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網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下會計電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制的探討經(jīng)濟(jì)論文
摘要:本文通過對比的方式探討網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下會計電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制的新變化、新特點。 近年來,隨著計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)的發(fā)展,會計領(lǐng)域里先后發(fā)生了兩次意義深遠(yuǎn)的革命。第一次是電算化會計系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用,第二次則是正在發(fā)展中的網(wǎng)絡(luò)化會計電算系統(tǒng)的普及。
這兩次革命都對會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制產(chǎn)生了重要影響。在傳統(tǒng)的電算化系統(tǒng)即單機(jī)系統(tǒng)下,一方面諸如計算錯誤之類的技術(shù)性問題得到解決,另一方面又出現(xiàn)了傳統(tǒng)手工會計系統(tǒng)所沒有的新問題。而第二次革命中網(wǎng)絡(luò)的廣泛應(yīng)用在很大程度上彌補(bǔ)了單機(jī)電算化系統(tǒng)的不足,使電算化會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制更加完善,同時也對它提出了新的要求。
一、單機(jī)會計電算化系統(tǒng)中內(nèi)部控制的缺陷
由于計算機(jī)具有工作自動化,控制程序化、存儲數(shù)字化等特點,傳統(tǒng)的單機(jī)電算化系統(tǒng)在提高會計工作效率的同時也帶來了內(nèi)部控制上的新問題,具體表現(xiàn)在:
(-)原始憑證數(shù)字化易于偽造
計算機(jī)的存儲方式是信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字形式存儲在磁(光)介質(zhì)上,因此極易被篡改甚至偽造而不留任何痕跡。這給一些不法之徒提供了機(jī)會,比如通過偽造或修改客戶、銀行的憑證,制造虛假交易,進(jìn)而侵吞公款等。
(二)會計業(yè)務(wù)缺乏有效牽制
在傳統(tǒng)手工會計系統(tǒng)中,一筆業(yè)務(wù)要經(jīng)過幾道崗位才能被確認(rèn),這使得會計活動在進(jìn)行時就實現(xiàn)了良好的內(nèi)部牽制,為會計數(shù)據(jù)的安全提供了保證。而在電算化系統(tǒng)下,由于計算機(jī)的自動高效使工作人員減少,各種手續(xù)都被合并到一起由計算機(jī)統(tǒng)一執(zhí)行,從而不能像手工方式那樣相互牽制,成為內(nèi)控隱患。
(三)內(nèi)部控制更加依賴于程序的質(zhì)量
電算化系統(tǒng)的主體是計算機(jī)軟件。因此其內(nèi)部控制也更加依賴于程序的質(zhì)量。一旦程序中存在嚴(yán)重的BUG或惡意的“后門”,便會嚴(yán)重危害系統(tǒng)安全。而會計人員對計算機(jī)專業(yè)知識所知甚少,很難及時發(fā)現(xiàn)這些漏洞,致使系統(tǒng)會多次重復(fù)同一錯誤,擴(kuò)大損失。這也是手工會計系統(tǒng)不會遇到的問題。
(四)采用口令授權(quán)容易導(dǎo)致泄密
電算化系統(tǒng)下權(quán)限分工的主要形式是口令授權(quán)�？诹畲娣庞谟嬎銠C(jī)系統(tǒng)內(nèi)而不是像印章那樣鎖在箱子里或帶在主人身上,因此一旦被人偷看到或竊取到便會帶來巨大隱患。比如下級人員記住了上級主管人員的密碼并以其身份登錄進(jìn)行越權(quán)操作等。如果該人員懂得一些電腦知識,繞過系統(tǒng)日志進(jìn)行操作則更將無影可查。
二、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展對電算化會計系統(tǒng)內(nèi)部控制的影響
隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的成熟,會計系統(tǒng)也由單純的電算化走向開放式、網(wǎng)絡(luò)化。從內(nèi)部控制角度看,它一方面彌補(bǔ)了單機(jī)系統(tǒng)的缺陷,一方面也帶來了新的問題。
(-)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制的完善
1、網(wǎng)上公證——一三方牽制的形成。由于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下原始憑證仍然要來用數(shù)字方式進(jìn)行存儲,所以也不能像手工系統(tǒng)那樣對每一張憑證作痕跡檢驗�？墒抢镁W(wǎng)絡(luò)所特有的實時傳輸功能和日益豐富的互聯(lián)網(wǎng)服務(wù)項目,我們可以實現(xiàn)原始交易憑證的第三方監(jiān)控,即網(wǎng)上公證。比如每一家企業(yè)都在互聯(lián)網(wǎng)認(rèn)證機(jī)構(gòu)領(lǐng)取數(shù)字簽名認(rèn)證和私有密鑰。當(dāng)業(yè)務(wù)發(fā)生時,一方將單據(jù)傳到認(rèn)證機(jī)構(gòu),由認(rèn)證機(jī)構(gòu)確認(rèn)并將經(jīng)過數(shù)字簽名的加密憑證與未加密憑證同時轉(zhuǎn)發(fā)給另一方。這樣就得到了一筆確實經(jīng)過雙方認(rèn)可的交易。而單獨某一方因無法獲得另一方的數(shù)字簽名和私有密鑰,不可能偽造交易憑證。同時,該憑證以加密和未加密兩種形式存儲于企業(yè)的數(shù)據(jù)庫中,會計人員只有可能修改其未加密的那一份。這樣一旦審計人員或主管人員對某筆業(yè)務(wù)產(chǎn)生懷疑,只需將加密憑證提交客戶和認(rèn)證機(jī)構(gòu)其解密并加以對照即可。
2、監(jiān)控與操作的分離實現(xiàn)了系統(tǒng)內(nèi)部的有效牽制。從前一部分的分析可以看出,電算化系統(tǒng)下內(nèi)部牽制沒有手工系統(tǒng)完善。但是從另一個角度看,手工系統(tǒng)下的“多方牽制”也不是一個成熟的牽制方法,它只不過是手工系統(tǒng)工作效率低下,人員過度冗余的副產(chǎn)品,它沒有明確劃分操作與監(jiān)督的關(guān)系,只是通過多人的重復(fù)勞動實現(xiàn)“牽制”。因此這種傳統(tǒng)的牽制手段已不能適應(yīng)電算化會計系統(tǒng)的要求,必須找到能夠充分利用網(wǎng)絡(luò)實時高效的特點的方法。一個比較有效的辦法是在電算化系統(tǒng)內(nèi)分出操作與監(jiān)控兩個崗位,對每一筆業(yè)務(wù)同時進(jìn)行多齊備份。當(dāng)會計人員進(jìn)行賬務(wù)處理時,其操作和數(shù)據(jù)也被同步記錄在監(jiān)控人員的機(jī)器上,由監(jiān)控人員進(jìn)行即時或定期審查,一旦出現(xiàn)數(shù)據(jù)不一致便進(jìn)行深入調(diào)查。這樣明確了崗位的劃分,真正作到了“精兵簡政”。
3、在線測試的實現(xiàn)使軟件內(nèi)部可能存在的漏洞能夠得到及時的解決。眾所周知,對于計算機(jī)軟件來說,其內(nèi)部錯誤或不足是無法避免的。因此其解決辦法只有兩個:一是在開發(fā)過程中加強(qiáng)交流,充分測試,二是在發(fā)現(xiàn)問題后及時解決。而在單機(jī)系統(tǒng)下,用戶與軟件供應(yīng)商之間由于受空間、時間的影響無法進(jìn)行充分的交流,降低了系統(tǒng)的可信賴性。但是在網(wǎng)絡(luò)時代,即使萬里之隔也可以在幾秒鐘內(nèi)建立連接,進(jìn)行實時高質(zhì)的通訊或迅速傳輸軟件。這給解決上述問題帶來了方便。比如在開發(fā)時期用戶可以隨時向供應(yīng)商提出最新的要求或意見,同樣,開發(fā)商也可以及時把剛修正的軟件傳送給用戶進(jìn)行測試,大大提高了軟件質(zhì)量和開發(fā)速度。同樣在使用過程中,開發(fā)商可以通過網(wǎng)絡(luò)對用戶的系統(tǒng)進(jìn)行定期的在線測試,一旦發(fā)現(xiàn)問題可以及時通知用戶并進(jìn)行在線升級,把BUG的存在時間控制在最短,提高系統(tǒng)健壯性。 4統(tǒng)一實時管理確保了口令授權(quán)的安全。由于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下系統(tǒng)權(quán)限控制的主要方式也是通過口令實現(xiàn)的,因此也存在非法使用的問題。但利用網(wǎng)絡(luò)的實時聯(lián)系功能,我們可以實現(xiàn)對各級口令的統(tǒng)一實時管理。當(dāng)某操作人員上機(jī)時,其使用的身份和口令及詳細(xì)信息將同時反映在監(jiān)督人員的機(jī)器上,監(jiān)督人員可以根據(jù)實際情況對當(dāng)時口令、身份使用情況作以分析,判斷是否有非法登錄。同時我們還能通過編制監(jiān)測軟件實現(xiàn)自動報警。比如主任會計下機(jī)后通知監(jiān)控方將其身份鎖起。此時如有其他人員試圖以其身份登錄,監(jiān)控軟件會迅速作出反應(yīng)并通知管理者。
(二)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下電算化系統(tǒng)內(nèi)控的新問題。
1、網(wǎng)絡(luò)是一個開放的環(huán)境,在這個環(huán)境中一切信息在理論上都是可以被訪問到的,除非它們在物理上斷一開連接。因此,網(wǎng)絡(luò)下的會計信息系統(tǒng)很有可能遭受非法訪問甚至或病毒的惡意侵?jǐn)_。這種攻擊可能來自系統(tǒng)外部,
也可能來自系統(tǒng)內(nèi)部;而且一旦發(fā)生將造成巨大的損失。
2、隨著電子商務(wù)的迅猛發(fā)展,網(wǎng)上交易愈加普遍,可以想像在不久后企業(yè)的全部原始憑證都將成為數(shù)字格式,這加強(qiáng)了企業(yè)對網(wǎng)上公證機(jī)構(gòu)的依賴。但直到目前相應(yīng)的技術(shù)和法規(guī)還遠(yuǎn)沒有達(dá)到完善,這也給系統(tǒng)的內(nèi)部控制造成困難。
三、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下電算化會計系統(tǒng)內(nèi)部控制的完善
從前面可以看到,網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下電算化系統(tǒng)與傳統(tǒng)單機(jī)化系統(tǒng)相比,在內(nèi)部控制方面有了進(jìn)一步的完善。但從本質(zhì)上說,它們?nèi)匀粚儆陔娝慊到y(tǒng)的一種,因此其內(nèi)控內(nèi)容與過去相比并沒有太大的變動,只是在具體問題上有些變化。我們可以把網(wǎng)絡(luò)會計信息系統(tǒng)內(nèi)部控制歸結(jié)為以下幾個主要方面:
(一)組織與管理控制
網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下會計人員的分工與組織應(yīng)以工作高效、便于監(jiān)控為主要目標(biāo)。在具體的崗位設(shè)置上分為操作、監(jiān)督、維護(hù)三部分。操作崗位負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)的錄入、分析工作;監(jiān)督崗位通過網(wǎng)絡(luò)對操作崗位的行為、結(jié)果進(jìn)行記錄和審查;系統(tǒng)維護(hù)人員則專門負(fù)責(zé)系統(tǒng)的健壯性及網(wǎng)絡(luò)的安全性問題。
(二)開發(fā)與維護(hù)控制
對于自行開發(fā)系統(tǒng)的單位,必須作好開發(fā)前的可行性研究、需求分析和開發(fā)人員的分工問題。尤其要注意開發(fā)人員與使用人員。維護(hù)人員必須分開,以防“后門”。在平日的維護(hù)中必須建立完善的制度,并與軟件供應(yīng)商保持必要的聯(lián)系。
(三)操作控制
單位應(yīng)制定詳盡的操作規(guī)程,對各級操作人員的權(quán)限加以劃分。由監(jiān)督人員通過實用監(jiān)測隨時審查是否有違法操作、越權(quán)操作。同時要注意減少操作過程中對系統(tǒng)的不必要的損害。
(四)軟件控制
即軟件內(nèi)部對各種錯誤或非法操作的控制。這一點可以通過加強(qiáng)與供應(yīng)商的聯(lián)系實現(xiàn)。
(五)數(shù)據(jù)和程序控制
這主要是保證數(shù)據(jù)及程序不會被修改。在網(wǎng)絡(luò)下可以通過前面的多方備份等技術(shù)加以實現(xiàn)。
(六)網(wǎng)絡(luò)安全控制
這本屬于維護(hù)控制的一部分,但因其在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的重要性。應(yīng)單獨作為一項重要內(nèi)容進(jìn)行控制。其內(nèi)容主要包括網(wǎng)絡(luò)健壯性控制、網(wǎng)絡(luò)容錯控制,檢測非法入侵能力等幾方面。采用先進(jìn)的防火墻技術(shù),在不需要對外聯(lián)系時斷開與外部網(wǎng)的連接,并定期請網(wǎng)絡(luò)專家進(jìn)行安全評測。
(七)加強(qiáng)內(nèi)部工作人員的選拔、培訓(xùn)工作
從統(tǒng)計上看,90%以上的網(wǎng)絡(luò)安全事故是由于“內(nèi)盜”或“疏忽”造成的。設(shè)有經(jīng)過安全培訓(xùn)的管理員很容易發(fā)生泄露重要密碼、擴(kuò)大用戶權(quán)限等錯誤。因此作好這一點是保證系統(tǒng)安全,防止非法入侵的關(guān)鍵。
雖然以上措施會增加系統(tǒng)的運行成本,但從內(nèi)控角度看,它們是必不可少的�？傊�,隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的逐漸成熟與完善,會計信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制體系將發(fā)生深刻的變化。只有清楚的意識到這些變化,才能適應(yīng)社會的發(fā)展,建立完備的、嶄新的會計體系。
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