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從知識(shí)管理的角度建立企業(yè)信息管理系統(tǒng)論文
提到 企業(yè) 信息管理系統(tǒng)（Information Management System for Enterprise—EMS），人們就會(huì)想到企業(yè)資源計(jì)劃（ERP），客戶關(guān)系管理（CRM），供應(yīng)鏈管理（SCM），產(chǎn)品壽命周期管理（PLM），制造執(zhí)行系統(tǒng)（MES），產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理（PDM）等管理概念、 理論 和 方法 ，以及各種各樣品牌的 應(yīng)用 解決方案與信息管理系統(tǒng)，如用友ERP、海艾迪C—EMS和M—EMS及SAP信息管理系統(tǒng)等等。我們同時(shí)也會(huì)想到這些信息系統(tǒng)會(huì)減少庫(kù)存占用，降低成本，加快新品上市時(shí)間獲得更多收益，整合企業(yè)業(yè)務(wù)流程，提高企業(yè)運(yùn)營(yíng)效率等等，但對(duì)信息管理系統(tǒng)能夠有效地加強(qiáng)企業(yè)的知識(shí)管理（KM），減少對(duì)企業(yè)員工個(gè)人知識(shí)的過(guò)分依賴性等方面的作用卻并不很清楚。
眾所周知，任何企業(yè)都在不同程度上依賴于一定的技術(shù)和知識(shí)才可以生存與 發(fā)展 ，尤其當(dāng)今已經(jīng)進(jìn)入了知識(shí) 經(jīng)濟(jì) 和信息經(jīng)濟(jì)的 時(shí)代 ， 現(xiàn)代 企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)更多的是知識(shí)與信息獲取或使用能力的競(jìng)爭(zhēng)。所以對(duì)企業(yè)的知識(shí)資源進(jìn)行有效的管理，是一個(gè)企業(yè)能否在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中立于不改之地的關(guān)鍵。從事企業(yè)管理的人都清楚，企業(yè)的人才流失對(duì)企業(yè)意味著什么。長(zhǎng)期以來(lái)，企業(yè)員工的個(gè)人頭腦是知識(shí)的載體，人才流動(dòng)實(shí)際上是知識(shí)在流動(dòng)。那么如何實(shí)現(xiàn)人走而知識(shí)卻可以繼續(xù)在企業(yè)中留存呢？如何實(shí)現(xiàn)知識(shí)不僅在某個(gè)人頭腦中，而在組織的系統(tǒng)中并持續(xù)發(fā)揮其作用呢？如何使企業(yè)的知識(shí)可以不斷積累并讓每個(gè)員工快速掌握而在工作中加以運(yùn)用呢？如何使新員工可以迅速在老員工的基礎(chǔ)上繼續(xù)提高工作效率和質(zhì)量呢？
一、什么是知識(shí)管理和企業(yè)管理
要弄清以上 問(wèn)題 ，首先，我們要從弄清什么是知識(shí)管理和企業(yè)信息管理入手。美國(guó)生產(chǎn)和質(zhì)量委員會(huì)（APQC）對(duì)知識(shí)管理定義如下：知識(shí)管理是組織有意識(shí)采取的一種戰(zhàn)略，它保證能夠在最需要的時(shí)間將最需要的知識(shí)傳送給最需要的人，這樣可以幫助人們共享信息，并進(jìn)而將其通過(guò)不同的方式付諸實(shí)踐，最終達(dá)到提高組織業(yè)績(jī)的目的。企業(yè)知識(shí)管理是以信息為基礎(chǔ)的活動(dòng)，通過(guò)組織性 學(xué)習(xí) 創(chuàng)造隱性和顯性知識(shí)，并負(fù)責(zé)如何在適當(dāng)?shù)臅r(shí)間、適當(dāng)?shù)牡胤綋碛羞m當(dāng)?shù)闹R(shí)。微軟總裁比爾蓋茨認(rèn)為：知識(shí)管理并不是從技術(shù)開(kāi)始的，它始于商業(yè)目標(biāo)、過(guò)程和對(duì)共享信息需要的認(rèn)識(shí)。知識(shí)管理只不過(guò)是管理信息流，把正確的信息傳送給需要它的人，以便讓他們迅速地以信息為依據(jù)采取行動(dòng)。
中外學(xué)者普遍認(rèn)為，信息是企業(yè)發(fā)展的一個(gè)非常重要的資源，信息作為資源，除了一般的可利用、有價(jià)值等特性外，還具備共享性、 歷史 積累性、時(shí)效性和多次再生性的特性。而系統(tǒng)則是由若干相互聯(lián)系、相互制約的獨(dú)立成分組成的一個(gè)有機(jī)整體，如管理人員、生產(chǎn)工人、工藝、技術(shù)、管理、方法和組織機(jī)構(gòu)、生產(chǎn)設(shè)備等，為了一個(gè)共同的目標(biāo)即獲取利潤(rùn)生產(chǎn)出 社會(huì) 需要的產(chǎn)品，而組成的一個(gè)生產(chǎn)企業(yè)就是一個(gè)系統(tǒng)。那么，要系統(tǒng)地利用信息這個(gè)資源，企業(yè)建立信息管理系統(tǒng)是一個(gè)非常重要的前提。
企業(yè)信息管理系統(tǒng)（EIMS）就是運(yùn)用現(xiàn)代化的管理思想和方法，采用 電子 計(jì)算 機(jī)、軟件及 網(wǎng)絡(luò) 通訊技術(shù)，對(duì)企業(yè)管理決策過(guò)程中的信息進(jìn)行收集、存儲(chǔ)、加工、 分析 ，以輔助企業(yè)日常的業(yè)務(wù)處理直到?jīng)Q策方案的制定和優(yōu)選等工作，以及跟蹤、監(jiān)督、控制、調(diào)節(jié)整個(gè)管理過(guò)程的人機(jī)系統(tǒng)。
從 目前 已經(jīng)大量應(yīng)用的各種企業(yè)信息管理系統(tǒng)來(lái)看，普遍具有以下特性：
1、除了通用的管理軟件和MRP（物料資源計(jì)劃）、OA（辦公自動(dòng)化）、WFS（工作流系統(tǒng)）外，大多軟件都需要做大量的需求分析，咨詢顧問(wèn)（多數(shù)都是行業(yè)內(nèi)的專家）和企業(yè)各級(jí)員工在認(rèn)真 總結(jié) 以往經(jīng)驗(yàn)和企業(yè)發(fā)展要求的基礎(chǔ)上，根據(jù)企業(yè)實(shí)際量身定做或在標(biāo)準(zhǔn)版本的基礎(chǔ)上根據(jù)企業(yè)實(shí)際做大量的修改，所以具有行業(yè)專家特性及實(shí)際應(yīng)用特性。
2、多數(shù)系統(tǒng)是從企業(yè)戰(zhàn)略的角度出發(fā)，在全局和總體考慮的前提下設(shè)計(jì)企業(yè)的信息管理系統(tǒng)，是從企業(yè)的人員機(jī)構(gòu)管理、產(chǎn)品管理、系統(tǒng)權(quán)限管理、銷售管理、采購(gòu)管理、生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理等系統(tǒng)的角度，考慮戰(zhàn)略的實(shí)現(xiàn)性和信息之間的關(guān)聯(lián)性、制約性的，具有系統(tǒng)性和整體性。
3、具有歷史知識(shí)的積累性和共享性。企業(yè)的信息管理系統(tǒng)能夠?qū)⒏鞑块T(mén)和各員工的日常工作的關(guān)鍵數(shù)據(jù)，存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫(kù)中，并能根據(jù)權(quán)限方便查閱和調(diào)用。
4、具有決策的支持性。所有的各種數(shù)據(jù)可以經(jīng)過(guò)計(jì)算機(jī)的處理從不同的角度得到各種分析結(jié)果，并通過(guò)報(bào)警提醒的方式，使決策者在第一時(shí)間得到相關(guān)信息。
5、動(dòng)態(tài)特性。由于信息的時(shí)效性和關(guān)聯(lián)性，當(dāng)系統(tǒng)中某一信息要素發(fā)生變化時(shí)，與之相關(guān)聯(lián)的其他信息均發(fā)生變化。同時(shí)，由于 企業(yè) 的外部環(huán)境和內(nèi)部要素均在動(dòng)態(tài)發(fā)生變化，系統(tǒng)也要求能夠適應(yīng)這種變化。
二、企業(yè)信息管理系統(tǒng)的作用
從以上對(duì)于知識(shí)管理和企業(yè)信息管理系統(tǒng)的概念及特性等可以看出，企業(yè)信息管理系統(tǒng)對(duì)于企業(yè)知識(shí)管理水平的提高具有很大的支持和保障作用，具體表現(xiàn)在：
1、發(fā)布知識(shí)，確保組織內(nèi)的每個(gè)成員都能共享。在沒(méi)有 計(jì)算 機(jī)、軟件和 網(wǎng)絡(luò) 通訊技術(shù)的前提下，企業(yè)發(fā)布知識(shí)的手段通常采用開(kāi)會(huì)、發(fā)文件及書(shū)籍等手段，除了發(fā)布成本高而外，知識(shí)的傳播速度、傳播量、更新、查閱及查閱權(quán)限等等受到極大的制約。而企業(yè)信息管理系統(tǒng)則有效地解決了這些 問(wèn)題 ，使知識(shí)信息交易成本大大降低，交易質(zhì)量和效率大大提高，有力地發(fā)揮了知識(shí)在企業(yè)中的生產(chǎn)力作用。
2、確保知識(shí)獲得的及時(shí)性。信息管理系統(tǒng)解決了跨地區(qū)、跨時(shí)間、跨單位、跨部門(mén)、跨員工之間的查閱障礙，只要是在有權(quán)限的前提下，知識(shí)需求者可以迅速通過(guò)系統(tǒng)找到自己需要的各種知識(shí)。例如 目前 的企業(yè)信息門(mén)戶（EIP—EnterpriseInformationPortal）可以解決企業(yè)之間的信息及知識(shí)交流問(wèn)題，另外企業(yè)信息系統(tǒng)可以與相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)連接，并自動(dòng)按照組織內(nèi)部成員對(duì)信息的需求進(jìn)行篩選、分類和收集，并按照成員對(duì)信息的需求及時(shí)傳送給需要的人，以解決知識(shí)時(shí)效性的問(wèn)題。
3、提升組織或個(gè)人的隱性知識(shí)為顯性知識(shí)，并保證兩者之間的有效轉(zhuǎn)換。在企業(yè)沒(méi)有信息系統(tǒng)之前，員工的知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)僅存在自己的腦子里，部門(mén)的知識(shí)也在這個(gè)部門(mén)里，信息呈現(xiàn)孤島狀態(tài)。遺忘、人員流失和成員之間交流不暢導(dǎo)致企業(yè)的知識(shí)大多是隱性知識(shí)，而不能轉(zhuǎn)變?yōu)轱@性知識(shí)，組織的知識(shí)難以積累。組織隨著人員的流動(dòng)、時(shí)間的推移不斷地交學(xué)費(fèi)，企業(yè)不能形成經(jīng)驗(yàn)曲線，生產(chǎn)效率和競(jìng)爭(zhēng)力也就難以提高。信息管理系統(tǒng)使個(gè)人知識(shí)得以沉淀，成員之間的知識(shí)得到共享和交融，企業(yè)對(duì)員工的過(guò)分依賴性降低，從而避免企業(yè)因某些關(guān)鍵崗位人員流失出現(xiàn)不可收拾的局面。
三、如何做好企業(yè)的知識(shí)管理
首先，我們要抓好企業(yè)的信息管理。知識(shí)管理著重于顯性知識(shí)和隱性知識(shí)的相互轉(zhuǎn)化，因?yàn)槠髽I(yè)只有把國(guó)內(nèi)外和自己企業(yè)積累的知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)即顯性知識(shí)，通過(guò)歸類、整理、提煉迅速傳遞給需要它的員工，即轉(zhuǎn)化為員工個(gè)人的知識(shí)———隱性知識(shí)，并運(yùn)用到每項(xiàng)工作中去，才能對(duì)企業(yè)目標(biāo)發(fā)生作用。信息管理主要集中在對(duì)已有的如書(shū)面化的、 電子 信息等顯性知識(shí)的管理，在信息增值鏈上，要將數(shù)據(jù)提升為信息，并對(duì)其進(jìn)行采集與選擇、組織與程序、壓縮與提煉、歸類與導(dǎo)航等，對(duì)信息外部特征的加工和組織。在信息管理基礎(chǔ)上，在根據(jù)企業(yè)和員工需求，對(duì)信息 內(nèi)容 進(jìn)行提煉、比較、挖掘、 分析 、概括、判斷和推論等進(jìn)行知識(shí)管理。
其次，要建立知識(shí)共享系統(tǒng)。知識(shí)管理是以共享和創(chuàng)新為主要目的，重點(diǎn)解決信息超載而知識(shí)匱乏的問(wèn)題，重視人與人產(chǎn)生知識(shí)過(guò)程的管理。知識(shí)如果不拿出來(lái)與他人共享，將導(dǎo)致：（1）核心信息掌握在具體實(shí)施人員中，管理失控。（2）企業(yè)人員外流導(dǎo)致知識(shí)資產(chǎn)流失，大量核心技術(shù)被帶走。（3）知識(shí)孤島造成協(xié)調(diào)困難，效率下降。所以，在企業(yè)信息系統(tǒng)建設(shè)中，要堅(jiān)持以獲取企業(yè)內(nèi)部和外部知識(shí)資源為核心；以產(chǎn)品的生產(chǎn)流程為核心；以個(gè)人知識(shí)與團(tuán)隊(duì)知識(shí)的相互交流和轉(zhuǎn)化為核心；以正式交流與非正式交流的相互接軌為核心；以解決實(shí)際問(wèn)題為核心；以價(jià)值鏈的不斷增值為核心和以技能培訓(xùn)為核心。
最后，把信息化建設(shè)作為知識(shí)管理的平臺(tái)。傳統(tǒng)的金字塔式組織結(jié)構(gòu)和人際交流模式在很大程度上不適合 現(xiàn)代 社會(huì) 對(duì)知識(shí)的快速組織、整合和共享需要，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)則為知識(shí)的獲取、組織和共享創(chuàng)造了一個(gè)全新的平臺(tái)。企業(yè)在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)下，形成一種柔性的與變化的組織和扁平化的信息傳遞渠道。從知識(shí)管理的角度，建立信息管理系統(tǒng)，使人與知識(shí)資源有機(jī)結(jié)合，它將人、知識(shí)與現(xiàn)實(shí)工作任務(wù)整合起來(lái)，必將為企業(yè)管理帶來(lái)實(shí)效。
參考文獻(xiàn) ：
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