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Evernote在高校輔導員信息管理工作中的應用論文
一、Evernote的特點與輔導員信息管理工作的需求分析
(一)Evernote背景介紹
Evernote是一個記錄和歸檔“筆記”的集成軟件和服務套裝。一個筆記可以有多種形式，包括一段格式化的文本、一段手寫的“墨跡”筆記、一個完整的或者節(jié)選的網(wǎng)頁、一張圖片、一段語音記錄或者一段視頻。不同的筆記被放在不同的筆記本中，可以同時被貼標簽、注釋、編輯排版、評論、被搜索或者轉移，導出到筆記本的其他地方［3］。Evernote支持一系列的操作系統(tǒng)平臺，其中包括蘋果OSX平臺、蘋果移動端iOS平臺、Google推出的ChromeOS平臺和Android平臺、微軟的Windows、WindowsPhone平臺以及小眾一些的BlackBerry或WebOS平臺。Evernote在跨平臺的基礎上可以實現(xiàn)在線同步和遠程云端數(shù)據(jù)備份功能。
(二)Evernote特點介紹
1．靈活的信息搜集機制由于Evernote的跨平臺兼容性強，使得通過Evernote進行數(shù)據(jù)的搜集有著其他服務和工具不具備的便利性。高校學生管理工作中有大量工作是進行網(wǎng)絡信息的摘取和傳達。為了與時俱進，輔導員老師需要頻繁地登錄各大網(wǎng)站。比如:登錄國家相關網(wǎng)站獲取教育方面最新國家政策;登錄各大公司和招聘網(wǎng)站獲得工作最新發(fā)展近況，為學生提供最新最全面就業(yè)信息和相關咨詢;登錄所在學校網(wǎng)站獲取各類最新通知、制度、規(guī)定等�，F(xiàn)已進入微博微信時代，信息來源渠道不僅僅是電腦終端上的瀏覽器，越來越大比重的信息會來自于各種各樣網(wǎng)絡信息提供渠道。如果利用傳統(tǒng)的信息搜集方式，無論是記事本還是包含大量“復制粘貼”的計算機操作歸檔，效率都非常低下。并且由于手邊工具及記錄地點的限制，會導致很多信息得不到及時準確統(tǒng)計。Evernote的跨平臺特性就很好地解決了這個問題。Evernote的WebClipper技術使得對于任何瀏覽器上的網(wǎng)頁信息的獲得和歸檔只需要不超過三次點擊操作。其跨移動平臺的使用，使得通過手機可進行文字、圖形圖像、聲音甚至是影像的快速搜集，不僅大大提高了信息搜集的靈活性，使得傳統(tǒng)信息搜集的地域限制大大降低。更重要的是，由此各種多媒體信息就能以附屬文件或鍵入對象的形式存在于筆記當中。Evernote提供了多種高效的媒體信息搜索方式，大大提高了信息的整合度和利用效率。
2．信息的多維度整合高校輔導員工作需要處理的信息來源廣信息量大，信息形式更是各種各樣。那么如何更好地整理存放這些信息，就成了一個重要且關鍵的問題。傳統(tǒng)的文件夾結合文件柜的形式固然可行，但已無法解決信息化社會很多實際工作中會出現(xiàn)的問題。一個最典型的例子就是處在不同物理位置的文件在邏輯上暫時會同屬一個類型，這種關系由于文件物理特性的限制，基本上無法合理地表現(xiàn)出來。相比傳統(tǒng)的文件夾、文件柜這種樹狀的信息整合方式，Evernote除保留傳統(tǒng)筆記本文件夾的樹狀信息整合方式之外，還提供了一種更加靈活的信息整合方式———標簽整合。一個筆記可以被標記上一個或者多個標簽，處在不同筆記本上的筆記可以有同一個標簽，這樣結合標簽筆記的快速搜索功能就可以實現(xiàn)快速整合定位信息。
3．快速的信息檢索在完成了對海量數(shù)據(jù)信息的搜集和分類匯總之后，輔導員老師就擁有了一個多媒體數(shù)據(jù)信息庫以滿足日常工作的各種數(shù)據(jù)需求。但問題也由此產(chǎn)生。大量不同類型的信息以不同的維度存儲在數(shù)據(jù)庫中，如何在短時間內(nèi)獲取想要的數(shù)據(jù)就成為決定Evernote實用性的核心問題。如輔導員工作中一個非常重要的環(huán)節(jié)是對某個學生的表現(xiàn)進行綜合評價。關于學生的各種信息如請假記錄、缺勤違規(guī)記錄、溝通記錄、身份相關信息、獲獎情況、參與活動情況、平時成績等都是評價學生表現(xiàn)的參考依據(jù)。然而這些數(shù)據(jù)信息的匯總，按照傳統(tǒng)的信息搜集和檢索方式幾乎無法快速和完整實現(xiàn)。大量的類似工作就重點依賴了輔導員老師對該同學平時的印象和班委的反饋，顯然這樣的方式不夠全面。Evernote的引入就很好地解決了輔導員信息匯總工作的信息量和速度的關系問題。相比現(xiàn)在市場上的多種云筆記軟件，搜索是Evernote的核心優(yōu)勢，它提供的搜索模式可以概括為以下四類:
(1)文字信息的全文搜索。在筆記中存在的所有文字信息都被作為搜索對象，凡是有滿足搜索條件的文字筆記都會以列表的形式出現(xiàn)在搜索結果當中。
(2)圖片的文字識別。圖片信息是輔導員所需信息中非常重要的一類信息，因為無紙化工作的一個基礎就是掃描照片等各類文檔文件，而這些文件在Evernote中都是以圖片的形式存在的。一個最典型的例子就是學生的身份證照片。快速獲得某一個地區(qū)的所有學生信息，這在以前是無法實現(xiàn)的功能。但是通過Evernote對圖片的文字識別能力，當圖片中若有滿足搜索條件文字的時候，包含該圖片的筆記就被提供在搜索結果列表之中。
(3)類型文檔的搜索。對于其他多媒體內(nèi)容的筆記(包括圖片)，Evernote提供了針對文件類型的搜索功能，這就使文件類型的大范圍搜索成為可能，進而可以搜索所有搜集的影視素材或者語音素材。
(4)多條件高級搜索以及搜索保存。高級公式搜索把Evernote提供的基礎搜索結合在一起，為用戶的各種需求提供強大的搜索支持［5］。通過Evernote可以輕松實現(xiàn)如下搜索:找到1班(1班筆記本)中來自于XXX地區(qū)(文字識別身份證)的所有同學;所有近兩天之內(nèi)(基于時間搜索)處理的請假信息(掃描的圖片文件)。Evernote提供的特有搜索過程保存功能，可以實現(xiàn)把搜索公式保存為一個快捷鍵，使得下一次進行類似高級搜索的時候，只需要點擊快捷鍵即可完成搜索。基于以上描述可見，Evernote提供的對大規(guī)模數(shù)據(jù)庫強大的搜索功能，可以大幅度提高輔導員信息管理工作的效率和工作質量。
4．團隊成員共享的信息溝通平臺高校輔導員老師工作是繁重的，其中一個重要原因，就是每位輔導員都擔負著管理至少200名以上大學生的生活、學習等任務。為了更好地實現(xiàn)對自己團隊的管理，由每個班委構成的金字塔管理體系被廣泛應用于輔導員對班級的管理體系中。團隊的加入可以在很大程度上提高信息搜集、存儲和整理的效率。比如在新生入學時，學校要求每個學生提交各種信息，其中包括個人身份證的復印件。傳統(tǒng)的紙質搜集方式，在搜集信息過程當中會出現(xiàn)各種問題。如有些同學身份證丟失，有些同學無法聯(lián)系上，有些同學的身份證信息有誤等。想要及時解決很多類似突發(fā)性和普遍性的問題，電話的溝通是唯一方式。然而其弊端很明顯:第一，清晰性。很多事情只通過電話溝通是說不清楚的，需要“眼見為實”。第二，時效性。雖然輔導員的電話是24小時開機，但在溝通上難免由于溝通沖突、信號故障等原因出現(xiàn)問題，進而致使問題無法在第一時間得到解決。第三，缺乏歷史記錄。輔導員的工作是繁雜而瑣碎的，這使得對溝通進行必要的記錄顯得尤為重要。電話的溝通固然方便，但馬上進行相關記錄的要求顯然在很多時候是不能滿足的。為了解決以上問題，在當今社會信息化的發(fā)展形勢下，短信、微信和QQ等工具的使用就成為輔導員與學生溝通的首選工具。但即使能彌補以上提到的電話功能的不足，其溝通內(nèi)容與資料的隔離性，會使輔導員老師在很多時候疲于切換窗口，而不是在做任何實際的工作。Evernote就很好地解決了以上的所有問題，構建了類似于QQ的信息溝通平臺，使得參與合作的團隊成員都可以在Evernote平臺中進行充分而專注的信息交流，而筆記本中的任何筆記也能直接用于信息溝通的無縫連接，其高效性、清晰性、時效性和充分的歷史記錄的特點不言而喻。
二、結語
綜上所述，可以看出計算機軟件Evernote在高校日常教育教學管理工作中，可以協(xié)助輔導員老師進行有效率的工作。在信息時代飛速發(fā)展的今天，信息體現(xiàn)出渠道廣泛、容量巨大、傳輸速度快且形式多樣等特點，而Evernote則高效地滿足了高校輔導員管理工作的信息搜集、整合、檢索以及團隊合作的需求。隨著個人移動終端、云服務、大數(shù)據(jù)等技術的進一步發(fā)展，Evernote將會在高校教育管理尤其在輔導員的信息管理工作中，成為信息搜集和處理必不可少的工具。
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