會(huì)計(jì)電算化中采購管理模塊的操作思路的論文
摘 要：到采購管理模塊的操作比較復(fù)雜，經(jīng)常會(huì)碰到數(shù)據(jù)傳輸不了的情況，而且容易丟掉一些步驟。其實(shí)，我覺得關(guān)鍵是我們對(duì)采購處理的業(yè)務(wù)流程不熟悉，沒有一個(gè)清晰的思路，當(dāng)我們掌握了采購管理模塊中經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的不同特點(diǎn)，緊緊抓住它們?cè)诓僮髦兴婕暗降南嚓P(guān)內(nèi)容，那操作就會(huì)變得非常容易。
關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)電算化；采購管理；操作；思路
我們?cè)趯W(xué)習(xí)會(huì)計(jì)電算化的九大模塊中，會(huì)感覺到采購管理模塊的操作比較復(fù)雜，經(jīng)常會(huì)碰到數(shù)據(jù)傳輸不了的情況，而且容易丟掉一些步驟，著實(shí)頭疼，其實(shí)，我覺得關(guān)鍵是我們對(duì)采購處理的業(yè)務(wù)流程不熟悉，沒有一個(gè)清晰的思路，下面我就會(huì)計(jì)電算化暢捷通T3中采購管理模塊的操作思路談?wù)劊菏紫�，必須明白采購管理模塊中的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)情況。采購中會(huì)出現(xiàn)三種情況：第一種是采購發(fā)票與采購的貨物同時(shí)到達(dá)單位；第二種是貨物已經(jīng)收到，發(fā)票還未收到，還不能確定貨物的入庫成本；第三種是發(fā)票已經(jīng)收到，貨物還未收到。其次，需要針對(duì)采購管理模塊中經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的三種情況，分別理清電算化采購管理模塊操作中所涉及的各個(gè)方面，形成正確的思路。
一、采購發(fā)票與采購貨物同時(shí)到達(dá)的操作思路
采購發(fā)票與貨物同時(shí)到達(dá)單位時(shí)，發(fā)票與貨物須同時(shí)錄入采購管理模塊，貨物的成本必須結(jié)算，貨款必須支付，還需記賬、填制憑證。由采購員進(jìn)入采購管理的界面，會(huì)看見有采購訂單、采購入庫單、采購發(fā)票、付款結(jié)算、采購結(jié)算、供應(yīng)商往來、月末結(jié)賬七種圖標(biāo)，每個(gè)圖標(biāo)都有相應(yīng)的操作內(nèi)容。下面就相關(guān)操作思路進(jìn)行說明：1.采購發(fā)票與采購（貨物）入庫單的'錄入如果所采購的貨物已經(jīng)錄入了采購訂單，采購訂單經(jīng)過審核以后，可由采購訂單生成采購入庫單和采購發(fā)票；也可由采購訂單生成采購入庫單，再由采購入庫單生成采購發(fā)票；如果沒有采購訂單，采購入庫單和采購發(fā)票可直接由鍵盤錄入。錄入完成以后還需審核。2.采購發(fā)票與采購（貨物）入庫單的審核（1）采購發(fā)票保存后需審核，使票上的貨款確認(rèn)為應(yīng)付款，傳送到核算管理系統(tǒng)中，可生成憑證。審核后的發(fā)票會(huì)出現(xiàn)“已審核”標(biāo)志。（2）采購入庫單需審核，由倉庫管理人員對(duì)入庫單與實(shí)際入庫的貨物進(jìn)行核對(duì)，無誤后進(jìn)行審核，確認(rèn)入庫；由倉庫管理員進(jìn)入庫存管理系統(tǒng)，單擊“采購入庫單審核”圖標(biāo)，進(jìn)入采購入庫單的審核，完成審核后“審核”按鈕變成了“棄審”。發(fā)票與入庫單審核完成后，還需進(jìn)行運(yùn)費(fèi)的處理。3.運(yùn)費(fèi)發(fā)票的處理（1）運(yùn)費(fèi)發(fā)票的錄入：由采購員進(jìn)入采購管理的界面，雙擊“采購發(fā)票”圖標(biāo)，單擊“增加”按鈕旁的▼按鈕，選擇“運(yùn)費(fèi)發(fā)票”，錄入相應(yīng)內(nèi)容。（2）運(yùn)費(fèi)發(fā)票的現(xiàn)付：可全部現(xiàn)付，也可部分現(xiàn)付。運(yùn)費(fèi)發(fā)票保存后，單擊“現(xiàn)付”按鈕，錄入相應(yīng)內(nèi)容，保存后出現(xiàn)“已現(xiàn)付”標(biāo)志。（3）運(yùn)費(fèi)發(fā)票的審核：單擊“采購發(fā)票”窗口上的“復(fù)核”按鈕，運(yùn)費(fèi)發(fā)票上沒有出現(xiàn)“已審核”標(biāo)志，這是因?yàn)橐熏F(xiàn)付的發(fā)票不能再作為應(yīng)付款傳給核算模塊了，但復(fù)核可把發(fā)票傳遞到核算管理系統(tǒng)中，以便查找。采購發(fā)票和費(fèi)用發(fā)票、采購入庫單已錄入系統(tǒng)后，可通過結(jié)算，把采購費(fèi)用攤?cè)氩少彸杀尽?.采購結(jié)算采購員進(jìn)入采購管理界面，單擊“采購結(jié)算”圖標(biāo)，在“條件錄入”對(duì)話框中錄入各項(xiàng)結(jié)算條件，進(jìn)入“入庫單和發(fā)票選擇”窗口進(jìn)行選擇，然后對(duì)費(fèi)用“按金額”或“按數(shù)量”進(jìn)行分?jǐn)�，入庫成本最后以結(jié)算金額為準(zhǔn)，在“采購結(jié)算—結(jié)算單明細(xì)列表”功能中可查看到。結(jié)算完成以后還需付款。5.付款核銷結(jié)算入庫成本后，還需向供應(yīng)商付清貨款和稅款。當(dāng)單位開出轉(zhuǎn)帳支票交給供應(yīng)商時(shí)，可錄入付款單并核銷。由采購員在采購界面單擊“付款結(jié)算”圖標(biāo)進(jìn)行錄入和核銷。付款后，還需記賬。6.核算記賬把已錄入的各種單據(jù)登記到存貨、差異、差價(jià)等明細(xì)賬中，在“核算管理系統(tǒng)”中做。由核算管理權(quán)限的操作員在“核算管理”主界面，單擊“正常單據(jù)記賬”圖標(biāo)，如發(fā)現(xiàn)有錯(cuò)，可取消記賬，單擊“核算—取消單據(jù)記賬”。記賬后，還需生成憑證。7.生成憑證也稱“制單”，核算管理系統(tǒng)中的制單分購銷單據(jù)制單、客戶往來制單、供應(yīng)商往來制單。購銷單據(jù)制單用于對(duì)采購入庫單、銷售出庫單及產(chǎn)成品、材料、其他出入庫單的制單，客戶往來制單用于收款單、銷售發(fā)票（應(yīng)收款）制單，供應(yīng)商往來制單用于付款單、采購發(fā)票（應(yīng)付款）的制單。如果是“結(jié)算單制單”，由制單員進(jìn)入核算管理系統(tǒng)主界面，單擊“購銷單據(jù)制單”圖標(biāo)，在查詢條件中選擇采購入庫單（報(bào)銷記帳）；如果是“付款單制單”，由制單員進(jìn)入核算管理系統(tǒng)主界面，單擊“供應(yīng)商往來制單”圖標(biāo)，在供應(yīng)商制單查詢中選擇“核銷制單”。在單貨同到的采購業(yè)務(wù)中，始終圍繞發(fā)票、入庫單、付款、記賬、填制憑證來做的，我們一定要有明確的思路，緊緊圍繞這幾個(gè)方面進(jìn)行操作。
二、采購貨物已到，采購發(fā)票未到的操作思路
票未到，必須先用一個(gè)暫估的成本入庫，收到發(fā)票后，再錄入發(fā)票做報(bào)帳結(jié)算處理。處理暫估采購業(yè)務(wù)有“月初回沖”、“單到回沖”、“單到補(bǔ)差”三種方法。1.暫估貨物的入庫成本（前一個(gè)月）先用暫估價(jià)錄入采購入庫單，由倉庫管理員進(jìn)行審核入庫，然后核算記賬，填制憑證傳到總賬系統(tǒng)。2.票到后，按實(shí)際價(jià)格錄入采購發(fā)票（后一個(gè)月）票到后，按實(shí)際價(jià)格錄入并審核采購發(fā)票，采購結(jié)算，暫估入庫成本處理（票到以前的暫估入庫成本換成實(shí)際的入庫成本），生成憑證（生成紅字回沖憑證、生成藍(lán)字回沖憑證、生成應(yīng)付款憑證），付款結(jié)算（預(yù)付沖應(yīng)付）。采購貨物已到，采購發(fā)票未到的操作思路是始終要圍繞暫估入庫成本和票到后的實(shí)際成本來進(jìn)行操作。
三、發(fā)票已經(jīng)收到，貨物還未收到的操作思路
發(fā)票收到時(shí)，先做一張借記“在途物資”和“應(yīng)交稅費(fèi)—應(yīng)交增值稅—進(jìn)項(xiàng)稅額”科目，貸記“應(yīng)付賬款”科目的憑證入賬；收到貨物時(shí)，經(jīng)驗(yàn)收入庫以后，再做一張借記“原材料”科目，貸記“在途物資”科目。1.收到發(fā)票時(shí)，在采購管理系統(tǒng)里用“采購發(fā)票”功能把發(fā)票數(shù)據(jù)錄入系統(tǒng)，并且到核算管理系統(tǒng)完成發(fā)票制單。2.貨物運(yùn)抵企業(yè)后，在采購管理系統(tǒng)里錄入采購入庫單，找出原來錄入的發(fā)票和采購入庫單進(jìn)行采購結(jié)算，在庫存管理系統(tǒng)中對(duì)采購入庫單進(jìn)行審核，到核算管理系統(tǒng)中執(zhí)行“正常單據(jù)記賬”，最后完成入庫單制單。發(fā)票已經(jīng)收到，貨物還未收到的業(yè)務(wù)是在途采購業(yè)務(wù)，它的操作思路是票到先進(jìn)行發(fā)票的處理，貨到后再進(jìn)行采購入庫單的相關(guān)處理等。當(dāng)我們掌握了采購管理模塊中經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的不同特點(diǎn)，緊緊抓住它們?cè)诓僮髦兴婕暗降南嚓P(guān)內(nèi)容，明確思路，那操作就會(huì)變得非常容易，會(huì)計(jì)工作也將大大提高工作效率，更好地為社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)。
參考文獻(xiàn)
[1]毛華陽，傅樵.會(huì)計(jì)電算化教程[M].電子工業(yè)出版社，2011.
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