淺談企業(yè)電子檔案管理
一、企業(yè)電子檔案管理的現(xiàn)狀
1、被納入企業(yè)知識(shí)管理范疇
在經(jīng)濟(jì)發(fā)展的當(dāng)今階段，自然資源的優(yōu)勢(shì)已不再成為經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)的關(guān)鍵，知識(shí)資源因能促使有限的資源得到更加合理和充分的利用，重要作用日益凸顯，企業(yè)由信息管理向知識(shí)管理進(jìn)行突破。知識(shí)管理就是幫助員工對(duì)擁有的知識(shí)進(jìn)行反思，調(diào)整和發(fā)展企業(yè)內(nèi)部結(jié)構(gòu)，提高員工進(jìn)行知識(shí)交流的技巧，增加獲得知識(shí)的來(lái)源，最終促進(jìn)知識(shí)交流并產(chǎn)生最大的效益。電子文件作為企業(yè)重要的信息數(shù)據(jù)，是企業(yè)進(jìn)行知識(shí)管理的重要內(nèi)容。如何組織開(kāi)發(fā)利用好這種特殊的資源，成為企業(yè)發(fā)展的現(xiàn)實(shí)需要。
2、電子數(shù)據(jù)管理不夠規(guī)范
檔案、資料和數(shù)據(jù)是企業(yè)知識(shí)管理的重要組成部分，體量、載體、介質(zhì)的多樣化為檔案收集帶來(lái)了新的課題。國(guó)家《電子文件管理暫行辦法》、《國(guó)家電子文件管理工作規(guī)劃（2011—2015）》和《關(guān)于組織開(kāi)展電子政務(wù)內(nèi)網(wǎng)“業(yè)務(wù)信息和電子文件交換系統(tǒng)”試點(diǎn)示范工作的通知》，對(duì)我市電子文件管理的原則、內(nèi)容和任務(wù)要求進(jìn)行了進(jìn)一步明確和部署。但是電子檔案的科學(xué)化、規(guī)范化、安全化仍然較低，成為傳統(tǒng)檔案管理中的難點(diǎn)對(duì)象，重視紙質(zhì)檔案實(shí)體、忽視電子檔案管理的現(xiàn)象較為普遍，企業(yè)信息系統(tǒng)中的重要信息和數(shù)據(jù)，缺少可借鑒的檔案管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，元數(shù)據(jù)不夠統(tǒng)一，管控效率較低。
二、當(dāng)前企業(yè)信息化環(huán)境下電子檔案管理工作現(xiàn)狀分析
由于電子文件對(duì)計(jì)算機(jī)設(shè)備的依賴(lài)性、內(nèi)容與結(jié)構(gòu)和存儲(chǔ)載體的可分離性、電子文件自身的不穩(wěn)定性以及認(rèn)識(shí)不足，使目前信息化環(huán)境下的電子文件歸檔收集工作尚顯薄弱。
1、信息壁壘加大電子檔案收集難度
隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，企業(yè)步入信息資源管理時(shí)代，各業(yè)務(wù)領(lǐng)域普遍開(kāi)發(fā)應(yīng)用了信息系統(tǒng)。由于各系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)環(huán)境不同，各專(zhuān)業(yè)之間、部門(mén)之間存在著信息壁壘，加之檔案人員與業(yè)務(wù)人員溝通渠道有限，檔案人員很難及時(shí)進(jìn)行收集和歸檔指導(dǎo)，使企業(yè)電子信息很難實(shí)現(xiàn)有效聚合和共享，文件、數(shù)據(jù)的利用率較低。
2、管理粗放加大電子檔案規(guī)范管理難度
目前，企業(yè)各級(jí)人員普遍未充分認(rèn)識(shí)電子文件的意義、功用和重要性，未對(duì)電子文件進(jìn)行收集、整理、鑒定和歸檔；有的未采取安全防范措施，電子文件易被非法訪問(wèn)、非法修改和損害；有的電子文件處于自生自滅狀態(tài)；有的只用計(jì)算機(jī)起草和打印文件，打印出紙質(zhì)文件后，作為草稿性的電子文件很多未被保存，或因存儲(chǔ)載體用于存儲(chǔ)其他信息而被刪除；有的對(duì)電子文件不分價(jià)值進(jìn)行全部保存；有的僅保存在硬盤(pán)里，電子文件數(shù)量龐大，增加了管理和使用的時(shí)間和精力，需要對(duì)電子文件進(jìn)行收集、管理和歸檔等相關(guān)控制。
3、電子設(shè)備的更迭對(duì)檔案征集提出考驗(yàn)
科技的進(jìn)步使計(jì)算機(jī)系統(tǒng)加快升級(jí)更新，老版本的電子文件無(wú)法在新的軟硬件環(huán)境中直接使用，不僅增加了電子文件有效利用的.難度，也給電子檔案的收集管理帶來(lái)了極大的考驗(yàn)。
三、電子檔案管理收集模式構(gòu)建策略
“泛在知識(shí)環(huán)境”下的電子檔案管理模式，應(yīng)按照全程管理、規(guī)范管理和安全保密、便于利用為建設(shè)原則，采取電子文件前端控制、全程管理等方法，加強(qiáng)通用業(yè)務(wù)電子文件和專(zhuān)業(yè)工作電子文件的管控，厘清現(xiàn)行文件和非現(xiàn)行文件之間的管理要求，形成文件生成、辦理、交換、歸檔、保存等各個(gè)環(huán)節(jié)的規(guī)范管理，構(gòu)建高標(biāo)準(zhǔn)、高質(zhì)量、高效率的電子文件管理體系和工作機(jī)制。
1、建立健全管理體系，提供堅(jiān)強(qiáng)的組織保障
企業(yè)應(yīng)高度重視電子文件管理工作，明確各職能部門(mén)的管理職責(zé)和歸檔任務(wù)。辦公室負(fù)責(zé)電子文件的歸檔管理，科技信息管理部門(mén)負(fù)責(zé)系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)，各個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)具體實(shí)施。根據(jù)各業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)電子文件的運(yùn)行流向和檔案管理需求，建立以文件形成部門(mén)為核心的業(yè)務(wù)系統(tǒng)、以檔案管理部門(mén)為重點(diǎn)的電子文件管理系統(tǒng)的電子檔案保管利用系統(tǒng)，形成電子文件管理層、維護(hù)層和業(yè)務(wù)層共同協(xié)作的工作格局。
2、加強(qiáng)前端控制，提升電子檔案管理質(zhì)量
隨著現(xiàn)代企業(yè)的科學(xué)管理程度不斷加深，傳統(tǒng)意義上“被動(dòng)接收”和“看堆守?cái)偂蔽募芾砗蜋n案管理觀念已經(jīng)成為提升檔案工作效率和效果的桎梏。為確保電子文件真實(shí)可靠、完整安全，企業(yè)應(yīng)確定電子文件管控范圍，劃定通用業(yè)務(wù)、專(zhuān)業(yè)工作和其他需要管控的電子文件。通用業(yè)務(wù)文件包含協(xié)同辦公系統(tǒng)運(yùn)轉(zhuǎn)的電子公文等內(nèi)容，專(zhuān)業(yè)工作文件包含電子商務(wù)、ERP等業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)上形成的表單和數(shù)據(jù)等內(nèi)容。檔案人員應(yīng)通過(guò)調(diào)研、分析等手段，加強(qiáng)與業(yè)務(wù)人員的溝通，劃定檔案收集的文件范圍、元數(shù)據(jù)和背景信息、文件分類(lèi)等內(nèi)容，將檔案管理提前延伸到文件的形成階段并建立檔案信息系統(tǒng)與業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)的對(duì)接，實(shí)現(xiàn)對(duì)關(guān)鍵電子文件的直接管控。
3、創(chuàng)新管理手段，提升電子文件歸檔質(zhì)量
企業(yè)應(yīng)創(chuàng)新管控手段，對(duì)電子文件歸檔管理中全面實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化管理。一是對(duì)電子文件實(shí)行全方位、全過(guò)程、全覆蓋，把本單位所有應(yīng)歸檔的電子文件全部納入企業(yè)管控和檔案管理范疇，構(gòu)建“統(tǒng)一策劃、統(tǒng)一管控、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一技術(shù)、統(tǒng)一平臺(tái)”的工作局面。二是創(chuàng)新管理手段，充分利用融合職責(zé)、制度、標(biāo)準(zhǔn)、流程、績(jī)效等管理要素于一體的“五位一體”協(xié)同管理平臺(tái)，一方面優(yōu)化交接、歸檔、保管、銷(xiāo)毀、驗(yàn)收、評(píng)估等檔案業(yè)務(wù)流程和歸檔標(biāo)準(zhǔn)、檔案整理標(biāo)準(zhǔn)和重要檔案管理表單，在“五位一體”協(xié)同管理平臺(tái)中與相關(guān)部門(mén)的工作崗位進(jìn)行匹配，規(guī)范文件形成部門(mén)管理行為；另一方面，應(yīng)以工程項(xiàng)目檔案管理為重點(diǎn)，梳理工程建設(shè)節(jié)點(diǎn)的重要表單，在“五位一體”協(xié)同管理平臺(tái)中的各個(gè)基建業(yè)務(wù)流程中進(jìn)行匹配，使工程管理人員清晰掌握檔案管理的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、管理標(biāo)準(zhǔn)和工作標(biāo)準(zhǔn)，使檔案管理的要求與基建業(yè)務(wù)工作實(shí)現(xiàn)了有機(jī)融合，不僅可以提升歸檔效率，還能保障歸檔文件的質(zhì)量。
4、完善制度保障機(jī)制的建設(shè)
為優(yōu)化和規(guī)范管理計(jì)算機(jī)環(huán)境中產(chǎn)生的文件和檔案資源，企業(yè)應(yīng)該一方面認(rèn)真落實(shí)《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》、《文書(shū)電子文件元數(shù)據(jù)方案》等規(guī)章制度和管理標(biāo)準(zhǔn)；另一方面根據(jù)企業(yè)業(yè)務(wù)工作特點(diǎn)，制定出臺(tái)本單位的電子文件管理規(guī)定、檔案工作管理辦法、檔案工作考核評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)、公文處理辦法、公文考評(píng)規(guī)則等一系列內(nèi)部規(guī)章制度，形成電子文件的收集歸檔的常態(tài)化機(jī)制。此外，企業(yè)還應(yīng)將電子文件管理納入對(duì)職能部門(mén)、基層單位主要負(fù)責(zé)人年度業(yè)績(jī)考核指標(biāo)，對(duì)各單位公文管理、檔案管理和知識(shí)管理情況通過(guò)進(jìn)行過(guò)程控制。同時(shí)，應(yīng)采取工作情況通報(bào)、互查評(píng)比、年度專(zhuān)業(yè)工作講評(píng)、評(píng)先評(píng)優(yōu)等多種形式進(jìn)行監(jiān)督和考核，從而起到制度約束和監(jiān)督管控的作用，形成規(guī)范電子檔案收集和歸檔的氛圍。
總之，企業(yè)信息現(xiàn)代化進(jìn)程的加速，不僅拓展了傳統(tǒng)檔案管理的空間，也為檔案事業(yè)提供了更為廣闊的平臺(tái)和空間。作為信息化環(huán)境下檔案管理的重要對(duì)象，電子檔案具有傳統(tǒng)文件無(wú)可比擬的優(yōu)勢(shì)，應(yīng)用的深度和廣度也將不斷拓展。本文對(duì)于信息化帶來(lái)的“泛在環(huán)境”下檔案管理中存在的一些普遍問(wèn)題，提出了上述簡(jiǎn)單方案。作為一名檔案管理人員，應(yīng)不斷分析總結(jié)信息化環(huán)境中檔案管理的新問(wèn)題和新實(shí)踐，“在彼此互惠的前提下確保所有參與者的積極性和主動(dòng)性，使信息資源共享得到持續(xù)健康的發(fā)展”，積極探討新形勢(shì)下的檔案管理新思路，為規(guī)范檔案收集管理行為、提升檔案工作的質(zhì)量和效果提出切實(shí)可行的規(guī)劃，積極服務(wù)企業(yè)的持續(xù)發(fā)展。
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