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會計電算化下有效內部控制的構建經濟論文
為了確保會計信息處理和存儲的準確與完整,提高系統(tǒng)的安全可靠性,企業(yè)必須結合會計電算化系統(tǒng)的特點,建立起一套更為完整、更為嚴格的內部控制制度,以提高會計電算化工作的真實有效性。
一、加強會計電算化內部控制的必要性
內部控制作為企業(yè)生產經營活動自我調節(jié)和自我約束的內在機制,存在于公司治理結構和企業(yè)各個管理組織中,與企業(yè)經營過程結合緊密,其建立、健全及實施是企業(yè)生產經營成敗的關鍵。具體說來,企業(yè)內部控制的重要作用在于:
一是避免資產流失,維護資產安全和完整。健全的內部控制,可有效監(jiān)督、約束財產物資計量、驗收、采購各環(huán)節(jié),保障財產物資的完整安全,控制企業(yè)各種資源使用及現金流動,進而有效避免資產流失。
二是保證業(yè)務經營信息和財務會計資料真實完整。完善的內部控制,可以規(guī)范會計信息行為和過程,適時發(fā)現并改正錯弊,保證會計信息和資料的真實完整,確保各項財務活動與國家法律和統(tǒng)一會計制度規(guī)定相符。
三是保證生產經營活動的有序進行。內部控制系統(tǒng)為保證其經營目標的實現,通過明確制度、審批程序、手續(xù)和監(jiān)督檢查手段等,使企業(yè)生產經營活動能夠有序進行,避免偏差。內部控制是任何企業(yè)進行有效管理和經營的基礎,無論企業(yè)的會計資料是手工處理或是計算機處理,內部控制都必不可少。
不過企業(yè)在建立了電算化會計系統(tǒng)后,會計核算與管理環(huán)境發(fā)生了很大變化,致使電算化會計內部控制與手工會計具有很大區(qū)別。為了適應這些新的情況,亟需建立新的內部控制。只有建立一套適合電算化會計系統(tǒng)的內部控制,才能保證會計信息的收集、傳遞和處理能夠及時、準確,不出差錯,管理決策部門才能據此合理安排各項經營管理活動。
二、會計電算化下有效內部控制的構建
(1)提高企業(yè)領導和會計人員的內部控制意識。要真正加強管理,健全內部控制,企業(yè)領導者必須樹立現代管理理念,增強內部控制意識。各級財政部門、業(yè)務主管部門要大力宣傳會計電算化發(fā)展的必然趨勢和會計電算化條件下強化內部控制的重要性,促進企業(yè)領導和會計人員樹立正確的認識,從而加強管理與控制意識。并通過多種方式加強電算化系統(tǒng)知識教育,特別是會計部門領導必須了解電算化系統(tǒng)及其特點、風險與應有的控制,為加強內部控制打下知識基礎。
(2)組織管理控制。信息技術的引入使管理幅度增大、層次減少,高聳型的組織結構逐漸趨于扁平。同時,網絡使內、外部人員進行更多的溝通,內部控制由命令與控制向集中與協調轉變。因此,必須進行組織結構調整才能更好地進行內部控制。企業(yè)應根據會計電算化系統(tǒng)的業(yè)務要求,通過組織結構調整,建立恰當的組織機構和職責分工制度,并通過部門設置、人員分工、崗位職責的制定、權限的劃分等形式進行控制,從而達到相互牽制、相互制約、防止或減少舞弊發(fā)生的目的。
(3)系統(tǒng)安全控制。會計電算化環(huán)境下加強系統(tǒng)安全控制、確保會計信息系統(tǒng)的安全是內部控制的重點。主要措施包括:人員接觸控制,即未經批準和授權的人員不得隨便接觸、動用系統(tǒng)的各種資源,以確保資源的正確性;環(huán)境保護控制,即為了保證計算機正常運行,防止外界因素導致計算機故障,應對計算機運行環(huán)境加以切實保護;網絡安全控制,可通過采用數據加密技術、訪問控制技術、數字簽名技術等安全技術,加強網絡安全方面的控制,同時健全病毒防控制度,強化安全教育,有效提高病毒防范能力。
(4)會計檔案管理控制。一是具備極好兼容性的財務軟件,對每個檔案進行順序編號,便于查閱也能防止數據流失;二是指定專門人員進行檔案管理,不允許非管理人員接觸檔案,且資料借閱人與系統(tǒng)操作員不得兼任,嚴格控制檔案的權限設置;三是認真記錄操作日志,任何人都必須進行操作登記,有助于檔案管理員監(jiān)督與控制,也有助于及時發(fā)現錯誤,以便采取相應措施
。(5)會計電算化內部控制審計。內部審計既是內部控制系統(tǒng)的組成部分,也是強化內部會計監(jiān)督的制度安排。會計電算化采用了“人機對話”的特殊形式,因此對內部審計的要求也更高、更嚴。內部審計人員應給予處理數據的系統(tǒng)和數據本身更多的關注,重視檢查組織結構、職權和責任的分配與分工情況,以確定職責分離能夠提供有力的內部控制,并加強安全控制措施方面的檢查。
同時加強數據審計,用計算機審計程序對數據進行真實性、合法性、合理性的審核。要大力開展計算機輔助審計技術的培訓,如數據模擬檢測法、整體檢測法、程序編碼控制法、平行模擬法、程序追蹤法等,培養(yǎng)一批既懂財會、審計業(yè)務、又精通計算機應用技術的有經驗的復合型專業(yè)內部審計人員。
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