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淺談電算化會(huì)計(jì)檔案利用
狹義的電算化會(huì)計(jì)檔案是保存在磁盤、可讀寫光盤、磁帶等存貯介質(zhì)上的會(huì)計(jì)檔案。各級(jí)企、事業(yè)單位實(shí)行會(huì)計(jì)電算化以后，財(cái)務(wù)人員的所有日常工作以及歷年會(huì)計(jì)檔案的查找利用，均可在計(jì)算機(jī)上完成。因此，電算化會(huì)計(jì)檔案具有下列特點(diǎn)：電算化會(huì)計(jì)檔案存儲(chǔ)的范圍廣。它傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案具有更廣泛的內(nèi)涵：它不僅具有傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)信息，還包括會(huì)計(jì)電算化的紙質(zhì)文件、電子文件以及系統(tǒng)軟件。在會(huì)計(jì)電算化條件下，會(huì)計(jì)檔案的載體本身發(fā)生了巨大的變化，電算化會(huì)計(jì)檔案存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)信息得到了擴(kuò)大。財(cái)務(wù)人員首先要掌握計(jì)算機(jī)知識(shí)，然后才能使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算、處理。
電算化會(huì)計(jì)檔案管理要求更高的科學(xué)性。電算化會(huì)計(jì)檔案通過計(jì)算機(jī)使用起來更快捷、方便，更容易產(chǎn)生決策參考價(jià)值，為管理和決策提供較好的支持。要管理好電算化會(huì)計(jì)檔案信息，必須配備專兼職檔案管理人員。另外必須根據(jù)電算化會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)，做好會(huì)計(jì)檔案的各方面工作。
電算化會(huì)計(jì)檔案具有更高的的安全性、完整性要求。會(huì)計(jì)檔案主要對(duì)財(cái)務(wù)收支進(jìn)行價(jià)值量的記錄和描述，反映經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的質(zhì)的變化，要求極準(zhǔn)確的資料。而在電算化條件下，會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)高度集中在磁盤、光盤等磁性介質(zhì)上，會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，會(huì)計(jì)信息的完整性、安全性受到挑戰(zhàn)。而電算化會(huì)計(jì)檔案又受載體的質(zhì)量、存放環(huán)境等條件的影響。所以要求電算化會(huì)計(jì)檔案的保密性和安全性比傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案高。
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