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企業(yè)合同管理的風(fēng)險防范論文
摘要：企業(yè)合同管理是企業(yè)管理工作中的一個重要組成部分。本文系統(tǒng)分析了合同管理中存在的資格審核不嚴(yán)格、條款約定不詳細(xì)、履約監(jiān)管不到位、歸檔管理不規(guī)范等方面的風(fēng)險，闡述了企業(yè)合同簽訂全過程中需要完成的主要工作，提出了加強(qiáng)人員培訓(xùn)、完善管理機(jī)構(gòu)、健全管理制度、規(guī)范合同管理的對策建議。
關(guān)鍵詞：合同管理；風(fēng)險；防范
隨著市場經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展，合同管理在企業(yè)中的地位及重要性日益凸顯，防范合同管理中出現(xiàn)的各類風(fēng)險，對企業(yè)的長期健康發(fā)展具有非常重要的意義。合同的內(nèi)容及風(fēng)險管理已經(jīng)越來越被企業(yè)的高層管理者們所高度重視。為建立健全企業(yè)合同管理體系，提升合同管理水平，要對合同的審核、擬制、履約、歸檔等關(guān)鍵環(huán)節(jié)進(jìn)行分析研究，制定規(guī)避風(fēng)險的具體措施，確保企業(yè)在市場競爭中立于不敗之地。
一、企業(yè)合同管理的重要性
在經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的今天，市場經(jīng)營活動給企業(yè)帶來了無限的商機(jī)，這需要通過簽訂合同來規(guī)避其中的風(fēng)險，并對合同進(jìn)行有效的管理和控制，督促合同簽約各方認(rèn)真自覺的履行合同相關(guān)條款，安全真實的開展經(jīng)營活動，因此合同管理就顯得尤為重要。合同管理主要包括調(diào)研、談判、草擬、簽訂、履約、變更、轉(zhuǎn)讓、終止，通過對合同的審查、監(jiān)督和控制進(jìn)行全過程、系統(tǒng)化、動態(tài)化的管理。合同管理能夠讓企業(yè)通過對合同條款的把控，及時調(diào)整市場策略，滿足市場競爭需求，有效應(yīng)對市場競爭中的各種風(fēng)險，合同管理能加強(qiáng)企業(yè)的自身約束力，為企業(yè)的發(fā)展提供動力，使企業(yè)各部門在各個環(huán)節(jié)中有效地配合，從而使合同得到更加高效的履行，在激烈的市場競爭中，只有維護(hù)企業(yè)信譽(yù)、提高經(jīng)濟(jì)效益，加強(qiáng)合同管理，才能保證企業(yè)的合法權(quán)益不受侵害，有效的規(guī)避簽約雙方的各類風(fēng)險，減少或避免合同各類風(fēng)險給企業(yè)帶來的不必要損失。
二、企業(yè)合同管理存在的風(fēng)險
企業(yè)合同管理的風(fēng)險蘊含在合同管理的全過程中，在全生命周期管理中的每一個環(huán)節(jié)都可能存在，其主要表現(xiàn)在以下幾個方面：1.企業(yè)資格審核不嚴(yán)格如果合同簽訂前不嚴(yán)格審核對方資質(zhì)，就無法了解對方的經(jīng)營范圍、信譽(yù)情況、履約能力、質(zhì)量保證能力、是否具備特定資質(zhì)、是否具備承擔(dān)合同約定項目的能力，以及經(jīng)營業(yè)績是否符合國家級行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、經(jīng)營業(yè)績是否符合招標(biāo)要求，委托代理人是否具備代理權(quán)、有無越權(quán)代理問題等，若在未審核資質(zhì)的情況下，盲目簽訂合同，對方就有可能無法按照約定履行合同中的相關(guān)條款，使企業(yè)遭受巨大的經(jīng)濟(jì)損失，造成人力物力等資源的浪費。2.合同條款約定不詳細(xì)企業(yè)在簽訂合同時，經(jīng)常因為合同內(nèi)容及條款約定的信息缺乏明確性和完善性，或者文字不嚴(yán)密、用詞含糊不清、模棱兩可，導(dǎo)致存在嚴(yán)重漏洞，容易使人產(chǎn)生歧義，引發(fā)爭議或者重大誤解，甚至基本條款缺失、其他條款遺漏，尤其是違約責(zé)任劃分不明確、質(zhì)量責(zé)任表達(dá)不清晰，造成事后扯皮現(xiàn)象。還有在合同變更時，為了圖一時的省事，沒有簽訂合同變更協(xié)議，只是口頭約定，沒有留存書面證據(jù)，一旦發(fā)生糾紛就難以取證，難以劃分責(zé)任，這些因為合同本身存在的缺陷就會給企業(yè)帶來不必要的麻煩或經(jīng)濟(jì)損失。3.合同履約監(jiān)管不到位合同在執(zhí)行過程中，可能會遇到一些變化，尤其是重大項目、條款復(fù)雜且數(shù)量較多、有效期限較長的合同會因為不同原因發(fā)生一些情況和形式的變化，雖然合同在簽訂之前通過了合同審查，但合同審查僅僅是合同管理中的一部分工作，然而有很多企業(yè)認(rèn)為合同管理就是合同審查，缺乏對合同執(zhí)行過程的監(jiān)管，導(dǎo)致企業(yè)的相關(guān)管理部門不能在合同的執(zhí)行過程中依據(jù)合同中的條款對具體實施部門進(jìn)行有效的管理和控制。4.合同歸檔管理不規(guī)范合同簽訂后，合同文本應(yīng)該交合同歸口管理部門登記編號，將原件進(jìn)行歸檔，由檔案管理部門進(jìn)行集中保管。但是在有的企業(yè)中，這些合同簽署后的管理相對比較混亂，合同簽署完成后，不能及時將合同文本交給歸口部門，導(dǎo)致不能及時歸檔，可能會擴(kuò)大合同內(nèi)容的知悉范圍或造成合同文本的丟失，甚至不進(jìn)行正規(guī)的審批流程私自復(fù)印合同文本，存在失泄密等重大安全隱患；合同借閱時，借閱人必須按照借閱制度完成審批手續(xù)，否則就會存在合同中商業(yè)和技術(shù)秘密被泄露的隱患。
三、加強(qiáng)企業(yè)合同簽訂全過程管理
為規(guī)避企業(yè)合同擬制、簽訂和履約全過程中的安全風(fēng)險，企業(yè)必須做好以下工作：1.全面提供企業(yè)資格審核資料合同簽訂需要識別和防范合同風(fēng)險，簽約方需對企業(yè)資質(zhì)和合同信譽(yù)等方面資料進(jìn)行審查，企業(yè)應(yīng)該在合同簽訂前詳細(xì)提供企業(yè)基本情況、注冊資金、財務(wù)狀況、經(jīng)營范圍、經(jīng)營現(xiàn)狀、銷售情況等方面的資料，確保簽約方對企業(yè)資格審查不出漏洞，獲得簽約資格。2.詳細(xì)擬制合同條款及內(nèi)容企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身業(yè)務(wù)特點和長期經(jīng)營管理經(jīng)驗，在合同通用條款的基礎(chǔ)上，修改適合本項目且用詞恰當(dāng)、條款清晰、責(zé)任分明、約束條件完善的專用條款，嚴(yán)格落實合同評審及審批制度，從而規(guī)避合同風(fēng)險、使合同的準(zhǔn)確性、嚴(yán)密性、合法性、有效性、可行性得到充分的體現(xiàn)，為企業(yè)的發(fā)展帶來良好收益。3.完善合同履約監(jiān)控和管理合同管理部門必須高度重視合同履行過程中的監(jiān)管。企業(yè)在合同履約過程中，當(dāng)遇到對方執(zhí)行能力發(fā)生變化、對方或者本方違約等各種突發(fā)情況時，應(yīng)及時簽訂相關(guān)補(bǔ)充、變更協(xié)議或解除合同，確保企業(yè)權(quán)益不受侵害，努力將各類風(fēng)險降到最低。
四、企業(yè)合同管理風(fēng)險的防范對策
1.加強(qiáng)合同管理人員教育培訓(xùn)教育培訓(xùn)是企業(yè)管理中的一項重要基礎(chǔ)工作，也是企業(yè)實現(xiàn)“以人為本”管理理念的一項重要舉措，通過定期組織教育培訓(xùn)，邀請相關(guān)法律專家對合同管理人員和相關(guān)業(yè)務(wù)人員進(jìn)行授課指導(dǎo)，可以使他們的素質(zhì)和管理水平在學(xué)習(xí)中得到大幅提升，掌握《合同法》的相關(guān)知識，提高法律意識和風(fēng)險防范意識，也有助于強(qiáng)化相關(guān)業(yè)務(wù)人員對合同中存在的問題進(jìn)行處理的能力和技巧，有效的規(guī)避合同實際操作中的風(fēng)險，教育培訓(xùn)必須長期堅持不懈的進(jìn)行，才能保證培訓(xùn)效果、達(dá)到教育的真實目的。2.建立完善合同管理機(jī)構(gòu)有效的合同管理必須要有完善的合同管理機(jī)構(gòu)作為前提保障，也是企業(yè)能夠正常經(jīng)營、提高經(jīng)濟(jì)效益的必備途徑，完善合同管理機(jī)構(gòu)要設(shè)立專門的合同管理部門，行使法律事務(wù)咨詢、商務(wù)事務(wù)咨詢、合同日常管理、合同風(fēng)險管理等職能，進(jìn)行全方位、智能化的有效管理，涉及合同的審批、簽訂、履行、監(jiān)督、控制等環(huán)節(jié)，切實保證企業(yè)的相關(guān)政策、規(guī)程與合同法的法律法規(guī)相一致，企業(yè)經(jīng)營活動順利進(jìn)行，有效的防范合同管理風(fēng)險的產(chǎn)生、規(guī)避企業(yè)在市場競爭中的各類風(fēng)險。3.制定健全合同管理制度制定符合企業(yè)自身特點、嚴(yán)密齊全的合同管理制度是企業(yè)合同管理實施的堅實基礎(chǔ)，合同管理制度包含企業(yè)合同管理制度和合同風(fēng)險防范內(nèi)控制度兩方面內(nèi)容，合同管理制度使合同管理的全過程有法可依、有據(jù)可循，明確劃分合同管理機(jī)構(gòu)職責(zé)、確立合同審批及評審制度、完善法人授權(quán)書制度及合同專用章申請使用制度，有效的規(guī)范合同管理過程中各步驟的操作，而完善的防范合同風(fēng)險內(nèi)部控制制度則可以對企業(yè)經(jīng)營的全過程進(jìn)行監(jiān)管和控制，通過改善企業(yè)內(nèi)部管控的優(yōu)良環(huán)境，使企業(yè)合同管理制度持續(xù)不斷地完善和創(chuàng)新，為企業(yè)發(fā)展壯大創(chuàng)造有利條件。4.落實合同規(guī)范化管理合同的規(guī)范化管理，是提升合同管理效率的主要途徑，只有規(guī)范化的管理，才能使合同有效、如期履行，因此就要求企業(yè)內(nèi)部相關(guān)部門嚴(yán)格落實合同管理的相關(guān)制度和規(guī)定，任何人都有合同保密工作的義務(wù)。在合同歸檔時，應(yīng)該及時，確保合同安全完好的交給檔案管理部門，借閱使用時，必須認(rèn)真辦理借閱審批手續(xù)，使用完畢及時歸還，控制合同內(nèi)容的知悉范圍，杜絕失泄密事件的發(fā)生。
參考文獻(xiàn)
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