，亟需建立新的內部控制。只有建立一套適合電算化會計系統(tǒng)的內部控制，才能保證會計信息的收集、傳遞和處理能夠及時、準確，不出差錯，管理決策部門才能據(jù)此合理安排各項經營管理活動。
二、會計電算化下有效內部控制的構建
(1)提高企業(yè)領導和會計人員的內部控制意識。要真正加強管理，健全內部控制，企業(yè)領導者必須樹立現(xiàn)代管理理念，增強內部控制意識。各級財政部門、業(yè)務主管部門要大力宣傳會計電算化發(fā)展的必然趨勢和會計電算化條件下強化內部控制的重要性，促進企業(yè)領導和會計人員樹立正確的認識，從而加強管理與控制意識。并通過多種方式加強電算化系統(tǒng)知識教育，特別是會計部門領導必須了解電算化系統(tǒng)及其特點、風險與應有的控制，為加強內部控制打下知識基礎。(2)組織管理控制。信息技術的引入使管理幅度增大、層次減少，高聳型的組織結構逐漸趨于扁平。同時，網絡使內、外部人員進行更多的溝通，內部控制由命令與控制向集中與協(xié)調轉變。因此，必須進行組織結構調整才能更好地進行內部控制。企業(yè)應根據(jù)會計電算化系統(tǒng)的業(yè)務要求，通過組織結構調整，建立恰當?shù)慕M織機構和職責分工制度，并通過部門設置、人員分工、崗位職責的制定、權限的劃分等形式進行控制，從而達到相互牽制、相互制約、防止或減少舞弊發(fā)生的目的。(3)系統(tǒng)安全控制。會計電算化環(huán)境下加強系統(tǒng)安全控制、確保會計信息系統(tǒng)的安全是內部控制的重點。主要措施包括：人員接觸控制，即未經批準和授權的人員不得隨便接觸、動用系統(tǒng)的各種資源，以確保資源的正確性;環(huán)境保護控制，即為了保證計算機正常運行，防止外界因素導致計算機故障，應對計算機運行環(huán)境加以切實保護;網絡安全控制，可通過采用數(shù)據(jù)加密技術、訪問控制技術、數(shù)字簽名技術等安全技術，加強網絡安全方面的控制，同時健全病毒防控制度，強化安全教育，有效提高病毒防范能力。(4)會計檔案管理控制。一是具備極好兼容性的財務軟件，對每個檔案進行順序編號，便于查閱也能防止數(shù)據(jù)流失;二是指定專門人員進行檔案管理，不允許非管理人員接觸檔案，且資料借閱人與系統(tǒng)操作員不得兼任，嚴格控制檔案的權限設置;三是認真記錄操作日志，任何人都必須進行操作登記，有助于檔案管理員監(jiān)督與控制，也有助于及時發(fā)現(xiàn)錯誤，以便采取相應措施。(5)會計電算化內部控制審計。內部審計既是內部控制系統(tǒng)的組成部分，也是強化內部會計監(jiān)督的制度安排。會計電算化采用了“人機對話”的特殊形式，因此對內部審計的要求也更高、更嚴。內部審計人員應給予處理數(shù)據(jù)的系統(tǒng)和數(shù)據(jù)本身更多的關注，重視檢查組織結構、職權和責任的分配與分工情況，以確定職責分離能夠提供有力的內部控制，并加強安全控制措施方面的檢查。同時加強數(shù)據(jù)審計，用計算機審計程序對數(shù)據(jù)進行真實性、合法性、合理性的審核。要大力開展計算機輔助審計技術的培訓，如數(shù)據(jù)模擬檢測法、整體檢測法、程序編碼控制法、平行模擬法、程序追蹤法等，培養(yǎng)一批既懂財會、審計業(yè)務、又精通計算機應用技術的有經驗的復合型專業(yè)內部審計人員。
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